客栈管理系统-系统分析.doc

云南大学旅游文化学院计电系信息管理系统客栈管理系统系统分析姓名学号备注梁俊20071200688陈寿玉王彬镔目录客栈管理系统3一、引言3二、计划3三、需求分析与规格说明43.1客房预定系统43.2前台接待系统53.3前台收银系统53.4帐务系统63.5管家系统63.6经理系统6四、分析与数据流图设计74.1系统总流程图74.1.1系统总流程数据字典74.2 前台子系统：84.2.1前台系统流程图84.2.2个人预订84.2.3团队预订94.2.4取消预订104.2.5接待团体（未预订的客人）114.2.6接待个人（未预订的客人）124.2.7接待团体（已预订）124.2.8接待个人（已预订）134.2.9离店14五、后台子系统：15六、数据备份15客栈管理系统一、引言随着旅游业的发展，酒店、餐饮娱乐行业日趋发达，引入全方位的电脑服务和电脑管理日益流行。同时，酒店引入电脑服务和管理也取得了优良的经济效益和社会效益。酒店管理系统将先进的电脑技术与现代酒店服务管理完美地结合起来，实现了住宿、餐饮、娱乐全新概念的服务和管理方式。 传统的客栈管理往往令管理者花大量的时间来处理顾客投诉，例如错误查询、烦琐的登记和结帐手续、旅客费用计算错误、空余客房资料不能及时提供等，从而影响出租率，使的管理人员不得不集中精力规划管理运行策略和进行决策。以上问题可通过电脑系统辅助解决，客栈管理的电脑化，不仅是体现客栈现代化形象的一个重要标志 ，而且对于提高员工工作效率，加速资金周转、降低各项成本及改善服务质量都有十分积极的作用。二、计划 一个成熟的客栈管理系统不仅仅是记录客人的信息，提供查询，报表打印等一系列简单的工作，它能让工作人员从烦琐的手工操作中解脱，并且客栈管理系统本身就代表着一种管理方法。随着它的深入，将带动企业的运做，为管理和决策提供支持。为了达到这个要求，它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行。电脑系统要求24小时连续运行，数据量大，可靠性要求高，因此整个电脑系统供电采用专线方式，加配UPS（不间断供电系统），并合理接地，以便保障整套系统的正常运行。总之，使用该酒店管理系统，将会有以下好处： 1.电脑收银，打印帐单：快速准确，减少宾客等待时间，并可杜 绝收银过程中的舞弊现象。 2.高效的客房管理：能有效的提高房率，增加营业收入。 3.提高决策依据：管理者可以随时了解经营情况，以制定相应的经营方针。 4.减轻员工的工作负担：从而使员工把更多的精力放在提高为宾客服务的质量上。 5.简单、方便地保存和查询历史资料。6.树立良好的客栈形象三、需求分析与规格说明 3.1客房预定系统 散客预定 团体预定 客房预定 预定未到处理 预售查询 预定系统可随时查询15天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。对常客可使用系统的客历资料预定及陪房，可大大减少资料的输入 3.2前台接待系统 散客入住登记 合约入住登记 团体自动入住和手动入住 补填客单 修改客人信息、转房、调房、设置房态、客人留言 预定客房查询 可售客房查询 3.3前台收银系统 记帐 （包括客人在客栈内的各种消费） 埋单 退房 押金加入 查帐 （可查总客帐、总收入帐、总消费帐） 客用贵重物品管理 团体埋单及退房3.4帐务系统 除具有收银系统的功能外，还具有纠错、报表输出等功能，能将损失降至最低3.5管家系统 房间状态 新入住查询 客人信息查询 动态房态查询 房间明细帐查询 当日入住客人报表3.6经理系统 修改客房定价 增加、删除、修改各级密码 住店客单查询 查询客房状态 查询客房使用状态 帐务查询 报表输出数据整理 数据备份四、分析与数据流图设计系统各模块分析、DFD图和数据字典4.1系统总流程图客人客栈管理系统登记客人离店凭据 总流程图4.1.1系统总流程数据字典数据流名： 登记组 成： 客户信息+房间信息+押金+时间数 据 项： 客户信息备 注： 个人或团队组 成： 身份证号+姓名+性别+年龄+民族+出生日期+家庭住址+人数+手机组 织： 身份证号数 据 项： 客房信息组 成： 房号+类型+单价+状态组 织： 房号数 据 项： 状态取值： 空房可用 空房待修 预订占用 正在占用数 据 项： 押金组 成： 预订金+入住押金+入住租金取 值： 现金 免费数 据 项： 时间组 成： 预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间数据流名： 离店凭据备 注： 指客人办理手续后，所持有的客栈开出的票据组 成： 住店发票 +其它票据4.2 前台子系统：4.2.1前台系统流程图客人预订离店接待取消预订 备注 按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。客人通过预订，也可直接到前台登记住宿。客人预订后，也可能取消预订。客人分为个人与团体两类。4.2.2个人预订订金预订证明表客人收 银订房预订金入帐表客人预订信息表客人客人信息查询房 间查 询客房预订信息表1有无指定房间客房已被预订完订金收据预订登记表 个人预订DFD图个人预订数据字典数据处理名：房间查询简 述：根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房输 入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1 无客房，去处：外部实体“客人” 2 有客房，预订登记表，去处：“客人信息”数据流名称：预订登记表简 述：在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息组 成：身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+电话数据处理名：订房简 述：根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，确定具体房间。输 入：订金收据，来源：收银输 出：预订证明表，去处：外部实体“客人” 数据流名称：预订证明表简 述：在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明组 成：身份证号+姓名+性别+家庭住址+电话+押金+房间数量、类别+时间客人来店预订，服务员查询“客房预订信息表”，无空房则返回客人。有客房则登记，收取预订押金并记入“预订金入帐表”。进行订房，将预订信息记入“客人预订信息表”，修改“客房预订信息表”的客房状态，给客人预订证明表。预订完成。4.2.3团队预订团队预订DFD图已预订完预订证明表客人收 银订房预订金入帐表团体预订信息表客人客人信息查 询房 间查 询客房预订信息表1客房预订信息表2有无空房间订金收据交款预订登记表团队预订数据字典数据处理名：房间查询简 述：根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房输 入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1 无客房，去处：外部实体“客人” 2 有客房，预订登记表，去处：“客人信息”数据流名称：预订登记表简 述：在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息组 成：团队ID号+团队名称+领队人+领队手机+联系电话+人数+人员名单+房间数量数据处理名：订房简 述：根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否确定具体房间。输 入：订金收据，来源：收银输 出：预订证明表，去处：外部实体“客人” 数据流名称：预订证明表简 述：在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明组 成：团队ID号+团队名称+联系电话+人数+进店日期+离店日期+房间 数量+押金。 团体预订与个人预订基本一样，只是将团队预订信息记入“团体预订信息表”。4.2.4取消预订取消预订DFD图客人退款客人团体或个人预订信息表客房预订信息表预订金入帐表预订查询客人预订信息表1预订登记表预订收据现金退款记录表 取消预订数据字典数据处理名：预订查询简 述：核对客人的“预订证明表”。输 入：预订证明表，来源：外部实体“客人”输 出：预订收据，去处：退款处理 客人要取消预订，只需将“预订证明表”和“预订收据”交给服务员，经核对后退款并修改“客房预订信息表”及“团队或个人预订信息表”。4.2.5接待团体（未预订的客人）接待团体DFD图客人无空房客人收 银押金入帐表查询空房目前房间占用信息表1有无空房间有客人ID的IC卡客房占用信息表2住房登记表写IC卡押金收据接待团体数据字典数据处理名：空房查询简 述：根据客人的住房要求，查询“目前房间占用信息表”，确定是否有空房输 入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1 无客房，去处：外部实体“客人” 2 有客房，住房登记表，去处：“客人查询”数据流名称：住房登记表简 述：在房间查询有空房时所填的表，用于记载客人信息组 成：身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+电话+单位数据流名称：押金收据简 述：在收银后所开出的证明，用于记载客人住房时交的押金组 成：身份证号+姓名+押金金额+房间数量、类别+入住时间+离开时间4.2.6接待个人（未预订的客人）接待个人DFD图客人无空房客人写IC 卡收 银住房押金入帐表客房占用信息表2查询空房目前房间占用信息表1入住登记表有无空房间押金收据有客人ID的IC卡IC卡管理表接待的客人是个人时，过程基本与接待团队相同，首先通过“目前房间占用信息表”查询目前有无空房，有则填“住房登记表”，确认后收取住房押金，将客人的有关信息记入“客人信息表”并给与客人IC卡。4.2.7接待团体（已预订）接待预订团体DFD图客人客房预订信息表3查询验证预订表团体预订信息表预订金入帐表写IC卡收 银住房押金入帐表客人客房占用信息表住店客人信息表查询客房预订证明表押金收据有客人ID的IC卡登记表交款IC卡管理接待预订团体数据字典数据处理名：查询验证预订表简 述：核对客人的预订表是否与数据库中的相符输 入：预订证明表，来源：外部实体“客人” 输 出：登记表，去处：查询客房接待团队（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，可直接入住。将预订金转为住房押金。4.2.8接待个人（已预订）接待预订个人DFD图客人查询验证预订表个人预订信息表预订金入帐表IC卡（钥匙）收 银住房押金入帐表客人客房占用信息表住店客人信息表查询客房有无空房押金收据有客人ID的IC卡登记表交款客房预订信息表3接待个人（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，可直接入住。将预订金转为住房押金。4.2.9离店离店收银DFD图客人退房收 银客房占用信息表住房押金入帐表客人有客人ID的IC卡退房凭据离店发票及多余押金酒店实际现金收入表离店收银数据字典数据处理名：退房简 述：在客人离店的时候，核实房间的物件等，同时更改“客房占用信息表”输 入：有客人ID的IC卡，来源：外部实体“客人”输 出：1 有问题，去处：外部实体“客人” 2 无问题，退房凭证，去处：收银数据流名称：退房凭证简 述：在房间核实无误后开给客人的允许结帐凭证组 成：身份证号+姓名+性别+IC卡+客房核实结果数据处理名：收银简 述：根据客人的消费进行收取费用、退还押金。输 入：退房凭证 ，来源：退房输 出：离店发票，去处：外部实体“客人” 五、后台子系统：后台系统DFD图经 理查 询库存物资表服务员前 台数 据备 份 财 务各种客人信息现金入帐表 后台不与客人发生直接的接触，主要支持经理查询、库房管理、数据的