JN集团记录管理制度.docx

JN集团记录管理制度1、目的确保记录的有效性、完整性，为管理体系有效运行是否符合要求提供客观证据，并为有追溯要求的场合提供证实。2、适用范围适用于所有与体系和工程、服务有关的内部和外部记录。3、职责3.1办公室负责记录表单的控制和记录的管理。3.2各部门负责本部门工作范围内的记录的归档、标识和保存。4、工作程序4.1凡是用于证明产品是否符合规定的要求和管理体系是否有效运行的记录，都属于需要控制的范围，包括但不限于：A）工程评审记录B）监测和测量记录（包括原料、过程和工程评价、验收）C）审核（体系/过程/工程/供应商、相关方评审报告）D）与纠正预防措施有关的记录。E）设备保养、维修记录和测量设备校准记录。F） 环境因素和危险源识别、控制记录。G） 与发包方有关的控制记录。4.2 内部记录格式的设计4.2.1表单格式的制作与更改依据文件控制程序中相关规定执行。4.2.1 表单格式A） 表单名称B） 记录编号：CJ（公司代码） JL(记录) XXX（流水号 001 002）-版本号（以0.1 ）C） 表单内容4.3 记录的保管和保存办公室应明确规定每一种记录的名称、编号、保存期、保存部门，见本文件附件。办公室应打印最新使用的表单格式，经过管理者代表批准后保存。使用时各部门依据需要自行复印或者提出申请由办公室安排印刷或者购买，办公室应对使用表格进行核查，确定实际与清单内容相符。4.4 记录的管理4.4.1记录应按要求正确填写，字迹应清晰，不得潦草或模糊不清，内容齐全，并应有记录者的签名或盖章。记录尽量不使用铅笔，以防被涂改。4.4.2 记录的修改，原则不得使用涂改液，应将欲修改部分划线，然后将正确资料填写在其上方并签名和日期。4.4.3 各部门应派专人负责保管记录，其保存期限依附件规定执行。4.4.4 保管人应每天负责整理本部门记录，进行分类放置于档案夹中，档案夹应有标识。4.4.5记录原则上三个月用档案夹存放在档案柜中，超过三个月则可封存，但必须在外箱标识记录名称、起止日期。4.4.6记录的保存应符合以下要求：A）记录应有专柜保存，便于检索。B）应提供防火，防潮、防虫、放霉变的贮存环境。4.4.7记录保管期限需根据国家法令法规、行业通用准则，顾客特殊要求和工程责任方面要求制订，并写入记录控制一览表中。4.4.8记录的阅读本公司员工因工作需要查阅记录，应通知记录保管人，由其陪同查阅和复印，使用完后应放回原处；对于公司规定属机密级的，查阅人应填写借阅申请单，经管理者代表核准后方可查阅；如需外借，经管理者代表批准后，由保管人提供复印件，需要归还的应按规定期限归还。依据合同和标准要求需提供监理、顾客的，由需求人员提出申请后经批准后发放。而每次需要提供给顾客的记录，在转交顾客前需复印一份。4.5 记录的处理4.5.1已超过保管期的或无查考价值的记录，可销毁处理。4.5.2记录的销毁由各保管部门提出文件记录销毁申请表经管理者代表批准后统一集中销毁。5、 相关文件文件法律法规管理制度（QB/CJ-ZD-02）6.记录 6.1记录清单（QB/CJ-ZD03-01）6.2记录销毁处理申请表（QB/CJ-ZD03-02）记录管理制度1、目的确保记录的有效性、完整性，为管理体系有效运行是否符合要求提供客观证据，并为有追溯要求的场合提供证实。2、适用范围适用于所有与体系和工程、服务有关的内部和外部记录。3、职责3.1办公室负责记录表单的控制和记录的管理。3.2各部门负责本部门工作范围内的记录的归档、标识和保存。4、工作程序4.1凡是用于证明产品是否符合规定的要求和管理体系是否有效运行的记录，都属于需要控制的范围，包括但不限于：A）工程评审记录B）监测和测量记录（包括原料、过程和工程评价、验收）C）审核（体系/过程/工程/供应商、相关方评审报告）D）与纠正预防措施有关的记录。E）设备保养、维修记录和测量设备校准记录。H） 环境因素和危险源识别、控制记录。I） 与发包方有关的控制记录。4.2 内部记录格式的设计4.2.1表单格式的制作与更改依据文件控制程序中相关规定执行。4.2.1 表单格式D） 表单名称E） 记录编号：CJ（公司代码） JL(记录) XXX（流水号 001 002）-版本号（以0.1 ）F） 表单内容4.3 记录的保管和保存办公室应明确规定每一种记录的名称、编号、保存期、保存部门，见本文件附件。办公室应打印最新使用的表单格式，经过管理者代表批准后保存。使用时各部门依据需要自行复印或者提出申请由办公室安排印刷或者购买，办公室应对使用表格进行核查，确定实际与清单内容相符。4.4 记录的管理4.4.1记录应按要求正确填写，字迹应清晰，不得潦草或模糊不清，内容齐全，并应有记录者的签名或盖章。记录尽量不使用铅笔，以防被涂改。4.4.2 记录的修改，原则不得使用涂改液，应将欲修改部分划线，然后将正确资料填写在其上方并签名和日期。4.4.3 各部门应派专人负责保管记录，其保存期限依附件规定执行。4.4.4 保管人应每天负责整理本部门记录，进行分类放置于档案夹中，档案夹应有标识。4.4.5记录原则上三个月用档案夹存放在档案柜中，超过三个月则可封存，但必须在外箱标识记录名称、起止日期。4.4.6记录的保存应符合以下要求：A）记录应有专柜保存，便于检索。B）应提供防火，防潮、防虫、放霉变的贮存环境。4.4.7记录保管期限需根据国家法令法规、行业通用准则，顾客特殊要求和工程责任方面要求制订，并写入记录控制一览表中。4.4.8记录的阅读本公司员工因工作需要查阅记录，应通知记录保管人，由其陪同查阅和复印，使用完后应放回原处；对于公司规定属机密级的，查阅人应填写借阅申请单，经管理者代表核准后方可查阅；如需外借，经管理者代表批准后，由保管人提供复印件，需要归还的应按规定期限归还。依据合同和标准要求需提供监理、顾客的，由需求人员提出申请后经批准后发放。而每次需要提供给顾客的记录，在转交顾客前需复印一份。4.5 记录的处理4.5.1已超过保管期的或无查考价值的记录，可销