组织对外公关专题活动的礼仪 PPT课件

1 第五章组织对外公关专题活动的礼仪 2 教学内容 第一节公关专题活动礼仪概述 1 第二节组织交往活动的公关礼仪 2 3 第三节会展活动中的公关礼仪 3 3 3 第四节商务活动中的公关礼仪 4 3 第五节庆典活动中的公关礼仪 5 3 第一节公关专题活动礼仪概述 一 公关专题活动的含义与特点1 含义公共关系专题活动是指社会组织有意识地 主动地对外部公众施加影响 传递信息 交流情感的塑造组织良好形象的活动形式 4 第一节公关专题活动礼仪概述 公关专题活动的特点明确的主题丰富的内容围绕主题清晰的公众定位以影响目标公众为主 影响潜在公众为辅综合的媒介宣传传统媒体 新媒体规范的程序遵循相关的程序进行操作 5 第一节公关专题活动礼仪概述 二 公关专题活动礼仪的含义与特点1 含义公关专题活动礼仪就是指组织在策划 组织并实施公关专题活动中所应遵循的礼仪规范 是一项规模较大 目的明确 技术复杂 涉及面广 要求高的传播交流活动 充分体现了组织公关整体水平 包括知识水平 业务能力和礼仪素养 6 第一节公关专题活动礼仪概述 二 公关专题活动礼仪的含义与特点1 特点活动程序的规范性公关人员在活动操作过程中要熟悉活动的具体流程 展现高素养 树立组织的良好形象 策划组织的周密性周密的实施方案并有很强的可操作性 时间 地点 参与者 活动方式 环境 交通 经费 前期宣传 后期评估等 传播沟通的互动性组织公众操作实践的务实性可能性 经济性 公众需求 7 第一节公关专题活动礼仪概述 三 公关专题活动礼仪的类型组织交往礼仪会展礼仪商务礼仪庆典仪式 8 第二节组织交往活动的公关礼仪 一 组织宴请活动的公关礼仪1 含义2 公关宴请的分类 9 第二节组织交往活动的公关礼仪 3 正式宴会礼仪宴会主办方的准备工作明确宴请对象 目的和形式明确宴请的对象 明确宴请的目的和范围 确定宴请的形式和规格选择时间 地点不要选择节假日 也不要选择某一方禁忌的时间 控制用餐时间 根据宴请的规格 主宾的身份以及费用确定地点发出邀请口头 书面 请柬一般提前两周左右发出拟定宴请菜单注意 一 宴请的种类 规格及宾客的身份 二 客人的饮食习惯与禁忌 三 宴请的时间和季节 四 主宾的口味 年龄 健康状况等 安排菜序 席位现场布置 10 第二节组织交往活动的公关礼仪 宴会程序迎接致词 祝酒中国 在开宴之前 西方 在热菜之后 甜食之前 致词时 参会人员应暂停其活动 讲话时间灵活掌握 保持宴会气氛热烈公关人员要注意不时地提出些大家都感兴趣的话题 避免争论和谈论与工作有关的较严肃的话题 宴会结束一般等主人和主宾餐毕先起身离席后 方可依次离开 入座或离座 均应从座椅的左侧进出 11 第二节组织交往活动的公关礼仪 注意事项宴请准确的对象和合理的范围慎重考虑己方与多方之间 多方相互之间的关系如何请柬邀请要平等待人控制好宴会时间应控制在1个半小时左右 最好不超过2个小时饮酒适量在西餐上是没有劝酒的 因此如果用中餐宴请外宾 切忌劝酒 12 第二节组织交往活动的公关礼仪 三 中餐礼仪席位排列桌次排列 面门定位 以右为尊 远高近低 三桌以上时 中间为上 近高远低 13 第二节组织交往活动的公关礼仪 菜序排列酒菜的搭配白酒与红葡萄酒 正规的中餐宴会一般不上啤酒 14 第二节组织交往活动的公关礼仪 中餐就餐礼仪衣着得体坐姿端正吃相高雅以礼待人 15 第二节组织交往活动的公关礼仪 中餐饮酒礼仪冷盘菜上后就开始斟酒 从客人的右侧开始 除啤酒外 酒瓶瓶口不接触杯沿 酒杯也不应该提起 一般斟入酒杯容量2 3的酒即可 选择适当的时机 应以年长 尊贵的来宾为主要对象 按照礼宾顺序先向主宾 再依次向其他宾客敬酒 16 第二节组织交往活动的公关礼仪 二 组织接待参观活动的公关礼仪1 两种形式 一年四季都向公众开放 即经常性的对外开放 多用于服务行业 在某个时间点或时间段把公众请进来 即 开放日 的对外开放 更适用于工业企业 17 第二节组织交往活动的公关礼仪 2 参观接待活动的准备工作 明确目的知名度 声誉 澄清事实真相 密切组织与公众的关系 业务扩展 增强员工 家属的自豪感 确定规模准备材料场地布置选好时机成立专门机构确定邀请对象选择参观路线接待服务 18 第二节组织交往活动的公关礼仪 2 接待参观的程序 接待分发宣传资料或放映短片等安排适当的休息分发纪念品征求意见3 参观接待的注意事项 处理好公开与保密的关系 19 第二节组织交往活动的公关礼仪 二 组织联谊活动的公关礼仪1 准备确定活动主题 确定时间地点 策划设计活动内容与程序 准备联欢活动的道具等 预算活动经费2 活动现场工作布置会场签到入场由组织方领导宣布联欢活动开始文艺节目演出 游戏 发奖品 20 第三节会展活动中的公关礼仪 一 组织对外会议中的公关礼仪公关专题活动中的会议主要包括新闻发布会 座谈会 报告会等 1 新闻发布会特点形式隆重 规格高 费用高 信息沟通更深 更广 对发言人和主持人要求高 21 第三节会展活动中的公关礼仪 新闻发布会的准备工作把握时机 确定主题 有较大的新闻价值确定地点确定时间选择适合记者的时间 而不是适合组织自己的时间 怎样选择 两个原则 第一 应尽量避开节假日和重大社会活动的时间 因为对媒体而言 节日或重大活动比新闻发布会更重要 记者无分身术 第二 会议时间一般安排在上午10时或下午3时 总时间60分钟左右为佳 这个时间对记者最方便 中国外交部记者会的 冷场 12月25日是圣诞节 秦刚下午主持例行记者会 在一名巴基斯坦记者提出唯一一个问题后 稀稀落落的记者席里没有任何记者发问 面对空前境况 秦刚笑着说 那我数三下 3 2 1 没问题了 谢谢大家 在场记者笑声顿起 鼓掌结束这场记者会 22 第三节会展活动中的公关礼仪 确定邀请记者的范围安排相关人员主持人 由有较高的公共关系能力的人来担任 能力 发言人 应是组织的高层领导 权威 准备资料发言人准备 发言提纲公关人员准备 问题提纲 宣传提纲 辅助材料及时邀请提前3 5天发出 不能太早 也不能太迟 对于重要的记者 最好头天再电话联系一次 布置会场 23 第三节会展活动中的公关礼仪 新闻发布会会议程序总原则 安排紧凑 避免松散迎宾 签到 公关员或服务生 分发资料 公关员 主持人宣布会议开始 介绍发言人 来宾和新闻单位发言人发布新闻 介绍详细情况记者提问 发言人逐一回答主持人宣布会议结束参观或其他安排 公关员 会后可安排参观 茶话会 或自助餐等 目的是提供双向沟通场所 以方便记者采访 24 第三节会展活动中的公关礼仪 会后情报工作 全面收集与会记者在媒体上发表的文章 将其归类分析 检查有无漏发信息 公关员 对已发稿的记者 给予特别的联系和致谢 加强与他们的友谊 公关员 电话追踪记者对会议的接待 服务的意见 发现问题 抢先及时道歉 主持人或公关员 统计已发表的稿件和记者名 计算发稿率 作为今后邀请记者的参考数据 公关员 25 第三节会展活动中的公关礼仪 新闻发布会的注意事项 事前作好排练 发现问题及时纠正 对待各媒体记者一视同仁 不能有任何区别 所有工作人员与组织的宣传口径保持一致 公关员和服务生做好会议的接待和记录工作 主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导 在发言冷场时 适时引导记者提问 而在记者争相提问时 又要维持好会场次序 事先准备好回避问题的方式和技巧 避免造成对立情绪 在发现对立苗头时 要善于控制和化解 26 第三节会展活动中的公关礼仪 1 座谈会中的公关礼仪座谈会是指组织就某一或某些问题邀请公众一起交谈与讨论的会议形式 也有称恳谈会 准备工作确定性质 目的以及主题内容确定人员 确定相关公众 并能针对问题提出建议的人通知开会的时间 地点和目的确定重点发言者布置好会场 27 第三节会展活动中的公关礼仪 现场工作桌椅摆放成圆形或长方形 热场 主持人先阐明座谈会的目的 并做自我介绍和相互间的引见介绍 控制现场 避免 冷场 现象 也要避免 开无轨电车 记录 录音 录像 准备茶点 咖啡 水果等 结束工作对会议讨论的内容进行整理归档 适时将信息向公众公布或以适当的方式加以告知 28 第三节会展活动中的公关礼仪 三 展览会的公关礼仪1 展览会的类型按展览会的性质 目的划分 分为宣传型展览会和销售型展览会按展览会的时间长度划分 分为长期展览会 定期展览会和临时展览会按展览会规模的大小 有大型展览会 小型展览会与微型展览会之分根据展览品种类的不同 可分为单一型展览会与综合型展览会按照参展单位的地理区域的不同 可分为国际性展览会 洲际性展览会 全国性展览会 全省性展览会和本地性展览会按照展览会的场地标准 有可分为室内展览会和露天展览会 29 第三节会展活动中的公关礼仪 1 展览会的程序展览会主办方的准备工作确定主题 决定展览会中使用的沟通方法 展览形式 接待形式 构思参展结构 产品要质量较好 风格独特 竞争力强 产品品种档次齐全 并有针对性 选择地点和时机 选择在适合该项产品销售的季节 确定参展单位 公关人员事先对拟参展的单位发出正式的邀请或召集 对于报名参展的单位进行必要的审核 以专函的形式通知被批准的参展单位宣传展览会及展览内容 专门的新闻发布机构 准备宣传资料 设计和制作展览会的会标 会徽和纪念品 30 第三节会展活动中的公关礼仪 现场布置 现场与产品陈列合理组合与搭配 展位安排 竞拍 投标 抽签或是按正式报名的先后顺序培训工作人员 礼仪培训 专业知识培训加强安全保卫依法履行常规的报批手续 通报公安部门 聘请保安人员 签订合约或协议 向公众说明注意事项 提供服务项目 31 第三节会展活动中的公关礼仪 展览会现场精彩的开幕式邀请重要的领导 嘉宾 社会名流参加 名人效应 与记者密切联系公关人员为记者提供采访必需的资料 设备及交通工具等礼貌待人 观众是上帝 善用解说技巧以客户利益为重 着重强调自己展品的主要特征与主要优点 以争取使客户觉得言之有理 乐于接受 32 第三节会展活动中的公关礼仪 展览会结束工作跟踪服务 媒体的跟踪报道和感谢工作 针对参展者而进行的 为下次做预告宣传 总结评估设置意见簿 问卷调查 电话访问 举行小型座谈会等 对参观者的范围 数量 需求等进行分析 33 第四节商务活动中的公关礼仪 一 签字仪式1 准备工作准备待签文本慎重严谨 指定专门人员做好定稿 核对 校对 印刷 装订 盖章等工作 安排人员预先确定好参加签字仪式的人员 规格对等 安排助签人 衣着举止得体 34 第四节商务活动中的公关礼仪 2 签字仪式过程宣布开始签署文件 轮换制 交换文本 互换签字笔饮酒庆贺 香槟酒合影留念 35 第四节商务活动中的公关礼仪 二 赞助会1 赞助的类型根据赞助项目或赞助对象的不同 公益事业赞助 教育事业赞助 科研活动赞助 医疗卫生赞助 文化活动赞助等 据赞助物品的不同 赞助的类型可以分为现金赞助 实物赞助 义卖赞助和义工赞助四大类 根据赞助单位或个人向受赞助者所提供的金额的多少 分为全额赞助或部分赞助 根据赞助单位或个人的具体数量的多少 将赞助的类型分为单方赞助与多方赞助 36 第四节商务活动中的公关礼仪 1 赞助会准备由受赞助者出面承办 而由赞助单位给予其适当的支持 地点的安排选择受赞助者所在单位的会议厅邀请范围赞助单位 受赞助者双方的主要负责人 员工代表 政府代表 社区代表 群众代表以及新闻界人士 37 第四节商务活动中的公关礼仪 2 赞助会现场执行宣布开始 受赞助单位的负责人或公关人员担任主持人奏国歌赞助单位正式实施赞助赞助单位的代表出场并口头宣布赞助金额 受赞助单位的代表上场 握手 巨型支票或实物清单交接赞助单位代表发言发言重点 阐述赞助的目的与动机受赞助单位代表发言 感谢来宾代表发言 政府有关部门的负责人合影留念 38 第四节商务活动中的公关礼仪 3 赞助会结束评估由赞助单位的公关部牵头负责4 注意事项邀请较大影响力的电视 报纸 广播等媒体人员与会会场不宜布置得美轮美奂和过度豪华张扬评估工作善于听取正反两方面的不同意见 39 第四节商务活动中的公关礼仪 三 开业典礼1 筹备工作总原则 热烈 节俭 缜密 拟定具体的程序 选定仪式主持人选择好时机 与组织 市场相吻合做好宣传工作 广告宣传 采访报道邀请嘉宾 上级领导 社会名流 文艺明星 体坛新秀 各媒体记者 合作伙伴 社区公众 单位员工等 对于重要来宾 公关人员应亲自上门邀请 40 第四节商务活动中的公关礼仪 布置场地一般不设置主席台或座椅 铺设红地毯 悬挂条幅 标语 气球 彩带等 醒目之处摆放来宾赠送的花篮 牌匾 准备签到簿 本单位的宣传材料 待客的饮料 调试好多媒体设备 适应的安保措施 现场接待服务准备礼品馈赠准备三个特点 宣传性 纪念性 独特性 41 第四节商务活动中的公关礼仪 1 开业典礼现场开场 奏乐 就位 主持人介绍主要来宾本组织负责人讲话 感谢 介绍本组织的运营特色 运营目标来宾代表致辞 致辞时间在30分钟以内 人数不超过5人 启动某项开业标志 剪彩 安排重要来宾留言 题字现场参观 联欢 座谈等 42 第五节庆典活动中的公关礼仪 一 开幕庆典1 筹备礼仪做好邀请有关领导人 国内外嘉宾 中外记者选好场地布置场地横幅 红旗 彩旗 主席台 花篮 三支或更多的话筒 剪彩用物 主持人的话筒安排在左边