综合办文员岗位职责及要求.doc

Baiy凉山州白源物业管理有限公司文员岗位职责及要求一、岗位职责：1、接听电话：使用普通话，注意语速和声调。拿起话筒后，首先进行问候，报公司名称，如“您好，白源公司”，再根据拨打电话人员的需求，进行及时解答、回复，重要事项认真、细致记录；遇自己不懂或不会的问题时，不轻易回复，及时让办公室其他人员接听电话；如电话寻找的人不在办公室，应礼貌回复对方并记录下联系方式，及时与相关人员联系，传达信息，做到不遗漏、不延误。2、接待来访人员：维护办公室办公秩序，起好引导、指引作用。遇除办公室外的人员来访时，应起身站立，微笑问候，大方得体，礼貌待人。问明来访意图后，引导来访人员到相关部门。若来访人员拜访总经理或副总经理，应先请来访人员到会议室或接待室等候，待请示许可后，方引导来访人员到总经理或副总经理办公室，或根据具体情况到会议室或接待室（根据来访人员身份、停留时间、人数等因素泡茶）。谢绝推销人员、闲杂人员进入办公室。3、严格执行考勤制度：监督人员上下班考勤打卡，准确记录人员出勤情况，禁止伪造考勤。4、信件、报刊、杂志、包裹分送：将广告宣传页或信用卡信件等清出，将报刊、杂志等整理整齐后送至总经理办公室。若报刊、杂志、信件、包裹为其他同事的，及时送至相关人员。5、公文、表格、资料的分送：根据内容，及时将公文、表格、资料送至相关部门或人员处，并做好记录。6、传真件的收发：熟悉传真机的使用方法，根据需要，及时、准确的发送传真，杜绝发错对象，做好发送记录，并及时跟进接收结果（是否收到，是否接收完整，是否清晰等）。7、资料复印或打印：熟悉复印（打印）机的使用方法，根据需要，及时、准确的复印（打印）相关资料、表格等。复印时，分清原件和复印件。记清需复印或打印资料的数量，完毕后整理成套，规范装订，交相关人员。8、办公室卫生清洁：注重前台区域的清洁卫生，做到随脏随打扫。来访人员离开后，根据情况，及时清扫总经理办公室、副总经理办公室、会议室或接待室。9、会议准备及人员通知：（1）会议准备：清扫会议室，统计参会人数，摆放座椅，准备总经理或副总经理的茶水、笔、笔记本等；准备所需资料。（2）人员通知：根据会议内容，及时通知要求参会的人员，告知时间、地点，杜绝遗漏人员。10、会议记录：对会议内容、要求、重点尽量完整记录，会后及时整理，编写简报，发布网站，发送至各部门及相关人员。11、文档起草、拟写、表格制作、数据录入：根据工作需要，拟写文档、制作表格。分类归档，妥善保存。注重行文格式规范，杜绝错别字。认真仔细，避免数据录入错误。12、办公室易耗品的申报：检查纸杯、茶叶、垃圾袋、饮用水等易耗品的剩余数量，及时申报采购。13、车辆钥匙管理及使用登记：监督驾驶员做好车辆使用登记后，方可领取使用车辆的钥匙，使用完毕后，提醒驾驶员及时归还车辆钥匙。打印车辆使用登记表格，妥善保管填写完毕的登记表，以便有需要时查询。14、管理办公室内植物：浇水，摘枯叶，禁止人员将烟头、纸屑等垃圾丢入花盆中，发现及时清理。15、掌握部门人员缺岗及招聘情况，在招聘网站上发布招聘信息，搜寻符合条件的应聘人员资料，电话通知人员面试，协助办理人员入职、辞离职等手续。16、结合自身经验和个人能力，积极参予公司的各项工作任务和安排。17、协助部门内部或其他部门完成力所能及的工作。18、完成领导交办的临时性工作。二、工作要求：1、普通话接听电话；2、使用文明礼貌用语，待人接物举止大方、态度和蔼，热情周到；3、注重个人卫生和形象，着装整洁、整齐，不披头散发，不化浓妆，不喷气味浓烈的香水，不凃有色指甲油，不佩戴耳环、项链、