时间管理的应用.docx

时间管理的应用单元大纲一、掌握时间管理法则二、分析时间的使用情况三、寻找时间管理的突破口正文一、掌握时间管理法则1.时间管理的80/20法则1897年，意大利经济学家维尔弗雷多帕累托研究意大利经济问题时发现，在意大利，80%的财富为20%的人所拥有，并且这种经济趋势存在普遍性。后来人们发现，在社会中有许多事情的发展，都有类似的规律，世界上有很多专家正在运用这一原理来研究、解释相关的课题。这已变成当今管理学界所熟知的“80/20原则”，即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子，其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子。80/20法则在时间管理也开始运用，形成了“80/20原则”。通过分析，可以发现，在时间运用中，各种事务往往存在着“重要的少数与琐碎的多数”的数量分布，因此，80/20法则对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。2.ABC时间管理法则ABC管理法又称帕累托分析法或巴雷托分析法等，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。1963年，现代管理学之父彼得德鲁克将这一方法推广到全部社会现象，使ABC管理法成为一种普遍应用的管理方法。美国企业管理顾问艾伦莱金将ABC管理法用于时间管理上，形成了ABC时间管理法则。ABC时间管理法则的核心是抓住主要问题解决主要矛盾，保证重点工作，兼顾全面，有效利用时间，提高工作效率。ABC时间管理法则在应用中，首先是将各种事项按轻重缓急分为：A（重要）、B（次要）、C（一般）三类，依此进行有效的管理。分类比例特征管理重点时间分配A重要占总工作量2030，每天13件1.最重要2.最迫切3.后果影响大重点管理1.必须做好2.现在就做3.亲自去做占总时间的6080B次要占总工作量3040，每天5件以内1.重要2.一般迫切3.后果影响不大一般管理最好亲自做，也可授权占总时间的2040C一般占总工作量40501.无关紧要2.不迫切3.后果影响小不必管理授权占总时间的0%3.PCPA时间管理法则PCPA时间管理法则基于目标，即在确定目标的基础上合理安排时间，以达到时间管理的目的。PPurpose（目的），要求在安排各项事项的时间前，首先要明确目标，以此确立优先顺序；CCancel（删除），在安排各项事项时，围绕自己必须实现的目标，将与目标无关或与个人实现目标不必要和不合适的事项在时间安排中删除；PPlan（计划），围绕目标，做好每天、每周时间的使用计划；AArrange（安排），合理安排和利用个人时间。二、分析时间的使用情况时间管理本意就要求对时间进行管理，通过合理安排时间，能使每分钟都得到最大的收益。因此，时间管理可以从分析自己的时间开始，在对已经做的事情进行分析比较，以实现对时间管理的目的。下表为某单位办公室职员一周事项的归纳列表。序时间上午下午晚上15月4日 星期一1、室务会议；8：30-10：002、写添置设备的申请报告；13：00-14：30（未完成）3、处理单位一起突发交通事故；14：30-17：004、游泳19：00-20：0025月5日 星期二1、业务学习；8：30-11：002、去交通队处理交通事故；13：00-15：003、与主任谈话；16：00-17：004、同学聚会18：00-20：005、游泳；20：30-21：3035月6日 星期三1、接待捷成公司业务经理；9：00-10：002、修单位汽车；10：00-12：003、消防局会议；13：30-16：304、游泳；19：00-2：0045月7日 星期四1、去浦东机场接美国回来的领导；8：00-12：002、去捷成公司参观；13：00-16：003、游泳；19：00-20：0055月8日 星期五1、单位消防工作会议；8：30-10：302、与主任外出办事；13：00-16：003太太30岁生日宴；18：00-20：30；4、游泳；21：00-22：0065月9日 星期六1、MPA课程；8：30-11：30MPA课程；13：00-16：0075月10日 星期日送孩子补习；13：00-16：00对上述一周的主要事项进行分析，可以从事项与时间两个方面作基本的分析。1.事项分析事项分析的目的是要了解这一时间段做的主要事情基本情况，进行归类。序事项类别事项事项数占记录事项比重1紧急事项处理单位一起突发交通事故；去浦东机场接美国回来的领导；与主任外出办事；修单位汽车；与主任谈话。627%2重要事项写添置设备的申请报告；消防局会议；单位消防工作会议；313%3日常事项室务会议；业务学习；接待捷成公司业务经理；去捷成公司参观；MPA课程；游泳；送孩子补习。1150%4特别事项同学聚会；太太30岁生日宴。210%5合计22100%通过上表归纳后，可以发现一周事项记录中，日常事项占了50%，说明大部分时间用于较固定的事项中；紧急事项占27%，说明此类事项数量占比重比较大，接近三分之一的记录事项数；重要事项为13%，说明占的比重比较低；特别事项占10%。由此分析也可以发现，如果要对时间管理，重点要放在日常事项和紧急事项两个方面。特别要指出的，本周中的一项重要事项没有完成，要进一步去分析为什么会没有完成的原因。2.时间分析时间分析是对记录的各事项所花费的时间情况进行分析，它是在事项基础上对时间使用的进一步分析，仍以上例为依据进行分析。如果假设全部时间为7*16=112小时，扣除每天自然时间（吃饭等）7*2=14小时，每周计算的时间为98小时。序事项类别事项时间占记录事项比重占全部时间比重1紧急事项处理单位一起突发交通事故；去浦东机场接美国回来的领导；与主任外出办事；修单位汽车；与主任谈话。12.5小时27.5%12.7%2重要事项写添置设备的申请报告；消防局会议；单位消防工作会议；6.5小时14.3%6.6%3日常事项室务会议；业务学习；接待捷成公司业务经理；去捷成公司参观；MPA课程；游泳；送孩子补习。22小时48.3%22.4%4特别事项同学聚会；太太30岁生日宴。4.5小时9.9%4.6%5合计45.5小时100%46.3%通过上述的计算，可以进一步对时间的运用情况进行分析。一般情况下，时间分析的比重与事项分析的情况大致相同，例如，化费时间最多的仍然是日常事项，占了全部记录时间的48.3%，其次是紧急事项，占全部记录时间27.5%，重要事项占14.3%，特别事项占9.9%，与事项分析大致相同。但也可能出现不一致的情况，就应进一步分析。3.80/20法则分析在时间分析中，还可以用80/20法则进行分析。理想情况下，各类事项安排的时间如下表所示。事项类别事项数量比重时间比重少数重要的事项紧急事项20%80%重要事项繁琐的一般事项日常事项80%20%特别事项根据上述的要求，对比分析时间的运用情况。事项类别事项数量比重时间比重少数重要的事项紧急事项40%40%重要事项繁琐的一般事项日常事项60%60%特别事项很显然，通过80/20法则的分析，发现了时间运用并不理想，主要是化在繁琐的一般事项时间过多，因此，需要进一步完善时间的分配。时间应用的分析，可以归纳在以下的几个方面内容：分析一：事项清单分析分析二：事项时间清单分析分析三：事项分项分析分析四：高效益活动分析分析五：低效益活动分析分析周期可以是每周时间分析；每月时间分析；每季时间分析；一年时间分析。通过列单、分析，将已做的事项列出来，分析哪些事项时间利用是高的；哪天时间利用率是高的；哪周时间利用率是高的，自问是为什么？根据分析结果，养成一个很好