外仓作业规范.docx

外仓作业规范壹、目的:统一各分店外仓作业方式,以有效管理外仓。贰、适用范围 :各分店。叁、外仓选址与人员、设备配置: 一、所谓外仓是指在本店外租用之长期性或临时的仓库。 二、外仓位置以临近本店(最好在5公里以内)、交通方便(不塞车)、库存条件良好, 安全可靠,租金合理且在1楼等因素为主要选址考量。 三、位置确定后,分店会计课须通知总公司财务处地点、可存放商品金额及租期,转报 保险公司办理保险。 四、视外仓规模大小配置收货人员3-4名(含副课长1名),防损3-4名,配送车辆23辆, 具体视各店情况而定。肆、适合放外仓的物品: 一、进入外仓的商品应为体积大、批量大、周转率较低的商品,例如:家电、纸制品、 皂粉、床上用品、饮料、酒、炒货、糖果、油类、方便面、粉丝等。 二、外仓存放的品项数愈少愈容易管理。 三、促销商品、年节商品放置外仓,由仓管课长主导统一调配安排: (一)在每档期上档前10天,仓管课长须与营运部门各课确定放入外仓物品的品项、 数量,以安排仓位、人力与运输。 (二)遇年节商品囤货时,仓管课长须根据各课囤货计划,提早安排仓位、人力与运 输。伍、入库作业: 一、内仓商品转外仓作业(尽量避免,不得已时才为之): (一)已入卖场之商品如须入外仓,须由营运部门经理确认品项,填写外仓(店间) 转货单(如附表一),经由经理签核交收货区文件审核员。 (二)文件审核员于转货当日将收货号码标签贴于外仓(店间)转货单第一(仓管 联)、三联(供应商联)最后一条内容沿线下方处。收货号码设定为七位数, 第一位数为年份,第二至四位数为太阳日,第五至七位数为流水号。 (三)文件审核员将外仓(店间)转货单课别及内容登记于收货清单上,收货清单 须编流水号(每日从001起编)。 (四)文件审核完成后交收货人员及收货区防损人员清点数量无误后,防损人员记录 所转商品及数量,收货人员在外仓(店间)转货单收货人栏位上签字,第一联 收货区留存,第二联交营运部门,第三联交司机将货送外仓,第四联防损留存, 防损须派人押车。 (五)货物至外仓后,外仓收货人员依外仓(店间)转货单清点货物,在外仓(店间) 转货单使用单位签收栏位上签字确认,同时将收货明细填入外仓商品出入库明 细帐页中(如附表二)。 (六)外仓人员每日下班前将外仓(店间)转货单第三联带回卖场交文件复查员,文件 复查员与收货区留存联及收货清单核对、汇整。在收货清单审核栏签名确认, 并将入库数量汇总到百货部外仓库存明细或杂货部外仓库存明细中(如附表三)。 二、厂商商品送至外仓作业: (一)商品直接送至外仓: 1、直接送外仓的商品,须先至收货区,依收货区作业规范文件审核规定投单贴 标。 (1)文件审核员将订单内容填写在外仓(店间)转货单上贴标编码,并在填 表人栏位签字,内容记录在收货清单上。 (2)文件审核员将转货单与订单一起交仓管课长在转货仓库课长栏位上签字, 收货区留存第一联,第二、三、四联交供应商。 (3)供应商携审核过的订单二联、商品验收单及外仓(店间)转货单至外仓, 由外仓收货人员依收货区作业规范验收收货,验收无误后在商品验收? 商品检验栏及外仓(店间)转货单收货人栏位上签字。 (4)防损人员复点在复查栏位签字及外仓(店间)转货单使用单位签收栏位 上签字。 (5)第四联外仓留存,按课别每月分装汇整,保存期三年。 2、外仓收货人员将所进商品明细记录在外仓商品出入库明细帐页中。 3、每日收货订单及外仓(店间)转货单第三联须在18:00时以前带回收货区交 文件审核员核对后输入电脑,同时将该订单内容输入外仓库存明细中,并在 备注栏中注明订单送货,外仓(店间)转货单第一联仓管课每日汇总交 营运部门。 (二)部分商品送至外仓的收货作业: 1、部分商品须放置卖场则依收货区作业规范之规定验收,在订单上写明内 仓收货数量。 2、收货人员填写外仓(店间)转货单,营运部门课长、经理签字后,交文件审 核员记入收货清单贴标编码,第一联仓管课留存,第二联营运部门留存。 3、供应商携带订单、商品验收单及外仓(店间)转货单三、四联将货送至外仓 4、货至外仓由外仓收货人员清点验收,于订单及外仓(店间)转货单上收货人 栏签字确认,外仓防损人员复查数量无误后,在商品复查栏位签字,并将商 品明细填写在外仓商品出入库明细中。 5、收货区人员将订单的供应商联交给供应商,订单的仓库联、商品验收单及? 仓(店间)转货单第三联一同带回作帐,外仓留存第四联按课别每月分装备 查,保存期三年。陆、出库作业: 一、营运部门至外仓提货须填写外仓(店间)转货单,由相关部门经理签字确认,店总经 理核准交收货区文件审核员贴标编码、记录。 二、营运部门须派专人至外仓提领货物,外仓依转货单准备商品,出库时由仓管课外仓人 员及外仓防损同仁共同清点数量出库,提货人员在外仓(店间)转货单使用单位签收 栏上签字,第一、二联由提货人带回收货区,外仓留存第三联,防损留存第四联并将 出货商品明细记录在防损出货登记本中,外仓收货人员将出货商品明细填入外仓商 品出入库明细帐页中。 三、提货人员须与车同行,货到收货区码头,收货区人员按外仓(店间)转货单清点数量, 防损同仁须会点,无误后于外仓(店间)转货单中收货人栏位中分别签名,第一联交 营运部门,仓管收货区留存第二联,若数量有差异应通知仓管课长查明原因,不得收 货。 四、原则上不可由顾客直接至外仓提货,凡业代须至外仓出大宗,业代须填写外仓转货单 由店总同意并由业代、稽核至外仓协助,外仓防损须复点数量。转货单第一联内仓? 货区留存,第二联业代留存,第三联外仓留存,第四联外仓防损留存。业代人员将发 票(或送货单)的复印件交外仓发货人员,外仓防损人员并于发票(或送货单)中备 注货已领取。 五、每日仓管课外仓收货人员携外仓(店间)转货单第三联于下班前带回收货区作帐,电 脑输入人员核对收货清单内容与转货单是否相符、相关档位人员是否签名无误后在 外仓库存明细中扣除数量。柒、外仓库存电脑管理: 一、仓管课办公室电脑中建立文件夹(百货部与杂货部分开建立),并将此文件夹命名为 百货部外仓库存明细及杂货部外仓库存明细,此文件夹设置只读共享,且设 立不同的密码,告知相关营运部门。 二、建立excle文档,保存于百货部外仓库存明细及杂货部外仓库存明细文件夹中。 三、各品项按课别分类,并按货号从小至大排序。 四、每日仓管课电脑输入员根据外仓(店间)转库单进行外仓库存调整。 五、列印当日外仓库存明细与当日外仓(店间)转货单一并存档。 六、次日由电脑输入员核对昨日之外仓库存明细于外仓(店间)转货单进行复查,若有差 异即刻更正,确保无误后存档,以备查询。捌、收货差异处理: 除整车进货入外仓之商品当送货数量及实际订购数量有差异时,依收货区作业规范规定? 货外,其他如部分商品进外仓或卖场转送外仓之商品,其入库数量与实际数量不符者,外 仓不得收货且须通知仓管课长查明原因。玖、外仓盘点: 一、大家电及高单价商品,仓管课长须每周派人会同营运部门盘点,盘点人员填写盘点表 (如附表四)一式二份,经仓管课长、营运部门、客服经理签字后,交店总经理审查。 仓管、营运部门各留存一份。 二、仓管课长每周至少抽盘4-5个品项,并填写外仓盘点表交客服经理、店总经理审核。 三、每月5日前,食品、百货须派人会盘外仓库存并将盘点结果填于外仓盘点表中。影印1 份交店总室。若有库存异常现象需经店总签字始可调整库存(库存调整单亦需店总? 字,外仓库存明细中附经由店总签字的盘点复印件)。 四、仓管课依百货、杂货年度盘点行程(如附表五,附表六)按商品分类逐项盘点,并记 录在部外仓商品盘点表(如附表七)中一式二份。一份当晚交回营运课作盘点根据, 另一份仓管课留存。拾、外仓出入库安排: 一、厂商送至外仓的商品,原则上营运部门第二天内不许提货,以减少人力浪费。 二、营运部门须提取外仓商品时,需提前一天通知收货区,并整板进整板出,以利外仓备 货。 三、仓管接单时间为8:3017:00,紧急要货须经理签名确认者除外。 四、外仓人员按营运各课要货的顺序进行配送,时间10:3019:00。 五、夜间提货需知会值班经理,由其派人负责,次日早上将外仓(店间)转货单交收货区 文件审核员并作帐。拾壹、仓库管理: 一、外仓入库商品,须填写库存单(如附表八),库存单须注明保质期、数量及入库时 间。 二、入