跟单过程中的经验总结—以杭州曼诺休闲用品有限公司为例.doc

跟单过程中的经验总结以杭州曼诺休闲用品有限公司为例跟单过程中的经验总结以杭州曼诺休闲用品有限公司为例摘要 外贸跟单是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同。而跟单员又是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。本文以杭州曼诺休闲用品有限公司跟单流程为例，分析其跟单流程每个步骤中所存在的问题，并提出合理、可行的解决方案，且进行经验总结，从而在今后的跟单过程中完善、规范其流程，促进外贸业务能准确、高效率、低成本、安全的进行。关键词 外贸跟单；流程；问题；解决方案；经验总结The Experience in Trade Documentary ProcessFor Example Hangzhou MANO Leisure Co., LtdAbstract Trade documentary is tracking and operating a part of or all aspects f or goods processing, shipping, insurance, inspection, declaration, the customs and exchange, subject to the contract and relevant documents to assist in contract. However trading merchandisers are also the link of enterprises and markets and the salesmen and their clients. This paper took the MANO leisure company for example, analyzed the process of MANO leisure company and the existing problems. Combined with the actual situation of them, we will put forward the reasonable and feasible solutions and summary the experiences of it.Key Words Trade documentary; Process; Problems; Solution; Experience目 录1 引言12 曼诺公司跟单流程12.1曼诺公司的介绍 12.2跟单流程介绍 13 曼诺公司跟单流程中存在的问题53.1合同卷宗、订单跟踪表建立不完整、不齐全 53.2 合同正本、包装资料下达不齐全、错误 53.3货物外箱尺寸、毛净重不精确，导致重复改单、发生短装 63.4订舱不及时，无空舱位 63.5订舱前未注意相关合同的备注，拖柜门点确定错误或者不合理 63.6交期不准确、产品质量差，验货安排不妥当，验货Fail73.7箱封号错误、实际装箱数据不及时 74 优化跟单流程的经验总结74.1 仔细查看、核对合同细节，并备注相关注意事项74.2 下达采购合同时标明页数及相关信息84.3 确保所下达的合同包装资料齐全、最新、及时84.4 明确客人订舱要求，严格控制合同交期、船期，及时订舱84.5 准确、合理地确认出货形式与拖柜门点84.6 准确、及时、合理安排验货（公司QC、客检） 94.7 及时确认合同拖柜时间，仔细核对并提供合同托柜信息95 总结96 参考文献117 致谢121 引言外贸跟单是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同。跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。外贸跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作：对外要有业务员的素质，对内要有生产治理的能力。随着商品市场的多样化、小批量化译介节奏的加快，其工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。2曼诺公司跟单流程2.1曼诺公司的介绍杭州曼诺休闲用品有限公司由设计部、客户部、产品部、跟单部、品检部、单证部、储运部、财务部、后勤部等组成，是一个拥有完整的外贸体系的贸易及生产型公司。曼诺，源自欧洲经典家居品牌，以野营用品、花园用品、户内外用品为三条主线，从1998年创立以来始终致力于为客户精心打造舒适的居住空间，时刻享受身边的流动绿洲。受益于10多年来的坚持，成功地以优秀的品牌设计理念、高品质产品对品质生活做出了全新的诠释，同时以一个集创新、时尚、舒适为一体的户外家居品牌，产品远销欧洲、美洲、澳洲等地。公司在德国和西班牙都设立了MANO LOUNGE品牌旗舰店，产品由国外顶尖设计师精心设计，融入了世界流行的时尚元素，融合了与大自然亲密接触的生活理念。 由公司的组成部分可以看出，整个订单的流程，外贸跟单的工作质量会直接影响整个订单质量的好坏。2.2跟单流程介绍外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单，中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止：中程跟单是“跟”到装船清关为止：全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。本文以杭州曼诺公司10MP21140合同的流程：下达合同下达包装资料进系统订舱安排验货安排拖柜装箱确认来做详细说明。2.2.1下达合同第一，查看公司系统（SAP）中10MP21140合同下达的消息，并根据合同号10MP21140在系统（SAP）中查阅订单相关的信息，如合同号、PO号即为客人订单号、产品品名、工厂、数量、客人、客户经理、产品经理、包装资料、备注信息填写在卷宗袋上，建立 卷宗。第二，将10MP21140合同的相关信息输入到订单跟踪表（EXCEL 表）中，如图2所示，确保其及时性和准确性，方便日后对整个订单的追踪。 （图2）第三，收到10MP21140合同正本后，仔细、认真地审核合同内容，包括检查是否有产品经理及副经理两个人的签名，确保合同的有效性。第四，审核完毕后，在合同的左上角，写上TO: 艺新/李经理，FM：曼诺/周翀，Date：2011.3.5，并在合同的右上角标明合同的页数，如1/3，2/3,3/3，然后把合同传真给浙江艺新工厂，并敲上已传真的印章，电话确认是否收到。第五，将10MP21140合同一式两份进行复印并去财务室敲章，然后寄给工厂并且写邮件通知：“TO:浙江艺新/李经理，10MP21140合同已寄出，申通单号：368355058593，请在收到合同正本后，三天之内一份盖章后回寄我司存档，一份给贵司留底”，另外一份原件归档即可。第六，收到寄回的合同正本后，归档并将系统中此合同下达消息删除。2.2.2下达包装资料第一，问浙江艺新工厂催要确认样，与客户部确认是否收到确认样。第二，催问客户部提供10MP21140合同的包装资料。第三，整理、核对、理解包装资料内容，10MP21140合同的资料存档入浙江艺新工厂文件夹下，另建立一个文件夹，命名为“10MP21140浙江艺新”。第四，把此合同的包装资料以邮件形式转发给艺新，与其跟单打电话确认是否收到，以便工厂顺利安排生产、及包装。第五，在订单跟踪表上10MP21140合同项下记入包装资料已齐全、下达时间3月8日。2.2.3进系统订舱第一，根据10MP21140合同船期为4月16日，在此船期前20天内，即3月27日催问艺新要10MP21140野营椅的外箱尺寸、毛净重、货好时间（即为工厂预计船期）。并记录到合同订单跟踪表上，如图2所示。（图2）第二，按照工厂提供的外箱尺寸：85*23*32CM，对照合同产品总数5400PCS、每箱6PCS，计算此合同共56.30个立方，确认其出货形式走一个1*40GP。第三，此合同项下的货物均为浙江艺新，因此确定工厂拖柜门点为浙江艺新。第四，进SAP系统订舱。如图3所示.（图3）第五，检查系统中10MP21140相关信息无误后，打印合同托单并存入“2011浙江艺新合同托单文件夹”，发消息给单证部负责人YOKI、储运部负责人STELLA和客户部负责人JEAN。 2.2.4安排验货ARGOS客人的货都要求客检，但是在安排客检前，为了确保货物质量，首先要安排预检（即公司QC自检）。具体流程如下：第一，看跟踪表上此合同的交期3月26日，船期4月16日，与工厂重新确认货好时间为3月23日，与客户部确认客检时间为3月28日，并转达工厂预检时间、客检时间。进SAP系统，导出10MP21140验货合同(即无金额显示的合同)，保存到先前建立的10MP21140浙江艺新文件夹下。第二，把此文件夹上传到FTP上，以邮件形式告知公司QC调度员：“10MP21140浙江艺新3月27日预检（3月28日客检）,请安排。”第三，查看当天调度员发来的QC行程表，如图4所示。按照订单跟踪表上登记的验货时间，确认是否已将此合同验货已排上。 （图4） 第四，按照10MP21140合同安排的验货时间，对照QC行程表上的验货员，问其验货结果。验货合格，及时删除FTP上相对应合同的包装资料。2.2.5安排托柜（出货）第一，收到储运部发送的10MP21140合同的拖柜邮件后，与艺新工厂的跟单再次确认是否可在截ENS时间前拖柜。第二，若可以，回复储运部拖柜时间确认邮件，并抄送给JEAN、STEVEN。第三，把确认拖柜时间的邮件转发给艺新跟单，并且插入10P21140托单一并发送。第四，在拖柜登记表上记入10MP21140合同拖柜信息，如图5所示.（图5）第五，在合同订单跟踪表上找到10MP21140合同项下的相关数据，同时记录拖柜时间、实际船期，并把此条数据底色变为绿色。2.2.6装箱确认第一，如图5所示，按拖柜登记表上的拖柜时间、合同号、工厂，催问装箱单传真件与装柜图片。第二，收到装箱单后，核对其装箱数据与合同托单上的数据一致，即共为900箱，无短装。按照合同号10MP21140，进SAP系统相应输入箱号:TGHU9472263，封号：A5152010，并确认提交数据。并把订单跟踪表上的此合同数据底色变为黄色。3.曼诺公司跟单流程中存在的问题 3.1 合同卷宗、订单跟踪表建立不完整、不齐全比如说合同是以美金为交易币、合同上标明此合同项下的货物是需要客检的、此合同项下的客人是有具体订舱要求的、并且此合同的客人是有自己指定货代的等等，在实际跟单过程中，我们很容易因为不仔细的原因而漏掉某个信息，导致后期跟单、单证及运输等操作也因此有误。3.2 合同正本、包装资料下达不齐全、错误、遗失下达合同时，在合同正本上没有标明页数，以及及时提供相关快递单号，导致合同正本缺页少页，甚至合同正本遗失。同样也会影响之后的合同订单操作。例如：10MP23336合同，总共四页，但是在传真合同的时候未标明页数，由于信号等因素工厂只收到3页，同时在复印合同正本时，漏印了关于产品材料细节方面的一页，工厂收到的正本就会不完整，导致工厂安排生产出问题，以及回寄合同正本要求开票的时候，因资料不齐全财务无法操作。在实际工作中，如果同一时间客人提供好几个合同的资料，但是又没有分开标明分别归于哪个合同下的，因此归档与下达的时候会张冠李戴，导致工厂在做资料的时候会按错误的来印刷，就会交期延迟，甚至客人提出索赔。3.3 货物外箱尺寸、毛净重不精确，重复改单，发生短装由于在订舱前工厂未有实际大货样，则提供的外箱尺寸、毛净重不准确，导致订舱后重复改单，同时在实际装柜时发生货物数量短装。例一，10MP23356 MBA客人的SUMMER包，工厂提供的外箱尺寸：45*55*21，合同数量110000件，每箱100件，总计1100箱，共57.17CBM，配1*40GP,但是实际外箱尺寸偏大，一个大柜最多只能装下54.5个立方，所以此票货物短装了48箱。因此我们又得进系统改单，以便单证能提供准确的数据报关。例二，10MP31415 KOOPMAN客人的冰袋，合同交期2011.3.15，船期2011.3.31，工厂提供的每箱毛净重是7KG/6KG，但是由于工厂没法在交期内完工，经与客人协商后，除非空运否则就取消订单，而空运又是按照重量来算费用的。实际每箱的货物毛净重为9/8KG。因此这中间产生的费用差价就很大。3.4 订舱不及时，无空仓位未及时按照合同交期、合同船期进行订舱，导致要出货时无空仓位。同时在未明确客人的订舱要求的基础上，就按照理论中的订舱要求来订舱，则也会有一系列的费用产生及投诉。典例: 10MP21190 ARGOS客人的飞碟蓬，合同交期2011.03.10，合同船期2011.04.20，因为ARGOS客人要求在船期前20天就必须要进系统订舱了，否则会配不上舱位。所以4.1就应该订舱了，但是在实际操作中，到4.10才订舱，因此这票货物只能推一个船次出货。引起了客人的索赔与投诉。3.5订舱前未注意相关合同的备注，拖柜门点确定错误、不合理订舱前未注意相关合同的备注，如合同是否为美金合同、是否为商检产品、货物所在工厂是否有更改、此合同货物是否以混装、套装的形式来包装等等，导致在订舱过程中没有写明备注，导致储运部的操作出现一系列的问题。要求商检的产品（如木质产品等），在出运前未做商检，海关查验时发现扣留。同时拖柜门点确定错误或者不合理，又或者在确认拖柜时间时，未及时提供跟新的拖柜门点给储运部，导致集装箱重复来回托运，产生一系列的费用。3.6交期不准确、产品质量差，验货安排不妥当，验货Fail由于工厂确认的交期不准确，引起我司安排的客检时间不准确，以及工厂产品品质有缺陷，导致客检Fail，得重新申请客检时间，产生一系列的费用（重验费、工厂返工费等），再者如果是船期很紧的话，前者的问题会导致无法按时出货，影响出货，则同时会导致客户的索赔等。同一工厂，几个合同的货，差不多时间货能好，不影响交期的前提下，未把几票货物安排在同一时间验货，且验货时间临时有变动的，没有及时通知QC调度员，浪费公司人力、物力、财力。同时相关合同货物漏排验货，但是拖柜时间已经确认，导致无法提供验货照片、验货报告给客人，因此客人无法接受出货，提出索赔。3.7 输入错误箱封号、未及时提供实际装箱数据箱封号输入错误，导致整个订单系统都会以错误的信息操作，客户部也因此会把此错误的信息提供给客人，导致客人收不到货，提出索赔，从而使公司信誉度降低、形象毁坏。合同装箱数据有短装，但是工厂未及时提供数据给我司，导致报关数据与实际不符，同时也会相应生成改单费等。4.优化跟单流程的经验总结 争对曼诺公司跟单流程中每个环节所出现的问题，结合自己实际的跟单操作过程，对整个跟车流程进行经验总结。4.1 仔细查看、核对合同细节，并备注相关注意事项在订舱过程中，如此合同项下的产品是否要求商检（如木质产品等），或者是否为美金合同，若是，在备注栏标明：“此合同为美金合同，工厂自拉自报”，则必须在系统托单上体现出来。曼诺公司需要商检的有如下产品：竹木伞、儿童啤酒桌、啤酒桌、吧桌桌面、野餐桌等木质产品，现在规定MDF 板也是需要商检的。4.2 下达采购合同时，标明页数及相关信息在合同左上角，写上TO:某某工厂，FM：跟单员签名/曼诺，Date，并且在合同的右上角标明合同的页数，同时在寄合同正本时，切记要以邮件形式把相应快递单号提供给工厂。4.3 确保所下达的合同包装资料齐全、最新、及时在下达合同包装资料前，我们一定要对应合同号的交货期、船期，查询该合同资料是否已经全部到位，如果没有或者还欠缺资料的必须及时催问客户部相关负责人（特别是合同交期、船期特别近的）。若邮件中有相关产品描述、产品图片、产品要求，一并存档到相应合同的文件夹中。与此同时在此票货物出运前，必须时刻追踪是否为最新的包装资料。若资料以光盘形式提供，在寄工厂时，确保已存档，并提供相应的合同号和快递单号（需要贴上易碎标），以便日后跟踪。4.4 明确客人订舱要求，严格控制合同交期、船期，及时订舱在订舱前，必须明确客人的订舱要求，如要求出货的柜型及立方数控制。然后一般在合同船期前20 天就需要订舱，需要向工厂询问相关合同号的实际外箱尺寸和毛净重以及工厂的预计船期，如果工厂告知的货好时间超过了合同要求的船期，则必须及时将此情况反馈于产品经理及客户部的相关人员。下面就以曼诺公司几个大客户的订舱要求来举例分析说明：HEMA 订舱要求立方数要求：20GP: 28CBM, 40GP: 56CBM, 40HQ: 66CBM,45HQ: 75CBM;一个订单如果是有整柜也有散货的要分开托单、订舱。其次订舱必须在船期前二周完成。OBI 订舱要求立方数：20GP: 19CBM, 40GP: 50CBM, 40HQ: 60CBM。ARGOS & HOMEBASE、SHOOPERS订舱要求是不走小柜的，只走大柜和高柜。另外订舱必须在合同船期前两周。4.5 准确、合理地确认出货形式与拖柜门点订舱前必须根据产品实际外箱尺寸与毛净重确定出货形式，是出整柜还是散货；其次一定要合理算柜，一般来说一个1X20GP，最多能装25个立方；一个1X40GP，最多能装55个立方；一个1X40HQ，最多能装65个立方。但是如果是不同产品配同一个柜的时候，我们必须要考虑到纸箱之间是否凑箱以及工厂在封纸箱时封得是否平整等因素，因为这都会占去很多空隙，从而避免发生短装。确定好准确合理的拖柜门点，首先按照工厂地址查询其出运港，一般原则就是工厂离什么港口近就走什么港口。但一票单子都是一家工厂的货时，就不用考虑先后拖柜的顺序了。但如果是几家工厂拼柜的，即柜子去两家或三家工厂装柜的，以怎么顺就怎么排，以及工厂货好时间来安排，货先好的先装，避免柜子等在工厂。一般来说如果有三家工厂拼柜的，就要根据其货物实际立方数、拖柜路线等因素来确认能否让其一方改为货送至某工厂，或者是直接送仓库。4.6 准确、及时、合理安排验货（公司QC、客检）根据合同交期、船期，在确保产品质量基础上，及时与工厂确认准确的交期，并相应的安排QC验货或客检。 若同一工厂，几个合同的货，货好时间接近，在不影响出货的情况下，尽量把同工厂的几票货物安排在一个时间，但是尽量不要安排在双休日。如果验货时间临时有变动的，要及时通知验货调度员，减少公司人力、物力、财力成本。每天收到QC 行程表后，第一：必须根据自己的验货表查看是否有漏排；第二：现排的验货时间是否有影响工厂出货，有影响需要马上调整；第三：已验货合同的验货结果。4.7 及时确认合同拖柜时间，仔细核对并提供合同托柜信息在与工厂确认好准确的拖柜时间后，EMAIL回复公司储运部相关人员，若有工厂货好时间很紧张的，必须在确认拖柜时间邮件中注明：“请通知车队X月X日 XX点到工厂装柜”，以便储运部人员后期安排，以防产生待时费、放空费等。如果碰到工厂货好不了或者有问题需要推船的一定要马上告知产品部负责人，要求他们来处理