TUPGCPMXSHT项目合同管理规程.doc

TUPGCPMXSHT项目合同管理规程 版本所有广东同望科技股份有限公司保密级别普通保密机密文件编号TUP/GC-PM-XS-HT统一过程管理体系项目合同管理规程版本号1.0修订历史版本发布日期生效日期修订说明作者审核人批准人当前状态1.0xx-12-03xx-12-03新建，从原合同管理程序中单独拆分出独立出来。 ?应用范围公司对外签订的项目合同。 ?读者对象与项目合同相关的员工。 2.度量分析?目标规范公司项目合同签署、监督合同执行。 ?指标合同变更率、合同履约率。 3.角色职责角色名称工作概述（事）权利范围（权）承担责任（责）总裁签订或授权他人签订项目合同项目合同是否签订决策权对合同签订与否的后果及风险负责。 财务总监参与公司级项目合同评审特殊财务相关合同条款的审批权对特殊财务相关合同条款的放行与否的后果及风险负责。 财务部经理1.参与公司级项目合同评审和指导。 2.负责审核待签合同中有关财务条款的审核，如违约金、履约保证金、发票类型、知识产权等方面条款。 1.公司级项目合同评审的参与权；2.公司级项目合同的财务条款指导权、建议权。 对项目合同中与财务相关的条款的合理性负责。 公司项目总监参与公司级项目合同评审和决策。 “技术开发合同、产品级项目销售合同、项目软硬件代购合同”的评审是否通过的审批权。 对公司级项目合同条款整体的合理性负责。 客户总监参与公司级项目合同评审。 负责审核代签合同中有关合同价格、合同支付、违约条款、维护期报价额条款。 1.公司级项目合同评审的参与权；2.公司级项目合同的指导权、建议权。 对公司级项目合同中与合同价格、合同支付、违约条款、维护期报价额等相关条款的合理性负责。 技术总监1.参与涉及新技术的技术开发合同评审2.审核技术指标、识别技术风险，并提出修改方案新技术的技术开发合同评审参与权。 对新技术的技术开发合同的技术风险防范负责。 事业部总经理1.参与本事业部所属的项目合同评审。 2.负责审核代签合同中有关项目范围、工期和履约风险等相关条款。 本事业部所属项目合同评审参与权。 对本事业部所属的项目合同中与项目范围、工期和履约风险等相关条款的合理性负责。 片区经理审核片区内部项目合同。 片区内部项目合同审核权。 对所负责片区内的合同整体合理性负主责。 片区项目总监1.参与片区内部的项目合同评审；2.负责审核代签合同中有关项目实施工期、范围及服务条款。 片区内部的项目合同评审参与权。 对片区内代签合同中与项目实施工期、范围及服务条款等相关条款的合理性负责。 合同经办人1.负责合同签订过程中的各项相关工作；2.拟写合同；3.组织及参与合同谈判和沟通；4.在合同评审时负责对合同条款进行解释、修改；5.提交合同文件归档。 合同签订中各项工作组织权和主导权。 1.对项目合同的编写质量负责。 2.对合同文件归档及时性、完整性负责。 项目办经理参与合同评审和指导。 “服务合同、网站合同、补充协议”小型合同的评审是否通过审批权。 1.负责合同综合条款的审查；2.关注合同风险识别。 项目专员1.负责项目合同签订和归档过程中的具体文案工作；2.对合同文件检查；3.组织合同评审；4.电子版合同归档，及登录合同信息。 归档前的项目合同资料组织权、权、保管权、检查权、归档权。 1.对归档前的项目合同资料的准确性、完整性负责。 2.对项目合同资料的归档及时性负责。 档案管理员负责合同原件归档工作。 归档后的项目合同资料检对项目合同相关资料的完整查权、保管权。 性、完好性负责。 法律顾问1.视评审要求，必要时对合同形式、文件及实质内容的合法性进行审核。 2.对合同条款的合法性、严谨性、可操作性提供法律意见并负责与合同有关的诉讼事项。 相关项目合同的参与权对项目合同存在的法律漏洞及法律风险提示的及时性、完备性负责。 4.术语定义?合同本文所提到的合同是个广义概念，它包括但不限于具有合同性质的协议、意向书、承诺函等需要双方签字盖章并具有一定经济利益和法律约束力的文书、文件，下文中对该类文件统称为合同。 ?项目合同指按照公司方案项目和产品销售的划分标准，属于方案项目类的合同。 方案项目类的合同主要由项目办组织管理。 5.工作程序5.1合同起草1.投标中标后或已与客户基本达成合作意向，由片区经理安排专人作为合同经办人起草合同初稿。 2.所签合同，对当事人双方权利、义务规定必须明确、具体；文字表达要清楚、准确。 合同条款应遵照“中华人民共和国合同法”（以下简称合同法）的有关规定及与之有关的一切经济法令、法规、政策。 3.合同原件的数量应在合同内明确，双方无明确要求者，至少应一式两份。 4.对于大型软件开发项目合同，如对方没有对合同模板提出特殊要求，合同经办人应依据公司发布的合作项目技术开发合同模板拟写合同并与对方谈判。 5.对于中小型软件开发项目合同，如对方没有其它文件对合同条款约束的，合同谈判人员应依据公司内网中发布的中小型软件开发合同模板拟写合同并与对方谈判。 6.对于无定制的产品级项目销售，合同经办人应选择产品级项目销售合同、IPES及IMPS产品级项目销售合同、短信产品销售合同模板拟写合同并与对方谈判。 7.对于软件服务合同，可采用系统维护服务合同、IPES及IMPS软件服务合同模板拟写合同并与对方谈判。 8.对于项目网站开发合同，如果是公司与网站后台开发公司签订，则应使用项目网站后台程序开发合同模板；如果是公司和项目客户直接签订，则应使用项目网站开发合同模板。 9.对于为客户代购第三方软件和硬件的合同，应采用项目软硬件代购合同模板拟写合同并与对方谈判。 10.在合同履约过程中，由于合同变更需要签订补充协议时，应采用项目补充协议模板拟写合同并与对方谈判。 11.为满足“技术开发合同”认定要求的合同需注意以下事项1)不能出现产品等字样，例提供产品400套等；2)不能出现在“同望的ITOP的基础上改造、设计”等字样；3)签订的合同名称应为技术“开发合同”而不是技术“转让合同”；4)只有知识产权为双方共有或对方拥有才视为技术合同，否则一律视为普通销售合同；5)软件开发和硬件采购部分需分开签订合同，或在一份合同中明确区分两部分的合同金额和支付条款。 5.2合同评审5.2.1合同评审分类合同类别用印类型评审员评审审批人决策和签订人软件开发合同公章或合同专用章分管项目副总、财务总监、财务部经理、公司项目总监、客户总监、片区经理、片区项目总监、事业部总经理、项目办经理（涉及新技术的合同需增加技术总监）公司项目总监总裁无定制产品级项目销售合同同“软件开发合同”项目第三方软件、硬件代购合同同“软件开发合同”，另增加信息中心经理项目服务合同（小型）同“软件开发合同”项目办经理项目补充协议（小型）同“软件开发合同”网站开发合同（小型）财务部经理、片区经理、片区项目总监、美工组长、项目办经理备注 1、主合同下的标段合同，由总裁指定授权与专人签字。 2、本表分类出来的“项目服务合同、补充协议、网站开发合同”如非小型项目，应按照软件开发合同进行签订，参照“软件开发”合同类进行评审、签订。 3、所有项目合同在提交客户前，必须将电子文件或样本发回公司，经过评审后再提交客户，不允许在评审及审批通过之前就让客户签字盖章。 5.2.2合同评审方式1.合同评审可分为RTX评审、邮件评审、传阅会审三种方式。 其中1)RTX评审如合同有电子版，且评审员均在线，则建议优先采用RTX评审方式。 由项目办项目专员发起RTX评审，并如实收集、记录评审意见。 2)邮件评审如合同有电子版，但并非所有评审员都在线，则建议采用邮件评审方式。 由项目办项目专员发起邮件评审，给出反馈截止日期，并如实收集、记录评审意见。 3)传阅会审如合同仅有纸质文件而无电子版，则建议采用传阅会审的形式，由项目办项目专员将纸质合同文件分发给各评审员进行手工传阅，并让评审员在合同会签单上签署意见。 2.对于RTX评审、邮件评审这2种方式，评审组织者可将RTX或邮件中的被评审内容、评审人员意见、评审日期等关键信息以截图的方式粘贴至项目合同会签单的“评审员签字”栏中即可。 5.2.3合同评审流程1.项目合同优先采用RTX评审方式；2.合同评审时应将合同附件，例如图、表等，以及其它需提供的文件，例如担保、公证等和有关文字说明（邮件、请示、报告等）同时一并上报。 3.项目合同分两个层面评审，第一层面片区级审核由片区经理、片区项目总监或实施经理、客户经理、销售经理、及相应事业部经理和总监进行讨论和修改；经过片区级审核通过的合同才可以递交第二层面公司级会审由公司相关业务部门评审和领导参加。 4.大中型项目技术开发合同，经办人需提前五天（截止提交客户前）提交合同评审，预留充足的评审时间；对于直接采用合同模板没有特别修改的合同，评审时间可缩短为两天；对于不符合时间要求的评审请求，项目办有权退回并要求说明合理的理由。 5.合同经办人在完成项目合同初稿后，应先提交直接上级进行审核，直接上级审核同意后，经办人将合同及审核意见提交项目办项目专员组织评审；6.发起评审前，项目专员需对合同进行格式一致性和内容完整性检查，并确认第一层面片区级审核的情况，对于存在明显错误不符合评审要求的情况项目专员有权直接将合同文件退回经办人修改；7.项目专员将经过初步检查的合同及检查结果按“5.2.1合同评审分类”表的规定组织合同评审。 3.评审人需及时反馈评审意见，对通过正式方式沟通无反馈意见者视为同意，同样承担评审责任。 评审如无反馈意见，则可直接进入审批环节；评审如有反馈意见且各方能达成共识，则合同经办人应按评审意见进行合同修订；评审如有反馈意见且各方不能达成一致，则评审可分多次进行，直至统一意见并形成评审后合同修订稿。 8.合同经办人必须全程上线参加合同评审会，并及时回答评审人提出的问题，对提出的问题进行修改，对不能修改的问题需进行原因说明并与提出者进行协商达成共识。 9.项目专员负责评审问题和意见，并督促合同经办人在规定的评审时间内完成合同修改。 10.评审时间结束时，项目专员应及时出项目合同会签单，记录合同评审中遗留的问题、合同履约风险等，并将评审结论RTX通知到所有评审人。 5.3合同签订1.重大合同在签订前还需提交公司法律顾问审核。 2.所有项目合同评审的结论按“5.2.1合同评审分类”中的规定由评审审批人确认，合同签字盖章时需附项目合同会签单。 3.对于合同评审通过，不存在遗留问题和重大风险的合同，项目专员可直接呈交总裁签订。 4.对于合同评审不通过但合同经办人要求提交审批的情况，由项目办经理组织公司高层进行决策分析，最终由总裁决策是否签订。 5.公司合同由企业法人签字，因业务需要也可由总裁授权专人签字。 重要合同被授权人必须持“合同签订授权委托书”，实行委托书一次有效制度，委托书权限仅对本次合同有效；总裁授权可以采用电子邮件或、电话、传真的形式，内容包含1)同意合同签订；2)被授权签字人姓名；3)被授权人持内容完整的传真件或电子邮件代表公司签字、盖章。 6.合同签署须遵守“先签字后盖章”的原则，印章保管人对于不符合盖章条件的合同有权拒绝盖章，对于未经相关审批程序且最终意见是不同意的合同，印章保管人不得盖章，否则将追究印章保管人的责任。 印章必须完全覆盖签署人的签名和时间，对于重要合同，必须加盖骑缝章。 7.对于因特殊情况而无法满足以上原则的，合同经办人或代办人应提供相关说明提交给印章保管人进行备案。 5.4合同归档1.项目合同签订后，合同经办人应及时将合同电子文件、合同原件提交项目办；11.项目专员负责合同原件扫描，并将合同电子档和扫描件、项目合同会签单及评审原始记录一起提交公司配置库存档，原件提交档案室归档，参照档案管理制度执行；如有多份原件，财务部可保留一份合同原件。 2.项目专员负责在合同管理系统中登记项目合同信息。 5.5合同信息发布1.项目专员完成合同文件归档和合同系统登记后，通过邮件的方式向相关人员发布合同签订信息。 2.对于已提交评审但未签订的合同，由项目专员负责跟进，项目经办人应提供相关情况说明，项目专员每月上旬向相关部门发布跟进情况。 5.6合同履行1.合同履行情况，统一纳入公司合同管理系统，便于公司领导、分公司、相关部门从多视角分析项目合同履行情况。 财务部负责及时登记合同到款和开票信息，项目组负责及时更新合同进度信息，项目办负责总体管理。 2.事业部承担对项目合同内容的履行义务，执行过程中应严格履行我方权力与义务并监督对方单位履行权力与义务，随时了解合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。 3.项目合同的收、付款按应收账款管理制度执行。 4.发生合同变更或解除的情况，必须经过公司级会审由公司高层决策；变更、解