荔民农资销售公司ERP项目最终业务解决方案.doc

最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部1 荔民农资销售公司 ERP 项目 最终业务解决方案 客户项目经理 客户项目经理 日日 期 期 用友项目经理 用友项目经理 日日 期 期 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部2 文档控制文档控制 更改记录更改记录 日期日期作者作者版本号版本号更改记录更改记录 2008 08 26 邱强 1 1 2008 08 27 邱强 1 2 2008 09 03 邱强 1 3 查阅查阅 名字名字备注备注 丁丽君修正1 2版本 分发分发 抄送抄送 名字名字意见意见 1 2 3 4 5 6 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部3 目目 录录 第一章 文档说明 4 1 1 概述 4 第二章 荔民农资 ERP 总体实施架构 5 2 1 荔民农资 ERP 实施总体目标 5 2 2 荔民农资 ERP 目前组织结构 6 2 3 荔民农资 ERP 总体流程图 7 第三章 荔民农资 ERP 静态数据方案 7 3 1 部门编码 7 3 2 人员编码 8 3 3 地区编码 8 3 4 供应商编码 8 3 5 客户编码 9 3 6 商品档案编码 9 3 7 计量单位编码 9 3 8 结算方式编码 10 3 9 仓库档案 10 3 10 收发类别编码 10 第四章 荔民农资 ERP 共用系统参数方案 11 4 1 帐套参数 11 4 2 系统管理 数据备份 12 第五章 荔民农资 ERP 系统权限配置方案 12 第六章 荔民农资 ERP 系统各模块参数设置方案 13 6 1 总帐 13 6 2 应收 13 6 3 销售管理 13 6 4 采购管理 14 6 5 库存管理 14 6 6 存货核算 14 6 7 零售管理端 15 第七章 业务管理方案 15 7 1 采购业务 15 7 2 销售业务 17 7 3 财务业务 18 7 4 其他业务 22 第八章 荔民农资 ERP 系统项目实施开发范围 26 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部4 第一章第一章 文档说明文档说明 本业务解决方案由用友公司顾问编写 需要相关领导审阅确认并签字 1 本业务解决方案是依据业务调研分析整理加工而成 2 本业务解决方案将尽量做到准确 详细 全面 报告中如有错误 不当 或遗漏的 问题 请客户方予以纠正和补充 3 此解决方案为其以后实施工作的重要依据 需要用友和荔民双方最终确认 如果需 要更改或添加内容 则必须由双方共同协商 此文档一式两份 用友公司和荔民公司各保留一份 1 1 概述概述 陕西荔民农资连锁有限公司 是由大荔县民营企业家汪战仓 发起并兴办的一家 集连锁销售和科技服务为一体的农资流通企业 公司总部位于大荔县城洛滨大道中 段 占地10000平方米 注册资金500万元 固定资产1500万元 流动资金3500万 元 荔民农资 实行 六统一 即 统一标识 统一采购 统一配送 统一核 算 统一价格 统一服务 的连锁经营模式 公司拥有一支由30多位省市县农技专家 和400名技术推广示范员组成的紧密型专业科技服务队伍 形成了完善的产品销售和技 术服务网络体系 公司主要经销化肥 农药 种子 农膜等农资商品 2007年4月被 大荔县委 政府确定为 重点招商引资建设项目 通过前期对陕西荔民农资连锁有限公司 以下简称荔民农资 的调研 以及双方 确认的 荔民项目需求调研分析报告 同时结合ERP的管理思想 功能特点 共同构 成了 初步业务解决方案V1 0 经过多次修正 完成 最终业务解决方案V1 3 本方案使用流程图帮助理解作业程序 不涉及具体岗位实际的工作分配 具体实际业 务的岗位职能工作划分由荔民公司自行指定 对于现U8系统不能满足的功能点 需通 过二次开发解决 该方案中 我们将明确 1 总体实施的产品模块 2 总体实施构架 3 静态数据 4 共用系统参数 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部5 5 系统权限配置方案 6 零售系统解决方案 1 1 业务范围 业务范围 1 ERP 总体模块 总账 报表 应收管理 采购管理 销售管理 库存管理 存货核算 U8 零售 2 ERP 总体实施架构 1 ERP 静态数据 2 ERP 共用系统参数 3 ERP 系统权限配置 4 ERP 系统业务流程 5 ERP 系统二次开发 2 2 涉及部门 涉及部门 1 荔民农资 ERP 项目所涉及的所有部门 3 3 参考文档 参考文档 1 需求调研报告 财务供应链 2 需求调研报告 零售部分 3 测试报告 4 4 交付成果 交付成果 1 最终业务解决方案 V1 3 第二章第二章 荔民农资荔民农资 ERPERP 总体实施架构总体实施架构 本章列出了荔民农资 ERP 的总体实施目标 同时描述了荔民农资 ERP 目前的组织结构 以及荔民农资 ERP 应用过程中所对应的组织结构 本章同时描述了荔民农资 ERP 总体流程 图 2 1 荔民农资荔民农资 ERP 实施总体目标实施总体目标 通过用友ERP U8零售的实施 可以协助荔民农资建立一个以零售业务为核心的零 售物流管理和财务业务管理体系 实现 1 建立一个从采购管理 库存管理 零售管理到财务管理实现全面集成的系统 2 财务上 满足日常财务管理和会计核算的需求 并符合国家规定的财务规范 3 规范库存管理 增加各门店管理的透明度 4 规范门店管理流程 加强总公司的统一管理 增强对门店信用的管理 对门店的库存 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部6 数量及金额进行有效的跟踪和控制 并准确及时反映 5 加强采购与财务 零售与应收 零售与财务体系的紧密衔接 提高资金流动率 6 建立规范的质量信息的管理 采集 分析体系 7 提供决策支持信息 8 建立会员入会 销售 积分 打折等促销管理体系 2 2 荔民农资荔民农资 ERPERP 目前组织结构目前组织结构 图 1 荔民农资 ERP 组织结构图 表 1 荔民农资 ERP 部门职责描述 部门部门主要职责描述主要职责描述 办公室 1 负责公司行政事务性工作 2 后勤工作 职责考核 车辆管理 财务室 1 资金营运管理 2 客户 供应商对应的应收 应付账款管理 3 日常 经费用报销与管理 4 工资结算 现金管理 5 商品成本核算 6 单证审核 会计核算 往来帐 7 固定资产 无形资产 低值易耗品管理等 产品采购部 1 掌握市场行情 提出公司农资产品的采供计划 2 保证采供产品按时 到位 跟踪产品质量 储运部 1 各门店货物配送 仓库出库等 2 总部库房管理 3 根据销售动态 及 时调整产品余缺 市场监督部 1 对村技术推广员工作的监督 2 负责门店日常业务管理工作 3 对门店 销售过程及回款进行监督管理 4 负责门店要货单的审批 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部7 技术推广部 1 负责专家及技术人员的管理工作 2 负责示范田建设 技术宣传及培训 工作 3 负责连锁店的发展工作 网络部 1 负责产品销售及出入库票据的录入输出 2 负责门店店员业务培 训 3 负责公司网络及 IT 硬件管理和维修工作 2 3 荔民农资 ERP 总体流程图 图 2 ERP 总体流程图 第三章第三章 荔民农资荔民农资 ERPERP 静态数据方案静态数据方案 本章节列出了荔民农资 ERP 静态数据编码规则 静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据 如客户 供应商数据 财务的科目体 系等 它是动态数据的基础 公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个 系统中的唯一性 3 1 部门编码部门编码 级次 3 级 长度 2 2 3 一级部门编码及名称二级部门编码及名称三级部门编码及名称 01 办公室 02 财务部 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部8 07 市场监督部 0701 婆合中心门店 0701001 婆合中心门店直属 0701002 平民村级门店 0701003 苏村村级门店 3 2 人员编码人员编码 级次 1 级 长度 3 3 3 地区编码地区编码 级次 2 级 长度 2 2 一级分类及名称二级分类及名称 01 国内 0101 大荔县 02 国外 3 4 供应商编码供应商编码 级次 1 长度 3 一级供应商编码 001 山东金正大公司 002 3 5 客户编码客户编码 人员编码姓名 001 张三 002 李四 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部9 级次 3 长度 2 3 2 一级客户编码及名称二级客户编码及名称三级客户编码及名称 01 公司客户 02 零售客户 02001 婆合中心门店 0200101 婆合中心门店直属 02002 平民村级门店 02003 苏村村级门店 3 6 商品档案编码商品档案编码 级次 4 级 长度 2 2 2 3 名称 01 农药 02 化肥 03 种子 0301 小麦种子 030101 普通小麦种子 03010100120 苯醚甲环唑 纳珠 25g 302 豆类种子 4 地膜 3 7 计量单位计量单位编码编码 级次 2 级 长度 2 2 计量单位组编码及名称计量单位编码及名称 01 常用单位 无换算率 0101 张 0102 个 02 瓶换算率组 固定换算率 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部10 0201 瓶 0202 件 20 0203 件 25 3 8 结算方式编码结算方式编码 级次 1 级 长度 2 结算方式 01 现金 02 支票 3 9 仓库档案仓库档案 级次 1 级 长度 仓库编码及名称 GS01 公司总库 PH01 婆合中心门店仓库 PH02 平民村级门店仓库 3 10 收发类别编码收发类别编码 级次 2 级 长度 1 2 一级类别二级类别 1 收入 101 采购入库 102 调拨入库 103 盘盈入库 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部11 2 发出 201 总店销售出库 202 调拨出库 203 盘亏出库 204 门店销售出库 第四章第四章 荔民农资荔民农资 ERPERP 共用系统参数方案共用系统参数方案 本章列出了荔民农资 ERP 在初始化 ERP 时所涉及到的一些共用系统参数 主要包括 帐套参数设置 系统管理参数设置等 4 1 帐套参数帐套参数 表 2 帐套参数表 参数建议设置 帐套路径非系统盘 启用会计期2008 年 9 月 期间 25 日 25 日 本位币RMB 人民币 企业类型商业 行业性质新会计制度科目 按行业预制科目选中 存货 客户 供应商是否 分类 选中 是否外币核算不选 会计科目 4 2 2 2 客户分类详见第三章 供应商分类详见第三章 存货分类详见第三章 部门编码详见第三章 地区分类详见第三章 结算方式详见第三章 分类编码方案 收发类别详见第三章 存货数量 2 存货单价 2 开票单价 2 数据精度 小数位 税 率 2 4 2 系统管理系统管理 数据备份数据备份 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部12 表 3 备份计划参数表 参数建议设置 计划编号 001 计划名称荔民农资 001 帐套备份 备份类型帐套备份 发生频率每天 发生天数 1 开始时间 19 00 00 有效触发2 小时 保留天数 7 备份路径非系统盘 第五章第五章荔民农资荔民农资 ERPERP 系统权限配置方案系统权限配置方案 本章列出了荔民农资 ERP 使用人员 及其相应的权限分配情况 U8 系统权限 白军战 陈军峰 为帐套主管 零售管理端 白军战 陈军峰 为帐套主管 门店端 由各门店人员管理 补充 其他岗位人员具体权限由帐套主管自行分配 荔民农资 ERP 使用授权人员名单 表 4 荔民农资 ERP 操作人员列表 岗位操作员岗位操作员 ID岗位操作员姓名岗位操作员姓名隶属部门隶属部门备注备注 第六章第六章 荔民农资荔民农资 ERPERP 系统各模块参数设置方案系统各模块参数设置方案 关键参数按照方案进行设定 方案中为说明参数按默认值设定 6 1 总帐总帐 顺序选项名称 选择 值 备注 1 制单序时控制是 2 支票控制否 3 赤字控制是资金及往来科目以提示的方式控制 4 可以使用应收 应付 存 货受控科目 否 5 凭证编号方式是系统编号 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部13 顺序选项名称 选择 值 备注 6 同步删除业务凭证是 6 2 应收应收 顺序选项名称 选择 值 备注 1 受控科目制单方式明细到客户 2 非控科目制单方式明细到客户 3 控制科目依据按客户 4 销售科目依据按存货分类 6 3 销售管理销售管理 顺序选项名称选择值备注 1 有零售日报业务是 2 启用销售调拨业务是 3 报价是否含税是 4 销售生成出库单是 5 新增发货单默认不参照单据 6 新增退货单默认不参照单据 7 新增发票默认不参照单据 6 4 采购管理采购管理 顺序选项名称选择值备注 1 允许超订单到货及入库否 2 允许超计划订货否 6 5 库存管理库存管理 顺序选项名称选择值备注 1 销售出库审核时修改现存量是 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部14 顺序选项名称选择值备注 2 其他出入库单审核时修改现存 量 是 3 库存生成销售出库单否 4 销售生成出库单是 5 自动带出单价的单据调拨申请单 调拨单 其它入库单 其 他出库单 6 6 存货核算存货核算 顺序选项名称选择值备注 1 销售成本核算方法是按销售出库单核算 2 核算方式是按存货核算 3 暂估方式是单到回冲 4 单据审核后才能记账是 6 7 零售管理端零售管理端 顺序选项名称选择值是否集中管理 1 新增商品是否适用 VIP 卡 1 是 2 新增商品是否适用折扣卡 1 是 3 新增商品是否可销 1 是 4 零售价格表是否与商品档案自动同步 1 是 5 自动同步是否按价格表商品类别过滤 1 是 6 零售调价单是否需要审核 1 是 7 零售收款形式 2 是 8 零售开单时是否允许改零售价 0 是 9 零售开单时特价商品是否允许打折 1 是 10 允许门店自行调拨的出库类型 4 是 11 店存出库参照数量是否可改 0 是 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部15 第七章第七章 业务管理方案业务管理方案 采购业务 a 正常采购 流程说明 1 采购部门向供应商询问价格 2 采购部门向供应商订货 在 U8 系统中录入 采购订单 包括数量 单价 3 供应商发货后 货物到达公司总库 库房管理员根据实际情况入库 在 U8 系统参照 采购订单 生成 采购入库单 包括数量 单价 4 财务科收到供应商开具的采购发票后 在 U8 系统中参照 采购入库单 生成 采购发 票 并结算 b 采购退货 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部16 流程说明 1 采购部门向供应商提出退货请求 2 库管在 U8 系统中参照 采购订单 录入 红字采购入库单 3 财务科在 U8 系统中参照 红字采购入库单 录入 红字采购发票 并结算 销售业务 a 总公司销售 流程说明 1 外地客户 散户 提出购买意向 2 网络部在 U8 系统中录入 销售发货单 如果是直接开票 可以直接录入销售发票 复 核后系统自动生成销售发货单 并审核 根据参数自动生成销售出库单 3 财务部 U8 系统中参照 销售发货单 生成销售发票 4 客户在库房领货 库管员在 U8 系统中参照 销售发货单 生成 销售出库单 b 总公司销售退货 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部17 流程说明 1 外地客户 散户 提出退货申请 2 网络部在 U8 系统中参照以前的 销售发货单 生成 销售退货单 销售发货单 如 果已经生成 销售发票 销售退货单 需手工录入 3 仓库管理员在 U8 系统中参照 销售退货单 生成 红字销售出库单 并将商品退入仓 库 4 财务部在 U8 系统中根据 销售退货单 生成 红字销售发票 如果是直接开票 可以 直接录入销售发票 复核后系统自动生成销售发货单 并审核 根据参数自动生成销售出 库单 c 门店零售流程 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部18 流程说明 1 客户有购买 退货 意向 2 门店端做 零售开票 和 零售收款 零售退货 和 零售退款 3 一日工作完成后做 日结 处理并上传数据 4 在 U8 系统中自动生成部分单据 财务业务 a 总部采购 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部19 流程说明 1 库房录入 采购入库单 财务录入 采购发票 并结算 2 如无 应付款管理系统 并且无暂估业务 在存货核算中可以直接生成凭证 借 库存商品 贷 应付账款 现金 商品进销差价 3 如有 应付款管理系统 财务以 采购发票 在 应付款管理系统 生成凭证 借 物资采购 贷 现金 应付账款 4 财务以 采购入库单 在 存货核算 做凭证 借 库存商品 贷 物资采购 进销差价 b 总部销售 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部20 流程说明 1 财务部审核 销售发票 后 系统自动生成一张 应收单 销售发票就是应收单 2 财务部以 发票 生成凭证 挂账 借 应收账款 贷 主营业务收入 现结 借 现金 贷 主营业务收入 3 财务部以 销售出库单 生成凭证 借 主营业务成本 贷 库存商品 期末处理后 做产品成本差价调整 借 主营业务成本 红字 贷 进销差价 c 门店销售 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部21 流程说明 1 门店端日结处理后 将门店出库单及收款单上传到 U8 系统中 2 U8 系统接收数据后自动生成 零售日报 销售发货单 销售出库单 收款单 3 财务部门对 零售日报 进行数据处理 并删除 收款单 4 根据门店 零售日报 挂门店的应收账款 5 门店上交现金后 财务在 U8 系统中做 收款单 并与 零售日报 进行 核销 处理 最终业务解决方案 用友软件股份有限公司陕西分公司 分销零售业务部22 其他业务 a调拨 流程说明 1 门店根据库房实际情况向总部要货 在门店端填写 要货单 2 门店上传数据后 等待总公司调拨审核 3 在 U8