Excel与Word的使用技巧.doc

Excel与Word的使用技巧 【Excel】1. 如何快速启动Excel工作簿快速启动Excel工作簿的方法主要有以下两种。 用户可以通过双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003快捷方式图标。 单击【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】菜单项。2.如何修改单元格中已有的信息用户在输入过程中难免出现输入错误，若要进行修改，可以选中要修改的单元格，然后直接输入新的信息，此法可以将原有的信息完全替换。若用户想在原有信息的基础上添加新的内容，可以双击要修改的单元格，然后进行编辑；也可以单击单元格，然后在公式编辑栏中进行信息编辑操作。3.如何删除单元格中的内容选定要删除内容的单元格，按下【Delete】键后可以删除单元格的内容。如果要清除单元格的格式或批注就要选中单元格，单击【编辑】|【清除】|【格式】（或【批注）菜单项。如果要将内容、格式、批注等同时删除只要选中单元格单击【编辑】|【清除】|【全部】菜单项即可。4.如何使用Excel中的快捷键在Excel中有许多经常用到的快捷键，下面介绍一些方便的快捷键。 按下【Ctrl】【I】组合键，可以使单元格中的文本倾斜。按下【Ctrl】【3】组合键，可以取消单元格中文本的倾斜设置。 按下【Ctrl】【B】组合键，可以使单元格中的文本加粗。按下【Ctrl】【2】组合键，可以取消单元格中文本的加粗设置。 按下【Ctrl】【U】组合键，可以给单元格中的文本加上下划线。按下【Ctrl】【4】组合键，可以将单元格中文本的下划线取消。 按下【Ctrl】【Shift】【7】组合键，给所选单元格加上边框。按下【Ctrl】【Shift】【-】组合键，可以取消单元格中的边框。 按下【Ctrl】【Shift】【O】 （字母 O）组合键，可以选中工作表中所有带批注的单元格。 选中单元格，按下【Ctrl】【】组合键可以在单元格中填充上一单元格中的内容。 按下【Ctrl】【1】组合键可以打开【单元格格式】对话框。5.如何设置单元格的数字格式在Excel中可以输入多种形式的信息，如分数、日期、货币、数值等，在输入之前就设置好要输入的类别对于简化文本信息输入起着至关重要的作用，下面就以设置单元格E1的“数字”格式为例进行介绍，具体的操作步骤如下。在单元格E1上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，或者直接选中单元格直接按下按下【Ctrl】+【1】组合键。打开【单元格格式】对话框，在该对话框中用户可以切换到不同的选项卡中进行各种设置。在此切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【货币】选项，在【小数位数】微调框中输入“2”，在【货币符号】下拉列表中选择【￥】，在【负数】列表框中选择【￥-1,234.10】。最后单击按钮即可。此时如果用户在已经设置好格式的单元格中输入数字“1785”，按下【Enter】键后，单元格中的数据会自动 显示为“￥1,785.00”。6.如何在编辑栏中输入函数Excel的插入函数中有许多常用的函数，用户在输入函数时可直接从中选择，这样不仅可以节省时间还可以避免因记错函数而出现的错误。输入函数的方法主要有以下两种。 通过工具栏输入函数。具体操作步骤如下。选中一个单元格，在编辑栏中输入“”。单击编辑栏右边的下三角按钮，在下拉列表中选择想要的函数即可。 通过菜单输入函数。具体的操作步骤如下。选中单元格，单击【插入】|【函数】菜单项，打开【插入函数】对话框。在【或选择类别】下拉列表中选择要插入的函数类别，如选择【常用函数】选项，在【选择函数】列表框中选择具体应用的函数，如选择【MAX】选项。单击按钮，打开【函数参数】对话框。单击右边的【拾取器】按钮，打开新的【函数参数】对话框在工作表中选择数据来源。再次单击【拾取器】按钮，返回到开始时的【函数参数】对话框。单击按钮返回到工作表中。此时单元格中会填充上统计后得到的最大值“789”。7.如何在文本和数值之间进行快速转换在实际应用过程中经常需要将文本形式的数字转换为数值以进行计算，有时也需要将某些数值转换为文本。数值和文本之间的快速转换主要有以下三种方法。 输入数字前输入一个英文状态下的单引号就可以将数字作为文本输入，相反，在输入数字时无需任何附加符号直接输入数字，就可以把数字以数值的形式输入。 选中要进行格式转换的单元格，单击【格式】|【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框切换到【数字】选项卡中，在【类别】列表框中选择【文本】或【数值】选项即可。 通过输入公式“=TEXT(要转换为文本的信息所在的单元格)”将数值转换为文本，通过输入公式“=VALUE(要转换为数值的信息所在的单元格)”将文本转换为数值。8.如何通过帮助学习函数应用在应用复杂的函数时，如果用户只知道函数名称而不会具体应用，可以通过函数帮助来学习函数的应用。其具体的操作步骤如下。单击【插入】|【函数】菜单项，打开【插入函数】对话框。在【或选择类别】下拉列表中选择想要查找的公式所属的类别，在【选择函数】列表框中选择所要查找的函数单击【插入函数】对话框左下角的【有关该函数的帮助】链接，打开【Microsoft Excel】窗口，即可查看对该公式的介绍和该公式的具体应用方法。9.如何在单元格中输入身份证号在将数据格式设置为【数值】且【小数位数】为零的单元格中输入18位数的身份证号时，身份证的后三位会以“0”来显示。如果向数据格式为【常规】的单元格中输入身份证号，身份证号会以科学计数法的形式出现。在工作表中输入身份证号主要有以下两种方法。 选中要输入身份证号的单元格，单击【格式】|【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【文本】选项，单击按钮即可。 在输入身份证号之前输入一个英文状态下的单引号也可实现身份证号的完整输入。10.如何通过函数检查所输入身份证的位数由于身份证号码的位数比较多，如果用户在输入过程中遗漏或多填将不易发现，通过“LEN”函数就很容易了。为了更加易于观察可以在身份证号码这一列的右边增添一列，选中该增添的列，在编辑栏中输入“LEN(第一个身份证号所在的单元格)”，按下【Ctrl】【Enter】组合键即可统计出所有身份证号码的位数，完成审阅后将添加的列删除即可。11.如何通过函数提取身份证中的出生日期某公司要改善公司福利，决定在每一个员工过生日时送一个深日蛋糕，为此公司经理要求人事部主管将员工的生日统计下来。如果通过逐一询问员工生日的方式来统计将非常麻烦，此时该主管可以在已有员工身份证信息的基础上，通过“CONCATENATE”函数来提取员工的生日日期。具体的操作步骤如下。选中要输入公式的区域，在编辑栏中输入“CONCATENATE(MID(F1,7,4),年,MID(F1,11,2),月,MID(F1,13,2),日)”。按下【Ctrl】【Enter】组合键即可将所有身分证中的出生日期提取出来。“CONCATENATE”函数的操作对象必须是文本，它的作用就是将几个文本字符串合并为一个文本字符串。“MID(F1,7,4)”代表的是在单元格F1中从第七位开始向右取两个字符，CONCATENATE(MID(F1,7,4),年,MID(F1,11,2),月,MID(F1,13,2),日)代表的是将提取出的字符串与年、月、日合并为一个字符串。12.如何通过函数快速输入性别在对员工基本信息进行录入的过程中，都要输入员工的性别，逐个输入会使工作量大增。用户可以在已输入员工身份证号的前提下，采用“IF”函数来输入性别。 只要选中要输入性别的区域，在编辑栏中输入“IF（MID(第一个身份证号所在的单元格,17,1）=1,男,女)”，然后按下【Ctrl】【Enter】组合键即可在所选区域中输入正确的性别。13.如何更改单元格的行和列由于Excel工作表中的单元格大小都是一定的，为了保证工作表打开时就能将信息完全显示出来，用户可以根据需要更改单元格的行和列，主要有以下两种方式。 选中单元格，单击【格式】|【行】|【行高】菜单项，打开【行高】对话框，在【行高】文本框中输入数值“18”，单击按钮。 用户也可以将鼠标移动到更改的行或列的顶端，当鼠标指针变成“”形状时拖动鼠标便可完成更改。14.如何同时改变多行或多列如果用户相同时更改多行的高度或者多列的宽度，可通过以下步骤来实现。先选中一列或者一行，按下【Ctrl】键后依次选中要更改的行或者列。将鼠标移到所选中的区域内任意一行或者一列的标号处，当鼠标变成形状时，按住鼠标左键拖动到合适的位置，松开鼠标后，所有选中的行或者列都调节成了相同的尺寸。 15.如何改变单元格的次序向工作表中输入信息后如果发现输入位置错了，可以通过拖动单元格将单元格中的信息拖动到目标位置。其方法是，选中要更改位置的单元格，将鼠标指针移动到单元格的边框处，当鼠标指针变为双十字箭头时，按住鼠标左键将其拖到目标位置。16.如何合并单元格在创建表格的过程中经常要根据需要合并单元格，其实在Excel中合并单元格的步骤非常简单。只要选中要进行合并的相邻的单元格，单击【格式】|【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【对齐】选项卡中，在【文本控制】组合框中选中【合并单元格】复选框即可。如果要同时将一行或者一列或几列的单元格合并，只要选中要合并的行或者列然后进行上述操作即可。 17.如何设置单元格的拖放功能在Excel中通过对单元格的拖放可以将单元格中的内容快速的填充到其他单元格中。如果在拖放单元格时并没有实现填充，用户可以单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【编辑】选项卡中，在【设置】组合框中选中【单元格拖放功能】复选框，单击按钮后就可以进行拖动填充了。18.如何通过定义名称进行简单输入通过设置自动更正可以用简单的输入代替要输入的复杂信息实现快速输入，在Excel中通过自定义名称也可以达到上述目的。自定义名称的具体操作步骤如下。选中工作表中的一个单元格，单击【插入】|【名称】|【定义】菜单项,打开【定义名称】菜单项。在【在当前工作簿中的名称】文本框中输入“名称”，在【引用位置】文本框中输入“神龙软件开发有限公司”。单击按钮，返回到工作表中。此时用户只要选中单元格在编辑栏中输入“名称”，按下【Enter】键后就可以在单元格中输入“神龙软件开发有限公司”。该方法也可以用来自定义常量，在公式中可以直接引用经过定义的常量。19.如何将定义的单元格名称删除将工作表中定义好的单元格的名称删除的具体操作步骤如下。单击【插入】|【名称】|【定义】菜单项，打开【定义名称】对话框，选中要删除的自定义名称。单击按钮返回到【定义名称】对话框中，选中的名称被删除。如果用户还想删除其他名称，重复上述操作即可。20.如何使输入内容自动适应单元格大小由于用户输入的信息不可能与Excel中默认的单元格的大小完全适应，为了使表格制作的更加规范，可以通过设置，使输入内容自动适应单元格的大小。具体的操作步骤如下。选中要设置此功能的单元格区域，单击【格式】|【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框。切换到【对齐】选项卡中，在【文本控制】组合框中选中【缩小字体填充】复选框，然后单击按钮即可。 在这个操作过程中，用户可以在输入信息前设置也可以在输入完毕后设置，Excel都会对设置后的单元格中的信息进行自动调整。21.如何通过自动更正在单元格中输入特定语句在制表过程中，经常要将某一信息在多个工作表中进行重复输入，用户完全可以将这一信息用一简易信息代替，这样在以后的输入中只要输入设好的简易信息，Excel工作表便会将其自动改为要替换的信息。下面以一例说明，具体的操作步骤如下。单击【工具】|【自动更正选项】菜单项，打开【自动更正】对话框。 在【替换】文本框中输入要替换的信息，如输入“1”。在【替换为】文本框中输入最终想得到的信息，如输入“神龙软件开发有限公司”。依次单击和按钮即可。只要用户在工作表中输入“1”，其便会显示为“神龙软件开发有限公司”。须注意的是，该操作的效果只在当前工作簿的所有表格中有效，在别的工作簿中则不能自动替换，要想替换还需重新设置22.如何设置输入信息的有效性用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。单击按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的信息有误。23.如何设置Excel的有效性检查功能设置单元格信息的有效性以后，如果用户希望在输入信息错误时看到提示信息，则可以设置Excel的有效性检查，具体的操作步骤如下。单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。切换到【出错警告】选项卡中，选中【输入无效数据时显示出错警告】复选框，在【样式】下拉列表中选择需要的样式，在【标题】文本框中输入出错警告标题，在【错误信息】文本框中输入要提示的信息。单击按钮完成设置。当用户输入错误的数据时Excel就会按照设定的方式进行警告。24.如何在其他单元格中快速输入与上一单元格相同的内容在输入过程中经常会出现信息的重复输入，下面介绍三种简单的方法。 先在一个单元格中输入信息，输完后选中该单元格。将光标放在该单元格的右下方，当其变为黑色“”字时，按住鼠标左键向上、下、左、右四个方向拖动，到达目标单元格后松开鼠标。鼠标拖动过程中所经过的单元格就被输入了选中单元格中的信息。 选定某一已经输入信息的单元格下方的单元格，按下【Ctrl】【D】组合键可以实输入上一单元格中的内容。 选中单元格，单击【编辑】|【填充】|【向上填充】（【向下填充】、【向左填充】、【向右填充】）菜单项，可将单元格中的数据填充到与其相邻的那个单元格中。如果要填充的是一个区域，可先选中要填充的区域，再按所讲的进行操作，即可在选中区域内填充上相邻区域中的信息。需要注意的是，中讲述的方法只适用于已经输入信息的单元格正下方的单元格 。同时，如果方法中选中的是数字或日期等类型的数据，可能会以序列方式填充，这时按下【Ctrl】键再拖动 便可。25.如何同时在不相邻单元格中输入相同内容在Excel中，除了可以同时在相邻单元格中输入相同内容，在不相邻单元格中同时输入也可以实现。具体的方法如下。单击第一个要输入信息的单元格，按住【Ctrl】键，用鼠标依次选中要输入相同内容的单元格，选完后松开【Ctrl】键。输入所需内容，并按下【Ctrl】【Enter】组合键结束。此时所有选中的单元格中输入了相同的内容。 26.如何进行自动换行在工作表中输入较长的字段时为了不改变工作表原有的列宽，可以将单元格的格式设置为自动换行。具体的操作步骤如下。选中要设置为自动换行的单元格，单击【格式】|【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框。切换到【对齐】选项卡中，在【文本控制】组合框中选中【自动换行】复选框，单击按钮完成设置。只要用户在该单元格中输入的字符长度超过了单元格的宽度，文本会自动换行适应单元格的宽度。 28.如何进行强制换行用户经常会遇到在一个单元格中输入较长数据的情况，如在单元格中输入“神龙软件开发有限公司的人员名单”，如果对该单元格设置了自动换行，则会出现前图的效果。此时单元格A1中的各行并没有对齐，若想让其对齐就可以采用强制换行的方式，只要用户分别在“软”、“发”、“公”、“人”的后面按下【Alt】+【Enter】组合键即可达到右图中的效果。29.如何通过快捷键选中非空区域有时候用户需要选中一大块非空区域，若通过鼠标拖动的方式选择很可能会出现漏选的情况，其实用户只要先选中其中的一小部分区域，然后按下【Ctrl】【Shift】【8】组合键即可以选中周围的所有非空区域。30.如何选中工作表中的空白区域如果用户想选中某一区域周围的空白区域，用户可以先选中该区域，然后将鼠标指针移动到该区域的边框处，当鼠标指针变成双十字箭头时，按下【Shift】键，同时双击鼠标左键，此时，从该区域起鼠标指针所指向位置的空白区域被选定。31.如何通过名称选中区域如果要经常选中某部分区域，用户可以先将这部分区域选中，然后在工作表左上角的名称框中给该区域定义一个名称如“区域一”，按下【Enter】键。以后只要在名称框中输入“区域一”即可将该区域选中。32.如何通过数组公式简化计算在数据输入过程中出现统计模式相同而引用的单元格不同的情况时，可以通过数组公式来简化计算。如计算下表中的“最高奖金”，其具体的操作步骤如下。选中G2:G10之间的区域，在编辑栏中输入“E2:E10*F2:F10”。按下【Ctrl】【Shift】【Enter】组合键，则公式变为“E2:E10*F2:F10”同时G2:G10之间的区域完成填充。此时若单独改变G2:G10之中的任何一个单元格，都会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示用户不能更改数组的某一部分。 33.如何替换信息如果用户要将工作表中的某一信息进行更改，而这一信息在工作表中又有很多，逐项更改难免麻烦，通过“替换”就方便多了。具体的操作步骤如下。建立如图所示的工作表。单击【编辑】|【替换】菜单项，打开【查找替换】对话框，切换到【替换】选项卡中，分别在【查找内容】和【替换为】文本框中输入“125”和“神龙”。单击按钮，打开新的【查找和替换】对话框，并进行如下设置。单击【全部替换】按钮，将弹出【Microsoft Excel】对话框，单击按钮，然后单击【查找和替换】对话框中的按钮返回到工作表中。需要注意的是，如果用户并不想将所有信息替换，而是想经过审查后再替换，则可以通过依次单击【替换】和【查找下一个】 按钮来实现。34.如何通过定位同时选中多个相同的单元格在同一个工作表中，如果用户想同时选中多个不相邻但内容相同的单元格就可以通过“定位”来实现。具体的操作步骤如下。单击【编辑】|【定位】菜单项，打开【定位】对话框。单击按钮，打开【定位条件】对话框，在【选择】组合框中选择自己要定位的内容，如单击【常量】单选按钮。单击按钮返回到工作表编辑窗口。此时，工作表中的所有常量都被选中。35.如何在工作表中快速输入平方和立方符号向工作表中输入平方或立方符号可以通过以下两种方式来实现。 先将底数输入，然后按下【Alt】键，同时通过小键盘输入“178”或者“179”就可以输入平方或者立方符号了。 将底数和指数全都输入后，选中“2”或“3”单击【格式】|【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框，在【特殊效果】组合框中选中【上标】单选按钮，然后单击按钮即可。36.如何快速输入小数当用户要一次录入大量小数时可通过提前设置小数为数来简化输入，具体的操作步骤如下。单击【工具】|【选项】菜单项，打开【选项】对话框。切换到【编辑】选项卡中，选中【自动设置小数点位数】复选框，在其右边的微调框中输入数值，例如输入数值“5”，单击按钮完成设置。用户再次输入时只要输入小数中的非零部分即可。例如，输入“0.00007”时只需输入“7”按下【Enter】键后单元格中将显示“0.00007”，如果用户要输入“0.0003”此时由于“0.0003”只有四位小数，这时用户就要输入“30”按下【Enter】键后单元格才能显示“0.0003”。即用户输入非零部分后还要在其后用零补充小数位数的不足。37.如何快速录入分数在创建表格时经常要向单元格中输入分数，但在常规格式下，如果用户输入“1/4”,单元格中会显示为“1月4日”。快速录入分数的方法主要有以下三种。 输入分数时在它前面添加一个空格。 在输入分数之前选中要输入分数的区域，单击【格式】|【单元格格式】菜单项打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中在【分类】列表框中选择【分数】选项，并在【类型】列表框中选择合适的类型，单击按钮即可。 在一个单元格中输入分子，单击【格式】|【单元格格式】菜单项打开【单元格格式】对话框，切换到【边框】选项卡中，在【边框】组合框中单击【下边框】按钮，单击按钮返回到工作表中，在该单元格下方与其相邻的单元格中输入分母也可以输入分数（通过此方法输入的分数不能参与运算）。38.如何在单元格中插入特殊符号有时候用户输入的信息中会包含特殊的符号，此时就要用到“插入特殊符号”这一功能，具体的操作步骤如下。选中要插入特殊符号的单元格，单击【插入】|【特殊符号】菜单项，打开【插入特殊符号】对话框。切换到【单位符号】选项卡中，选中【KM】选项,单击按钮，则特殊符号“KM”便插入到单元格中了。用户只要根据需要在各选项卡之间进行切换选择需要的特殊符号插入即可。39.如何调整运算符的优先次序Excel中默认的运算次序是“引用运算符”|“负号”|“乘幂运算”|“乘和除运算” |“加和减运算” |“连接两个文本字符串” |“比较运算符”，用户要想更改运算次序，只要在输入公式时给需要优先计算的部分添加括号便可实现。如“=(sum(A1:E1)+anverage(A1:B2)/max(A1:E1)”，Excel进行运算时的次序是sum(A1:E1),anverage(A1:B2),max(A1:E1)|sum(A1:E1)+anverage(A1:B2)|(sum(A1:E1)+anverage(A1:B2)/max(A1:E1)。40.如何快速输入当前日期在Excel中主要有两种快速输入当前日期的方法。 选中单元格，按下【Ctrl】+【;】组合键。 在单元格中输入“=Today()”。两种输入方法的区别在于，采用方法输入的是具体的数据；采用方法输入的是函数。当用户下次打开该工作表时，采用方法输入的日期不发生改变，而采用方法输入的日期会根据实际的日期发生变化。41.如何快速输入当前日期和时间如果要在工作表中快速输入当前日期和时间，可以通过以下两种方法来实现。 选中要输入当前日期和时间的单元格，按下【Ctrl】【Shift】【;】组合键便可完成。 选中要输入当前日期和时间的单元格，在编辑栏中输入公式“=NOW()”即可。两种输入方法的区别在于，采用方法输入的是具体的数据；采用方法输入的是函数。当用户下次打开该工作表时，采用方法输入的日期和时间不发生改变，而采用方法输入的日期和时间会根据实际的日期和时间发生变化。42.如何快速转换日期格式实际应用中经常在工作表中输入“yymmdd”形式的日期如“051025”，如果要将这部分日期同时转化成“yyyy-mm-dd”的形式，具体的操作步骤如下。选中要进行转化的区域，单击【数据】|【分列】菜单项，打开【文本分列向导 - 3 步骤之 1 】对话框，选中【固定宽度】单选按钮。连续两次单击按钮，打开【文本分列向导 - 3 步骤之 3 】对话框，在【列数据格式】组合框中选中【日期】单选按钮，在其右边的下拉列表中选择【YMD】选项。单击按钮，原来的日期格式同时被改变成“yyyy-mm-dd”的形式。43.如何通过函数快速转换日期格式除了通过分列快速转换日期格式以外，通过“DATE”函数进行转换也很方便。如将下图中的日期格式全部转换为“yyyy-mm-dd”的形式，具体的操作步骤如下。选中B1:B9之间的区域，在编辑栏中输入公式“=DATE(MID(A1,1,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2)”按下【Ctrl】+【Shift】组合键，则B1:B9的区域中填入新的日期。44.如何在Excel中自动切换输入法在创建工作表时经常是字母、数字、文字等都要输入，不断地切换输入法非常麻烦，用户可以通过设置使输入法能够自动转换。具体的操作步骤如下。选中要在中文状态下进行输入的单元格区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。切换到【输入法模式】选项卡中，在【模式】下拉列表中选择【打开】选项，单击按钮关闭对话框。当鼠标移动到该区域时，输入法会自动切换到中文状态；若在【模式】下拉列表中选择【关闭（英文模式）】选项，则鼠标移动到该区域时，输入法会自动切换到英文状态。45.如何改变回车键的功能通常情况下，在一个单元格中输入数据后，按下【Enter】键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。为了输入方便用户可以根据需要设置活动单元格的跳转方向，具体的操作步骤如下。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【编辑】选项卡中，在【设置】组合框中选中【按 Enter 键后移动方向】复选框，并在右边的下拉列表中选择【向左】选项。单击按钮返回到工作表中。此时按下【Enter】键后，活动单元格就转到左边了。当然，用户也可以按照上面方法设置活动单元格的其它跳转方向。也可以撤选【按Enter键后移动方向】这一复选框，此时将取消【Enter】键的单元格跳转功能。46.如何使活动单元格固定有时候需要在一个单元格中重复输入数值以便进行试算，此时将活动单元格进行固定可以简化输入，固定活动单元格的方法有以下两种。 按下【Ctrl】键后再单击要固定的单元格，此时该单元格内部出现一个边框，在该单元格中输入数值按下【Enter】键后，光标不发生移动，用户可以在该单元格中反复输入而无需每次都进行切换。 在输入信息之前，单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框。切换到【编辑】选项卡中，在【设置】组合框中撤选【按下 Enter 键后移动方向】复选框，单击按钮即可。47.如何快速创建工具栏通过工具栏可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，用户除了应用Excel中已有的工具栏外还可以根据需要创建自己的工具栏。具体的操作步骤如下。单击【工具】|【自定义】菜单项，打开【自定义】对话框并切换到【工具栏】选项卡中。单击按钮，在打开的【新建工具栏】对话框中输入新建工具栏的名称如“自建工具栏”单击按钮，这时【自建工具栏】出现在窗口中。用户只要用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到【自建工具栏】中，该按钮就会在【自建工具栏】中显示出来，用户就可以根据需要创建自己的工具栏了。48.如何设置错误指示器的颜色在创建工作表的过程中，Excel会自动将其认为错误的内容用波浪线显示出来，如果要改变波浪线的颜色可通过下面的步骤来实现。单击【工具】|【选项】菜单项，打开【选项】对话框。切换到【错误检查】选项卡中，在【错误指示器颜色】下拉列表中选择需要的选项。单击按钮完成设置。当Excel再次检查出错误信息时就会按照设置的线条颜色进行显示。49.如何通过语音朗读进行信息校对Excel具有文本到语音的功能，通过这一功能，用户可以比较轻松地实现信息的校对，采用语音朗读的具体操作步骤如下。单击【工具】|【语音】|【显示“文本到语音”工具栏】菜单项，激活【文本到语音】工具栏。选中要进行朗读的内容，单击【按行】按钮或【按列】按钮，然后单击【朗读单元格】按钮开始朗读，单击【停止朗读】按钮可以停止朗读。在朗读过程中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出。50.如何通过设置取消工作表中的零值如果Excel中某单元格的计算结果为“0”，那么单元格在默认的情况下就会显示为“0”，如果想用空白代替“0”则可以单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【视图】选项卡中，在【窗口选项】组合框中撤选【零值】复选框。单击按钮后，当前工作表中所有值为“0”的单元格都显示为空白。【Word】1.如何根据现有文档创建新文档在Word中新建的文档若是自动引用原文档所包含的信息，将大大提高编辑的效率，用户可以按照以下方法来根据现有的文档创建新文档。单击【文件】|【新建】菜单项,打开【新建文档】对话框。单击【新建】|【根据现有文档】超链接，打开【根据现有文档新建】对话框。选择所需的文件，单击创建按钮即可。2.如何快速浏览长文档在查看文档时，若文档很长时，可以通过文档结构图在整个文档中快速浏览并追踪特定位置，用户可以按照以下方法来快速浏览长文档。单击工具栏中的文档结构图按钮，打开文档结构图。单击文档结构图中要跳转至的标题，即可跳转到该标题的文档位置。3.如何显示过宽文档如果文档过宽就会在屏幕上显示不全，给操作带来不便，为此可以重新调整行的宽度使其适合文档窗口的大小，用户可以按照以下方法来显示过宽文档。若使用的是普通视图或大纲视图，可以单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【视图】选项卡中。选择【大纲视图和普通视图选项】|【窗口内自动换行】复选框后单击确定按钮即可。若使用的是普通视图或页面视图，可以单击【视图】|【显示比例】菜单项，打开【显示比例】对话框。选中【显示比例】|【页宽】单选按钮后单击确定按钮即可。4.如何修改Word文档的默认保存路径Word文档的默认保存路径是“C:Documents and Settings”文件夹，用户可以按照以下方法来修改文档默认的保存路径。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【文件位置】选项卡中。在【文件类型】列表框中，双击【文档】选项，打开【修改位置】对话框，在【查找范围】下拉列表中选择要修改的位置，单击确定按钮。5.如何改变所有文档的保存类型Word文档保存时，一般系统默认为.doc类型，若要使其文档全部保存为其他类型，可以按照以下方法来改变。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【保存】选项卡中。在【将word 文件保存为】下拉列表中选择当前文件所要保存的类型，单击确定按钮即可。6.如何同时保存多个文档同时修改多个文档后依次对每个文档进行保存太麻烦，用户可以按照以下方法来将其同时保存。按下【Shift】键的同时，单击【文件】菜单。此时【文件】菜单中的【保存】变成【全部保存】，选择此命令即可保存所有当前打开的文档。7.如何启用“快速保存”功能Word提供文档的快速保存功能，可以只保存修改过的部分，忽略没变化的部分，从而节约大量的系统资源，用户可以按照以下方法来启用“快速保存”。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【保存】选项卡中。在【保存选项】组合框中选中【允许快速保存】复选框，然后单击确定按钮即可。8.如何启用“自动恢复”功能防止突然停电或死机为了防止停电、死机等原因造成的损失，可以使用Word的自动恢复功能，用户可以按照以下方法来处理。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【保存】选项卡中。选中【自动保存时间间隔】复选框，并在其后的微调框中输入合适的时间数字。单击确定按钮即可，此时已为文档设置有时间间隔性的自动保存。此后若有以外情况发生，打开文件时，即可出现【文件恢复】对话框，单击打开此文件即可恢复最后关闭时的相近状态。9.如何用另存为命令使文档缩小一些包含图像的文档，一般因为其中有一些用户编辑过程中的记录信息导致文档很大，用户可以按照以下方法来将其缩小。将文档打开后，单击【文件】|【另存为】菜单项打开【另存为】对话框。给文档更换一个文件名，后另存为新文档。新文档中将不再包含这些信息，文档所占的磁盘空间会小许多。10.如何取消文本录入过程中的自动编号自动编号虽然很方便，但有时也会在编辑过程中添加麻烦，用户可以用以下方法来取消文本录入过程中的自动编号。单击【工具】|【自动更正选项】菜单项打开【自动更正】对话框，切换到【键入时自动套用格式】选项卡中。撤选【自动编号列表】复选框，然后单击确定按钮即可。11.如何快速找到上一次修改的文档位置有时对一篇几十页或几百页的文章进行修改，一般不能在一天内就修改完成，但第二次在修改时就要花费大量的时间去查找上一次修改的位置，用户可以按照以下方法来快速查找到上一次修改的位置。打开修改过的文档。按下【Shift】【F5】组合键，则光标就会迅速地移到上一次结束修改的位置。12.如何显示过宽文档有时候打开文档时，会因为文档过宽而在屏幕上显示不全，用户可以按照以下方法来显示过宽文档。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【视图】选项卡中。在【大纲视图和普通视图选项】组合框中选中【窗口内自动换行】复选框，然后单击确定按钮即可。13.如何清除最近所用过的文件列表在文件菜单下会显示曾经打开的历史文档记录，用户可以按照以下方法来将其清除。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【常规】选项卡中。撤选【列出最近所用文件】复选框，然后单击确定按钮即可。14.如何比较文档间样式的差异使用了Word的格式命令对一些文本的格式进行了手动设置，相同样式的文本外观会不相同，可以使用【显示格式】任务窗格来比较文本的格式差异，用户可以按照以下方法来比较。单击【格式】|【显示格式】菜单项打开【显示格式】对话框。选择要比较的第一处有格式的文本。选中【与其他选定内容比较】复选框，然后选择要比较格式的第二处文本。此时在【格式差异】列表框中将显示这两处选定文本格式差异的具体说明。15.如何快速打开最近使用过的文档反复修改、编辑某个或几个文档时，每次进入文件夹打开所需文件很麻烦，用户可以按照以下方法来快速打开最近使用过的文档。单击【视图】|【任务窗格】菜单项打开【开启任务】对话框。单击按钮在下拉列表中选择【开始工作】菜单项，便可看到最近使用过的文档名。或者单击【文件】|【最近使用过的文件】菜单项，在其子菜单中选择最近使用过得文档名及地址即可。16.如何一次性删除文档中的所有空格Word文档中经常有一些多余的空格，一个个删除比较麻烦，用户可以用以下方法一次性删除文档中的所有空格。单击【编辑】|【替换】菜单项打开【查找和替换】对话框，切换到【替换】选项卡中。将光标定位在【查找内容】文本框中，然后按一次空格键。单击全部替换按钮即可。17.如何同时关闭多个文档同时打开多个文档后依次对每个文档进行关闭太麻烦，用户可以按照以下方法来将其同时关闭。按下【Shift】键的同时，单击【文件】菜单。此时【文件】菜单中的【关闭】变成【全部关闭】，选择此命令即可关闭所有当前打开的文档。18.如何使用临时文件恢复文档有时会因为误操作将文档删除，与文档同处于一个文件夹下的临时文件会减少错误操作带来的损失，用户可以使用临时文件来恢复文档。具体的操作步骤如下。在【我的电脑】窗口中打开文件所在的文件夹，单击工具栏中的查看按钮，在下拉列表中选择【详细信息】选项。双击右边文件列表中的修改时间标签，文件会按时间排序双击打开与文档最后一次修改时间相似的临时文件，即可使用临时文件恢复文档。19.如何利用拆分窗口的方法快速复制文本在编辑Word文档时，有时要对相同的句子和段落进行复制，而通过鼠标来回地进行选择和复制很麻烦，用户可以按照以下方法来快速复制文本。将光标移到垂直滚动条顶端的拆分条上，鼠标箭头变成双向箭头。按住鼠标左键向下拖动窗口，这时编辑窗口即变成了上下两个。把上面的窗口作为选择文本窗口，下面的窗口作为需要复制到的文本窗口，这样就可以把需要复制的句子和段落移到相应的位置上了。20.如何区分在Word中以不同方式打开文档Word提供了4种不同的方式打开文档，分别是【打开】、【以只读方式打开】、【以副本方式打开】和【Web页方式打开】，用户可以按照以下介绍来区分。【打开】：对话框默认的文件打开方式。【以只读方式打开】：若要对文件做任何修改，只能以【另存为】方式保存，而不能直接修改并保存原文件。【以副本方式打开】：系统会在原文件所在的目录创建它的副本。【Web页方式打开】：可以用浏览器打开Web页或者连接到某个Web站点，打开的文档只能以【Web页格式】保存文档。21.如何快速切换Word文档当同时打开多个文档时，通过任务栏的文档图标进行切换有时总不太方便。Word中提供了两个专门用于切换正在编辑文档的切换按钮【下一窗口】和【前一窗口】，但是在默认状态下并没有将这两个按钮显示出来，用户可以按照以下方法来设置。单击【工具】|【自定义】菜单项打开【自定义】对话框，切换到【命令】选项卡中。在【类别】列表框中选择【所有命令】选项，在【命令】列表框中选择【NextWindow】选项，将其拖动到工具栏合适的位置，关闭此窗口。当需要时，直接单击工具栏上的按钮即可。22.如何调整最近使用过的文档的记录数在【文件】和【开始工作】中均有默认显示的最近打开过的文档名，其中所记录的文档的数目是可以改变的，用户可以按照以下方法来调整。单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框，切换到【常规】选项卡中。在【列出最近所用文件】微调框中设置合适的个数，然后单击确定按钮即可。23.如何快速调整显示比例通过工具栏中的【显示比例】下拉列表框可以根据需要调整视图大小，不过如果想快速地调整显示比例，用户可以按照以下方法来调整。按住【Ctrl】键不放。滚动鼠标中间的滑轮即可实现快速微调显示比例。24.如何实现多份内容相近正书的快速打印工作中常遇到像证书、学生成绩单、请柬等类型的文书，它们的共同特点是数量大，除了如：“姓名、获奖等级”等内容不同外，大部分内容都相同。这些文书通过邮件合并，可以大大地提高工作效率，用户可以按照以下方法来处理。启动Excel和Word后，在Excel中输入数据，在Word中输入证书内容。在Word中单击【工具】|【信函和邮件】|【邮件合并】菜单项，打开【邮件合并】工具栏。在【邮件合并】工具栏中选择打开数据据源按钮，在打开的【选取数据源】对话框中的【查找范围】下拉列表中选择数据保存的位置，然后选择数据源文件，单击打开按钮。在弹出的【选择表格】对话框中选择数据源所在的表格，如Sheet1$，然后单击确定按钮。把光标移到要插入数据的文字前，单击【邮件合并】工具栏中的插入域按钮，在弹出的【插入合并域】对话框中选择【数据库域】单选按钮。在【域】列表框中选择要插入的数据的名称，单击插入按钮，完毕后关闭此对话框。单击【邮件合并】工具栏中的插看合并数据按钮，文档中就会显示合并的数据。单击【邮件合并】工具栏中的合并到新文档按钮，在打开的【合并到新文档】窗口中选择【全部】选项，单击确定按钮，即可预览合并后的效果。单击合并到打印机按钮，在打开的【合并到打印机】窗口中选择【全部】选项，单击确定按钮，弹出【打印】对话框，进行设置完毕后即可打印。25.如何微调显示比例工具栏中的【显示比例】给定的比例是固定的，如10、25、50等都是等比显示，若想微调显示比例，可以按照以下方法来调整。单击【视图】|【显示比例】菜单项打开【显示比例】对话框。在【百分比】微调框中输入要显示的比例，也可以直接在工具栏中的【显示比例】微调框中输入要显示的比例值。26.如何用键盘取消文本的选定选定内容不符合要求时就要取消当前的选定状态,除了利用鼠标单击任意位置取消外,还可以利用键盘取消文本的选定，用户可以按照以下方法来利用键盘取消文本的选定。用鼠标或键盘选定文本。按下键盘上的【Home】、【End】、【PageUp】和【PageDown】等键即可取消文本的选定。27.如何快速将文本提升为标题文档编辑过程中，用户可以按照以下方法来快速将文本提升为标题。首先将光标定位在要提升为标题的文本处。按下【Alt】+【Shift】+【】组合键即可把文本提升为标题，且样式为标题1。连续按下【Alt】+【Shift】+【】组合键，则可将标题1降低为标题2、标题3标题9等。 28.如何用删除线样式显示被删除的文本当在Word中使用审阅功能来修改文档时，若删除了一些文字，被删除的文字会以气球的形式显示在页面的右边界外，若想让它以删除线的格式显示在文本中，用户可以按照以下方法来设置。在页面视图方式下，单击【视图】|【工具栏】|【审阅】菜单项打开【审阅】工具栏。单击【审阅】工具栏上的修订图标钮，使文档处于修订状态。删除部分文字，此时会看到被删除的文本以气球的形式显示在文档的右边界外。单击【审阅】工具栏上的显示按钮，从弹出的下拉菜单中选择【气球】|【仅用于批注/格式】菜单项即可。29.如何直接将整个文件插入到文档中除了利用复制、剪切的方法将其他文件中的全部或部分内容插入到文档中，还可以直接将整个文件插入到文档中具体的操作步骤如下。将光标置于要插入文件的位置。单击【插入】|【文件】菜单项打开【插入文件】对话框。找到要插入的文件后，在【文件类型中】下拉列表中选择【所有文件】选项。选择要插入的文件，单击插入按钮即可。30.如何妙用打开对话框和其他许多软件非常类似，Word中的【打开】对话框，有很多的功能，用好这些功能可以大大地提高工作效率。在【打开】对话框中单击左侧的【我最近的文档】按钮将自动列出最近开启的文件和文件夹。单击视图按钮，在下拉列表中选择【预览】选项，此时