哈尔滨学院教学档案管理制度及工作规范.doc

哈尔滨学院教学档案管理制度及工作规范院办字200410号为了进一步规范教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，为实现我校教学管理规范化，切实提高管理水平、教学质量和办学效益，规范和完善学校的教学运行管理工作，保障我校人才培养目标的实现，根据国家档案法以及教育部高等学校档案管理工作规范和高等学校教学管理要点的精神，以及哈尔滨学院档案管理规章制度要求，结合我校教学工作实际，特制订哈尔滨学院教学档案管理制度及工作规范。 一、教学档案管理制度 1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料，以及反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料，均属教学档案。教务处和各科室要将教学档案管理工作列入年度及日常工作计划。 2.教学档案管理工作是搞好教学的重要基础建设之一。教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一，也是学校档案管理的重点。教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。 3.教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。教学档案管理实行教学单位集中统一管理为主的原则，由院(系)教学秘书负责管理本单位的教学文件材料。 4.教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分，应实行教学工作与教学档案建档工作同步管理，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，也要做好教学档案布置、检查、总结、评估工作。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本校档案室出具归档证明同步。 5.各教学管理和教学业务部门要建立严格的教学档案管理制度，并须由专人负责教学档案管理工作，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。 6.各院（系）在教学过程中形成的，具有保存价值的文件材料(包括底稿)，都必须由档案员收集齐全，分类积存，于翌年第一季度，整理立卷，凡属永久性保存的教学档案一律移交校档案部门保存，不属永久保存的材料由院（系）档案室保存 (二级管理)。7.逐步实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现信息化管理。 二、教学档案工作规范 （一）归档范围的确定 教学档案归档范围的原则，应从实际需要出发，从学校和教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的教育方针政策为指导，全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存和保管期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。 1凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料，都应整理、立卷、归档。 2归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课程建设、毕业生工作、学位工作、教材等方面，具体范围见附件。 （二）教学档案的归档程序 1.形成与积累 新学年开始后，由分管教学的校长向各院(系)、处布置形成积累教学文件材料的任务，由学院领导落实到各院工作中。各院（系）的档案员自觉地做好新一年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。 教学部门向各院（系）发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表 (卡)等。 院(处)档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。档案部门、教务处督促、检查、指导专 (兼)职档案员做好文件材料的积累工作。 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 2.整理组卷 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各院（系）、各部门的档案员负责将积累的教学文件材料整理后向校档案部门移交。 根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容组成薄卷。 案卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列。 案卷内材料一律拆除金属物，右边、下边、整齐后分别用线绳装订，对破损的材料应进行修补。 各种材料大小均为A4纸(学籍册为8开)，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。 按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖有单位名称、档号、件号的印章，按顺序填上件号。 填写案卷内目录及备考表。 填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。 归档的教学材料必须字迹工整 (严禁圆珠笔、复写字迹)，格式统一， 签字盖章手续完备。 3.归档验收 由归档人员填写归档说明书。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全， 排列、书写是否符合要求、标题是否确切；凡不符合要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交。 移交时双方填写移交目录，下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。 教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其他各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。有其它问题的可适当延缓归档。 （三）教学档案的管理 1.学校档案部门负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。 2.保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定，做出处理决定。 3.教学档案保管期限分为永久、长期和短期。 4.教学档案的补充和修改。 各学校和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后，向校档案部门补充归档。 凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。 （四）教学档案工作岗位责任 1.主管教学工作校领导的职责 组织学习贯彻 档案法及有关方针、政策、法规，把教学档案工作列入学校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。 定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。 2.教学管理部门的职责 制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。 加强与学校档案部门联系，共同做好有关基层单位教学档案归档的业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。 3.各部门分管领导及档案工作人员职责 做好本单位教学文件材料的形成积累工作。 将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚 ,标题准确，装订整齐，并及时将永久和长期保存的教学档案向学校档案部门移交。 做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。 4.教研室的职责 负责收集教研室的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等教