秘书基础与实务7PPT课件

1 协调关系 协调关系概述 协调的范围 内容和程序 协调的原则与方法 第七章协调关系 协调人际关系 秘书基础与实务 2 协调关系概述 协调是管理工作的一项综合职能 也是领导工作的重要任务任务 秘书部门作为综合办事机构 辅助领导者协调各种关系 已经成为一项重要的秘书职能 协调关系的涵义 协调活动的要素 秘书协调的意义 秘书基础与实务 3 协调关系涵义 任何管理工作 特别是现代管理工作 都需要有效的协调 前苏联学者阿法纳西耶夫所说 在管理中还可以分出一项职能 即把其他一切职能联合起来的统帅职能 他又说 专业化过程把昔日的单一管理工作划分为多种专业工作 以至最终出现了一种纯粹的领导职能 领导者把全部基本职能交给专职工作人员 而只把协调他们活动的工作留给自己 秘书基础与实务 4 协调关系涵义 协调作为管理学的概念 其表述在国内外尚不统一 有的认为 协调 就是连接 联合 调和所有的活动及力量 有的认为 协调的职能在于使一个组织中的所有单位的活动同步化与和谐化 以便达到共同的最终成果 有的认为 协调一直被释为使团队组织的活动井然有序 具有同步性 从而保证这些活动适时 且对预想工作的质和量来讲确凿无误 秘书基础与实务 5 协调关系涵义 协调 一词引进秘书学后 有的认为 协调就是化解矛盾 有的认为 协调就是协同起来 步调一致的意思 我们认为 秘书学的 协调 是指秘书人员在其职责范围内 或在领导者的授权下 调整和改善组织之间 工作之间 人际之间的关系 促使各项活动趋向同步化与和谐化 以实现共同目标的过程 秘书基础与实务 6 协调活动的要素 协调活动是一种复杂的管理过程 它由诸多相互联系 相互作用的要素构成 秘书协调的要素有 协调者 协调对象 协调目标 协调意图 协调环境 秘书基础与实务 7 协调者 即协调主体 秘书协调的协调者 就是秘书人员 由于协调的内容和难易不同 协调者可以是 某个秘书人员 可以是某些秘书人员 还可以是由若干组织派人参加的协调群体 重大的协调活动 往往由机关或部门的领导者负责 这红协调 已不是秘书协调 而是领导者协调 理由是协调主体发生了变化 秘书基础与实务 8 协调者是协调活动的主导要素 其综合素质如何 关系到协调的成功与否 智力 能力 经验 资格 因此 要增强协调的有效性 首先必须选择和配备好协调者 秘书基础与实务 9 协调对象 即协调客体 协调对象至少是两个以上的 或组织 或工作 或当事人 协调对象的多少 取决于管理幅度和协调内容 一般地说 管理幅度越大 协调内容越繁 其协调对象越多 协调对象的确定 要分清主与次 以便在制定和执行协调方案时 突出重点 秘书基础与实务 10 协调对象是协调活动的制约要素 它不仅规定着协调的难易 而且影响着协调的结果 因此 熟悉协调对象 并获得协调对象的配合 是协调活动成功的关键 秘书基础与实务 11 协调意图 即领导者对协调活动的 指示 意见 要求 这是秘书协调的主观依据 也是协调能否成功的重要保证 秘书人员在协调的过程中 必须如实而富有创造性地执行协调意图 如果在协调中出现新的情况 或发生与协调意图相抵触的情况 秘书人员应及时请示 再根据新的协调意图行事 用意 秘书基础与实务 12 领会 执行 协调意图 是秘书协调有别于其他协调活动的显著特点 任何忽视或否认协调意图的想法和做法都会有害于协调活动 有效的协调 必然是协调意图与协调实践相结合的产物 秘书基础与实务 13 协调目标 即协调要达到的目的与结果 一般地说 协调目标分为 直接目标 最终目标 秘书基础与实务 14 直接目标 就是统一认识 融洽关系 消除或减少矛盾 秘书基础与实务 15 最终目标 就是统一行动 齐心协力 保证组织目标的顺利实现 秘书基础与实务 16 协调目标能否实现及其实现的程度如何 是评价协调质量与效率的主要标准 因此 协调目标的制定必须明确 具体而又可行 秘书基础与实务 17 协调环境 即协调活动的内外部条件 也就是协调活动的背景 协调环境包括 小环境 大环境 就是协调对象的组织气候 就是开展协调的社会气候 秘书基础与实务 18 协调环境是开展协调活动的客观条件 对协调具有一定的制约作用 如果不熟悉协调对象 不了解内外部条件的变化 协调工作就会脱离实际 协调目标就难以实现 甚至会导致协调的失败 秘书基础与实务 19 秘书协调的意义 秘书协调在领导工作 机关工作和秘书工作中都占有重要的地位 具有重要的意义 从领导工作上看 从机关工作上看 从秘书工作上看 秘书基础与实务 20 从领导工作上看 协调本来是领导工作 如大政方针 重大决策和重要部署的决定与执行 都需要领导者亲自协调 工作实践和经验证明 领导协调具有很强的权威性和有效性 但是 领导者不可能事无巨细 事必躬亲 即使是重大事项的协调 也不必包揽其中的事务性工作 这就需要秘书人员发挥参谋助手作用 或者主动承担协调任务 或者由领导者授权承办协调任务 以减轻领导者的工作负担 从这个意义上讲 秘书协调就是领导活动的延伸与补充 有利于领导工作的正常运行 秘书基础与实务 21 从机关工作上看 由于专业化分工的需要 组织机构一般划分为领导机关和职能部门 领导机关担负着决策和指挥的任务 职能部门承掌某一方面的业务 由此组织成统一的工作整体 我们所说的机关工作 就是指一级组织的领导工作和各种业务工作 而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人 这就需要相互支持与合作 可是 在实际工作中 因目标上的不一样 认识上的不一致 行动上的不统一 常常会发生各种各样的矛盾 秘书部门处在机关的枢纽位置上 理应肩负起协调的任务 辅助领导者化解矛盾 理顺关系 提高机关工作的质量与效率 秘书基础与实务 22 从秘书工作上看 在传统的秘书工作中 协调工作早已存在 因受到社会发展 管理水平和认识能力的限制 秘书协调的地位和作用未得到应有的重视 随着形势的发展 秘书工作的转变 协调工作日益突出 已成为秘书部门的重要职能之一 近几年 秘书协调工作不仅受到机关领导与各部门的重视 而且受到秘书学界的重视 开始由经验型走向科学化 可以说 协调工作是新时期秘书工作的新发展 它既拓宽了秘书工作的领域 又提高了秘书工作的水平 从而强化了秘书部门的参谋助手作用 秘书基础与实务 23 协调的范围 内容和程序 秘书协调的范围 秘书协调的内容 协调工作的程序 秘书基础与实务 24 秘书协调的范围 秘书协调是综合性协调 协调的范围十分广泛 几乎涉及到所有的秘书工作 概括起来 有以下三个方面 内向协调 纵向协调 横向协调 秘书基础与实务 25 内向协调 内向协调 亦称内部协调 就是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调 A B M1 M2 M3 M4 内向协调图 图中秘书部门B 根据领导机关A的授意或授权 去协调职能部门M M M M 之间的各种关系 秘书基础与实务 26 小结 内向协调是秘书协调的重点 在各类协调中所占比例最大 而且也容易见效 由于这类协调属于平行协调 秘书人员应在相互沟通 有利于工作的前提下 通过协商解决矛盾 秘书基础与实务 27 纵向协调 纵向协调 又称上下级协调 就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调 纵向协调图 图中秘书部门B 根据领导机关A的授意或授权 去协调本级组织A与下级组织C 或下级组织C与D之间的各种关系 A C D B 秘书基础与实务 28 小结 纵向协调又分为上行协调和下行协调 其中 以下行协调较多 而且难度较少 由于纵向协调是上下级关系的协调 秘书人员应按照组织之间的隶属关系 正确地对待下级 谨慎处理各种矛盾 29 横向协调 横向协调 亦称外部协调 就是同级组织或不相隶属组织之间各种关系的协调 S1 S2 A S3 横向协调图 图中秘书部门B 根据领导机关A的授意或授权 去协调同级组织或不相隶属组织S S S S 之间的各种关系 S4 B 30 小结 随着商品经济的发展 横向协调在秘书协调中日益增多 而且日趋增重 由于这类协调具有较强的开放性和动态性 秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术 去处理本组织与其他组织之间的矛盾 以建立相互信赖的合作关系 秘书基础与实务 31 秘书协调的内容 秘书协调范围的广泛性 决定了秘书协调内容的多样性 纵观各级各类秘书部门的协调活动 其主要内容有 决策协调 政策协调 事务协调 计划协调 人际协调 秘书基础与实务 32 决策协调 特别是宏观决策 往往涉及到许多机构 许多工作和许多人员 可以说是一项系统工程 在管理体制 在管理职能 在管理主体 决策机关 咨询机关 执行机关 监督机关 计划工作 组织工作 指挥工作 控制工作 决策人员 智囊人员 执行人员 监督人员 秘书基础与实务 33 秘书人员在辅助决策的过程中 有一系列的协调活动 决策系统的协调 决策程序的协调 决策事务的协调 实践证明 只有将各种记过 各种力量和各种活动和谐有序地统一起来 才能取得满意的决策效益 秘书基础与实务 34 政策协调 政策是由法定组织为实现一定目标而制定和颁发的行为准则 它具有指导 规范 激励和调节等功能 由于政策的形成 生效和终止关系到许多组织 许多集团和许多人员的利益 因此某项政策的制定和执行 常常会产生各种矛盾乃至冲突 这就需要秘书人员在制定和实施某项政策的过程中 做好下列协调工作 政策要素的协调 政策系统的协调 政策沿革的协调 政策环境的协调 秘书基础与实务 35 政策要素的协调 政策对象 政策目标 政策手段 协调彼此的关系 秘书基础与实务 36 政策系统的协调 总政策 基本政策 具体政策 协调彼此的关系 秘书基础与实务 37 政策沿革的协调 原有政策 现行政策 协调彼此的关系 秘书基础与实务 38 政策环境的协调 现行政策于现行法律 政策规定与实际情况 政策制定机关与政策执行机关 协调彼此的关系 秘书基础与实务 39 小结 只有通过上述一系列协调活动 才能维护和增强政策的权威性 完整性 可行性和时效性 秘书基础与实务 40 计划协调 就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系 这里所说的计划 主要是指各项行政工作计划 如年度工作计划 中心工作计划和决策实施计划等 这类计划具有明显的综合性 在其制定和执行阶段 需要秘书部门统筹兼顾 综合平衡 以调整各方面的关系 秘书基础与实务 41 计划制定的协调 计划执行的协调 工作计划特别是综合计划的协调工作 集中表现在两个方面 秘书基础与实务 42 计划制定的协调 在制定计划时 各职能部门或下属单位 常常从自己的利益出发 过于追求局部的 眼前的利益 容易滋生本位主义和小团体意识 因此 秘书人员要从全局的利益出发 做好计划编制的综合协调工作 秘书基础与实务 43 计划执行的协调 在执行计划时 由于主客观条件的变化 以及计划本身存在的缺陷 常常会产生计划与现实 整体与局部 上级与下级错综复杂的矛盾或冲突 对此 秘书人员要及时进行协调 以确保工作计划的顺利实施 秘书基础与实务 44 事务协调 就是协调所做或要做事情的各种关系 在秘书协调中 事务协调最为广泛和繁杂 几乎贯穿于所有的秘书工作 这是因为秘书部门是综合办事机构 处理事务是秘书部门的基本职能 从一定意义上讲 秘书协调就是事务性协调 这是秘书协调与领导协调的主要不同之处 秘书基础与实务 45 事务协调的主要内容有 办文方面的协调 办会方面的协调 临时交办事项 办事方面的协调 突发性事件 秘书基础与实务 46 办文方面的协调 联合行文的协调 联合承办的协调 联合催办的协调 47 办会方面的协调 会议议题的协调 会议文件的协调 会议活动的协调 秘书基础与实务 48 办事方面的协调 大型调查的协调 规模督查的协调 来访接待的协调 秘书基础与实务 49 人际协调 就是协调公务活动中人与人之间的各种关系 秘书部门处在各级组织的中枢位置 秘书必然要与各种公务人员相互交往 并发生某种正式或非正式的关系 因此 人际关系的协调 就成了秘书协调的重要内容 而且也是秘书协调的一大难题 秘书基础与实务 50 广泛性 复杂性 秘书人际关系的多样性 决定了秘书人际关系的 秘书基础与实务 51 秘书与秘书之间的关系 秘书与其他部门人员之间的关系 领导者与领导者之间的关系 秘书人员要经常协调以下三种人际关系 秘书基础与实务 52 协调工作的程序 受托 审理 协商 核查 处理 协调活动作为一种综合性的管理过程 有一套基本的工作程序 根据秘书协调的性质 协调工作有以下重要环节 秘书基础与实务 53 受托 上级组织或领导者的指示 本级组织或领导者的交办事项 同级组织或不相隶属组织的要求 下级组织的请求 就是秘书部门接受他人委托的协调任务 受托行为一般来自 突发性事件 秘书基础与实务 54 受托者 受托日期 受托内容 受托要求 受托是协调工作的起点 也是秘书协调的依据 秘书人员对于来自任何一方的受托 都要认真进行登记 其内容包括 处理结果 秘书基础与实务 55 审理 上级组织或领导者明确批示的协调 本级组织或领导者直接交办的协调 同级组织或下级组织无权也无力进行的协调 就是对受托项目进行审议 以决定是否受理和如何受理 一般地说 如下情况秘书部门应予受理 秘书部门认定的协调 秘书基础与实务 56 审理是协调工作的 关口 其目的在于限制协调范围 控制协调数量 以防止 协调升级 和 协调扩大化 为此 秘书部门应制定协调的职责和受理的条件 从制度上规定秘书协调的范围和任务 57 核查 收集协调对象的背景材料 查阅有关的政策规定 进行必要的实地调查 就是对已受理的协调事项进行调查 核实和研究 以便统一认识和行动 在核查阶段 秘书人员的主要任务是 听取主管部门的意见和要求 在此基础上拟定协调计划 秘书基础与实务 58 核查是协调工作的前提和要求 决定着协调工作的成败 因此 秘书人员必须坚持 一切从实际出发 的原则 在调查研究上多下功夫 以占有尽可能多的信息资料 无数事实证明 成功地协调首先取决于有效的核查 秘书基础与实务 59 协商 个别协商与集体协商 当面协商与私下协商 正是协商与非正式协商 就是将处理问题的方案同协调各方见面 并通过共同商量以取得一致的意见 协商的方式有 直接协商与间接协商 不论是选择哪种协商方式 都要以促进协商的成功为准 秘书基础与实务 60 协商是协调工作的关键环节 也是秘书协调的重要原则 秘书人员应以平等 谦和的态度 善于同协调各方商量问题 形成共识 解决矛盾 如果自以为是 盛气凌人 不仅无助于矛盾的解决 反而会激化矛盾 秘书基础与实务 61 处理 就是在充分协商的基础上 对协调各方一致接受的处理意见作出决定并付诸实施 从本质上讲 协调就是取得共识 协调就是解决矛盾 因此 协调到处理这一环节 协调过程基本结束 协调任务基本完成 秘书基础与实务 62 处理是协调工作的终结环节 其结果如何 又是对整个协调活动的检验与评价 为了使处理决定变成现实 防止意外情况的发生 秘书人员应采用书面形式 会议纪要 协议书 记录协调的经过与处理意见 共协调各方共同执行 也便于秘书部门的督查 立卷和归档 秘书基础与实务 63 协调的原则与方法 秘书协调的原则 秘书协调的方法 秘书基础与实务 64 坚持原则性 运用灵活性 秘书协调的过程 从某种角度上讲 就是秘书人员很好地运用两个原则的过程 秘书基础与实务 65 信息沟通的原则 整体优化的原则 利益均衡的原则 平等协商的原则 分级负责的原则 秘书协调的基本原则有 秘书基础与实务 66 信息沟通原则 在协调的开始阶段 主要是收集与协调内容有关的信息资料 熟悉协调对象的历史与现状 并及时向领导者报告有关情况 在协调的进行阶段 主要是收集协调对象的现实态度 情绪和要求 并及时在被协调者之间传递与反馈 在协调的结束阶段 主要是收集协调对象对处理决定的贯彻执行情况 并及时向领导者提供反馈信息 信息时协调的基础 没有准确 充足的信息依据 就不可能进行有效的协调 在一定意义上讲 协调的过程 就是信息沟通的过程 因此 在协调的各个阶段 秘书人员都要十分重视信息的收集 传递与反馈 秘书基础与实务 67 整体优化原则 根据管理的系统原则 任何社会组织都是一个特定的系统 系统的本质特征 就是它的整体性 如何发挥组织系统的整体效应 这是所有管理者追求的最终目的 可是在实际管理中 由于各职能部门和下属组织都是相对独立的 又都有各自的目标和利益 因此难免发生总体目标与局部目标 整体利益与局部利益之间的矛盾或冲突 秘书协调的根本目的 就是通过正确处理局部与全局的关系 充分发挥组织系统的整体功能 努力实现组织的总体目标 这就要求秘书人员在协调时 要以全局为重 引导协调各方自觉服从全局利益 秘书基础与实务 68 平等协商原则 尊重被协调的各方 虚心听取并采纳他们的合理要求 理解别协调的各方 设身处地地为他们的利益着想 支持被协调的各方 真心实意地为他们服务 秘书协调的性质和特点 要求秘书人员必须坚持平等协商的原则 即把自己与协调对象摆在平等的位置上 待人以诚 商量共事 公平合理地处理各种矛盾 为此 要努力做到 另一方面 也要防止协调中不讲原则 不分是非的不良作风 避免 各打五十大板 的现象发生 秘书基础与实务 69 利益均衡原则 秘书协调 就其态势上而言 一般表现为消极协调 既矛盾出现后的被动性协调 秘书基础与实务 70 国家 集体 个人 在社会生活中 种种矛盾归其要点为以下三者利益之间的冲突 矛盾的焦点或根本是经济利益 秘书基础与实务 71 既要说服协调各方顾全大局 并以局部利益服从全局利益 同时也要引导协调各方坚持合法利益 并依法维护和满足他们的正当要求 如何公平地处理各种利益关系 以实现协调各方的利益均衡 这是秘书协调的重要原则 因此 秘书人员在协商处理各种矛盾时 事实表明 那种一味讲大局而不顾小局 一味牺牲局部利益的观念和做法 不仅无助于旧矛盾的解决 反而会产生新的矛盾 正确的结论应该是 统筹兼顾 利益均衡 利益均衡原则 秘书基础与实务 72 上级组织部不得越级处理下级组织职权范围内的问题 下级组织也不得将自己职权范围内的问题交给上级组织处理 按照管理科学的能级原理 哪一级的协调 应由哪一级负责 可是 在协调工作中 却存在着矛盾上交的现象 把本来可以自行协调的 或者经由综合职能部门可以协调的事项 概不负责地推给上级组织 其结果不仅加重了秘书部门的协调负担 而且助长了扯皮 推诿的不良作风 分级负责原则 秘书基础与实务 73 凡是部门之间能够自行协商解决的问题 或者由综合职能部门出面能够协调的问题 凡是能够协调而没有协调的问题 或者是未能先行协调的问题 为了提高机关工作质量和效率 秘书人员必须坚持分级负责的原则 上级组织 特别是秘书部门 也不要予以受理 秘书基础与实务 74 基本的协调方法 具体的协调方法 秘书协调的方法 可以分为 秘书基础与实务 75 基本的协调方法 行政方法 经济方法 法律方法 疏导方法 秘书基础与实务 76 下达命令 指示和决定 运用行政法规 规章 就是秘书人员依靠行政组织 通过行政渠道 运用行政手段进行协调的一类方法 这类方法凭借组织之间的隶属关系 常采用以下几种形式 保障协调工作的正常运行 显然 行政方法具有较强的权威性 强制性和直接性 往往能受到令行禁止的效果 须注意的是 秘书人员在运用行政方法进行协调时 要把握住自己的职业角色 不可以领导者的身份发号施命 秘书的任务是传达行政命令 并协助和监督行政命令的贯彻执行 行政方法 采取行政措施 秘书基础与实务 77 利用价格 工资 税收 利息 奖金和罚款等手段 就是秘书人员依靠经济规律 运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法 使被协调者的行为与经济利益相联系 从而促进协调工作的成功 通行证方法相比 经济方法能起到它特有的作用 即能从经理以上约束被协调的各方 以推动矛盾的解决 达到和谐一致的目的 采用经济方法进行协调 要求秘书人员必须懂得经济理论 经济规律和现行的经济政策 经济方法 经济合同 经济责任制等管理形式 秘书基础与实务 78 及时秘书人员依靠现行的法律 法令和法规 运用经济司法和行政司法手段进行协调的一类方法 如利用由国家权力机关和国家行政机关制定并颁发的计划法 统计法 计量法 经济合同法 企业法 水法 土地法 税法 森林法 和环境保护法 以及各种行政法规等 来规范被协调者的行为 处理协调中的问题 采用法律方法进行协调 要求秘书人员必须懂得法律知识 特别是经济法和行政法的知识 还必须熟悉司法程序 并具备依法办事的能力 法律方法 秘书基础与实务 79 引导 即带领被协调者向着协调目标行动 就是秘书人员依靠思想教育 运用各种疏导性措施进行协调的一类方法 运用疏导方法 要注意针对性 富有感染力 做到合情入理 在一定意义上说 秘书协调过程 也是一个连续疏导的过程 疏导工作做好了 协调对象的认识统一了 协调工作就有了可靠的保证 疏导方法 劝说 即用启发 忠告 说理来说服被协调者 激励 即通过肯定 赞扬 批评来满足被协调者的某种需求 秘书基础与实务 80 具体的协调方法 联席会议法 联合行文法 现场办公法 非正式沟通法 感情投资法 秘书基础与实务 81 协调人际关系 秘书的人际关系 协调同事关系 协调同级关系 协调领导者关系 秘书基础与实务 82 人际关系的涵义 秘书部门所处的位置及其作用 决定了秘书人员要同各个方面发生正式或非正式的关系 其中 主要是人与人之间的关系 如秘书与秘书 秘书与同级人员 秘书与领导者 秘书与来访者等人际关系 建立良好的人际关系 对于秘书来说 似乎比做好日常的秘书工作更具重要性 秘书的人际关系 秘书的人际关系 协调人际关系的意义 秘书基础与实务 83 在社会学中 人际关系是指人与人在社会生活和社会交往过程中形成的相互关系 什么是人际关系 不同学科有不同的解释 在社会心理学中 人际关系是指人与人之间心理的关系 心理上的距离 在行为科学中 人际关系是指在管理活动中 主管人员与部属人员之间的关系 在公共关系学中 人际关系是指组织与组织 组织与公众 公众与公众之间的关系 秘书基础与实务 84 人际关系是指在公务活动中 秘书人员与公务人员或其他社会成员之间所形成的相互关系的总和 秘书学 秘书基础与实务 85 是一般人际关系的组成部分 在其形成和发展的过程中 同样具有一般人际关系的共同特征 秘书的人际关系 社会性 历史性 客观性 多样性 秘书基础与实务 86 秘书的人际关系又具有如下特点 公务性 从属性 业缘性 综合性 交往范围 交往对象 交往目的 秘书基础与实务 87 公务性 即秘书人际关系的建立与协调 都离不开公务活动 并为了处理公共事务 这一点同公共关系学中的人际关系有相似之处 秘书基础与实务 88 从属性 即秘书人际关系的建立与协调 一般要服从并服务于领导工作 也就是说 秘书的人际关系必须以领导工作为导向 秘书基础与实务 89 业缘性 即秘书人际关系的建立与协调 都是以职业的需要与满足为纽带的 社会职业愈发展 秘书的人际关系愈富有业缘性 秘书基础与实务 90 综合性 即秘书人际关系的建立与协调 涉及到各种各样的关系 如上下级关系 同事关系 同级关系 友邻关系 正是关系与非正式关系 以及人际交往中的政治关系 经济关系 法律关系和伦理关系等 秘书基础与实务 91 协调人际关系 可以建立良好的人际关系环境 协调人际关系 建立良好的人际环境 对于提高领导效能 维护领导形象 推动秘书工作和促进秘书成长等 都有着重要的实践意义 协调人际关系的意义 协调人际关系 可以增强机关工作的整体活动功效 协调人际关系 可以促进秘书人才的健康成长 秘书基础与实务 92 在现实生活中 人与人之间由于不同的 角色差异 利益差异 信息差异 认识差异 产生了人际矛盾 通过秘书人员的有效协调 能够消除人们之间的矛盾 融洽人们之间的关系 从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境 管理学的研究表明 和谐的人际环境是进行有效管理的重要因素 秘书基础与实务 93 机关工作是由组成 领导工作 业务工作 秘书工作 秘书基础与实务 94 领导者与被领导者之间 同级人员之间 职责分工 组织目标 人员素质 原因造成 同事之间 产生程度不同的分歧或冲突 通过秘书人员的有效协调 能够调整各方面的人际关系 进一步调动各方面的积极性 发挥机关工作的整体功能 秘书基础与实务 95 能给人以欢乐 使人身心健康 和谐的人际关系 而且能激发人的创造性 最大限度地发挥人的潜能 秘书基础与实务 96 会使人产生精神压力 不和谐的人际关系 压制人的创造才能 影响人的身心健康 秘书基础与实务 97 通过有效协调 能过减轻各种压力 促进秘书的 身体健康 交往健康 心理健康 秘书基础与实务 98 人际关系的千差万别和千变万化 决定了人际关系协调的广泛性和复杂性 秘书在各种人际关系的协调中 首要的 经常的是协调同事关系 协调同事关系 同事关系的涵义 同事关系的特点 如何协调同事关系 秘书基础与实务 99 是一种业缘关系 同事关系的涵义 广义 是指同一组织中所有成员之间的关系 包括领导者之间的关系和下属之间的关系 狭义 是指在同一组织中共事 彼此无隶属关系的下属之间的关系 秘书基础与实务 100 小结 显然 我们这里所分析的狭义的同事关系 仅指在秘书部门中不担任领导职务的秘书与秘书之间的关系 秘书学所研究的同事关系 就是狭义的同事关系 至于秘书与其他职能部门无领导职务者之间的关系 则属于一般的同级关系 另当别论 秘书基础与实务 101 在日常工作中 秘书与秘书之间的关系 是一种最广泛 最密切 也是最复杂的一种横向人际关系 这种关系具有以下特点 同事关系的特点 直接性 频繁性 平等性 秘书基础与实务 102 直接性 在一个秘书部门里 秘书与秘书要在一起工作 必然经常发生面对面的 比较密切的人际关系 这种关系 社会学称作首属关系 它是长期在一起共事 由共同职业而连接成的一种工作关系 秘书基础与实务 103 频繁性 由于工作的需要 秘书自然要与领导者 与其他同级人员 与组织外的人员发生某种关系 但接触最多的还是秘书与秘书 可以说是朝夕相处 休戚与共 这种关系 要求秘书之间必须保持良好的合作关系 秘书基础与实务 104 平等性 同事关系不同于上下级关系 它是一种同级之间平行关系 秘书与秘书之间 没有职务与地位上的差别 而只有分工上的不同 或者是辅佐对象的不同 不管是领导者的个人秘书 还是机关或部门的集体秘书 他们都彼此平等 无上下尊卑之分 秘书基础与实务 105 如何协调同事关系 秘书与秘书之间 由于直接而频繁的接触 既可以建立良好的人际关系 又容易产生某些人际矛盾 根据社会学的研究 人际交往愈频繁 产生人际矛盾的机会就愈多 因此 协调好同事关系 不仅必要而且重要 秘书基础与实务 106 如何协调同事关系 要一视同仁 当同事之间发生矛盾而又需要协调时 要根据同事关系的特点 同样看待各方 不分亲疏厚薄 要适时沟通 实践表明 同事之间信息沟通不畅 是导致人际矛盾的重要原因之一 因此 要消除同事之间的矛盾 必须在协调对象之间适时传递与反馈有利于团结的信息 要求同存异 对于协调各方在认识上 性格上和做法上等非原则性问题 要允许存在 允许保留 此外 还要与人为善 宽以待人 秘书基础与实务 107 从广义上讲 同级关系也是同事关系 但是 就其相互交往的频率程度和密切程度而言 它又有别于狭义的同事关系 协调同级关系 同级关系的涵义 同级关系的特点 如何协调同级关系 秘书基础与实务 108 同级关系的涵义 同级关系 是指在同一组织内不同部门人们之间的相互关系 如某一政府机关中秘书部门与计委 财政 交通 文化 教育等职能部门人员之间的关系 某一企业中秘书部门与计划 生产 营销 劳资等职能部门人员之间的关系 秘书基础与实务 109 同级关系与同事关系相比较 存在着某些差异 同级关系是分工与合作的关系 没有这种关系 组织的总体目标无法实现 同级关系虽是地位相同的平行关系 但又是相互依赖的关系 同级关系是一种非面对面的 不够密切的次属关系 秘书基础与实务 110 秘书部门与其他部门人员之间的关系 不如秘书部门秘书与秘书之间的关系那样直接和密切 这种平行关系具有以下特点 同级关系的特点 差异性 制约性 对应性 秘书基础与实务 111 差异性 组织内的不同部门之间 虽然是平行关系 但由于职责范围不同 其作用和任务也不相同 这种不同 必然使部门与部门人员之间在客观上存在着差异性 秘书基础与实务 112 制约性 同级部门之间的差异性 从专业化的角度看 它是分工的产物 有分工就需要合作 只有合作才能实现组织的共同目标 可是 分工容易出现该合作的不合作 致使同级部门之间相互推诿 同级人员之间不相互配合 秘书基础与实务 113 对应性 在同级关系中 存在着对应的职别关系 如不同部门的厅厂与厅长 处长与处长 科长与科长 科员与科员等 这些不同的职别 反映不同的权力和责任 经验和能力 秘书基础与实务 114 如何协调同级关系 协调同级人员之间的关系 是秘书协调人际关系的重要内容之一 其协调的原则和方法 与协调同事关系大体一样 如一视同仁 适时沟通 求同存异等 不同的是 协调同级关系要把握基本的出发点 强化整体功能 实现组织目标 这是因为 各部门由于分工的不同 往往只追求本部门的目标 而忽视组织的共同目标 只强调局部利益 而不顾全整体的利益 如果协调者只从维护某一部门的利益出发 不仅会贻误协调活动 而且会危害组织目标 秘书基础与实务 115 严格地说 协调领导者关系不是秘书人员的事情 而是上级领导机关或者上级组织部门的任务 但是 在有条件的情况下 恰到好处地协调领导者之间的关系 也是一位优秀秘书的标志之一 协调领导者关系 协调领导者关系的涵义 协调领导者关系的条件 如何协调领导者关系 秘书基础与实务 116 领导者关系 是指同级组织中领导者与领导者之间的相互关系 领导者关系的涵义 对于领导者来说 领导者关系是一种平行的同事关系 对于秘书而言 领导者关系是一种纵向的上下级关系 秘书基础与实务 117 我们所说的协调领导者关系 就是秘书人员有条件地协调领导者与领导者之间的关系 显然 这种协调是自下而上的纵向协调 工作经验告诉我们 下级协调上级不仅难度大 而且具有一定的风险性 秘书