档案管理一般规定.doc

CRPHZ/A.3.3/09-002 华润电力（菏泽）有限公司档案管理一般规定1. 目的为了保证华润电力（菏泽）有限公司档案的完整、准确、系统，加强档案管理工作，实现档案工作标准化、规范化，有效地保护和利用档案，特制定本规定。2. 引用标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 118222002）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002）火电企业档案分类表6-9 大类（修订本）（国家电力公司总文档200229 号）照片档案管理规范（GB/T 118212002）电子文件归档及管理规范等有关规定(GB/T 188942002）3. 术语定义：3.1 档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。3.2 项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件（包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、生产准备、竣工、试生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料）。3.3 科学技术档案（简称科技档案）：是指企业事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科学技术文件材料。3.4 文书档案：是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。也可以把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称。3.5 会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.6 人事档案：是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德、才表现等情况，以个人为单位集中保存以备查考的原始记录。3.7 音像档案：是指记录和反映本单位有关生产、经营、管理等活动工作，具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等。3.8 照片档案：是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。3.9 实物档案：是指本单位在各项工作中所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书等荣誉以及具有保存价值的各类实物，如领导人题词、名人字画、友好往来赠品等。3.10 电子文件：是指在数字设备及环境中生成，就数字形式存储与磁带、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。4. 职责4.1 总经理工作部4.1.1负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、开发利用、销毁等工作。4.1.2对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指导。4.2 公司各部门负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作，并按照档案立卷归档管理规定的要求及时移交总经理工作部档案室存档。5. 归档范围5.1 本公司在基建、管理、经营及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料为归档范围（见附件1华润电力（菏泽）有限公司文件材料归档范围表）。5.2 本企业归档材料的来源：内部形成的文件、材料；外购设备等带来的文件材料；投资控股企业向本企业提供的文件材料；参与的合作项目、合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；执行、办理的外来文件材料。5.3 各部门在华润电力（菏泽）有限公司文件材料归档范围表范围内，按照归档文件的质量要求负责文件材料的收集和整理，并按相关时间要求移交档案室。6. 归档的要求6.1 归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。整理应遵循文件材料形成的规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范的要求。6.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。6.3 归档的文件材料为A4面幅（297mm200mm）。6.4 文件材料归档后不得更改。6.5 非纸质文件材料与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。6.6 归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。6.7 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片、实物等各种载体形式。6.8 归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。电子文件只作为对纸质档案使用方式的补充，其格式要符合档案管理要求。6.9 两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的正本文件。6.10 工程竣工档案按照公司工程竣工档案资料移交管理规定中归档要求执行。6.11 各部门行政助理或资料管理员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，对归档的文件材料进行系统整理并组成保管单位，编制移交清册，由部门负责人签字审核后向档案室移交。部门负责人对移交材料的系统性、完整性和真实性负责。重要的文件材料移交时应编写归档说明，归档说明要注明项目名称、文件名称和数量以及要说明的事由。6.12 档案室接收时要全面检查归档文件材料的质量。不符合要求的有权退回移交部门，限期整改。6.13 交接双方要当面认真清点材料，核对移交清册，严格履行签字手续。6.14 任何人不得拒绝归档。不得无故拖延移交文件材料。对不按规定归档而造成文件材料损失的，追究相关人员责任。7. 档案保管期限7.1 文书档案保管期限采取标时制，分为永久、定期（10年、30年）。7.2 科技档案保管期限执行国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表，分为永久、长期、短期三种。7.3 凡保管期限不能准确界定的一律从长处理。8. 档案的鉴定、销毁8.1 对保管档案的鉴定依据是保管期限和档案所反映实体的存在与否。8.2 需要鉴定的档案由档案室提出书面报告，由总经工作部组织实施。8.3 经鉴定后确认可销毁的档案，由公司鉴定机构（由各相关部门人员组成）出具销毁决定和清单。可销毁档案的通报工作由总经理工作部负责。8.4 由公司鉴定机构决定销毁的档案，仍需单独保存5-10年后方可实施销毁。8.5 实施销毁档案由总经理工作部组织两名以上非档案人员的监销人员监督销毁。档案室收集归档销毁清单。8.6 不需归档的文件材料的销毁，由档案室出具清单，经总经理工作部总经理审核后，可自行销毁。档案室保存销毁清单和审查记录。8.7 会计档案的鉴定销毁工作由财务部全权负责。档案室收集归档销毁清单。8.8 人事档案原则不做销毁。9. 档案管理相关程序9.1 资料管理9.1.1 工程文件按工程文件管理规定执行9.1.2 设备资料按设备资料管理规定执行9.1.3 图纸及工程资料按图纸及工程资料管理规定执行9.1.5 合同文件按合同文件管理规定执行9.1.6 其他工程管理文件按其他工程文件管理规定执行9.1.7工程技术资料按工程技术资料管理规定执行9.2 档案管理9.2.1工程峻工档案按工程竣工档案资料移交管理制度执行9.2.2立卷归档按档案立卷归档管理规定执行9.2.3工程文件档案编码按工程文件档案编码规则执行9.3 档案资料的利用按资料借阅管理规定执行。10. 附件10.1 文件材料归档范围10.2 档案的鉴定销毁流程图11. 版本更新总经理工作部负责定时更新此程序文件，由公司总经理同意签字后方可颁布执行。凡任何有关此程序文件的改版意见可提交总经理工作部。12. 附则12.1 本规定由总经理工作部负责解释。12.2 本规定自下发之日起执行。12.3 本规定版本为A版。附件1文件材料归档范围一、 行政管理工作形成的文件材料（一） 公司筹建期的可行性研究、申请、批准、企业章程。（二） 公司董事会构成及变更，公司内部机构及变更。（三） 公司领导活动。（四） 综合性行政服务、公司事务公开，文秘、机要、保密工作，印鉴的管理。（五） 法律事务，纪检监察，公证工作。（六） 审计工作。（七） 职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评定。（八） 职工教育与培训。（九） 后勤福利，住房管理。（十） 综合治理，防范自然灾害。（十一） 外事工作。二、 经营管理形成的文件材料（一） 公司经营战略决策。（二） 计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。（三） 资产管理，资本运作，产权变动，清产核资。（四） 属公司所有的知识产权和商业秘密及管理。（五） 公司信用管理，形象宣传。（六） 商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。（七） 财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。（八） 物资采购、保存、供应和流通。（九） 经营业务管理，服务质量管理。（十） 招投标项目管理。三、 生产技术管理工作中形成的文件材料（一） 生产准备、生产组织、调度工作。（二） 质量管理，质量检测和质量控制工作。（三） 能源管理。（四） 企业管理现代化和信息化建设，科技管理。（五） 生产安全，消防工作，交通管理。（六） 环境保护、检测与控制。（七） 计量工作。（八） 标准化工作。（九） 档案、图书、情报工作。四、 科学技术研究工作形成的文件材料（一） 科研项目的调研、申报立项。（二） 科研项目的研究、试验。（三） 科研项目的报奖、推广应用。五、 基本建设和技术改造工作中形成的文件材料（一） 基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作。（二） 基建项目和技术改造项目的设计。（三） 基建项目和技术改造项目的施工。（四） 基建项目和技术改造项目的监理。（五） 基建项目和技术改造项目的竣工和验收。（六） 基建项目和技术改造项目评奖、创优。（七） 基建项目的使用、维修、改建、扩建。（八） 基建项目的系统、安装、调试、改造。（九） 事故分析和处理。六、 主机、设备仪器管理形成的文件材料（一） 购置设备、仪器的立项审批，购置合同。（二） 设备、仪器的开箱验收或接收。（三） 设备、仪器的安装调试。（四） 设备、仪器的使用、维护和改造、报废。（五） 事故分析和处理。（六） 主机、设备、仪器的定期试验、校验档案。七、 会计