秘书实务教案.doc

秘书实务文本教案课程名称：秘书实务课程学时：60 4学分 其中试验学时：30 适用专业：文秘、社区开设院系：社会管理系 教研室：文秘内容提要：本课程以培养学生办文、办会、办事的实务能力为核心。基本内容包括：办公室事务管理；秘书业务工作；文案处理和秘书管理。通过本课程的学习，使学生掌握秘书工作的一般规律，培养学生形成秘书工作的综合能力和训练学生掌握秘书工作的操作技能，形成秘书的职业素质。该课程的特点是知识性、规范性、程序性、操作性。本课程的总任务是：培养适应现代信息社会和市场经济发展的需要、能与国际秘书接轨的有知识、有经验，会操作，会办事的复合应用型的秘书。教学的基本方法是：以国家的法律、法规和秘书理论为指导，系统讲授秘书各项业务工作的一般规律性知识，传授秘书工作的经验，密切联系我国当前秘书工作的实际，在秘书综合实训室和计算机实验室进行秘书工作方法和技能的实操演练，使学生既有系统的秘书理论知识基础，又熟练地掌握实际操作的方法技能，以便今后上岗后能适应工作的需要，成为现实可用的秘书人才。绪论教学目的要求：通过绪论课的学习，使学生了解秘书实务的概念、内容和特点，理解学习秘书实务的意义与学习方法，增强学好本课程的信心。教学重点和教学难点：是讲透秘书实务的四个特点，并使学生领会这些特点在秘书工作中的具体表现。教学方法及课时：讲析结合 2学时教学内容及步骤：一、秘书实务的对象现代秘书实务是研究现代秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。现代秘书工作是普遍存在于党政机关、企事业单位、群众团体等各类组织中的辅助性管理工作。这种辅助性管理工作有大量的具体业务活动，涉及内容十分广泛，繁杂，只要领导的管理活动涉及到什么地方，秘书的辅助管理或服务工作也就做到什么地方。因此，现代秘书实务的对象是研究辅助管理中具体的秘书业务工作程序、方法和技能，从秘书工作的实践出发，分析其中的主要特点，揭示其中的一般规律和特殊规律，为培养学生掌握秘书业务知识和实际操作能力而提供理论指导。秘书工作在我国有非常悠久的历史。早在春秋战国时代，许多新兴的国家都设置了管理文书的职务，如赵国的御史、齐国的掌书、魏国的立书、秦国的尚书等。这些官员、侍从在国王的左右，草拟公文，记录大事，起着秘书的作用。秦汉以后，国家一统，诸事纷繁，逐步加强了秘书工作。三国时期的曹操称帝兴魏，在丞相府设立秘书令，掌管机要文书和奏议事宜，秘书一职有了明确的责任。西晋以后，秘书令改为中书舍人，负责草拟诏令，书写和分发公文，完全履行秘书的职责。唐朝改秘书郎为兰台郎，宋朝则改为尚书。由此可见，不管历代皇朝怎么变，封建统治者在争得统治权或维持统治都需要大量的辅佐工作和忠诚辅助的秘书人才。在现代社会生活中，特别是在我国建设有中国特色的社会主义过程中，秘书工作变得越来越重要，并由单一的行政秘书逐渐发展为各行各业种类众多的秘书，如法律秘书、商务秘书、医学秘书、教学秘书等，形成了秘书工作岗位群。改革开放促进了经济建设快速发展，我国的秘书工作展现了一个新的局面。20世纪80年代中期，中共中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形势下如何更好的发挥行政机关秘书部门的参谋、助手作用的问题，不但提出了“三服务”指导思想，即为本级（直接）领导服务，为相关的各级领导服务，为人民群众服务。而且提出了新时期秘书工作必须完成的“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策；从单纯收发转递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为科学化管理；从被动服务转变为主动服务，从而使秘书工作进入了新的阶段。进入21世纪的信息社会，我国已经基本建立了社会主义市场经济体制，经济全球化的趋势日益发展，信息技术、互联网和办公自动化正在改变现代秘书的工作方式和内容。现代秘书人才已经成为我国各行各业辅助管理型的专业人才。当今社会的多样化和复杂性，促使秘书的角色职能由传统型向智能型转变，单一型向综合性转变。无论是政府机关的行政秘书，还是现代企业的公司秘书或各种社会组织团体的秘书等，由于市场经济的竞争性和骤变性，则要求秘书既能撰文办文又能沟通协调；既会管理，又懂专业；既能处理信息，又能处理公关事务；既可以为领导办理各种具体事务，又为领导出谋划策；既是领导的工作助手，又是领导的生活助理，并扮演多重角色，全方位的为领导工作服务。这是因为在知识经济、知识领导影响下，管理辅助更多表现为高知识含量、创新性为特征的知识性辅助，同时又强调职业技能在完成秘书工作任务的重要作用。因此，秘书的角色不再仅仅是打字员或是办事员，而将被归入辅助管理的角色范畴，秘书的工作职能将涉及时间管理、计算机软件应用、组织会议和公务出差管理、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室事务管理等诸多方面。总之，秘书工作越来越转向职业化，目前全国秘书职业鉴定工作，正是中国秘书职业化的重要起始环节。市场需要职业化的秘书人才，即复合应用型的秘书人才。秘书不仅在辅助参谋上表现为高智能，而且职业技能也表现有较高的综合素质。我们从市场需要发生转变中可看到这种明显的变化。（一） 现代秘书实务的内容现代秘书要承担大量公务，既要协助领导（上司）管理行政事务，又要操办办公室的具体事务。许多实务看起来平凡、琐碎，是乎微不足道，但却直接关联着领导工作的成效，甚至能影响组织内外关系，影响组织和领导的形象。因此，现代秘书实务课程的内容不仅包括现实中秘书工作本身存在那些业务活动，而且包括高智能的辅助性行政事务，并要考虑吸收现代秘书实务理论研究的新成果，这才符合现代秘书培养目标的需要。具体来说，复合应用型秘书要有多元化才能。首先应懂得两国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。其次组织能力强，应当是一个组织者，要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案，并善于沟通。秘书需要和领导、同事以及客户交流，并善于协调企业内外部的关系。秘书还要有获取新知识的能力，必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，需要跟上计算机应用的发展步伐。再有团队合作能力，良好的政治素质，能参加到许多实际项目中去。并需要收集信息，整理信息，有效地利用信息。必要时还需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键要素。因此，依据复合应用型秘书培养目标的需要，我们归纳秘书实务课程的主要内容如下：1.办公室事务管理，包括办公室接待和通讯，办公室的布置，办公室环境的维护和管理，办公室工作程序管理，办公资源管理，办公效率和时间管理，在线网络办公管理和沟通。还有较高层次的出谋划策，决策支持等参谋事务。2.会务管理，包括会议前的筹备，会议中的服务，会议善后处理，会议后的反馈，现代商务会展的服务等。3.信息处理工作，包括对信息的收集、整理、传递、存储、利用和反馈，调查研究，以及互联网信息搜索，信息即时支持等。4.商务活动管理，包括开放参观活动，宴请活动，签字仪式活动和典礼活动等。5.公务旅行管理，包括国内出差事务，涉外出差旅行，随从事务和网上预订事务等。信访工作，包括我国2005年新信访条例的颁布与实施，信访工作的办理程序，信访工作的制度和原则，企业内部员工的投诉或人民群众的投诉等。6.督查工作和综合协调。督促下级机关和部门贯彻落实领导决策和指示情况，加强执行过程的严肃性，维护领导的权威，保证组织目标的实现。7.保密工作，包括保密对秘书工作的重大意义，保密法的执行，保密的范围和原则，商业秘密和电子秘密的管理等。8.秘书文案管理，包括文书制作和文书流转的过程，文书归档和立卷，档案整理和利用9.文书管理 ，包括秘书的效绩管理，秘书的团队管理，秘书的招聘与应聘，秘书职业资格的考试和鉴定。由于持证上岗的就业制度已经在我国实行，秘书工作实务课程内容覆盖了国家四级秘书资格鉴定中工作实务全部知识点，并对一些相关教学内容进行了整合。知识链接XX企业岗位责任制度中秘书工作内容督促检查各部门对上级的指示、总经理办公室的决议及总经理决定的执行情况。2.定期组织收集分析综合公司有关生产行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示并定期向上级书面汇报。3.负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。负责起草总经理授意大综合性工作计划总结和工作报告。4.组织起草总经理办公室文件（负责对各职能部门以总经理办公室名义起草的文件审核），做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷归档保管工作。5.组织做好总经理办公室印鉴、介绍信的只用及保管，函电收发和报刊收订分发工作并及时编写公司大事记。6.协调安排设计多部门主管参加各种会议。做好来客接待工作和电话话务工作。7.按照总经理的要求，及时编制办公室的方针目标，并组织检查、诊断、落实。负责完成总经理临时交办的各项事务。8.负责公司办公用房地分配调整及办公用品、用具的标准的制定，并对办公用品、用具以及对各部门文明办公进行检查、督促。总之，我们所理解的秘书工作实务的内容，即是秘书部门的工作，也称秘书办公室工作。首先是管理性的工作，包括信息处理、督察工作、办公室管理、撰写公文、会计与财务、办公设备采购等；其次是事务性的工作，包括处理信件、接听电话、档案管理、操作电脑、收发公文回复电子邮件、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；还有是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。通常我们说秘书工作事务，一般指秘书人员所承担的具体事务工作，即人们通常所说的秘书业务工作。二、秘书实务的规律现代秘书实务的规律是秘书工作诸要素之间的本质的、必然的、稳定的联系，在本质上仍然像自然规律一样，有客观的不依赖人的意志为转移的运动规律。这个规律贯穿于秘书工作过程的始终，并体现秘书工作的性质和发展趋势。不管人们认识它还是没有认识它，喜欢它还是不喜欢它，它都存在着，都在起作用。人们只能认识和利用规律，但不能创造和消灭规律；人们只能在客观规律提供的可能范围之内充分发挥主观能动性，却不能超越客观规律的许可范围盲目行动。现代秘书实务的规律同其它规律一样，也具有客观性。不管人们是否认识它，它都是客观存在的，并且在秘书工作中起着决定的作用。就像水在一个标准大气压下到了摄氏100度总是要汽化一样，任何人对它不能创造，也不能消灭，只能承认这个客观规律。现代秘书工作课程的一个重要任务，那就是揭示现代秘书实务的一般规律，探索现代秘书实务的特殊规律，从而有利于使文秘专业学生认识和遵循秘书工作的客观规律，提高秘书工作的质量和效率。同时也有利于秘书与其主要服务对象领导者的配合默契，进而促进领导工作效率的提高。（一）秘书工作实务的一般规律秘书实务工作的一般规律，是指秘书工作的共同规律。无论是中外秘书工作，还是行政机关秘书与企业秘书工作，以及军队、司法、公安等一切秘书工作领域，古今秘书办文办会办事、参谋、协调、处理信息的一切业务活动中都具有的规律。 1直接综合辅助管理与领导对秘书公务服务需要相适应无论秘书工作的环境、条件、体制、方式和方法等如何变化，秘书在主辅配合中直接综合辅助管理与领导对秘书公务服务需要相适应的这一本质性的内涵不变。这一本质的联系和关系，存在于古今外的一切秘书工作实践中。在领导工作实践中，秘书在主辅配合中的直接综合辅助是不可缺少的，而且必须与领导公务服务相适应。在人类有了共同劳动和集体劳动，有了相互交流的社会生活后，就有了管理，也就有了承担管理权责的领导。领导者既要处理决策、指挥、协调、控制等要务，又要处理经常发生的日常事务。随着组织规模的扩大和社会分工的细化，一方面，需要权责相对集中以求指挥统一、步调一致，维护组织的整体性；另一方面，需要领导者透彻地了解各方面的实际，保持与各相关方面的关系与沟通，处理组织中的各项事务。这无疑加重了领导工作的负担。这些负担仅凭领导者个人之力是难以承担的。由此，就产生了与领导主辅配合的，直接综合辅助充当参谋助手的秘书人员。与领导主辅配合，直接综合辅助的秘书工作，并不分解或削弱领导者的管理职权，相反，是维护领导的权威和指挥的统一，通过主辅配合和综合辅助，发挥参谋助手作用，分担领导者的工作压力，强化、拓展、伸延领导的影响力。这样，秘书辅助就适应了领导对公务服务的需要，领导和秘书就共同构成了主辅一体化的工作机制。 秘书在主辅配合中，直接综合辅助管理与领导对秘书公务服务需要相适应规律，一是揭示了一切秘书工作和所有秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系秘书与领导主辅配合关系；二是揭示了秘书工作的基本特征对领导直接综合辅助性；三是指明了秘书工作的基本内容：综合辅助，既办文办会办事，提供事务服务，又出谋献策，拾遗补缺，提供参谋辅助；既充当助手，又充当参谋；四是指出了秘书发挥职能作用的位置领导身边，是直接的；五是指出秘书辅助必须与领导需要相适应。秘书工作虽然经历了数千年的发展和演变，虽然不同国家、地区、行业，不同和组织管理中都有不同的运作方式的秘书工作，虽然秘书工作的内容日益纷繁，但不同时代、不同国度、不同组织、不同业务系统的秘书工作中，秘书辅助管理与领导对辅助管理的需要相适应的固有的本质联系未变；对领导直接综合辅助的基本特征未变；事务服务和参谋辅助的综合辅助管理的基本内容未变；处于领导身边的职能位置未变。因此，秘书与领导主辅配合直接综合辅助管理，揭示了秘书工作的一般规律。2秘书工作围绕领导工作展开并永远处于从属和辅助地位在领导的一切工作事务中，秘书都要自始至终地、全面地发挥直接综合辅助作用，充当操办事务的助手、运筹策划、收集意见和建议、拟定可行方案；在决策执行中，要收集信息进行反馈、参与督促检查和综合协调，协助领导进行调控，以实现决策目标；在管理事务中，凡是领导需要代劳的，都由秘书尽职尽责的代劳；凡是领导工作需要服务的，都由秘书提供及时有效的服务；凡是领导工作需要参谋辅助的，秘书都要竭尽全力地献计献策。这一切都在主辅配合中进行，都在领导身边综合辅助中才能顺利地展开。组织管理中设置秘书岗位，领导者身边配备秘书，就是为了在领导者身边配备综合辅助的参谋助手，通过主辅配合，强化领导工作效能。秘书若不能在领导身边提供有效的综合辅助，不能在主辅配合中促进领导工作效率的提高，那就是失职。在管理实践中，协助主要领导人行使领导职权的，有副职领导人；协助领导进行人、财、物等要素管理的，有各职能部门负责人；协助领导人进行运筹策划的，有专职的参谋咨询人员和智囊人物。从某种意义上讲，这些人员的工作，对领导工作都从不同方面有着不可低估的辅助作用。但是，从这些人员的工作范围和职责来看都是比较间接和某一方面的辅助，都难以像秘书那样处于领导身边，及时跟踪领导工作，全方位、全过程地提供综合辅助，提供事务服务和参谋辅助。其他工作人员只能在某一方面、某个层次、某个领域、某个阶段发挥辅助作用，都很难像秘书那样形成对领导直接的主辅配合的一体化工作机制，只能在各自的职能范围内发挥作用。秘书与领导的主辅配合、是直接综合辅助管理，是领导根据需要，对秘书的工作指派、授权理事和秘书的主动服务及参谋活动两者结合的一个统一的整体。这就是秘书辅助领导与其他工作人员对领导辅助的区别。这也使秘书工作成为领导工作的拓展、铺垫、伸延的不可缺少的辅助部分。 3秘书工作由一般性服务转变为职业性服务秘书是一种存在于各行各业的社会职业,21世纪逐渐进入到信息社会，对秘书将有更大的市场需求和更高的专业要求。秘书服务与其他人员、机构的服务不同，它不是单一的服务，而是涉及到信息处理，沟通交流，会议组织，文书档案，事务管理等等。这些工作在现代科技高度发展背景下，越来越具有较强的职业性。就拿秘书信息处理来说，第一、秘书信息服务与专职信息机构不同。专职信息机构,虽然它的专业性较强,但提供的信息具有广泛性,而秘书的信息服务突出的特点是它的专一性(即领导司职权限和工作范围),它是专门直接为本部门领导或间接为上级领导决策服务的;其二、秘书信息服务与职能机构信息服务不同。职能部门的信息服务,只反映本专业、本系统、本领域的问题并提供有关决策方案,而秘书信息服务涉及领导决策较为广泛的领域;其三、秘书信息服务与各级领导对上、下级的信息服务不同。秘书的信息服务,只有建议权,没有决策权。另外,它贴近高层领导,比下一级领导更容易了解主管人员的决策动态。若与外部信息服务相比较,差异就更加明显。社会上的信息服务机构,参与市场竞争,以赢利为目的,这与秘书无偿地、无条件地为领导决策服务有着本质区别。由此可见,秘书信息服务在信息服务总系统中,居于重要的独特的地位,起着不可代替的作用。同时也表明,秘书信息服务有较强的职业特点，换句话说，秘书信息服务的专业性大大增强。（二）现代秘书实务的特殊规律秘书实务的特殊规律，是指秘书工作运作实践中，不同业务范畴中特有的规律，它是不同业务工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。1不同行业的秘书工作有各自的特殊规律随着当代社会生产力突飞猛进地发展，社会分工越来越细，秘书工作职业化也得到了长足发展。秘书工作已成为从业人数众多，遍及社会社会生活各个领域的社会职业。目前，秘书职业，有特定的从业要求、特定的工作内容、专门的职业教育体系和专门的职业管理规范。秘书职业表现出向不同行业、不同层次、不同业务领域、不同岗位的分工发展趋势。因此，一个行政机关秘书和一个企业秘书的工作性质和内容有极大不同，表现出不同的特殊规律。2不同工作范畴有各自的特殊规律再者，由于办公自动化的日益普及,现代设备越来越多地代替了原来需要秘书完成的琐碎的工作,秘书高智能性的服务将成为秘书职业的主要内涵。在信息社会，领导决策需求的主要是秘书的“智力投资”。秘书人员要主动熟悉计划、组织、指挥、协调与控制等管理职能,从更广阔的领域、更深的层面上理解如何进行办文、办会和办事。无论是办文，还是办会和办事，都有各自的特殊规律。3经常性工作规范化、程序化的规律一般来说，在纷繁的秘书工作事务中，大量是反复出现的、经常性的工作，如文件处理、会务工作、信访工作、接待工作、机要工作、督促检查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书工作中的常规性工作存在差异，但在同一行业系统和同一机关内，这些反复出现的、经常性工作是有特殊规律可循的。对这些经常性工作深入分析研究，其规范性、程序化规律非常显著。在秘书处理经常性工作的实践中，随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素之间关系的科学认识的深入，为了提高效率和加强管理，必然要制定有关工作规范、工作程序和科学可行的工作要求，并尽可能纳入以电子计算机为中心的现代化办公网络控制系统，使这些工作实现规范化、程序化、科学化。由此为领导管理工作中提供优质服务。4领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律为领导或组织起草文稿，是秘书的主要任务之一，也是体现秘书业务能力的重要方面。秘书草拟文稿的内容广泛，文稿的阅读对象不同，文种的体式不同，要求也各有不同，要高质量、高效率地完成写作任务，除了要准确掌握有关材料、公务写作知识和具备较强的写作能力以外，还必须遵循领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。 因此，秘书的公务写作必须准确表达组织意图，即领导意图，所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容等要素的规范性。只有不违背领导的立意，秘书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。所谓“忠实、完整、准确表达”，一是指全面理解领导的立意，领会组织意图和领导意图，全面理解领导立意的前提、环境，要达到目的、对象及相关要素，这样才能忠实地表达和体现领导立意；二是完整地把握领导的思路、全面地掌握有关材料，主次分明地针对有关问题，抓住本质和关键，实事求是地进行表达，这样才能使文稿符合“完整”的要求；三是要在准确理解领导立意的基础上，准确把握要表达内容中各要素的关系和联系，准确有序地安排文稿的结构，准确规范地表达有关观点和提法，准确地选择相应的文种和遵从文种的写作规范，准确把握有关数据、材料，准确清晰地使用行文语言等，这就需要秘书具备良好的写作才能。再者，秘书写作必须要在实事求是的基础上，将忠实于领导立意的原则性，与完整、准确表达的规范性和灵活性结合起来。忠实于领导立意并非照搬领导口述的所有语言，而是要把握领导授意的主旨和关键，并将领导一贯的思想、组织目标、上级精神、有关政策法规有机地统一起来。完整准确表达需要将领导立意按领导的思路全面展开，层层分析，既需要规范地表达领导的原意，不加“水分”，不渗入个人意图；又要富有新意地在构建有机联系的结构和忠实原意基础上的清晰、晓畅、具体、生动、明快、简洁、庄重的表达。在撰拟领导讲话稿时，还要符合领导人的个性待征。这是秘书草拟公务文稿的客观要求，也是秘书高智能职业性的关键、难点和价值之所在。遵循领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律，秘书在公务写作中，既不能像个人学术论文和文学创作那样围绕自己观点或感悟，根据自己的知识积累和生活积累，用逻辑推理或艺术手法自由发挥；也不能像录音机和记录那样照搬、照录全部原话。忠实表达领导立意过程，实际上是对组织目标、领导意图、有关政策法规和针对的具体问题加深理解的过程，是对组织要表达的观点、内容具体、明确的表达并使之系统化并具有逻辑性的过程。秘书必须在具有较高理论水平和表达水平的基础上，遵循这一写作规律，才能符合客观实践的要求。三、现代秘书实务的特点秘书工作以领导管理活动为中心，因而秘书的主要事务都是为了满足领导工作的需要。所以，秘书实务从总体上来说是从属于领导工作，其目的就是辅助领导实施管理。当然，秘书作为组织机构内的一个非独立性工作角色，也应为整个组织的成员和相关人员提供服务。在当今信息技术高度发展和经济全球化的影响下，不仅秘书工作实务的内容形成了新的特点，而且秘书提供服务的工作方式也发生了显著变化，大致可以归纳为以下六个主要特点。（一）现代秘书实务的专业性质 现代社会的劳动分工，有助于工作效率的提高，同时也促进了分工行业专业性的发展。秘书在发达国家已成为一个专门行业，如美国有专门培养秘书的各类学校，有各种秘书协会，有各种秘书杂志，并提供给各行业秘书为其领导人可资查询的各种专业信息的定期杂志和书报刊物。知识就是力量，当今时代的一个职业秘书不掌握特定专业和具有丰富知识，是难以胜任工作的。当代秘书学的研究，已成为一门专业性很强的独立学科。而这门学科所涉及的专业知识绝非是单一的。首先是辅助管理复合性的知识和技能，从辅助决策到内外沟通，从信息支持到文案管理，从会议组织到办公室管理，都要运用复合性的知识技能，由此大大提高了秘书工作高知识含量的专业性水平。其次，现代秘书工作办公设备的自动化和电子设备的现代化的水平不断提高。目前，一个得力秘书加上先进设备，所能处理的工作及其所达到的效率，所能影响的社会生产和得到的杜会效益，都发生了划时代的显著变化。如果说上个世纪50年代计算机对财务工作逐渐发生巨大作用后，继而到21世纪，此种作用则已扩展到秘书工作中。现在秘书已成为文字处理系统的能手。据美国统计，30岁以下的秘书队伍结构发生了明显的变化。在新的一代秘书中，三分之一的人已掌握计算机编制技术，五分之二的人有70的时间用于文字处理机的操作使用，二分之一左右的人由于掌握新技术而加了薪金。计算机的应用，可直接将信息资料输入电脑，贮存于电脑的记忆装置内，秘书只须掌握如何获得所要寻找的程序，便可轻而易举地获得所需的准确资料。秘书掌握电脑技术，可协助作预算和总计划，学会如何分析与判断资料，成为作决策的行政领导或总经理的宝贵助手；秘书人员在不同遥控地点用终端装置或用网络将终端装置同电脑衔接起来，即用所谓遥控联机工作，提供即时发生的最新资料。联机遥控的功能，在于使通讯能力增大，解除秘书从许多卷宗搜寻资料和使之归档的大量繁琐工作，从而使秘书工作发生巨变，使全盘工作效率提高到惊人的地步。国外发达国家如美国、加拿大、西欧、日本等国的公文投递、传阅、处理已大量采用电子计算机。企事业单位的业务会议，可以选用电传设备进行，与会人员不必再集中，而可以在不同地点和不同国家开会。首长指示工作可以利用听写机，自动打成文稿交给秘书作研究与润色。总之，现代办公室管理奔向现代化、自动化的趋势，有力促进了秘书专业性的发展。再次，从现在到未来十年，秘书工作将广泛应用计算机网络技术和网络资源来处理办公室工作。网络化程度越高，其效能亦将越大，其操作设备所遇到的人为干扰就越小。这使得秘书获取信息和储存信息的能力空前提高，并成为领导管理体系的一个组成部分。在网络化的办公环境里，秘书利用网络技术使数据的利用非常快捷，极大方便辅助管理或支持经营决策。就目前情况而言，相当大量的管理决策的制定，都涉及软信息处理，而今天的计算机网络系统则完全能够适应。秘书在办公室通过网络，能使领导及相关工作人员无需每日出勤而能执行任务和完成工作。行政首长或总经理不出家门便可传讯口述，用计算机网络终端设备接受信息，执行工作职责。秘书的打字工作、归档工作、接电话工作，都会随着网络的广泛使用发生变化，网络即时通讯将代替电话、传真通讯的大部分的工作，而口述输入几乎可以使速记工作过时废弃。未来办公室各种设备的设计，可以全部用电子控制的行政工作站。处理文件的电子行政桌含有复杂部件，其设计功能有助于避免从某地到另一地以人力传递文件而浪费时间。桌内有显示文件的控制器，可复制、分配、存贮文件。至于行政工作站，利用计算机网络的结构，通过网络终端的显示，能创造、传递、接收和阅读信息。行政首长或总经理通过工作站装置能同其他人员进行交际。因此，未来秘书工作实务的专业性必然会空前增强，秘书人员在网络办公中将有如下职责任务：（1）行政管理助手，亲自监督管理，完成领导下达的全部非紧要性工作。（紧要性工作如制定关键性决策，只能由领导做）熟悉网络办公软件，通过网络查明何时举行讨论会、写报告、搜索信息以及起草或答复互通信件等，这些正是今日办公室的秘书工作。（2）通讯行家，熟悉即使通讯软件。在行政领导或行政管理助手（即今日秘书）的指导下起草文电或起草其它文字通讯，选择适宜的图表及解说计划性的其它材料；为传达通讯选择适宜的宣传工具（报纸、广播电视、互联网等），诸如电子邮件、电视、电话等。（3）信息行家，熟悉各种搜索引擎。按行政管理助手或领导人的需要纠正信息。在发展适宜信息系统中同行政管理人及行政管理系统分折家一道工作。具体言之，选择宣传工具、发展信息程序、决定所需信息及未来信息需求。（4）数据行家，通过网络工具或其它工具获取数据库的字面数据及数量数据等工作。（5）行政管理系统分析家，熟悉行政管理的网络系统，在网络专家指导下使用和改进行政管理系统；报告有关新技术、新系统理论方面的问题；预测未来的问题及寻求其可能解决的办法。（6）行政助理，支撑体制和管理行政部门人员，利用计算机及数学方法研究问题并提出多种解决问题的办法，同技术部门人员一道进行信息系统的管理。秘书能否在未来办公室发挥辅助作用，还要决定是否具备如下能力：是否具备与他人一道搞好工作的人际关系能力；思维清晰，说与写两个方面的交际工作能力；管理时间的能力，组织大家的时间实现重要目标的能力；确定并遵循工作重点，根据情况变化的需要进行调整工作重点的能力；激励自己促进他人相互自发达到创造效果的能力；能思维和抉择几种方案中最适宜的方案，即制定决策的能力；鉴别问题的能力，能透过微兆识别真正问题之所在的能力；应变能力，能够恰当的应对各种突发性的事务。总之，当代计算机网络技术的快速发展，秘书工作实务将会更进一步的加强专业性。（二）秘书实务的程序性 秘书的业务工作虽然繁杂、琐碎，但在处理过程中确有较强的程序性，主要表现在如下一些方面： 1自然性程序，即按工作活动的自然进展程序处理事务。一般工作的自然程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。 2理论性程序，即用科学的方法总结秘书工作实务的经验和教训，探索秘书工作实务的规律，并上升为科学理论，制定出合理的工作程序，反过来指导秘书工作实务。秘书工作实务一旦有了科学理论的指导，方向就会更加明确，效率就会显著提高。 3指令性程序，这里所说的指令是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。 4法定性程序，即根据法律、法规和规章所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印章管理等秘书实务工作，都要严格按照相关的法定程序处理。如图1.1所示。立卷准备 立卷组织归档文件收集归档文件价值鉴定归档文件整理分类归档文件组卷卷内文件排列页号件号编制卷内文件目录填制卷内备考表的填制案卷题名拟制案卷封皮的编制文件技术处理案卷的装订 图1.1文书立卷工作程序5技术性程序，有些依赖于技术支持的秘书实务，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议组织等，都有一套技术操作的程序，必须遵循。 6经验性程序，秘书人员在秘书实务的实践中会积累和创造大量的经验，形成符合本单位实际的工作程序，这些经验性程序往往具有宝贵的价值。以上程序是相互联系的，一项具体的秘书业务工作往往会存在几种程序性要求。程序性特征要求秘书人员精通业务知识，熟悉有关规定，掌握操作技能，勇于实践探索，善于总结规律，不断提高办事程序的科学性。（三）现代秘书实务的综合性秘书实务具有繁杂、琐碎和重复的特点，有些事经常发生，反复出现，因而处理秘书业务工作需要耐心细致，计划统筹。具体来说，秘书业务工作涉及范围广、工作头绪多。这个范围是根据领导工作的范围确定的，也就是说，凡是领导职权范围所涉及的工作皆属秘书实务的服务领域。当然，秘书部门不是职能部门，不会具体执行机关的业务职能，但却在所有业务职能的信息传递、落实执行、监督检查、协调反馈等方面扮演了特定的角色，发挥了重要的作用。 秘书业务工作形式多样。秘书工作实务的具体手段、方式可谓丰富多样，打字印刷、电话传真、接待挡驾、文字拟稿、文书管理、信访处理、组织会议、安排活动、对内服务、对外联络等等，不一而足。这就要求秘书人员具备宽阔的知识面，掌握多种工作技能，成为秘书工作实务的多面手。 各项工作相互交织。秘书工作的各项内容虽然具有各自特点和表现形式，但并不是相互割裂的，在实践中，常常是你中有我，我中有你，彼此联系，相互交融。例如，信访工作是秘书实务的一项重要内容，要做好信访工作就离不开接打电话、组织会议、处理文书、督促检查等秘书实务的支持。又如，会议组织和安排是秘书实务经常性的业务，却同文书拟写、物品准备、电话联系、接待工作等具体事务是不可分割的。 现代秘书实务的机要性在秘书工作实务中，秘书人员直接为领导工作提供服务，因此必然要接触大量的秘密。这些秘密大致可以分成三类：第一类是国家秘密，一旦泄露，会给国家的安全和利益造成重大损失；第二类是商业技术秘密，这类秘密一旦泄露，会给企业或当事人造成一定的经济损失；第三类属于领导系统内部不宜公开或者暂时不宜公开的事项，如正在酝酿而尚未确定的干部任免事项、领导人之间的意见分歧等。这类秘密一旦泄露，往往给领导工作造成极大的被动。秘书工作实务的机要性特征，要求秘书人员增强保密观念，遵守保密制度务工作中处理好公开性和机要性的关系，确保各类秘密的安全。 现代秘书实务的潜隐性秘书工作实务同其他职能部门的工作相比，具有明显的潜在和隐蔽的特点，其表现有三个方面，第一是活动名义的假借性。秘书在操办实务过程中，需要经常同其他部门或其他机关联系和交往。但这些联系和交往只有在领导的名义下进行，或者说对外代表领导时，才具有法律或行政上的效力。第二是活动过程的幕后性。秘书实务绝大多数是在幕后进行的，其活动的内容和过程很少为公众所了解，也不可能成为新闻追踪的对象。第三是劳动成果的利他性。秘书是为领导服务的，秘书实务是领导工作的基本保证。然而，秘书实务的成果却最终要转化为领导工作的成果，或者被领导工作的成果所涵盖。在领导工作的全部成果中，凝聚着秘书人员的智慧和心血。秘书实务的全部成果最终只能以领导的名义公之于世，秘书个人无任何署名权。充分认识秘书实务的潜隐性特点，对于加强秘书人员的修养具有重要意义。它要求秘书人员时时处处摆正与领导的关系，不计较个人的名利得失，善于谦让，乐为人梯，甘当幕后英雄。（四）现代秘书实务的被动性秘书工作岗位是由于领导工作和组织管理的需要而设置的，秘书必须根据领导工作和组织管理的需要提供工作服务，所以其工作内容和方向基本上是被动的。如秘书日常工作中许多问题是事先无法预料、无法作出计划安排的事务，如领导临时交办的事项，突发性危机事件等。这类事务一旦出现和发生，秘书人员必须紧急行动，集中时间和精力投入工作，以最快的速度完成任务。秘书工作实务中还经常遇到领导按照惯例布置的事务，如各种年度大会、年终的立卷归档、领导重要活动的安排，这都要服从领导的指挥，及时按照领导的意图办理各项事务。当然，秘书不是指一指就动一动的木偶，而是要在思想上与领导保持高度一致，随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，增强秘书工作的自觉性，能够在一定程度上预测领导工作的需求，掌握秘书工作的主动权。四、现代秘书实务的方法现代秘书实务基本上是一门实践性的课程。作为现代信息社会的合格秘书，除了需掌握秘书专业系统的理论知识以外，更重要的是培养秘书的工作能力和训练秘书的操作技能。因此，现代秘书实务的教学方法是不能纸上谈兵，而是在教师的设计和引导下，运用案例教学法、现场模拟教学法、实训法等教学方法进行实操训练，不仅要让学生了解，明白和理解秘书工作的业务知识，而且要让学生能够动手操作演练，并亲手完成课程内各项应完成的任务。（一）案例法案例教学法是通过一个具体教育情景的描述，引导学生对这些特殊情景进行讨论的一种教学方法。案例则是对某个组织里一些人所面对的实际商业情形的描述，它通常涉及一个组织（家庭、企业、产业甚至课堂）中的某个决策者所面临的困难、挑战、机会和问题等，案例里面包含了组织的背景材料以及关键人物处理事务时所涉及的各种各样的资料。案例教学在国外已实行多年, 如哈佛商学院所有的课程中, 约90 %的课程中的90 %以上的内容必须采用案例教学。哈佛商学院把案例教学法应用于商业教育，取得很大成功。现在案例教学法已经是商业教育领域最有效的教学手段之一，被广泛应用于全球各个国家和地区。通过案例教学，学生可以在模拟的商业环境中充当决策者，取得管理和拥有权，感受压力，分析形势，识别危险、并做出决策。案例帮助学生树立自信，增强独立思考的能力，并学会与他人协同工作。由于案例来源于不同地方、不同的组织类型和规模、不同的职能区域和不同的责任级别，因此案例教学会让学生比较深刻地领会到理论的实践方法。但是，在秘书工作实务的教学中究竟如何使用案例教学法才能达到良好的学习效果，一直是困扰许多教师和学生的重要问题。在某些情形下，许多学生反映，使用案例教学，他们仅仅听到了一个故事；也有学生反映，通过案例教学知识点过于零散，没有整体的框架；更有甚者，他们觉得，讨论简直是浪费时间，因为其他同学的发言简直不着边际。这都意味着案例教学绝不是一件简单的任务，需要教师根据教学主题精心选择恰当的案例，并对整个案例教学过程进行周密的策划。同时制造民主式的讨论氛围，也需要学生对案例廓清一些认识，掌握一些适用于案例学习的方法。1案例内容的选择在案例教学中选择合适的内容是非常重要。案例选得好，教学就成功了一半。选编案例一般应注意几个问题，第一，新颖性；第二，典型性；第三，综合性；第四，多样性。在内容的选择上首先必须符合秘书工作实际情况, 并能够为学生所理解。任何理想化的、脱离实际的例子都将给学生以误导, 从而失去教学的意义。由于研究资料的限制,目前秘书工作实务的典型案例并不多，因此需要在通过认真总结秘书工作实践的基础上，编写在现代信息社会的背景下秘书工作实务的典型案例。目前国内一些著名大学(如北京大学光华管理学院、中国人民大学等) 已投入了大量人力、物力开展适合于我国管理类课程案例教学需要的案例库的建设工作, 并已初见成效。但这些案例是针对一般企业管理而言的, 与秘书工作实务相关的内容很少。所以，创办具有我国秘书工作实务特点的教学案例库的开发是一项非常必要的工作。这项工作的开展需要得到各级领导的理解与支持, 一套好的案例库的建立是要花费巨大的劳动，需要一定的经费投入, 需要按照课题一样的方式组织调查与编写。2案例学习的程序根据案例教学的经验, 一次成功的案例教学课一般要经过以下三个阶段： 学生高度参与，个人做好充分准备。个人准备是案例学习的基础，一般每个案例一定要提前发给学生，至少要求花一两个小时仔细阅读。每个人的阅读习惯可能不尽相同，但提前阅读是必要的。如下的做法仅供参考：第一，浏览案例的最初几个段落，然后以很快的速度把案例剩余的部分翻阅一遍，并思考：这个案例是关于什么问题的？将要涉及哪些方面？提供什么样的信息供我分析？第二，仔细阅读案例，并在你认为重要的地方作出标记，读完之后作出回答：案例中的事件主要解决什么问题？尽量假设你就是案例的事主，而不要置身事外。第三，在笔记本上记下关键的问题与重要的事实，再通读一遍案例，将相关信息整理出来，这个时候，你也许需要一些初步的计算，或者需要基本的分析框架，如果有必要，翻阅一下你的教材也许有帮助。第四，将你的分析整理出来，并得到分析的结论和你的建议。自此，个人准备就已经完成，可以拿到学习小组与大家讨论分享。 小组交流。小组交流不一定需要严肃的形式，宿舍里、餐桌旁、草坪上，都可以。这个阶段的并不是为了就案例事主所处形势和建议取得一致意见，而是通过相互交流与讨论，促使每个小组成员进一步思考、调整和深化他/她自己对案例的分析。 课堂讨论。在课堂上，学生要踊跃发表自己的意见，老师应根据案例的内容和教学要求，引导讨论的进程。有时候，老师会点名让某个学生回答某个问题，或者对发言同学的观点进行有时是“不留情面”的追问。这么做的目的决不是与某人过不去，更不是对某人有什么看法。大多数情况下，往往是一个非常关键的、或者是容易产生混淆的观点，老师需要组织全体学生认真思考，并得出一个比较公允的结果。有的时候，老师还有意挑起同学之间不同意见的争论。事实上，每一种意见都从一个侧面反映了案例中问题复杂的一个侧面。兼听则明，不同意见的交锋往往能让我们对问题有更加全面和深刻的认识。课堂总结。在案例讨论结束时，老师归纳小结讨论的成果，并通过案例，给出分析的思路或者学习的结论。这并不是最终的结论，可以让学生有自己的看法。如果有人在充分吸收了老师和同学的意见以后，仍然有不同的看法，这没关系，秘书工作实务从来就没有教条，没有绝对的正确答案，让今后的实践来证明。在对大量案例学习过程的研究表明，上述四个阶段的学习是一个逐步积累的过程，如果没有认真的个人准备，就很难在下面的小组讨论中与同学相互激发，相互学习。同样，如果学生仅仅在上课的时候才匆匆浏览一下案例，老师精心设计的讨论过程则没有意义，因为学生没有理解案例内容，无法提出自己的看法。只有认真准备，积极讨论，才能取得良好的学习效果。 3案例学习的问题一般来说，在辅助领导工作，沟通协调，信访工作，保密工作，秘书管理等方面运用案例教学法比较合适。但在教学实施过程中要提高学生参与案例教学的积极性。案例学习特别要求每一个学生积极参与案例的学习过程。如果学生没有仔细地阅读案例，不认真倾听其他同学的发言，不积极思考案例的情境，一堂课下来，可能什么也没有学到。同样的，如果不把自己置身于案例所处的情境，“不把自己摆进去”，始终抱着一个旁观者的心态，很容易口若悬河，不着边际。只有主动、积极地把自己想象成案例的当事人，才可能想他之所想，急他之所急，才有可能在一个接近真实的环境中学习秘书工作实务的方法和技巧。对于案例教学的课堂来说，每一个成员不管是教师还是学生都有责任为其他人的学习贡献自己的智慧。 再者，确定合适的讨论题非常重要。为了有效地组织案例教学, 应针对每次的议题确定若干讨论题。讨论题的确定既要结合案例的内容, 又要体现本次课程的主题, 同时还要有一定的理论深度, 通过案例学习达到深入理解理论的目的。作为案例，是关于秘书工作某方面成功(或失败) 经验的一种描述，教学只有配以合适的讨论题才能达到目的, 否则无法起到深入理解理论的结果。结合目前秘书工作如何面对市场经济的新要求进行工作定位的问题，我们设计了一组讨论题：为什么女秘书不是花瓶?现代信息社会女秘书的优势与劣势是什么?在管理活动中秘书辅助职能怎样发挥出来?还有，案例教学方式能够较好的发挥民主。案例教学不但充分发挥老师的主导地位和学生的主体地位，而且二者在教学过程中地位是平行的，由此可创造一个生动、活泼的课堂氛围。教师对案例发表自己的观点，学生也可以就案例发表自己的意见。因此，学生和学生之间，学生和老师之间均可自由讨论，辩论，双方都可以充分陈述自己的观点和理由。这样各种观点理由及论据得到充分表述，使大家对相应问题认识越来越清晰，理解越来越深刻。讨论中应致力于问正确的问题，而不要试图寻找唯一正确的答案。秘书工作实务还不是一门严密精确的学科，至少迄今为止还不是。对于秘书业务工作问题而言，并没有所谓唯一正确的答案。因此，不必指望通过翻教科书背后的习题解答就可以验证自己是不是正确。当回答了一个秘书工作问题的时候，最通常的情形是，最正确的解答可能根本就没有。在案例讨论结束时应该强调，对于案例学习而言，从来没有正确的答案。课堂讨论的结果，可能会形成若干“可行的工作方案”，这些方案各有千秋。（二）实训法学生要培养实操能力，仅仅靠传统的“独白式”的课堂讲授是难以满足教学目标的要求。因此，越来越多文秘专业教学尝试运用实训教学法。实训教学法是一种指导和组织学生进行实训的整合学习方法。它是以辩证唯物主义的认识论和方法论为指导，以教育学、心理学原理和理论联系实际的教学原则为依据，根据实训教学的基本特点和规律以及教学内容的实践性，在总结实训教学经验和一般教学方法的基础上整合而成的。学生在实训教学法实施过程中要以实际的操作训练为主，通过严格、有序、规范的强化训练和教师的认真指导，有始有终、循序渐进，使学生熟练地掌握操作技能和技巧，形成良好的行为习惯，发展理论联系实际的能力。在秘书业务工作实训教学和基本技能训练中，可以根据实训教学大纲中单元模块来设置安排教学内容，依照实训计划，采用了以下几种方式组织教学。 第一，实验室实训。这是校内实训的一种重