知识产权档案管理办法.doc

知识产权档案管理办法一、目的和适用范围为有效保护和利用知识产权档案，充分发挥相关资料在公司知识产权工作中的作用，特制定本办法。本办法适用于公司各部门、各控股公司。二、职责2.1研发部办公室负责专利、软件登记、产品设计资料、技术证书等相关技术资料的档案管理工作。2.2总经办负责商标、版权档案管理工作。2.3总经办法务负责商标等相关资料的整理移交。2.4各产业研究室负责产品设计资料、工艺资料等技术资料的整理移交。2.5总经办信息管理处负责自行研发软件版权的整理移交。2.6销售部负责公司形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权的整理移交。2.7其他各相关职能部门、各事业部、控股公司负责本单位（部门）涉及到的上述相关资料的分类整理移交。三、主要内容3.1知识产权文档收集与管理的范畴。3.1.1知识产权涉及的领域涵盖专利、商标、版权、软件登记、形象展示系统、产品包装等设计稿、图形版权及特定领域等多个方面，具有类型多样，权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文档的收集与管理应遵循知识产权活动的规律与特点，贯穿于知识产权活动的全过程。3.1.2针对知识产权权利获得过程中直接证据及证据链完整性特点，知识产权文档的收集与管理范畴应涵盖知识产权在创造、运作、保护和管理等过程环节形成的有保护价值的所有文件资料，包括文字、图片、图纸、视频、音频材料等。3.2知识产权文档的形成与归档。3.2.1归档的文件材料应完整、准确、系统，文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。3.2.2凡是专利、商标、软件、图片、图纸等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后一个月内形成专项组卷，归档完毕。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。3.2.3各产业研究室产品设计图纸、材料配方等技术资料按不同产品系列，以每个产品为单位，由各产业研究室整理后按新产品归档流程移交建筑电气研究院办公室归档。3.2.4产品包装设计稿按不同产品系列或以每个产品为单位，由市场部汇总整理后，移交建筑电气研究院办公室归档。3.2.5相关形象展示系统（VI手册、门头设计、宣传册设计、宣传形象等）由市场部根据著作权内容单独整理后，在著作权形成后一个月内移交综合管理部总裁办归档完毕。3.2.6知识产权文档资料的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。3.2.7电子材料形成部门应将具有永久和长期保存价值的文档资料，制成纸质文档与原电子材料一同归档，并使两者建立互联。由档案管理部门统一刻制成电子文档存储载体（如光盘等）。3.2.8需要永久和长期保存的电子文档，应在每一个存储载体中同时存有与纸质文件相符的查询目录，包括归档登记表及其文字说明。电子文档的文件名及相应附件的名称应一致并标注清晰，便于查询。3.2.9按规定需移交其它部门或外部单位的档案，需确保交接手续完整，以便需要时查阅，并注意保留备份。3.3知识产权档案的分类与组卷。3.3.1分类原则：将档案按其形成或针对的不同年度分开，同年度的归在一起。同一事件跨年度的档案统一归在事件结束的年度。3.3.2组卷方法：根据内容按项目单独组卷，可按时间顺序装订，也可为便于再利用采取不装订直接按类装盒的办法。3.4知识产权档案的销毁。3.4.1档案管理部门应根据知识产权档案的内容，定期对档案进行审查、鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编制清册，提出处理意见，经相关部门会签和公司分管知识产权的领导审批同意后方可销毁。3.4.2销毁档案时，必须严守保密制度，指定专人负责监销，监销人在完成任务后，要在销毁清册上签字。3.5知识产权档案的查阅与借用。3.5.1查阅知识产权档案，应办理查阅登记手续，查阅本部门材料需经档案管理部门负责人批准，查阅跨部门材料需同时经档案管理部门负责人、查阅及被查阅部门负责人、公司级主管领导批准。3.5.2借用知识产权档案，应办理借用登记手续，需同时经档案管理部门负责人、借用及被借用部门负责人、公司级主管领导批准。3.5.3外单位可有限制性地查阅相关知识产权档案，一律凭单位介绍信。经档案管理部门负责人、公司级主管领导批准后，方可办理查阅手续，不得带离查阅现场，不得复制、复印和拍照。3.5.4查阅、借用人对文档资料应妥善保管，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改、随意拆散及抽页等。3.5.5收回档案时应详细检查，当面点清，如有损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处，甚至追究法律责任。3.6附则3.6.1知识产权档案管理部门应设立兼职档案管理员，其职责是：熟悉相关知识产权业务范围，保证本部门管理档案的完整、准确和系统；定期对文档资料进行整理组卷；对本部门人员负有归档业务指导责任；对有保密要求的文件资料按规定按保密条例处理。3.6.2本管理办法自发布之日起执行。四、相关文件无本办法自2011年6月1日起实施编制人：XXX 审核人：XXX 批准人: XXX 知识产权档案移交单档案形成部门移交人档案名称档案内容及性质档案类型及数量档案形成部门负责人意见档案管理部门负责人意见接收人签收意见知识产权档案查阅（借用）申请表查阅 借用 查阅（借用）部门查阅（借用）人查阅（借用）材料名称查阅（借用）材料数量及内容查阅（借用）用途查阅（借用）起止时间其他需说明的问题查阅（借用）部门领导