商务交流总结.doc

会议带来哪些机会：1. 受益于别人的知识和观点。2. 从同事的背景和经历中获得大量的信息。3. 对所执行政策或决策的参与感4. 更好的了解和正确的评价同事，促进团体合作精神。5. 与别人交换你的个人思想6. 以别人的眼光来评价自己的信念，态度和观点。决策方法：权威决策法，投票表决法，趋同决策法；一致同意决策法权威决策法：由主席直接决定，快速高效，大数人可能没有机会表态投票表决法：投票的时机很重要，可能会引起群体分裂；少数人因为不同意而拒绝承担责任趋同表决法：倾向于多数人的决定；决策周期较长；要求所有人都静态，往往很难达成一致同意决策法：要求所有人都同意；实际很难达成形成阶段：形成阶段；动荡阶段；规范阶段；运行阶段形成阶段：受抑制，被监视，戒备而又具有温和的行为时期。动荡阶段：信心增加，与个性，态度，标准，信仰等相关的冲突出现，感情表达强烈。规范阶段：组织，制度和标准得以建立，有更高的任务有待完成。运行阶段：具有内聚力，相互支持，有灵活变通性和生产能力。领导风格：民主的，独裁的，自由放任的主席的职责：1. 设定会议的目的，明确会议的主题2. 确定会议议程，明确参加会议人员3. 安排会场，布置会议设施；指明会议记录员和会场协助人员。4. 明确讨论范围，确保与会人员按顺序依次发言5. 控制会议进程，做最后的会议总结导致会议失败的原因：会议目的不明确； 会议本身没必要召开； 没有提前做好准备； 不应该参加会议的人员出现了；会议的时间安排不合适 ；会议的地点安排不合适 ；与会者的参与方式不正确 ；主席未尽到应尽的职责。有效交流给企业带来哪些好处：建立良好的工作关系；更有效的做出决策；提高工作积极性，提高工作效率。如何集中注意力保持良好倾听：抵制分心；记笔记；以开放的心态听；保持兴趣的听；帮助讲话者；听前做好准备.视觉辅助手段：白板，翻板纸，模型或试验；实物；幻灯片，投影仪，闭路电视 一般原则：直观，辅助性开会的目的：咨询；做决定；提出想法；解决问题；说服对方；谈判；总结；分享信息；交流观点演讲计划：目的？听众？演讲形式：主题演讲结合自由提问？结构：开场白，正文和结束语？内容？视觉辅助手段：投影仪，幻灯片等。演讲目标类型：告知或描述；指示或解释；说服或激励；招待或娱乐性；群体规模扩大产生哪些后果：1. 完成任务花费的时间减少。2. 群体可能对一些小问题降低了敏感度。3. 采取一致同意的决断减少，独裁式的决断增加。4. 经常在群体中做出贡献的人与群体中的其它人鸿沟加大5. 领导者要花费更多的时间来协助工作。认真倾听的意义：鼓信关解理对他人是一种鼓励；可以了解全部的信息；改善人与人之间的关系；解决异议和问题；可以促进人与人之间进一步的理解。商业信函的类型：肯定的：订单；中性的：个人证明；否定的：拒绝信贷；说服式的：推销信视图演示的优点：吸信理呆趋数关口别吸引注意力；及时提供信息；易于理解；避免呆板；表明趋势；突出特殊数字；显示某种关系；强化口头信息；突出显著区别影响群体有效性的不可控变量：群体变量：群体规模；成员的个人及心理特点；成员的和谐共存；成员原来的地位；预先建立的交流渠道环境变量：群体的自然位置；群体在组织等级制度中的位置；群体在组织/社会的相互关系任务变量：任务性质；任务困难程度；任务要求影响群体有效性的可控变量：领导风格；群体对任务的激励；成员间的友好关系；成员参与的方式与程度讲话适用于小组讨论；面谈适用于人与人之间的交流，访问客户等；打电话适用于长距离的交流，即时讨论解决问题。电话：快速高效，平等，遮盖作用；邮件：节约成本，可以搁置等待，可以存档，方便回顾；传真：节约时间；节省费用；比信函方式随便一些；可以更快速的作出回复工作网：在工作中，人们通常不单独处理事务