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会计电算化论文财务内部控制论文：电算化环境下提高财务内部控制水平探讨摘要：会计电算化的出现改变了会计数据的处理方法，原来手工记账情况下的财务内部控制自然难以满足电算化条件下的财务状况，因此，为了保证电算化会计的安全稳定，改进相应的内部控制制度是必须的。关键词：电算化;财务;会计;内部控制1 会计电算化的财务环境1.1 会计电算化介绍狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。1.2 电算化环境下的内控传统的记账形式是手工形式，但是手工记账方式下职权不能有效分割，各个账户之间不能有效避免控制失调，因此，越来越多的公司开始选择电算化会计系统作为记账方式，这一系统从记账方式和记账工具两个方面实现了公司财务内部的有效控制。1.2.1 记账方式众所周知，电算化环境下的记账方式实现了无纸化记录，所有的数据均是由专门人员录入计算机，且实现了计算机自动计算借贷双方，更能将收支的平衡与否看的清清楚楚。最重要的是，计算机录入在超过一定接线时要想修改很麻烦，这样也就从形式大大减少了手工帐中经常存在的篡改数据的现象，自然也就增加了内部控制的有效性。1.2.2 记账工具我们可以从字面上看出，电算化形式下的记账工具已经脱离了纸笔，而是用计算机逐个输入，如果计算机的软件系统允许，甚至可以与某一家公司达成协议，使得与对方公司的某一项业务发生时，系统自动监测对方与自己做的帐是否吻合，以确保账务的真实性。这种先进的记账工具不仅仅可以及时的监测出假账坏账的存在更能对多家公司起到同时监督的作用，节约了国家审计及公司管理的成本。2 会计电算化环境下企业财务内控存在的问题电算化会计虽然有诸多好处，但是电子化也有电子化的弊端，会计电算化将手工方式的记账核算工作转变成了计算机软件的程序化工作。但是，这种处理方式的变化会从许多方面影响到会计的内部控制，为了确保电算化条件下的会计核算完整无误，相应的会计内部控制必须得到加强。2.1 电算化方式下的数据处理削弱了传统内部控制的集中性在手工记账的时候，所有的会计业务资料，比如总账、明细账等大多是由不同责任人登记保管，财务内部会依照业务所涉及的账户的不同而分工合作，职责分明，形成一个严密的内部控制系统，这种情况下，出现舞弊的几率较低，授权分明的条件下，查看所有的会计资料也是不太可能实现的。这样严密的内部控制制度，就算出现了一定的漏洞，也可以根据适当调查追究责任。但是在电算化的记账程序中，几乎所有的会计数据都是有一套软件执行，这样同一套软件进行的多项业务处理很难将数据处理的集中，同时，传统的手工帐中对各个账户的分开管理的功能也相应弱化，更难控制闲杂人对会计信息的浏览甚至备份。2.2 过于依赖程序化造成操作员的身份难以区分手工记账中，各种账务的记账人员与账务内容是直接相连的，这就形成了一层天然的相互约束的关系，比如最直观的笔迹识别。但是，在电算化的系统中，电子化过分强烈，切断了原本与人直接相连的账户的联系，使原来账户与人的自然关系转变成了人与电脑的联系，这样就不可避免的带来了一定的高科技犯罪风险，自然也会导致财务内部控制的失效。2.3 由纸质到电子设备改变了内部控制中数据管理方式原来手工记账条件下，会计的相关信息都会随着记账的过程而在相应的凭证、报表上得以存储，这种纸质的存储方式，虽然浪费空间，查阅不方便，但是也有一定的稳定性和安全性，比如说：难以修改，专人查阅等。但是，转变为计算机软件输入的会计信息，保存的介质变成了移动硬盘等电子设备以及软件开发过程中专门开辟的存储空间，这些存储的介质，不像纸质那么一目了然，由于电子读取的固有特性，这些会计信息似乎更容易损坏，修改，更重要的是，即使有会计信息出现错误或者出现遗漏，也难以立刻发现得以补救，而因此对企业财务造成的损失也是难以弥补的。3 加强和完善会计电算化环境下财务内部控制的措施介于前面叙述的诸多原因，电算化环境下的财务内控出现了一些转变，也就造成了现实中内控的新问题，为了应对这些新的问题，企业必须改进财务的内部控制，并且针对有可能出现的问题采取相应的应对措施。3.1 提高企业员工对内部控制重要性的认识加强对企业财务中电算化和与电算化内部控制的宣传，让企业的管理层有“不相容职务分离”的重要性，改变一些公司高管认为电算化是万能的等等这样的错误认识，使得企业的管理层能够真正的正确认识到电算化系统的存在的问题及内控重点。电算化系统包括账务输入，成本预算，电子转账，电子报销等功能，但是使用这些系统的操作人员并不局限于财务部门的会计等专业人员。另外，电算化模块中的资金一定要随时监督流向，加强管理，控制用量，对报销程序要严加审核。因此，财务部门内部控制的重要性的宣传一定要加强，加强与其他部门的工作配合，避免自己公司员工因认识不足造成不必要的损失。3.2 完善电算化系统电算化系统出了由计算机软件公司专门开发外，企业也可以自行相应的系统，不管这两种情况的那一种，都应该注意程软件的操作，更要注意初始设置、特殊业务等情况，因为这些电脑操作如果不适当会导致输出的数据或信息有所失误，甚至会导致程序失效。另外，电算化系统中的报销、预算模块与实际记账过程中的业务操作有所关联，换句话说系统与内部控制必须有所磨合，必须经过重复的测试，以使相关系统能够实现最佳效果。因此，在电算化系统进行的财务任务实施时或者系统上线后的实际运行之后，企业相关操作人员一定要随时进行测试，发现问题后必须及时修改，甚至要求开发部门及时修改相关设置或者修改程序。3.3 根据电算化系统对内控的影响完善内控制度电算化系统在企业信息建设中有相当重要的作用，再先进的电算化软件都需要和实际结合，现实操作才能实现自己的功能，初次之外，企业的相关制度，管理水平也是实现电算化系统功效的必要前提。因此，企业所需要的不仅仅是系统升级，更重要的是内部控制制度。为此，公司可以采取相关措施来完善内部控制制度。3.3.1 内部审计方面不管是手工帐还是电子账，内部审计对于企业的自我查缺补漏、防微杜渐都是有所帮助。在电算化财务管理的情况下，内部审计工作人员除了传统的账务检查外，还应该注意加强电算化系统的控制功能与配套内控制度的符合程度。3.3.2 完善反馈制度电算化系统的应用过程中，可以定期从各个不同部门不同财务人员进行适当的询问以了解相关情况，针对发现的问题及时作出处理，进一步完善电算化系统的记账程序，通过类似的程序在工作中不断改善内控制度。3.4 注意人事方面对内控的影响作为先进的记账手段电算化系统，是一门综合性的学问，设计会计、计算机应用等方方面面，对操作人员的专业能力要求很高。因此，增强财务人员对管理、经济、计算机等专业的能力，是提高电算化系统的应用能力以及防范电算化系统内控风险的必要手段。4 结论会计电算化从形式方面大大减少了手工帐中经常存在的篡改数据的现象，自然也就增加了内部控制的有效性。电算化不仅可以及时监测出假账坏账的存在，更能对多家公司起到同时监督的作用，节约了国家审计及公司自身的成本。因此，会计电算化对财务内部控制水平的提高，有决定性作用。参考文献1张福明.关于会计电算化认识上的误区J.会计之友（下旬刊），2006，（6）.2张艳丽.会计电算化系统的安全性分析J