费用报销单据填写及粘贴规范.ppt

费用报销单 的填报与发票黏贴要求 财务部 先审批后支出原则 谁批准谁负责原则 手续完整原则 即时清结原则 M1 M2 M4 M3 一 费用报销的四大原则 1 1四大原则解说 凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出 没有申请或未经批准的费用不得支出 谁审批谁负责原则 审核人 批准人要对由本人审核 批准支付的费用支出负责任 即时清结原则 凡借用公款者 前帐不清 后款不借 手续完整原则 报销必须有经办人 规定各级审核人及审批人的亲笔签名 财务不得受理手续不全的报销单据 报销人领取报销单 填写报销单 部门经理复核 财务部出纳复核 上报总经理审批 总经理审批后返回财务部 财务部出纳报销付款 按报销要求逐层粘贴在粘贴单上 需办理验收 入库或者证明的手续齐备后 附在原始粘贴单上 有异议不符合报销要求 退回报销人 报销人在报销上签收 有异议不批准 退回报销人 N Y N Y 1 2财务报销流程图 二 财务审核票据应遵循的原则 1 审核各项金额是否与所附原始票据一致 2 审核各项费用发生是否合理 是否在公司规定范围内 3 审核签批手续是否齐全 以上若有一项不符合规定 财务有权将票据退还报销人 要求其重新填写 财务有权拒绝报销任何不真实的原始单据 拒绝不合理 不合格 不合法的报销凭证 三 正确选择并填写报销凭证 1 会计法 规定 对于不真实 不合法的原始凭证 财务人员有权不予以受理 对于弄虚作假 严重违法的原始凭证 财务人员在不予受理的同时 应当予以扣留 并及时向领导报告 请求查明原因 追究当事人责任 对记载不准确 不完整的原始凭证财务人员有权退回 要求重新补齐 2 费用报销单据必须使用蓝 黑钢笔或签字笔填写 不得使用圆珠笔填写 字迹工整 不得涂改 填写大小金额的报销凭证 大小金额必须一致 相关内容需填写完整 3 原则上 报销必须提供正规发票 对于确实没有正规发票的 可以用其他同类型发票代替 但仅限于固定标准的费用 其他无标准的费用和原材料采购不可以用其他发票代替 以防止滥报 4 各类发票抬头必须和报销单位一致 否则不能报销 原始凭证不得涂改 1 发票由后往前贴 先贴小张的 后贴大张的发票 小张发票在下 大张发票在上 尽量按照发生的时间顺序贴 火车票尽量往后面贴 因为它的金额在前面 如果贴得太前 贴上汇总单后会把金额挡住 2 如果发票量大 要类别贴 按规格大小统计一起黏贴 办公用品 劳保物资票 餐饮票 住宿票 加油票 的士票 火车票 飞机票等 都要分好类别 先小后大黏贴 3 A4纸的报告单要按报销黏贴单大小叠成一致 有些发票比A4纸小 但比报销黏贴单大一点的 也一样按报销黏贴单大小叠好 4 尽量把发票贴均匀 平整 以便财务部装订成册 四 发票黏贴要求 备注 本单相当于汇总单 销售人员须把交通补贴 通信补贴 办公费等费用发票贴在同一张白纸黏贴纸上 附在后面 把当月的差旅费汇总一个金额 并将填报好并附了发票的 差旅费报销单 附在后面 如有备注请另外附纸张说明 此两处留给领导签字 如属冲销借款 才需填此两项 4 1 费用报销单 及填报要求 4 2付款申请单 注 适用于公司向第三方的直接付款或预付款 4 3报销票据粘贴方法1 整理票据 对票据进行修剪 将有些长度超过报销封面的票据的多余部分减掉 但不得因此影响原始凭证内容的完整性 修剪后的票据 过宽过长的附件 应进行纵向横向的折叠 经过修整后的票据附在报销凭证后不应超出单据封面边沿线 2 粘贴票据 票据张数较多或较小时 先将票据粘贴在原始凭证粘贴单上 然后将粘贴单附在报销单据后 票据张数较多时 票据按票面金额 纸张大小依次从右至左粘贴在粘贴单上 紧靠粘贴单的左上端 从左横向粘贴 票据张数较少时 票据按票面金额 纸张大小依次从左至右粘贴在粘贴单上 也可直接附于报销单后 3 折叠票据 长型的票据折叠方法 长型的票据折叠方法 宽型的票据折叠方法 宽型的票据折叠方法 4 4 附件要求 附件为车票 则必须注明出发地 目的地 原因 经手人 证明人签名 餐饮费必须注明就餐人数 就餐人员 出发地 目的地 原因 证明人 经手人 五 常见错误 1 上厚下薄 2 中间厚两边薄 3 杂乱无章 4 粘贴时没有对齐 报销单据封面正面的左边沿线 5 粘贴时正面朝下 6 粘贴时正面朝下 7 购物发票 收据 小票 应该与车票分开填写支付证明单 不得多种单据同在一单 市场管理费 收据