ADM-09前台管理规定.doc

行政前台工作职责1行政前台接待1.1接待来访者接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。1.2接待咨询者若有咨询者来访，应及时请业务部门或客服的人员来协助接待。1.3接听转接电话前台是总机电话，一般电话打进后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接。1.4接听咨询电话若在前台接到咨询电话，若对方不明确自己的应该找谁，可根据咨询内容将电话转接至相关部门。1.5接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转谢绝其进入集团，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时，如午餐时间、下班时间等再来。1.6频繁往来的相关人员的接待1.6.1快递目前一直在联系的是“XXX快递公司”，联系人：“” 联系电话：，“快递公司”会在得到通知后，到集团来收取快递物件，集团快递费由集团统一支付，月底根据快递台帐进行分担。1.6.2物业公司物业公司名称为XXX物业管理公司，物业可为集团提供的服务包括：室内的电源安全管理；锁具的维修；信件的代收；电费的收取（每月会先送一次电费账单，用电费账单填写费用申请单并由主管签字后交给财务，财务缴费后查收电费发票交给财务）；1.6.3电话安装行政部信息数据处负责安排集团内部的电话，改线、新电话的申请等，具体的程序集团OA上有流程，只需记录杨俊电话即可，若产生费用，填写费用申请单给财务，向财务申请费用支付。联系电话：90901.6.4送水公司 我们常联系的送水公司有一家“XXXXX ”一桶水XX元，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每到月初时结账，填写费用申请单向财务申请费用支付即可。1.6.5预订机票集团需外出人员的机票的预订的工作，常联系航空售票处为“”送票员XXXX，预订电话：XXXXXXXXXXX，机票主要是XXx老出差最多，要即时查询，最快的时间内确定，机票折扣浮动较大，错过很容易出高价票，一旦查好合适折扣，需准确出票，现在国内航班全部可以使用电子客票，只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上，再由工作人员发至出差人员手机上以确认，外出人员即可带有效证件，去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款可以不用着急，收到电子客票报销联后填写费用申请单交与财务，并用申请下来的款项支付机票款即可2 行政前台与各部门的沟通2.1与财务部的沟涌2.1.1每月月底名片款，缴款事项月底25日之前将本月内所有名片款上缴财务，同时附“名片制作明细表”一份，以备财务查阅。2.1.2每月月底公司用IC公交卡事项月底25日之前将本月内集团用IC公交卡使用情况制作成表，以备财务查阅。2.1.3行政产生的与前台有关的费用，填写费用申请单交由财务，核准给付。2.1.4其它临时性需与财务部配合事宜。2.2与人事部的沟通2.2.1新员工入职的引导工作2.2.2其它临时性需与人事部配合事宜2.3 与业务部的沟通为业务同仁服务：2.3.1宣传品领用2.3.2快递：定时通知业务同仁快递取件时间，配合业务同仁发送快递。2.3.3其它2.4 与总公司其他部门的沟通2.4.1集团相关人员 需与集团协调的事宜，由主管交办前台后，与集团联系得到集团的协助处理。2.4.2临时性需与总裁办配合事宜3 行政前台库房管理3.1办公用品库房管理准则 时效性：当日的办公用品出入库做到有记录领用办公用品的时间为每日AM：09：0011：303.2办公用品库房盘存每月25日要将库存办公用品全面盘点，制作“月末报表”给集团企管部行政处相关负责人；若有产品数量不足或已领用完，即时上报企管部行政处相关负责人，进行补充（包括所有办公用品及宣传品）；3.3库房产品种类及细则3.3.1书籍类产品 每周三下午15：0016：30为借阅和归还时间。3.3.2光盘类产品每周三下午15：0016：30为借阅和归还时间。3.3.3器材3.3.3.1会议器材 包括：文件夹类；音控类；文具类 集团每个会议室都配有电脑、投影仪、马克笔等；3.3.3.2 宣传品 日常使用宣传品器材包括：DM、宣传光盘、各类企业宣传品等3.3.3.3 器材的领用时间为每日AM： 09：3012：00，特殊情况，请在会议前30分钟联系。3.4代管产品3.4.1前台可临时需要暂时寄放在前台的简易、小件等物品。4 行政前台会务工作4.1会议前准备工作器材准备 器材分为：文件夹、文具、音控器材等 在开会前一周开始器材准备工作：4.1.1拿到“大会器材准备单”（应由企管部行政处提供），确认器材数量，剩余库存数量；4.1.2上报企管部行政处，由行政处统一采购不足器材；4.1.3拿到新购器材后再根据器材准备单核实，如有缺漏及时上报并补购；4.1.4最后确认器材数量是否与准备单要求相符，清点无误后签字上缴行政处负责人4.1.5其他会议需求的服务，如鲜花等4.2会议中服务工作4.2.1岗位安排 听从会议负责人安排；4.2.2工作职责 及时完成会议负责人安排的工作，及岗位分内的工作；4.3会议后完善工作4.3.1会议后器材的归库 会议后器材应及时归库，在归库前清点器材数量，做好“器材回收明细表”，详细登记数量，以备下次会议是否再次使用；4.3.2会议后协助其他部门的其他工作 会议后听从行政处的安排协助其他部门作其会后资料等方面的整理工作等；4.4会议后总结工作会后写会议总结，主要是总结在会议中自己工作的不足，发现的问题，针对问题所做的解决方法，是否可以提出合理化建议等，在企管部行政处的规定时间内，将总结交至行政处，由行政处备案，以备上级查询；5 行政前台日常事务5.1保证前台电子设备的正常使用 前台电子设备包括：电脑一台；集团电话总机一部；若电脑、电话故障，可以找企管部信息数据：联系9090；若复印机有故障，直接找供货商：XXXXXX联系解决问题；5.2考勤每月将迟到的人员名单及时通知人力资源部，并做好台帐，以备随时查阅；5.3根据人力资源部的通知，更新OA上员工通讯录5.4集团内部公交IC卡的购买 公司员工外出，如可乘地铁或公共交通工具，可到前台提取集团公共IC卡，每次借出、归还时做好台帐登记，每日下班前必须上缴，如未上缴，次日要说明情况，并做好台帐的记录工作；5.5前台电源管理前台管理前厅照明灯及电子仪器电源等，每当下班或午休时，需将前厅照明灯关闭，下午 下班后须将电子仪器电源及电灯全部关闭后方或下