办公文档资料档案管理制度.docx

办公文档资料管理制度 一：目的第一条：为了提高办公文档处理工作的质量和效率，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作需要，特制定本制度。第二条：公司文档是传达方针政策，发布公司规章制度，指导商谈工作，交流信息的重要工具，因此必须做好办公文档的管理工作，有效的为工作发展服务。二：适用范围第三条：本制度适用于公司全体员工三：办公文档管理范围第四条：本制度中办公文档包括需要收发的红头文件、党文、公司规章制度、考勤记录、办公用品采购清单、办公用品库存清单以及平时接收到的文化发来的需要处理的临时性办公文件清单等四：发文管理第五条：各类发文文档由综合管理部负责起草，相关部门配合编写，定稿文档由公司领导核准签发。第六条：当收到发文文档时，发文直接负责人应及时核对，审核无误后方可打印，打印完成后需转交给发起人进行再次审核，发起人和发文人均校对无误后方可正式打印，并建立打印责任制，发文人为第一责任人，发起人为第二责任人。第七条：发文文档应注明发文名称，发文部门，发文时间，发文责任人，文到单位，公司公章及其他信息等。第八条：综合管理部对各部门发来的文件均需认真审核，对别字，格式不符，排版混乱的文稿均需认真修改。第九条：所有文档均需按文件规定格式进行编写，对特殊情况可以进行适当调整。第十条：发文文件规范化后再由综合管理部专门负责人在OA系统中进行发布。五：收文管理第十一条：对收到文化及外部单位的来文的文档由综合管理部派专人负责管理，签收和拆分时应注意邮件封口是否完整，如发现缺口需查明原因，情形严重时有权拒收。第十二条：收文后，综合管理部专门负责人应及时将文件批阅单复印一份粘贴在所收文件上后上交单位各领导批阅签字，领导批阅签字完成后由专门负责人装订成册放入档案室归档处理。六：公司规章制度资料的管理以及其他资料的管理第十三条：对于公司正式下发的文件，要做到严格把控，认真做好登记，分文件类型、文件所涉部门、文件下发时间进行编号排放，严格做到排放有序、摆放整齐，归档及时。七：文件的传阅与公示第十四条:密级文件的传阅需经总经理审批，方可进行传阅学习第十五条：综合管理部负责一般文件的传阅，并对文件的传阅进行跟踪管理，借阅人需在综合管理部处填写文件借阅登记表，以便准确掌握文档流向。第十六条：传阅完成后应交还综合管理部同时借阅人应在文件借阅登记表上备注已归还，再由综合管理部专人传递给下一个传阅人，个人阅读一般不超过两天，阅读完成后再交给综合管理部统一管理。第十七条：传阅文件应严格遵守保密规定，不得将密级文档私自带出公司，也不得将文件转借给他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容，阅读时不得复制和拍照，如有特殊需要需办理借阅手续，以防泄露。八：文件存档第十八条：凡文件管理的范围均属于归档范围。第十九条：各类制度文件，内部公开文件由综合管理部派专人存档，各类合同文件，部门资料由各部门负责存档同时复印一份递交综合管理部，方便综合管理部归档管理，重要的机密文件由综合管理部部长负责保管。第二十条：归档时按时间、内容、部门等信息分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料要保证齐全。第二十一条：坚持平时整理与月度、季度、年度整理相结合，保证后面查阅资料有序进行，方便工作。第二十二条:各部门定期对文件进行清理，保证纸质文档与电子文档同步保存，由综合管理部整理出所有文件，并填写文件目录清单（电子版、纸质版同步保存）及时更新，保证登记与实际相符，如发现文件丢失，必须及时查明原因，如实上报问题，文件丢失采取责任制，谁丢失谁负责，如若落实不到具体责任人，则由所在部门全体人员负全责。九：文件的销毁第二十三条：根据文件的保存价值和保存期限，对文件进行销毁，各部门均需填写文件申请销毁单，谁申请谁填写，落实到各部门，由总经理签字批准后方可销毁。文件销毁申请单由各相关部门保存，同时复印一份交综合管理部留存，销毁后的文件需在文件目录清单标注以销毁字样（申请人需及时将销毁的文件告知综合管理部专人）便于后期核对。第二十四条：文件销毁应在指定场所进行，由两人以上监督（最好派一名综合管理部同事参与文件销毁），保证不误销，不漏销。十：处罚第二十五条：所有成员严格遵守此制度若有违反者，示情节进行相应处分。第二十六条：文件的起草、收文、发文由制度中规定的相应人员负责，各部门相互配合，按照制度中的规定开展相应工作，若不遵守此制度相关规定，轻者会上通报批评，重者扣除当月奖金。第二十七条：所有文件未办理相关手续不得私自摘抄，一般性文件复印及摘抄者通报批评，多次重犯者扣除当月奖金，重要及机密文件复制者扣除当月奖金。第二十八条：文件在借阅和传阅过程中需妥善保管，若文件丢失或损坏，则通报批评，若文件相当重要或涉及机密，则给予降级或罚款处分。附则第二十九条:本制度由综合管理部制定