文件管理规定[1].doc

技术文件管理规定第一章 总则第一条 为了进一步加强和规范公司文件管理工作，根据相关规定，并结合公司实际情况，特制定本文件管理规定。第二条 本规定所述文件是指上级、外单位及公司所属部门来往公司的公文。第三条 公司办公室负责公司的文件管理工作。第四条 公司各部门指定有责任心的人员负责文件的管理工作。第二章 公文种类第五条 公文种类主要有： （一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复：适用于答复下级机关的请示事项。 （十）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 拟文规定第六条 公司各部门行文，应当确有必要，注重实效，坚持少而精。第七条 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。行文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和主送部门的关系确定。第八条 草拟公文应当做到： （一）符合国家法律、法规及其他有关规定，情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点符号正确，篇幅立求简短。（二）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引用标题，后引用文件字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。（三）结构层次编号样式，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“”，第六层为“a”。（四）使用国家法定计量单位。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）行文中的数字，除成文日期、部分结构层次编号序数和在词语、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语言中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第九条 行文涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。第十条 对不符合行文规则的上报公文，办公室可退回呈报部门。第四章 成文规定第十一条 文件签发前，拟文单位负责人应进行审核，审核的重点是：是否需行文，行文方式是否妥当，是否符合相关规定及拟定公文的有关要求等。第十二条 以公司名义制发的上行文，由公司主要领导签发；以公司名义制发的平行文或下行文，可由公司分管领导签发。第十三条 以公司名义发出的公文，使用公司的行政印章。第十四条 用印时，盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖，不多盖。第十五条 加盖印章的文件，印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下骑年盖月。第五章 文件收发第十六条 签收文件时，应逐件清点，检查收文单位名称、收件人姓名、文件密封是否完好、件数和清单是否相符，准确无误后再进行签收，签收要签写全名，并注明时间。第十七条 拆封文件时，要对照文件清单登记字号、份数、编号顺序逐份清点，若有不符，应及时与发文单位及经办人联系。第十八条 文件拆封后，应分类逐件在收文登记薄上填写收文日期、收文编号、来文机关、原文字号、密级、份数、题目等，登记项目要齐全。第十九条 各级领导出席会议带回的文件，应及时交办公室登记，传阅，存档备用。第二十条 分发文件时，要认真填写文件登记本，当面清点，签名收取。部门文件由部门分发，公司文件由办公室分发。第二十一条 经领导同意电传的文件，电传后须电话落实收件人是否收到文件，并在发文登记薄上登记齐全。第二十二条 公文须经本部门领导人审核，分管领导签署意见后，由办公室统一印发。重要公文应当由公司主要领导人签发。联合发文，须经所有联署部门的领导人会签。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。第六章 文件传阅第二十三条 公司办公室负责文件的传阅工作。第二十四条 办公室完成收文登记后，要及时填写文件传阅单，办理好文件的上呈下达工作。第二十五条 领导批示需要办理的文件，办公室要及时送达相关部门办理。第二十六条 传阅文件要填写领导阅文登记表，注明送达日期，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延传。第二十七条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何部门不许擅自扩大或缩小阅读、传阅范围。第二十八条 领导阅文时，不得相互间横传文件夹，需要传阅时，应批示交办公室传送。第二十九条 涉密文件只限于相关人员知晓，严禁将文件内容透露给无关人员，涉密文件须有专人签字并负责管理，保证涉密文件的存放安全。第七章 文件管理第三十条 公司各部门文件应有专人负责做好清退前的文件保管工作，确保不泄密，不遗失。第三十一条 未经批准的文件不得在内部媒体上发布、传播、复制。第三十二条 不得在计算机网络系统中存储、传输涉密文件，不得在移动存储设备内存储涉密文件。第三十三条 文件销毁由办公室安排造册登记按规定并经相关领导签字后统一销毁。第三十四条 文件处理