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论商务秘书职业意识和职业道德目 录摘要关键词正文：一、 商务秘书的涵义(一)、广义定义（二）、狭义定义（三）、国内外秘书学界关于“秘书”的定义（四）、一般涵义二、 商务秘书的职业意识的具体体现（一）、良好的心理素质和创新能力。（二）、较强的学习应变能力。（三）、良好的知识结构。（四）、较高的信息处理能力。（五）、合作精神和人际交往能力。三、 商务秘书的职业道德与职业意识的培养 （一）、从几个方面培养商务秘书必需的基本素质能力 （二）、在工作实务方面加强商务秘书的职业道德与职业意识四、 立足商务秘书职业的现状展望未来，简略谈谈加强商务秘书职业意识与职业道德的现实意义（一）、强化秘书部门的整体功能，充分发挥决策服务作用（二）、培养协作型秘书人才，构建决策“智囊团”（三）、为秘书行业保驾护航，推动秘书职业健康发展参考文献论商务秘书职业意识和职业道德简欢欢（信阳农业高等专科学校 外语系 商务英语07-3）摘要： 商务秘书职业意识就是指商务秘书在实践活动中应具备地关于该职业的正确的职业道德、职业心理、职业角色以及职业规范的自觉意识。秘书职业意识培养就是利用各种平台将这些要求融入秘书生命意识，并能不自觉表现和运用，形成特有的秘书思维方式和品质。商务秘书的职业道德，由基本职业道德和特定职业道德两个部分组成。基本职业道德：爱岗敬业、忠于职守、遵纪守法、廉洁奉公、诚实守信、严守机密、谦虚谨慎、实事求是、勇于创新、不断学习、奉献社会。特定职业道德指在工作实务方面加强秘书人员职业道德素养建设：在德才兼备的前提下，以德为重；在适当的时机，提出合理化建议；在行文规则下，追求最佳文书文稿。树立秘书工作的多种职业意识，以适应时代需要。借鉴和吸收古今中外的商务知识和秘书职业文化，以适应发展需要。关键词：商务秘书 职业意识 职业道德随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高，他们从官职型向职业型、复合多能型转变。 卓有成效的为企业经理层服务，高标准，高效率的完成本职工作。而目前全国大多数商务秘书人员没有经过专门的培训和考核，只能维持一般性的文秘工作职责。很多不具备现代商务秘书应具有的素质。为了培养具有现代秘书意识和技能，能适应社会主义市场经济发展需要的秘书人才。为此中国商业联合会从2003年开始对全国商务秘书人员进行统一的培训和考核。 商务秘书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。在这种背景下，商务秘书的职业意识和职业道德就显得尤为重要。一、 商务秘书的涵义(一)、广义定义：指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。 （二）、狭义定义：指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业信函，同时还参与商业考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员。 （三）、 国内外秘书学界关于“秘书”的定义 1. 秘书，在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。 2. 秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。 3. 秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。 4. 秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。 5. 秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。 （四）、尽管定义不尽相同，但一般都包括以下涵义： 1. 秘书是组织中为领导者协助管理的助手，即秘书的辅助功能。 2. 秘书是组织中具有有限权限的管理者，即秘书的执行功能。 3. 秘书必须具有一定文书处理、办公技巧，即秘书的专业性。 商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，例如商务秘书更强调平等合作，商务秘书面临更多的商业数据处理等。 二、 商务秘书的职业意识的具体体现 与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。 （一）、良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏，以及秘书工作服务性协调性强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心理素质。 （二）、较强的学习应变能力。商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习；二是强调持久的、终身的学习；三是强调“工作学习化，学习工作化”；四是强调“双环学习”；五是强调学会学习；六是强调学后有新行为；七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应商业环境的多变性。（三）、良好的知识结构。商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。 （四）、较高的信息处理能力。商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。 （五）、合作精神和人际交往能力。商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。 三、 商务秘书的职业道德与职业意识的培养 （一）、为了培养商务秘书必需的基本素质能力，应着重从以下几个大方面入手： 1.实施信息培训制度。必须制定并实施严格的信息素质培训制度，强调针对性、实用性和先进性，加大对商务秘书进行职业素质培训的力度，增强各种应用、处理信息的能力。 2.进行自我教育，更新知识。没有知识的更新，很难实现工作的创新，一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件，努力扩大秘书的知识面，使他们不仅熟悉本专业的基本知识，将现代管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。 3.培育创新思维。商务秘书工作同其他工作一样，也有创新问题，无创新就无发展，无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。 4.加强业务培训，提高工作水平。业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式，目的都是通过理论学习、经验交流，提高商务秘书的工作能力。 （二）、在工作实务方面，从以下几点加强商务秘书的职业道德与职业意识 1、提高业务能力：重德、善谋、擅书，以适应职业需要。 （1）、重德就是在德才兼备的前提下，以德为重。 德，在这里强调的是职业道德。一个秘书人员，若不能把德放在首位，即使才华横溢也不能算是一名合格的秘书，而且无德之人，能力越大其危害性越大。如前所述秘书人员的基本职业道德是每一位秘书人员从业的资格标准，而由于工作的特殊性，往往做事吃力不讨好，工作忙的时候要加班加点，再看看工资待遇相对社会上一些行业、一些人员差距较大，往往会出现倦怠感甚至有投机取巧的思想，这是很危险的，应时刻坚持兢兢业业、任劳任怨的工作态度，廉洁奉公、勤政为民的政治本色，做好本职工作。 （2）、善谋就是在适当的时机，提出合理化建议。 参谋咨询工作是秘书实务的重要内容之一，秘书人员作为领导者的“外脑”和“智囊”，提供参谋咨询一直是其为领导服务的重要途径之一，在如今信息化和国际化的时代，秘书为领导做好参谋咨询工作显得更加重要。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢？首先、要摆正自己的位置。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以随意发表自己的想法，而要让自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不盲目服从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责；其次、要深刻领会领导意图。要善于通过间接或者直接方式准确理解和把握领导意图，在此基础上，再根据调查研究收集到的第一手资料，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。第三、注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。 在参谋咨询工作中的注意事项：（1）要客观地考虑问题，尊重科学，尊重实际，不看领导的眼色行事，不以决策者的好恶定是非，报喜报忧皆出于客观实际。（2）要广博专深，在某一专业上有较深的造诣，但又不必是第一流的权威，而要思想开阔知识面广。（3）要有较为系统的现代科学决策的相关理论和知识。（4）要有活跃的思想、创新的精神，思考问题的角度要全面且新颖。（5）谋而不断，如在“方案选优”面前果断止步。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范来约束自己，踏踏实实地做好本职工作。（3）、擅书就是在行文规则下，追求最佳文书文稿。 现代汉语词典对秘书的解释是：“掌管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见擅长书写文书应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文书质量，要特别注意：一抓学习练基本功。在学习内容上侧重学政策、学理论、学业务、学法律、学写作、学文化知识，以拓宽知识面。同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，理论联系实际才能使撰写的文稿血肉俱全。向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿符合领导所需；向同事学习，取人之长，补已之短，努力做一个综合素质优秀的人才。二抓锻炼增能力。尽可能地深入调查研究，广泛收集第一手资料，既能填充自己的资料库来增强写作能力，又能为领导科学决策提供真实、准确、可靠的信息和依据。三抓管理促效率。这方面主要是建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化，严格遵守公文的行文关系和行文规则，认真仔细按发文和收文程序去操作才能高效率、高水准完成文书工作。 2、树立秘书工作的多种职业意识，以适应时代需要。（1）、树立岗位意识，展现责任素养。 秘书人员对社会的贡献以及自我价值的体现主要反映在履行秘书岗位职责之中。秘书人员良好的岗位意识首先要求秘书人员明确岗位职责。秘书部门是个综合部门，所设置的各种岗位其职责是不同的。有的秘书人员工作不主动，并不是因为缺乏积极性，而是不知道自己该做些什么，该怎么做。秘书人员要在实际工作中不断加强对本职工作的意识，发挥自身的主观能动性。另外，也是最重要的，是要热爱本职工作。从了解、适应到热爱是一个认识不断加深的过程，促进这一过程完成的动力是秘书人员在工作中不断获得自我激励，不断加深对秘书工作意义和价值的理解，最终形成爱岗敬业、积极奉献的岗位意识，从而积极主动地履行自己的岗位职责。通过岗位意识的强化，才能展现责任素养。秘书人员只有随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作水平。（2）、树立竞争意识，展现服务本领。 目前，秘书人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是个优势，但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须扎实地在实际工作中不断学习，增强自身竞争力。如有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富，但知识老化，这就需要不断更新知识结构和知识内容，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中才能加快工作节奏，提高工作效率。俗话说：没有压力就没有动力，在大的国际和国内环境下，只有牢固树立竞争意识，加强学习、与时俱进，才能不被社会所淘汰。（3）、树立服从意识，展现参谋能力。秘书人员作为领导的助手，理所当然要服从领导。秘书人员要加强自己的服从意识，首先要理解服从的必要性。从人类出现管理活动开始，命令和执行、指挥和服从也就随之产生，这是维系人类社会存在和发展的需要。领导者和被领导者、管理者和被管理者作为一对矛盾的个体，失去了一方，另一方也就不能存在。每个秘书人员要懂得这个道理，清楚地认识到领导与秘书虽然是支配和被支配的关系，但两者的目标和利益是一致的。在理解服从的必要性基础上，秘书人员还要主动服从，而不是消极待命、应付差事的服从，要能主动为领导着想，为领导服务。同时在服从的前提下，多展现参谋助手的作用，秘书人员才不会产生卑躬屈膝的配角意识，更多的表现决策团体的思想，才能更好的开展工作。（4）、树立超前意识，展现创新思维。 超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书人员自身素质、专业水平、信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用，反之，则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅仅满足于为领导服务，而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分；二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念，这样才能掌握最新信息，并据此对事物的发展做出正确的判断、科学的预测和合理的评估，为领导决策提供参考。虽然秘书处于从属地位，表面上看有超前意识就行，实际上秘书工作不仅要有创新的必要，而且有创新的可能。实践证明，凡在工作中表现突出的秘书人员，都能创造性地开展工作。如果秘书人员能够在日常工作中发挥创造力，主动给领导提出一些富有建设性的意见和建议，并学习和采用一些新的方法，那么一定会大大提高工作的效率和质量。尤其是当领导要对某一重大问题做出决策时，秘书人员的一个富有创新内容的提议，可能对全局的发展产生重要的推动作用。因此，超前意识的树立和创新思维的体现，才能保证秘书职业永远不会被淘汰，在历史的长河中闪耀其特有的光芒。此外，作为一名优秀的职业商务秘书，具备以上这些意识素养外，还应当具备自我认知意识、信息分析和处理意识等等。只有这样全面提升多方面意识素养，才能适应时代需要，实现自我发展。四、 立足商务秘书职业的现状展望未来，简略谈谈加强商务秘书职业意识与职业道德的现实意义。 （一）、强化秘书部门的整体功能，充分发挥决策服务作用。 魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”没有良好的职业道德素养，连一般的秘书工作、参谋工作做起来都力不从心，多谋善断更无从谈起。商务秘书工作必须充分认识职业素养对于参谋效果的重要作用，强化个体素质才能强化秘书部门的整体功能，最终为领导决策服务，从而实现个体“助手型”向集体“参谋型”转变。（二）、培养协作型秘书人才，构建决策“智囊团”。 所谓协作型秘书人才，前提是具有协作精神。在知识经济