用Excel建立数据库.docx

用Excel建立数据库日常工作中，我们常常需要建立一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税，需建立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名为组别。我乡共19个村，每个村717个组不等，共计258个组。这个数据库用数据库软件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高档次的）很不好建立逐个儿输入吗，只有傻瓜才有这种想法。用Access宏或FoxPro编程来输入吧，这些数据似乎还嫌不够规则（每个村对应的组数不一定相同），这个程序编写可就不那么简单了，除非你是编程高手兼编程迷，否则可有小题大作之嫌了。 其实Excel提供了一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库： 第一步：打开Excel，在A列单元格第1行填上“村名”，第2行填上“东山村”，第19行填上“年背岭村”（注：东山17个组，217=19据此推算），第28行填上“横坡村”（算法同前，牛背岭村9个组：199=28），如此类推把19个村名填好。 第二步：在第B列第1行填上“组别”，第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板，然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填上一个“第1组”。 第三步；用鼠标点击选中A2“东山村”单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单“十”字形），按住鼠标往下拖动，拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”，只要你别把“第1组”写成“第一组”，Excel会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动“第1组”时，填写的结果为“第2组”“第3组”填完这两个字段后，其它的数据可以继续在Excel中填写，也可等以后在数据库软件中填写，反正劳动强度差不多。 第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access数据库，那么别管它，就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。如果你需要建立的是FoxPro数据库，那么请以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。 第五步：如果需要的是Access数据库，那么你还必需新建一个Access数据库，在“新建表”的对话框里，你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。（什么？你找不到？！这个对话框默认的文件类型是Microsoft Access，只要你改为Microsoft Excel 就能找到了），选择好导入文件后，你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框芯托辛耍绻 你不需要ID字段，你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝选择“不要主关键字”），其余的你都可视而不见，只管按“下一步”直至完成。导入完成后你可以打开数据库进行使用或修改。如果你需要的是FoxPro数据库，那么更简单，可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。 说到这里，你可能会说“呀，太简单了，我也会”，那么好了，我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事，“该偷懒时就偷懒”嘛。为Excel公式返回结果设置颜色希望能帮助大家轻松掌握办公软件的各种操作技巧。今天我们介绍如何为Excel公式返回结果设置颜色。在“条件格式”中，作为条件的不仅是具体的数据，而且可以用公式的返回结果。我们仍然以成绩表为例，让前10名的成绩数值以“蓝色”显示出来，让低于平均分的成绩数值以“红色”显示出来。 1、选中成绩所在的单元格区域，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 2、按第1个方框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“公式”选项，然后在后面的方框中输入公式：=C2=LARGE(C$2:C$61,10)。 注意：由于是对整个区域一次性设置的，所以我们对C2单元格和C列作了“相对引用”；而成绩都位于第2行至第61行，所以我们对这个区域作了“绝对引用”，即在相应的位置前面添加了一个“$”符号。上述公式的含义是：当单元格中的数值大于或等于第10名成绩时（用“LARGE(C$2:C$61,10)”公式确定），使用该格式。 3、按下“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”标签中，按“颜色”右侧的下拉按钮，在随后弹出的调色板中，选择“蓝色”选项，确定返回。 4、单击一下“添加”按钮，添加一个“条件格式”，再仿照上述操作，设置好低于平均分的“条件格式”。 注意：平均分用“AVERAGE(C$2:C$61)”公式计算。 5、设置完成后，确定返回。 具体操作的动画显示过程如下： Excel和Access间复制、导入和导出数据若要将Access中的数据装入 Excel，可以从Access数据表中复制数据并粘贴到Excel工作表中，从Excel工作表连接到Access数据库，或者将Access数据导出到Excel工作表中。 若要将Excel中的数据装入 Access，可以从Excel工作表复制数据并粘贴到Access数据表中，将Excel工作表导入Access表中，或者从Access表链接到Excel工作表。 注释 “导入”一词在Excel和Access中的意义各不相同。在Excel中，导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在Access中，导入则指将数据装入Access中一次，但不建立数据连接。 您不能将Excel工作簿保存为Access数据库。Excel 和Access都不提供利用Excel数据创建Access数据库的功能。在Excel中使用Access数据如果数据在Access中，但您希望在Excel中使用这些数据：操作：交换的性质：将Access数据复制到Excel中临时将Access数据导出到 Excel定期从Excel连接到Access数据永久实例解析Excel划规求解教程贴士：我们经常碰到需要使用斜线的情况，由于Excel中没有“绘制斜线表头”功能，遇到这种情况，大部分朋友就大为头痛。其实，在Excel中有很多方法可以制作斜线表头。10假设某一公司由点由于业务需要，要求在本月21号到27号这7天中安排7名员工值班，请运用规划求解安排员工的值班日期员工的个人时间安排如下：1，江雨薇要比邱朋清早有天值班2，郝思嘉比江雨薇晚2天值班3，林晓彤要比邱月清晚1天值班4，曾云儿要比沈沉早若干天值班5，邱月清要比沈沉晚若干天值班6，沈沉在24号有空，因此安排他在24号值班员工值班安排表员工姓名值班日期江雨薇郝思嘉林晓彤曾云儿沈沉蔡小蓓0若干天0目标值0 注：目标值为员工值班所有日期数值的平方总和；（即为4060）。可变单元格为蔡小蓓的值班日期以及若干天的数值。1，若干天数值须为整数2，若干天数值须小于或等于73，若干天数值须大于或等于14，蔡小蓓值班日期数值须为整数5，蔡小蓓值班日期数值须小于或等于216，蔡小蓓值班日期数值须大于或等于27Excel斜线表头三种画法在Excel表格的使用中，我们经常碰到需要使用斜线的情况，由于Excel中没有“绘制斜线表头”功能，遇到这种情况，大部分朋友就大为头痛。其实，在Excel中有很多方法可以制作斜线表头。下面就让我们一起来看看在Excel中制作斜线的各种方法(下面均以Excel2000为例进行介绍)。方法一：利用单元格格式中的边框实现1.利用单元格中分行的效果：首先在单元格中输入“性别”，这时候如果按回车键的话，光标就会转到其他单元格中去，所以必须按“Alt+回车键”，光标转到下一行，接着输入“姓名”，然后再在“性别”前加入若干空格(或插入文本框分别输入性别、姓名)，达到效果。2.在单元格中设置斜线：选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话框中选择“边框”标签，进行斜线的设置。优势：能够比较迅速地绘出标准的斜线表头。劣势：只能在单元格中画出对角斜线，并不能画出任意斜线。方法二：利用绘图工具实现，这也是大家比较常用的一种方式。首先在Excel中选择一个单元格，然后打开Excel的“绘图”工具栏，单击该工具栏的“直线”图标，将所需要的线段全部画在工作表上，并调整好合适的位置，可以为表格创建出任意样式的斜线表头来。下面我们就说明具体制作。1.制作字符文本框 注意：为了能在斜线区域中方便地调整字符位置，使字符在斜线区域中合理地布局，需要将每一文本框中设定只有一个字符。其原因也很简单，这样能尽可能减小表头空间大小，从而将表头做得更加紧凑。使用“方框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消，可选中文字框，调出快捷菜单，选择“对象格式”“图案”，选择“无边框”即可。2.创建直线对象 单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字形状，将直线移至要添加斜线的开始位置，按鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。3.组合斜线表头 在组合斜线表头时，最好按照从上到下的次序进行。首先，将一条直线放入表头中，单击鼠标使直线出现编辑点，然后分别拖动线段两端的编辑点，将直线与斜线表头表格线上的相应位置相重合，然后在该线的中段产生一个新的编辑点，将直线拖放到表格线的相应位置上；这样斜线区域就设置好了；最后，再添加该斜线区域中的标题字符或图像，这一区域的全部操作就完成了。优势：能够实现各种不规则的斜线表头。劣势：对于初学者来说难度颇高，需要一定的技巧。方法三：粘贴word中已制好的斜线表头对于Word中有多种添加斜线表头的方式，如“表格”菜单中的“绘制斜线表头”即有多种样式，也可按上述方法操作绘制斜线表头，完成大家熟悉的表头制作后，复制到Excel中，同样可达到相应的效果。优势：这种方法最为简便，也很省力。劣势：Word只提供了五种斜线表头样式，选择范围有限。以上介绍的制作Excel斜线表头的方法，可以较好地解决用户在实际工作中所遇到的问题，而且操作起来并不复杂，如果有兴趣不妨一试。Excel里输小数技巧单位的财务MM一直超赞Excel 2003是个强大的好东东。不过，一旦遇到小数的输入，她也会大呼“麻烦”。因为这不仅涉及到数字的输入，还涉及到了小数点的输入，尤其是在中文输入状态下，很容易将小数点输成句号。下面介绍两种常用的快速输入小数的实用方法。方法一：自动添加小数点法首先选定需要输入小数的单元格，在菜单栏依次单击“工具”“选项”，并在弹出的对话框中切换到“编辑”选项卡。然后勾选“自动设置小数点”复选框，在“位数”框中输入小数位数，比如“2”（保持两位小数），最后单击“确定”即可。接下来，我们只需要在单元格中输入相应的数字就可以了，不需要输入小数点。比如要输入12.34，只需输入1234，回车即可。方法二：自定义数据格式法首先还是选定需要输入小数的单元格，依次单击“格式”“单元格”“数值”，并在“分类”下拉框中选中“自定义”。然后，单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.00，”，注意逗号“，”为半角英文字符，最后“确定”即可。值得注意的是，利用这种方法输入小数时，需要多输入一个0，比如要输入12.34，需要输入12340，回车即可。管理Excel2007条件格式规则的优先级通过使用“条件格式规则管理器”对话框，您可以在工作簿中创建、编辑、删除和查看所有条件格式规则。(在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。) 当两个或更多个条件格式规则应用于一个单元格区域时，将按其在此对话框中列出的优先级顺序评估这些规则。列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规则。默认情况下，新规则总是添加到列表的顶部，因此具有较高的优先级，但是您可以使用对话框中的“上移”和“下移”箭头更改优先级顺序。多个条件格式规则评估为真时将发生何种情况对于一个单元格区域，可以有多个评估为真的条件格式规则。这些规则可能冲突，也可能不冲突：规则不冲突 例如，如果一个规则将单元格格式设置为字体加粗，而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红色，则该单元格格式设置为字体加粗且为红色。因为这两种格式间没有冲突，所以两个规则都得到应用。规则冲突 例如，一个规则将单元格字体颜色设置为红色，而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色。因为这两个规则冲突，所以只应用一个规则。应用优先级较高的规则。粘贴、填充和格式刷如何影响条件格式规则编辑工作表时，可以复制和粘贴具有条件格式的单元格值，用条件格式填充单元格区域，或者使用格式刷。这些操作对条件格式规则优先级的影响是：为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规则。如果将具有条件格式的单元格值复制并粘贴到在 Microsoft office Excel 的另一个实例中打开的工作表中，则不创建条件格式规则并且不复制格式。条件格式和手动格式冲突时将发生何种情况对于单元格区域，如果格式规则为真，它将优先于手动格式。可以通过使用“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”命令应用手动格式。如果删除条件格式规则，单元格区域的手动格式将保留。注释 手动格式没有在“条件格式规则管理器”对话框中列出或者没有用于确定优先级。编辑条件格式规则优先级1、在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。为当前选择(包括规则类型、格式、应用规则的单元格区域以及“如果为真则停止”设置)显示条件格式规则的列表。如果没有找到所需的规则，请在“显示其格式规则”列表框中，确保已选中适当的单元格区域、工作表、表或数据透视表。2、选择一个规则。一次只能选择一个规则。3、要在优先级中向上移动所选规则，请单击“上移”。要在优先级中向下移动所选规则，请单击“下移”。4、另外，要在特定规则处停止规则评估，请选中“如果为真则停止”复选框。选中“如果为真则停止”复选框可实现与不支持多个条件格式规则的 Microsoft Office Excel 2007 早期版本的向后兼容性。例如，如果对某单元格区域有三个条件格式规则，则默认情况下，Office Excel 2007 之前的 Excel 版本将优先应用最后一个规则。如果要应用第一个或第二个规则，则为该规则选中“如果为真则停止”复选框。Excel 将工作表保存为网页在Excel 2000中，我们可以将整个工作簿保存为一个主页（HomePage），操作步骤如下：1. 打开要保存为主页的文件。2. 在“文件”菜单下执行“另存为Web页”命令，之后出现一个另存为对话框。3. 输入一个，按下“保存”按钮即可。如果在保存为主页前要预览输出的效果，可以先执行“文件”菜单下执行“Web页预览”命令，之后可以看到如图14-10的显示画面。该画面就是在主页上显示的内容。建立Excel超级链接在Excel 2000中是通过对工作表中的对象设定超链接来实现对Internet资源的访问的。实际上超级链接还能够跳转至硬盘，公司的内部网或诸如其上的全球广域网的某页。例如，可创建超级链接，从 word 文件跳转到提供详细内容的 Microsoft Excel 中的图表。超级链接由“热”映射或蓝色的带有下划线的显示文本表示。单击它们，即可跳转至其他位置。14.2.1 将单元格文本创建为超级链接插入超级链接的操作步骤如下：1. 请选择作为超级链接显示的单元格或单元格区域，如图14-7所示。2. 单击“插入超级链接”按钮，出现如图14-8的对话框。3. 在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中，输入超级链接目标文件的地址 。4. 按下“确定”按钮即可。可以看到如图14-9的结果，在建立超链接的单元格内容下有下划线出现同时用兰色显示。14.2.2 修改超级链接的目标1. 选定包含文本超级链接的单元格，请单击超级链接旁边的单元格。然后使用方向键移动到包含超级链接的单元格上。2. 单击“插入超级链接”按钮，出现如图14-8的对话框。3.在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中，输入新的目标地址。4. 按下“确定”按钮即可。14.2.3 复制或移动超级链接1. 如果要复制超级链接，请单击“复制”按钮。如果要移动超级链接，请单击“剪贴”按钮。2. 单击希望包含复制或移动的超级链接的单元格。3. 单击“粘贴”按钮即可。Excel 2007字段设置出处：2345软件大全时间：2010-07-14人气：11438我来评论教程贴士：使用Excel 2007“字段设置”对话框可以控制数据透视表中字段的各种格式、打印、分类汇总和筛选器设置。使用Excel 2007“字段设置”对话框可以控制数据透视表中字段的各种格式、打印、分类汇总和筛选器设置。源名称显示数据源中的字段名称。自定义名称显示数据透视表中的当前字段名称，如果不存在自定义名称，则显示源名称。要更改“自定义名称”，请单击框中的文本并编辑该名称。布局和打印“布局”部分以大纲形式显示项目标签 单击此选项可通过大纲形式显示字段项目。显示同一列(紧凑形式)中下一字段的标签 选择或清除此选项可显示或隐藏同一列或紧凑形式中下一字段的标签。它可以为选定字段在打开或关闭紧凑形式之间切换。仅当选择了“以大纲形式显示项目”后才会启用此复选框。在每个组的顶端都显示分类汇总 选择或清除此选项可在每个组的顶端显示或隐藏分类汇总。仅当选择了“以大纲形式显示项目”后才会启用此复选框。 以表格形式显示项目标签 单击此选项可通过表格形式显示字段项目。此设置只影响行标签区域中的字段。在每个项目后面插入空白行 选择此选项可在每个项目后面插入一个空白行，以此为项目（例如分类汇总）提供更大的间距。清除此复选框后，将显示不带空白行的字段项目。 注释 可以对空行应用字符和单元格格式，但不能在其中输入数据。显示空数据项 选择或清除此选项可显示或隐藏空数据项。 注释 此复选框对 OLAP 数据源不可用。“打印”部分在每个项目后面插入分页符 选择或清除此选项可在打印数据透视表时每个项目后面插入或不插入分页符。分类汇总和筛选“分类汇总”部分选择下列选项之一：自动：对字段使用默认函数。 无：显示不带分类汇总的字段。 自定义：允许选择下列函数之一作为分类汇总。 函数 说明 Sum 值的总和。它是针对数值的默认函数。 Count 值的数目。Count 汇总函数与 COUNTA 工作表函数的工作方式相同。Count 是针对数值之外的值的默认函数。 Average 值的平均值。 Max 最大值。 Min 最小值。 Product 值的乘积。 Count Nums 数值的数目。Count Nums 汇总函数与 COUNT 工作表函数的工作方式相同。 StDev 总体标准偏差的估计值，其中样本是整个总体的子集。 StDevp 总体的标准偏差，其中总体是要汇总的所有值。 Var 总体方差的估计值，其中样本是整个总体的子集。 Varp 总体的方差，其中总体是要汇总的所有值。 注释 自定义函数不能用于 OLAP 数据源。“筛选”部分在手动筛选中包含新项目 选择或清除此选项可在Excel 2007数据透视表的已应用筛选中包含或排除任何新项目。教你用Excel来聊天很多单位都组建了局域网，虽然有不少能在局域网上聊天的工具，但一来使用不方便，二来不安全(容易被老板发现)。为此，笔者建议大家用Excel来聊天。第一步:打开Excel2003，新建一个工作簿文档，取名保存(如“工作记录.xls”)。第二步:执行“工具共享工作簿”，打开“共享工作簿”对话框(见图1)，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回。第三步:将上述工作簿文档保存在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中。第四步:局域网内用户同时打开上述工作簿，大家约定好输入的单元格位置(如A用户在A列输入内容、B列输入时间；B用户在C列输入内容、D列输入时间)。第五步:选定相应的单元格(如A1)，将聊天内容输入到其中，再选中B1单元格，按下“Ctrl+Shift+;”组合键输入系统当前时间。第六步:单击工具栏上的“保存”按钮，将上述输入内容保存一下，对方只要再按一下“保存”按钮，即可看到上述输入的内容。Excel 2007中轻松设置文本的样式Excel 2007中，您可以随意设置文本样式，包括加粗、倾斜、下划线、删除线、上下标等。将文本格式设置为加粗、倾斜或带下划线1、选择要设置格式的单元格、单元格区域、文本或字符。提示 要取消选择的单元格区域，请单击工作表中的任意单元格。2、在“开始”选项卡上的“字体”组中，执行下列操作之一：要使文本加粗，请单击“加粗”。键盘快捷方式 您也可以按 Ctrl+B 或 Ctrl+2。要使文本倾斜，请单击“倾斜”。键盘快捷方式 您也可以按 Ctrl+I 或 Ctrl+3。要使文本带下划线，请单击“下划线”。键盘快捷方式 您也可以按 Ctrl+U 或 Ctrl+4。注释 若要应用其他类型的下划线，请在“开始”选项卡上的“字体”组中，单击“字体”旁边的“设置单元格字体格式”“对话框启动器”(或者按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1)，然后在“下划线”列表中选择所需的样式。将文本设置为上标或下标格式1、选择要设置格式的单元格、单元格区域、文本或字符。提示 要取消选择的单元格区域，请单击工作表中的任意单元格。在“开始”选项卡上的“字体”组中，单击“字体”旁边的“设置单元格字体格式”对话框启动器。键盘快捷方式 您也可以按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1 快速显示“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡。在“特殊效果”下，选择“上标”或“下标”复选框。将文本格式设置为带删除线1、选择要设置格式的单元格、单元格区域、文本或字符。提示 要取消选择的单元格区域，请单击工作表中的任意单元格。2、在“开始”选项卡上的“字体”组中，单击“字体”旁边的“设置单元格字体格式”对话框启动器。键盘快捷方式 您也可以按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1 快速显示“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡。3、在“特殊效果”下面，选择“删除线”复选框。键盘快捷方式 要在不使用对话框的情况下快速应用或去掉删除线格式设置，请按 Ctrl+5。Excel使用技巧在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理软件中，Excel以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然Excel使用很简单，不过真正能用好Excel的用户并不多，很多人一直停留在录入数据的水平，本文将向你介绍一些非常使用的技巧，掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。快速定义工作簿格式首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。快速复制公式复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：一是拖动制复制。操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。还可以选择性粘贴。操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。快速显示单元格中的公式如果工作表中的数据多数是由公式生成的，如果想要快速知道每个单元格中的公式形式，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，选择“数据”菜单中的“筛选”，再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”菜单中的“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。自动切换输入法当你使用Excel 2000编辑文件时，在一张工作表中通常是既有汉字，又有字母和数字，于是对于不同的单元格，需要不断地切换中英文输入方式，这不仅降低了编辑效率，而且让人不胜其烦。在此，笔者介绍一种方法，让你在Excel 2000中对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换。新建或打开需要输入汉字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击“确定”按钮。选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”，再选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。之后，当插入点处于不同的单元格时，Excel 2000能够根据我们进行的设置，自动在中英文输入法间进行切换。就是说，当插入点处于刚才我们设置为输入汉字的单元格时，系统自动切换到中文输入状态，当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时，系统又能自动关闭中文输入法。自动调整小数点如果你有一大批小于1的数字要录入到Excel工作表中，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高。单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。在此，我们键入“2”单击“确定”按钮。完成之后，如果在工作表的某单元格中键入“4”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“0.04”。方便多了吧！此时如果你在单元格中键入的是“8888”，则在你结束输入之后，该单元格的数字自动变为“88.88”。用“记忆式输入”有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值，这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”，当第一次输入后，第二次又要输入这些文字时，只需要编辑框中输入“助”字，Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配，若“助”字与该列已有的录入项相符，则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。按下列方法设置“记忆式输入”：选择“工具”中的“选项”命令，然后选择“选项”对话框中的“编辑”选项卡，选中其中的“记忆式键入”即可。用“自动更正”方式实现快速输入使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的“自动更正”项目：首先，选择“工具”中的“自动更正”命令；然后，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”；最后，单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。用下拉列表快速输入数据如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“工程师，助工工程师，技术员”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。第七步:如果老板来了，只要切换到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先输入一些与工作相关的内容)，即可转换到“工作状态”。既方便又安全！小提示提高效率，多人同时录入一个Excel文件这个应用主要利用了Excel的“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”功能，在实际工作中，可以用做多人共同录入一个Excel表格，Excel会自动保持信息不断更新。比如:有A、B、C、D四个用户分工合作共同完成2005.xls文件的录入，首先打开这个文件，并按上面的操作勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”，最后点击“文件另存为”，将其保存在E电脑的D盘中。接下来四个用户就可以同时在这个文件中录入了。Excel IF函数应用教程if函数 （一）IF函数说明 IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此 If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true显示在logical_test 为 TRUE 时返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。 简言之，如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果。IF 函数可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 Excel 还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用 COUNTIF 工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用 SUMIF 工作表函数。（二）IF函数应用 1、 输出带有公式的空白表单图1 人事分析表1 以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格G5为例）公式为： =SUM(C5:F5) 我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢？你可能会说，不写公式不就行了。当然这是一个办法，但是，如果我们利用了IF函数的话，也可以在写公式的情况下，同样不显示这些0。如何实现呢？只需将总计栏中的公式（仅以单元格G5为例）改写成： =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),) 通俗的解释就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果，否则显示字符串。 几点说明： （1） SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)0，在EXCEL中可以省略0； （2） 表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 如果对上述例子有了很好的理解后，我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如，在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 图2某班级的成绩如图6所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的，否则记作不合格。 根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格B12为例）： =IF(B1160,合格,不合格) 语法解释为，如果单元格B11的值大于60，则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样，否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样。 在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分，综合评定为不合格。其余均为合格。 3、 多层嵌套函数的应用 在上述的例子中，我们只是将成绩简单区分为合格与不合格，在实际应用中