4文件系统的管理制度改.doc

文件名称：文件系统的管理制度 编号：JS-ZD-4起草部门：质管部起草人：富利民审阅人：戚爱芳批准人：季 芳 修改日期：2008.1批准日期：2008.2执行日期：2008.2变更记录：2008年1月修改变更原因：合法、合理、可操作性1目的：为确保各部门现场使用的文件为有效版本。2适用范围：适用公司质量管理体系有关文件的管理。3职责：3.1公司质量管理部门负责组织人员编写质量管理制度文件，质量领导小组负责审核。3.2总经理室批准发布质量管理制度文件。3.3各相关部门负责本部门有关文件的实施和管理。4工作内容：4.1文件系统内容：4.1.1 质量管理制度；页：1应改为：制度、记录和凭证。制度包括：管理制度、标准操作规程、质量指责。4.1.2外来文件包括法律法规、标准、上级文件等；4.2文件（制度）编写及审核4.2.1质量管理制度文件由公司质量负责人组织，质量管理部编写；改为：质量职责、管理制度由公司质量负责人组织，质量部编写；标准操作程序文件由质量部组织，门店质量负责人编写。4.2.2质量管理制度文件由质量领导小组审核，总经理室批准发布后实施。改为：质量管理职责、制度内容由公司质量负责人审核，总经理批准。4.3文件分发：4.3.1文件的受控：4.3.1.1文件分“受控”和“非受控”二种，“受控”文件在封面加盖受控章和分发号，以便追溯；4.3.1.2 质量管理制度文件等为“受控”文件；改为：质量管理职责、制度内容、标准操作程序或规程为“受控”文件。4.3.1.3未经许可，文件使用者不得私自复印文件，不得外借；4.3.2文件的发放：4.3.2.1由公司质量管理部负责制度等文件复印，并按规定范围发放；明确分发范围。如分发至各门店、质量部、综合办公室、总经理、质量负责人、质量部门负责人各一份。文件名称：文件系统的管理制度 编号：JS-ZD-4起草部门：质管部起草人：富利民审阅人：戚爱芳批准人：季 芳 修改日期：2008.1批准日期：2008.2执行日期：2008.2变更记录：2008年1月修改变更原因：合法、合理、可操作性4.3.2.2制度等文件发放时，领用人应在文件发放记录上签字；4.3.2.3文件使用中发现严重损坏时，使用人应交回破损文件更换新文件。4.3.2.4当使用人将文件遗失重新领用时，应由质管部门负责人批准后发放新文件，新文件使用新的分发号，并在文件发放记录中注明遗失文件的分发号。增加4.3.2.5修订后的文件经审核批准和及时发放，同时收回原文件，并做好文件分发收回记录，保持现场使用文件为最新文件。4.4文件（制度）的修订、更改：4.4.1每年由质量管理部组织各相关部门负责人参加，对现有制度和程序的适用性、操作可行性进行评审；4.4.2当发生下列情况时，应对制度和程序进行修改；4.4.2.1引用标准及法规已修改；4.4.2.2组织机构及其职能变动；4.4.2.3制度和管理评审中提出的改进要求；4.4.2.4使用中发现内容有不适用的地方；4.4.3更改方式可采取划改或换页。4.4.4文件（制度）经多次修改或大幅度修改时，应对原制度、程序进行换版，原文件作废。4.5文件的保管、归档：4.5.1各相关部门负责有关文件的保管；4.5.2公司综合管理部负责上级文件的登记、归档；4.5.3公司质量管理部负责国家标准的收集、保管。 增加4.6 文件格式、组成和编号规定文件名称：文件系统的管理制度 编号：JS-ZD-4起草部门：质管部起草人：富利民审阅人：戚爱芳批准人：季 芳 修改日期：2008.1批准日期：2008.2执行日期：2008.2变更记录：2008年1月修改变更原因：合法、合理、可操作性4.6.1文件格式文件每页有表头，印有统一的表头格式。内容有公司标志，表示金石大药房有限公司，表式内容有“文件名称、编号、起草部门、起草人、审阅人、批准人、修改日期、批准日期、执行日期、变更记录、变更原因”。4.6.2文件组成4.6.2.1目的：描述编写此文件的目的，即达到的要求。4.6.2.2适用范围：文件内容适用于哪些方面。4.6.2.3职责：文件涉及的部门和人员及所负的职责。4.6.2.4工作内容：文件具体内容。4.6.2.5相关表式：记录表格。4.6.3文件编号规定4.6.3.1管理制度类文件的编号为: JS-ZD-流水号。JS表示公司名称代号，ZD为“制度”的缩写，流水号以阿拉伯数字表示。4.6.3.2标准操作程序或标准操作规程类文件的编号为：JS-CHX-流水号。JS表示公司名称代号，CHX为