员工出差管理办法.doc

文件编号文件名称制定日期修订日期版本页数MD-QS-005员工出差管理办法A/13/3 员工出差管理办法（初稿）文件类型：工作指导书 文件编号：MD-QS-005 版 本： A/1 发行日期：_ _ _实施日期：_ _ _合计页数： 3页 起草者审核者核定者发行章签名日期1.目的：为使公司员工出差管理有所依循，特制定本办法。2.范围：公司所属全体员工均适用本办法。3.职责：管理部人事负责主办执行。4.名词释义：4.1出差：外出洽办公务或参加公司指定之训练（学习），须在外地住宿者，视为出差。4.2公出：凡外出洽办公务或参加公司指定参加之训练不符合第一款规定者，视为公出。如须在外用餐，发给误餐费依据出差旅费报销标准表发给，交通费实支实报。5.内容说明：5.1 出差申请：凡员工出差超过一天，应于出差前填写出差申请表（附表一），依出差核决权限呈请核准，但因紧急情况未及事先办理申请者，应先口头向副总申请，出差完毕后立即补办书面申请手续，未经批示，一律不予办理差旅费核销。5.1.1员工出差超过三天，需提交出差工作计划书。 5.2 借支差旅费：凡申请出差时，如有必要得申请预借差旅费。申请时得于出差申请上注明借支金额，依收入与支出核决权限，于出差申请核准后凭借款单向财务管理人员借支。5.3 申请或报销差旅费：各出差人员应于出差完毕后二日内填写出差报告单（见附表二）销差报告单（见附表三）、出差旅费报销单（见附表四）附各有关单据及请款单出差申请单（见附表一）先经财务部审查后再送批示，有借款时即扣还归垫，在返回公司后二天内办理核结手续，借款未返者即由财务在发放工资时扣还，下次取消预支资格。5.3.1出差期间含一天及一天以上，凡业务活动当天的会淡记录必需於隔天早上点前用E-mail回传到公司。5.4 申请加班费： 5.4.1在出差期间如遇节假日继续工作算加班，任何超时工作（日工作时间为：八个小时）亦不计算加班，不得申请加班费。 5.4.2 公出期间凡同时申报加班及误餐费者，则实际加班时间得扣除半小时用餐时间。5.5 出差之核决权限： 5.5.1 一天内出差，应由所属部门经理确认、副总经理核准，方予生效。 5.5.2 二天以上（含）出差，应由所属部门经理确认、副总经理核准，方予生效。 5.5.3昆山以外地区行程许可之下尽量回公司用餐，如超过用餐时间可事先打管理部电话告知食堂准备饭菜，公司以免餐补助。 5.5.4行程业务繁忙者在外用餐请以书面注明行程，呈管理部审批核准，依据出差旅费报销标准表报账。5.6 外派人员标准规定： 5.6.1出差人员每天填写传真或Email给昆山联华塑胶五金有限公司本部门主管、副总汇报情况。 5.6.2每人每半个月报销一次差旅费：所有人员在完成一个月的工作之后于次月第一个礼拜整理自己上个月出差凭证及出差报告，邮寄到昆山联华塑胶五金有限公司，公司财务人员统一在每个月第二个礼拜审核。 5.6.3请款单据及摆放顺序：请款单+出差旅费报销单+附各有关发票+出差报告单+ 拜访公司签章证明+名片复印件。5.6.4统一填写统一格式的出差旅费报销单。（哪一天报多少钱，对应的那一天去哪家公司）5.6.5发票一定要按日期的顺序摆放，不可用订书机订，小的车票（如公交车票）一定要对齐后用胶水粘好。5.6.6所有申请款项都要有对应的发票，膳费除外。膳费补贴依据出差旅费报销标准表发给，报早、晚餐费一定要有时间证明，如：汽车票上的发车时间；因当日出差地较远及次日还有业务之事需在外住宿的，住宿费按实际情况报销，如当日未回，可有10元晚餐费；出差人员报电话费时发票一定要和本人名称相符。5.6.7所有费用高于标准部分，由个人承担。5.6.8快递费一定要有快递单据。 5.7 差旅费之报支标准：（附表五） 5.7.1.3乘坐公司交通工具者，不得支领交通费。 5.7.1.4多人出差起止点相同时，须同坐同辆计程车时，交通费仅能由一人报支。 5.7.1.5一般人员随同高阶人员出差，得视实际需要情形，搭乘同级标准车船，住宿同级旅馆。 5.7.1.6可利用大众客运工具方便完成出差任务而搭计程车者，不可报销，未事先准核准先以计程车为交通工具者，应于返回公司申报差旅费时，予以注明理由。 5.7.1.7出差外免费提供住宿者，不得报支住宿费。5.8 出差时间之延期： 5.8.1出差员工出差期间，由其主管视实际需要核定，在限期内除患病及因事故阻滞外，不得任意延期。因公需要延期者，应事先以电话请示主管，核准后为之。返回后，由主管核定追认。 5.8.2因患病及因事故阻滞者，应检附医院证明或天灾事故证明，可报支延时日的膳、宿、杂费。5.9罚则：5.9.1出差人员在出差期间，不得有危害国家名誉或本公司利益的行为言论