档案管理简化办法.doc

档案管理简化办法1.0 内容：1.1档案分类：公司档案划分为八大类：企业文化类、经营管理类、行政管理类、人事管理类、工程管理类、合同协议类、设备仪器类、会计凭证类。1.1.1企业文化类主要归档范围：1.1.1.1组织宣传及党工团1.1.1.2企业荣誉与企业识别：集团获得的奖状、奖牌、荣誉证书、锦旗等实物档案；启用印信。 1.1.2经营管理类主要归档范围：1.1.2.1战略规划与经营决策：重大经营活动的请示与批复、总结、报告等；重大经营决策和实施计划措施等；经营责任制、任期目标等。1.1.2.2经营计划与统计：经营计划、总结、报告及计划调整等材料；计划任务书或作业计划；工程概算、预算、决算资料；经营指标完成情况分析总结报告；计划统计报表，企业综合性统计表及分析材料。1.1.2.3产品销售：营销方案；产品销售计划、总结、会议记录与纪要；市场分析和用户材料；广告宣传材料；售后服务材料；销售统计报表、客户档案及客服资料、物业方案；1.1.2.4物资管理：物资管理计划、总结；物资分配调拨计划；重要物资采购供应计划、总结、来往函件；仓库管理台账、报表等材料；物资统计报表；固定资产的新增、报废、调拨材料；清产核资、资产评估等方面的报告、报表等材料。1.1.2.5审计工作1.1.3行政管理类主要归档范围: 1.1.3.1行政事务：反映本企业重要活动的声像、图片材料等；会议材料，机构人员调查材料，工作简报、通报、重点工作形成的文件材料、声像材料；上级来文，经费申请等材料等。1.1.3.2法律事务1.1.3.3外事工作：上级机关及本企业关于外事工作的规定、通知、总结等；本企业外事工作的请示与批复、来往函电、谈判、协议、记录、考察资料与报告等。1.1.3.4制度与标准化：企业内部行政公文、管理制度、规定；企业技术规范、标准；企业工作标准。1.1.3.5档案和信息管理：档案工作计划、总结；档案移交清单、销毁清册；信息工作计划、总结等；计算机软件、盘片材料；信息管理工作材料；有关科技信息；图书、资料工作材料；专利、专有技术文件；各类产权证件。1.1.4人事管理类主要归档范围：1.1.4.1员工档案：干部、员工的名单、个人履历材料；干部员工的任免与招聘、升降、奖惩、考查、职称评聘等方面的文件材料；干部员工调动介绍信及存根、工资转移单；干部员工离退休及剩余人员安置等有关材料。1.1.4.2劳动人事资料：工资改革方案、人工成本计划、劳动用工计划、总结、报表等；劳动保护、保险的方针、政策、报表等；各类培训记录、福利措施等。 1.1.5工程管理类主要归档范围：1.1.5.1工程准备阶段文件1、立项文件：项目建议书；项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告；附件及审批意见；关于立项有关的会议纪要；专家建议文件；调查资料及项目评估研究材料。2、建设用地、征地、拆迁文件：征地拆迁审批文件；规划选址意见书；用地申请报告及建设用地批准书；划拨建设用地文件；国有土地使用证、国有土地出让合同；建设用地规划许可证及其附件。3、勘察、测绘、设计文件：工程地质和水文地质勘察报告；建设用地钉桩通知单（书）；地形测量和拨地测量成果报告；申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；批准的规划方案审查意见书及附图（总平面图、竖向规划图、管网综合图）；有关行政主管部门（人防、环保、消防、防疫等）审核文件；批准的建筑方案审查意见及附图；批准的建筑施工图；建设工程规划许可证；施工图设计文件审查批准书。4、招投标文件：勘察设计招投标文件；施工招投标文件；中标通知书；工程监理招投标文件。5、开工审批文件：建设项目列入年度计划的申报文件；建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表；建设工程开工审查表；建设工程施工许可证；投资许可证；审计证明；缴纳绿化建设费等证明；工程质量监督手续。1.1.5.2监理文件1、监理规划与实施细则2、监理月报3、监理会议纪要4、监理通知5、监理工作总结1.1.5.3工程施工期间资料1、施工组织文件资料：施工组织设计；施工方案；图纸会审；设计变更；工程洽商记录；工程定位放线记录；地基钎探记录；桩基施工记录；基坑支护记录、基坑支护设计审批文件；地基处理记录；预应力钢筋张拉记录；防水工程试水检查记录；沉降观测记录；质量事故处理报告及记录；基础结构验收；地基与基础备案；主体结构验收、主体备案；建筑工程结构抽检检测报告；砂浆、混凝土抽检报告；地基验槽；基础隐蔽工程验收记录；主体隐蔽工程验收记录；楼地面隐蔽工程验收记录；屋面隐蔽工程验收记录；采暖卫生与煤气隐蔽工程验收记录；电气隐蔽工程验收记录；通风与空调隐蔽工程验收记录；电梯安装检验报告；电梯验收检验报告；装饰装修隐蔽工程验收记录；建筑工程节能合格认证书。2、各种建筑材料合格证、施工试验报告：钢材质量证明文件；钢材焊接检验报告及焊条合格证；水泥质量证明文件；砖、骨料质量证明文件；防水材料质量证明文件；预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验报告；商砼质量证明文件；外加剂质量证明文件；采暖卫生与煤气工程材料、设备出厂合格证、准用证、检测报告；电气工程材料、设备出厂合格证、准用证、检测报告；通风与空调工程材料、设备出厂合格证、准用证、检测报告；建筑装饰装修材料出厂合格证、准用证、检测报告；其它材料合格证、准用证、检测报告；土壤试验；砂浆配合比通知单、抗压强度实验报告；混凝土配合比通知单、抗压强度实验报告；现场预应力混凝土试验。3、工程过程管理资料：分包招标文件、评标记录；材料设备招标文件、评标记录；工程来往文件；经济签证；材料批价单；材料设备出入库单；工程进度结算及拨付款单、工程施工日志。1.1.5.4竣工图1、建筑安装工程竣工图：建筑竣工图；结构竣工图；装修（装饰）工程竣工图；电气工程（智能化工程）竣工图；给排水工程（消防工程）竣工图；采暖通风空调工程竣工图。2、综合竣工图：总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）；竖向布置图；室外管网综合图；室外专业图（给水、雨污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、消防、建筑小品、照明、水景、绿化、道路）。1.1.5.5竣工验收文件 1、验收记录：单位（子单位）工程质量验收记录；单位（子单位）工程质量控制资料核查表；单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录；单位（子单位）工程观感质量检查记录；单位（子单位）工程质量验收记录。2、验收报告及证件：室内空气质量检验报告；竣工报告；工程质量评估报告；消防验收意见书；人防验收意见书；规划单体验收意见书；建设工程规划验收合格证；建设工程档案验收许可证；工程质量保修书；商品住宅住宅质量保证书和住宅使用说明书；建设工程竣工验收备案证。1.1.6合同协议类主要归档范围： 以集团公司、子公司名义签署的所有合同、协议都要进行归档。1.1.6.1工程类合同1、施工类合同a、工程总承包合同b、工程分包合同b1、土建工程分包合同01、土石方工程合同02、基坑支护工程合同03、门窗安装合同04、外墙保温、涂料工程合同05、楼梯栏杆扶手、阳台护栏安装合同06、幕墙工程施工合同07、钢结构工程施工合同08、桩基工程施工合同09、其它土建工程分包合同b2、建筑安装工程分包合同01、消防工程合同02、采暖工程施工合同03、空调工程施工合同04、通风工程施工合同05、电梯安装合同06、人防设施安装合同07、二次供水设备安装合同08、智能化工程施工合同09、新风系统施工合同10、其它建筑安装工程分包合同c、综合管线工程合同c1、供配电线路工程合同c2、雨污水管网施工合同c3、生活给水管网施工合同c4、消防给水管网施工合同c5、热力管网施工合同c6、中水系统施工合同c7、燃气管线施工合同c8、有线电视线路施工合同c9、电信线路施工合同c10、其它综合管线工程合同d、道路景观绿化工程合同e、建筑装饰施工合同2、材料设备采购供货合同f、材料采购供货合同f1、水泥、商砼采购供货合同f2、钢筋采购供货合同f3、屋面瓦采购供货合同f4、外墙瓷砖、镶贴石材采购供货合同f5、成品檐沟及配件采购供货合同f6、电线、电缆采购供货合同f7、开关、插座面板采购供货合同f8、桥架、线槽采购供货合同f9、给排水管材采购供货合同f10、灭火器采购供货合同f11、信报箱采购供货合同f12、其它材料采购供货合同g、设备采购供货合同g1、水泵类采购供货合同g2、人防设备采购供货合同g3、应急照明采购供货合同g4、发电机、EPS、UPS采购供货合同g5、配电箱采购供货合同g6、信息箱采购供货合同g7、其它设备采购供货合同3、勘察设计合同h、测绘合同i、建设工程勘察合同j、建设工程设计合同 k、其它勘察设计合同l、监理合同1.1.6.2营销推广类合同 1、房屋销售合同 2、楼宇认购书3、广告代理合同 4、电视广告发布年度合同 5、报纸广告年度合作合同 6、电视广告年度代理合同 7、销售代理合同 8、广告设计合同 9、电视广告代理合同 10、电台广告代理合同 11、户外广告发布合同 12、电视广告制作合同 13、广告宣传单张派送合同 14、车身广告发布合同 15、展销现场布置合同 16、其它营销推广合同1.1.6.3物业类合同 1、物业管理委托合同 2、可视系统等维修保养承包合同 3、消防报警设备维修保养承包合同 4、清洁合同5、绿化保养承包合同6、中介合作协议书7、场地租赁合同8、居间合同（求盘）9、认购意向书10、认租意向书11、房地产租赁合同12、储水池清理、消毒合同13、化粪池、沙井清理合同14、灭虫合同15、其它物业合同1.1.6.4融资类合同1、借款合同2、抵押合同3、保证合同4、承兑合同5、评估合同6、银行贷款合同7、银行按揭合同8、股权转让合同9、保险协议书10、商品房预售款专用帐户监管协议书11、委托银行代划缴税费协议书12、其它融资类合同1.1.6.5其它类合同1、咨询合同2、劳动合同及相关补充协议3、工伤及劳动争议处理协议4、员工保密协议书5、定作合同6、制作及安装合同7、车辆维修合同8、印刷合同9、其它合同1.1.7设备仪器类主要归档范围 :1.1.7.1办公设备仪器：电脑、打印机、复印机、空调等。1.1.7.2生产设备仪器：检测设备仪器、土建设备、电器设备、水暖设备等。归档内容为：设备仪器出厂合格证、装箱单、备品配件、说明书、图纸、开箱记录；设备仪器操作、维修、保养手册；工艺规程、生产操作法。 1.1.8会计凭证主要归档范围:1.1.8.1会计凭证：包括现金、银行转账、成本核算、材料、固定资产、销售凭证等。1.1.8.2会计账簿：会计总账、现金日记账、银行存款日记账、销售利润明细账、生产费用明细账、其它专项明细账等。1.1.8.3财务计划与会计报表：财务管理计划、总结、报告；税务筹划；年度会计报表、月/季度会计报表、专项会计报表、财务快报；会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。 1.1.9录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。1.2 归档时间 1.2.1企业文化类、经营管理类、行政管理类、人事管理类资料每年归档两次，分别为一月份(截止到月底)和七月份(截止到月底)，分别由各职能部门向档案室移交。其中重大活动资料在活动结束后7天内由相关部门整理并提交档案管理员归档；行政公文、董事会及领导层办公会签署的文件，由行政专员将复印件交相关部门执行，并于签批后7日内，将原件提交档案管理员归档，档案管理员每季度末装订成册。1.2.2经营管理项目及课题研究资料在经过鉴定验收后一个月内，由项目小组成员分类组卷，经项目负责人审定后，向档案室移交。 1.2.3工程管理档案由各部门按月度(10到15号)向档案室移交。1.2.4购进设备仪器开箱验收时，须通知档案管理员及时到场，现场收集资料归档。 1.2.5合同、协议签定后，于7日内移交档案室。1.2.6当年财会档案，在会计年度终了后可由资产财务部保管3年，期满后次年3月底前向档案室办理移交手续。编制交接表，一式二份，计划财务部、人力资源行政部各一份。1.2.7特殊载体档案由相关部门整理后，于一个月内移交档案室。 1.2.8项目公司档案在项目峻工验收结束后2个月内，经项目公司负责人审定后，移交集团档案室。1.2.9在以上规定时间内未及时移交的，每延迟一天，罚款50元。如因客观原因确需延期移交，需由责任人申请，注明原因，上级领导签字确认。1.3归档要求 1.3.1归档的文件材料必须齐全、完整。1.3.2集团公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交公司档案室集中管理，归档时需填写档案文件交接表一式两份，移交时按清单核实清楚，交接双方签字，各备留一份以备查考。任何人不得拒绝归档，若发现私自保存文件不归档的，将扣罚责任人200元并责令归档。1.3.3文件书写和载体材料应能耐久保存。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背