电算化管理制度.doc

会计电算化账务处理制度为了加强会计电算化基础工作，确保会计核算软件的正常运行及系统安全、充分发挥会计核算软件在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合松花江大顶子山航电枢纽工程建设指挥部具体情况制定本制度。一、会计电算化初始阶段，会计核算采取手工和机器并行的运行方式，待条件成熟时，按照规定办法脱离手工记账方式，正式实行会计电算化。二、财务处应在每年初或上年末建立新会计年度完整的账务文件，根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则，正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记账的会计科目不得进行修改或删除（账务的修改工作由系统管理员执行）。 三、转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的天内，完成结转各账户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以据实修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。 四、任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，必须按照规范在记账凭证上填写经济业务摘要，在机上填制的记账凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。 五、记账凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记账薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记账凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记账凭证，制单和复核不能是同一人。记账凭证在记账以前必须打印输出（记账凭证清单），没有打印输出的记账凭证不得登记入账。 会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定。 六、总账及现金账和银行账均可采用计算机打印输出的活页账装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记账，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助账。 财务处每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，有关人员在表上签字盖章。七、财务处根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记账期限，每月至少记账一次，每月月末以前应将当月所有收支及转账业务全部登记入账。至少每月核对一次总账，每季度核对一次明细账。八、必须按时将储存在机器内的账簿数据打印输出为书面账簿，现金日记账和银行存款账可按旬打印输出；其他会计账簿打印间隔时间不得超过一个月，每年年末必须将全部账簿数据打印输出装订归档。用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后，装订成册，由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。并加盖单位公章。 会计电算化操作管理制度 为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全，特制定本制度。 一、操作使用人员 操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算化工作的财务人员。 根据会计电算化工作要求财务处配备以下操作使用人员： （一）系统管理员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入人员工作。（三）数据复核员: 负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入账数据的完整与正确。 （四）数据管理员: 负责已复核数据的入账、入账后凭证、账页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，计算机硬盘自动备份每日一次，硬盘备份文件至少保留15天；负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、账页及其他资料的保管工作，做好软件数据库资料的安全保密工作。（五）系统维护员: 负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。上述人员在符合不兼容原则的前提下，可以根据实际情况兼职。 二、操作使用人员的操作权限 （一）系统管理员必须根据用友财务软件的特点、结合本单位会计电算体系与核算方式要求，实施会计电算化工作，会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。 （二）数据录入员进行数据录入操作时，应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误，立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证录入数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。 （三）系统维护员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。 （四）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。 （五）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。操作人员必须牢记保密字，并注意安全保密，由于安全保密出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任。 （六）出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。 （七）备份数据软盘和存档数据软盘、账页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。 三、会计凭证的审核与管理 会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入账前录入计算机的会计凭证准确、可靠。因此,应从以下几方面严格把关： （一）业务凭证的审核： 财务处收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务凭证有无业务负责人、业务主管的签章，如确认无误则上机制单依此手工编制记账凭证。 （二）手工记账凭证的审核： 制单人手工编制完的记账凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证科目和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。 （三）机制凭证的复核 数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的机制凭证进行复核，确保与手工记账凭证的一致性，复核无误后，复核人员签字以示负责。 （四）复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记账操作。四、计算机硬件、软件和数据管理（一）经常对有关设备进行保养，保持办公环境整洁，防止意外事故发生。（二）确保会计数据和会计软件的安全保密，禁止对数据和软件的非法修改和删除，实行内存、光盘、移动硬盘三重备份办法。（三）计算机硬件设备更换和会计软件升级必须报经指挥部批准；实施上述过程，必须保证实际会计数据的连续、完整和安全，并在有关主管领导监督下进行。（四）操作人员发现计算机硬件、软件故障，应当及时向系统管理员报告，系统管理员责成系统维护员排除故障，必要时与软件开发商联系处理故障。（五）实施会计电算化的计算机不得与外部网络连接，必须每天至少进行一次杀灭计算机病毒操作。会计电算化档案管理制度 为了加强会计电算化档案管理，确保会计电算化档案的安全和完整，特制订本制度： 一、财务处根据账簿数据准确编制或由机器正确生成会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，会计资料格式应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。 二、报表的编制要求数据真实、计算正确、内容完整、手续齐备，做到账证、账表、表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管财务的领导、会计主管和制表人签名盖章。 三、单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和光盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。 存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得删除。 由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。 磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和汇总数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。 四、必须经常对硬盘上的会计数据建立磁盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立磁盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份磁盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份磁盘的副本，不得删除正式备份磁盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份磁盘文件。 五、必须妥善保管好会计数据的备份磁盘，备份磁盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份磁盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份磁盘不得随意乱放和外借。六、会计数据的备份磁盘及自行开发原程序的备份分别存放在三处（机房、档案室、财务室）保管，应根据数据量和内存硬盘空间的实际情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。 七、磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行，系统管理员对磁盘会计档案的安全负责，并且指导会计档案保管人员详细编制会计档案保管清册。八、有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案管理。 会计电算化操作记录制度 为了加强会计电算化操作记录管理，掌握会计电算化运行情况，随时了解故障发生的地点、时间、原因，及时排除故障，更好地完成系统维护任务，特制订本制度： 一、计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。 二、操作过程若没有发生问题，则在运行情况及备注栏填写“运行正常”字样，若有问题则应及时登记记录并向系统管理员报告。 三、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。 四、系统管理员在维护过程中发现的异常现象及处理方法、处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外，还须另行填写故障报告单。 五、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。六、计算机操作维护人员要完整、准确地填写操作记录，发现不按规定填写操作记录者，结合经济责任制考核，予以处罚。本制度由系统管理员监督实施，所有操作及维护人员必须遵照执行。 会计电算化岗位责任制度 为了建立健全会计电算化岗位责任制，确保会计电算化工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制订本制度： 一、会计电算化管理岗位 根据单位管理核算特点及会计电算化管理岗位设置的有关规定，设置如下管理岗位： 主管领导、系统管理、会计主管、凭证复核、微机操作、档案管理、出纳。 二、岗位职责（一）主管领导对单位会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。 （二）系统管理 . 参与制订会计电算化发展规划及电算化管理制度。 . 执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行。保证计算机软件及硬件的安全完整。 . 报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障时，必须根据故障的发生、处理情况填写故障报告单，并及时报告会计电算化主管领导。 . 正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。. 保证各种电算化管理制度、规定的正确实施。 （三）会计主管 .制订会计电算化发展规划，为主管领导提供重大硬件、软件使用及应用项目决策依据。 .根据单位特点合理的设置电算化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况。.认真贯彻落实岗位责任制，严格执行对各岗位人员责任的约束条款。 （四）凭证复核 . 对会计凭证进行复核，保证计算机记账前凭证制作质量。 . 复核计算机凭证与手工制作底稿的一致性，及时发现原始凭证和凭证底稿的质量问题。 . 按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证，交付装订人员进行装订。 . 按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题，酌情处理。属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理进行处理。 . 负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，复核后的凭证要加盖岗位人员印章。 （五）微机操作 . 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。 . 及时准确地输入及生成各种会计凭证、账簿、报表。 . 通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。 . 系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。 . 正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。 6 . 操作人员离开时，应执行相应命令退出会计软件。 （六）档案管理 . 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。 . 对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、账表等 要及时备份。备份软盘要编号并加盖印章归档，对单位会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。 . 对购置