物业行政管理制度.doc

第六章 行政管理制度第一节 办公室长途电话的使用和管理规定为了加强办公室长途电话的使用和管理，使公司的通讯费得以有效的控制，特制定以下制度。一、 办公室长途（国际、国内）电话不得随意私用。二、 通话性质如为“个人事由”，则电话费用由使用者承担。三、 公事通话内容应简短，事项较多时应尽可能使用传真件做好传真登记。四、 发长途传真件时应有前台文员负责登记与发送，如属特殊情况，应在发送完毕后补办登记手续。五、 外单位人员原则上不准使用公司长途电话。如确有需要时，应有相关人员代为填写使用长途电话登记表（见附表十六），在备注一栏内写明原因。六、 各电话每月发生的费用，由行政人事部统一制表，并由各使用者部门主管确认。七、 行政人事部将定期查核各部门的长途电话使用费，并酌情与通讯局核对通话次数及时间，如发现公为私用，将认真追查并作出处理。第二节 钥匙管理规定一、 办公室钥匙的管理：（一） 公司各部门办公室的门匙，由公司行政人事部统一留存备用钥匙一把，并将各办公室所配置的钥匙情况登记在钥匙领用登记表(见附表十七)中。（二） 行政人事部根据员工使用办公室的实际情况，发放办公室门匙。（三） 员工领取钥匙的同时，需在员工配备领用/移交表（见附表十八）上签字。该表格交行政人事部存入员工档案。（四） 办公室门匙应妥善保存。如发生丢失、折损，应立即通知行政人事部，由行政人事部在接到通知后两日内，为该员工配备钥匙。（五） 重要岗位的办公室钥匙发生丢失，行政人事部将根据安全规定，对该门锁进行重新更换，同时收回原配发的门匙。上述过程中所产生的费用，有丢失钥匙的员工全部负责。（六） 员工离职需将办公室门匙交还，签写员工配备领用/移交表。（七） 财务稽核部在接到员工物品交接完毕的通知后，方与其结算工资。二、 办公家具钥匙的管理（一） 员工办公桌及办公柜钥匙的领用员工使用的办公家具由公司行政人事部统一购买、编号、发放。新员工到岗后，凭员工录用通知书到行政人事部领取办公桌钥匙，并在钥匙领用登记表上签字。（二） 钥匙的交还1. 员工在接到行政人事部与其有关的人事变动通知后，需要更换原领用办公家具时，须到行政人事部办理领用钥匙移交手续。2. 员工离职，在交还所领用的全部钥匙后，凭员工配备/移交表到财务稽核部结算工资。三、 库房钥匙的管理库房钥匙由行政文员保管，备用钥匙放在钥匙箱中。四、 钥匙箱的管理钥匙箱的钥匙由行政人事部保管。五、 更换配置钥匙（一） 由行政人事部负责钥匙的更换和配制，任何部门或个人不得擅自更换、配制钥匙。（二） 原则上门锁钥匙丢失后，应立即更换锁芯。1. 重点部位门锁应立即更换（由行政人事部核定）。2. 一般部门门锁更换不超过48小时。（三） 凡配制钥匙，均由部门经理签单，报行政人事部核准，方可配置。（四） 行政人事部对更换配置钥匙要严格进行登记。第三节 计算机使用管理办法为更好地发挥计算机在物业管理中的作用，提高工作效率，特制订计算机管理规定。一、 计算机的购置1. 需要使用计算机的部门应以签报的方式提出购置申请，并提出对技术参数和相关设备的要求，由行政人事部汇总计划报公司领导审批。2. 购置计算机的申请得到公司领导批准后，由行政人事部负责统一组织实施。二、 计算机的维修1. 计算机及相关设备的保修单，随机光盘、软盘在装机正常使用后，交由行政人事部统一保管，以便今后使用或安排维修。2. 计算机在使用中发生故障，使用者不得私自打开主机等部件，须向行政人事部提出，由其联系供应厂家，派专人维修。三、 计算机的使用1. 计算机的使用要严格按照有关程序要求操作，操作人员要正确使用有关软件，保证安全正常使用。2. 严禁在计算机上玩游戏，观看VCD及利用公司计算机办私事。3. 不使用来历不明的软件和软盘，做好计算机病毒的预防工作，发现病毒要及时使用杀毒软件进行清除。四、 计算机消耗品和资料的使用1. 计算机消耗品如软盘等视同办公用品，由行政人事部统一购买，按办公用品领用。2. 使用计算机资料（含软件、光盘等），应向行政人事部借阅，时间不得超过一个月，如有损坏应予赔偿。第四节 物品采购制度为使物业管理公司的物品购置工作能及时、准确、有序地进行，特制定本制度。一、 物品购置实行归口管理、统一购买的原则，突出计划性，严格执行申购、审批程序。1. 各部门如需购置物品，应填写采购申请表，送交行政人事部。2. 行政人事部定期将各部门提出的采购物品汇总，填写物品申购汇总表（见附表十九），交财务稽核部审核，呈总经理审批。二、 凡为库房储备的物品，由行政文员根据库存提出补充库存物资的申请，填写采购申请单交行政人事部。库房储备之外的项目由各部门按需要提出申请。三、 物品申购汇总表经总经理审批后，由行政人事部负责购买。1. 采购人员应对采购项目进行询价，行政人事部对三个以上供货商的质量、价格及售后服务进行综合评价后，确定供应商。2. 购买过程中，认真检查物品的品质、商标、期限、卫生标准等，坚决杜绝伪劣产品。四、 所有采购项目应争取供货商送货上门。五、 采购物品无论是自提还是供货商送货，货到后应由采购人员与申购部门的代表共同验货，对不符合质量要求及与申购单项目不符的物品一律拒收。六、 验收合格的物品统一交到库房，并同时办理入库手续，再由申购部门到库房领取，办理出库手续。七、 严格遵守财务制度，按规定使用现金及支票付款。1. 购买金额在1000元以下的物品，可支付现金，超过1000元以上的使用转账支票；如需使用现金，说明理由，经财务稽核部认可后方可支付。到外地采购，一律采取汇票方式。2. 购买金额在10000元以上的物品要签订购货合同，并在合同中就供货时间作出明确规定。3. 对于未列入计划的急需采购的物品，价值低于500元的，经行政人事部及申购部门负责人同意后方可采购；价值高于500元的，经公司总经理或主管副总经理同意后方可采购。八、 采购物品在10000元以上的，在支付款项时，要附合同、合同付款单及收货单。第五节 库房管理规定为使物品的保管、储存、出库、入库等程序有所遵循，以达到有效管理物品的目的，特制定本规定。一、 储存与保管1. 物品的储存按物品价值由小到大分ABC三类，划分存储区域，A类存贮在最内处；C类则存贮在最外处。2. 每一物品贮存位置，应有明显的标示，且每一栏位置有存货记录卡（见附表二十），按数量进出实际情况，分别填入日期、进量、出量及结存量。3. 物品的贮存保管应遵守下列原则：（1） 未经验收的物品应与验收合格的物品分开存放。（2） 凡有危险易燃的物品，应与其他物品隔离保管。（3） 每一栏位应随时保持干燥清洁。（4） 凡未按规定填写相关表单，物品不得出库。（5） 库方是公司存放物资的重地，由行政人事部负责管理。非公司工作人员禁止入内。（6） 安全防火要坚持以“预防为主，防消结合”的原则，定期对消防器材定位摆放进行检查。4. 物品仓库门锁应由行政文员负责持有保管。5. 储藏的物品，如有因故不能使用、设计变更、久存不用的，应由管理员每两个月清查呈报，并知会物品所需的相关部门，以便对其进行处理。6. 库房管理人员更换时，交接双方须同时盘点。二、 领用物品1. 部门在领用物品时，需其部门主管在领、退物品单上签字，再到行政人事部填写出库单，领物人、仓管员在出库单上签字。2. 出库单一式三联，第一联行政人事部留底；第二联领物人员存查；第三联财务部作审核。3. 行政人事部依据表单，转记入物品发放月报表（见附表二十一）。4. 非由部门主管（或代理人）签认的领、退物品单，仓管员则不得发放物品。三、 退存物品1. 各部门在领用物品后，如有物品剩余或者品质不良，可退存物品，应填写领、退物品单连同该物品，办理退存物品手续。表单上应注明退存原因及出库单的号码；以便财务部审核查实。2. 入库单一式三联，第一联行政人事部留底；第二联领物人存查；第三联财务部作审核。3. 行政人事部依据表单，转记入盘点月报表（见附表二十二）。四、 盘存物品1. 储存物品，须予以定期盘点：（1） 每月盘点：每月25日，根据与各部门出库单及入库单应对所有储存物品进行盘点；并填写盘点月报表予财务部审查。（2） 抽点：由行政人事部负责人实施不定期盘点。并须对盘点结果呈提盘点报告书。2. 年终盘点结果（盘亏、盘盈），财务部应予以调整，以核计出真实的物品数量及金额。第六节 办公用品管理办法为规范公司办公用品管理工作，本着既满足工作需求又要节约的原则，特制定本管理办法。一、 办公用品的购置1. 办公用品由行政人事部统一对外购买，其他部门和个人不得对外购买。2. 货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。由行政人事部每月提出购买计划，由总经理批准后进行购买。3. 数额较小、经常使用的低值易耗品，库存量应保持在三个月的存量之内。4. 各部门临时急需的物品，及时购买，不留库存。5. 所有购买的办公用品一律先填写入库单，登记入库。二、 办公用品的领用1. 各部门人员在领用办公用品时，必须填写出库单，由行政人事部登记入物品发放月报表（见附表二十一）。2. 为保证各部室办公需要，急需的办公用品可随时领用。3. 行政人事部要建立健全的办公用品管理账目及领用单，每月要对库存办公用品进行盘点，填写盘点月报表做到账实相符。如出现盘盈或盘亏，应写出书面说明，由行政人事部负责人批准后调整账目。4. 主管人员变动时，交接双方应同时进行账目和实物的交接，并在交接清单上签字，以示负责。第七节 车辆管理规定为适应工作需要，进一步加强公司车辆管理，本着保证公司和领导工作用车、部门业务用车的原则，制订如下规定：一、管理职责公司行政人事部为车辆管理的职能部门，主要职责：（一） 对公司所有车辆统一归口管理。（二） 对驾驶员进行交通安全教育及车辆安全、维修管理。（三） 对车辆的购置、更新及报废等进行管理。二、车辆管理（一） 车辆主要用于公司领导和业务部门用车，所有车辆未经主管领导批准，不得借出，如违反有关规定一旦发生事故，视情节公司将追究当事者责任。（二） 车辆实行派车申请制度。在无派车申请单或无领导批准下，任何人不得私自出车（修车，试车应向主管领导提出），私自出车责任自负。（三） 行政人事部应经常对驾驶员进行交通安全教育。定期定程对车辆进行年检，保持车辆状况良好，各部机件安全有效。三、 车辆调度（一） 车辆由行政人事部统一调配，司机的日常工作由行政人事部安排。（二） 各部门业务用车，应提前一天向行政人事部申请，并填写派车申请单（见附表二十四）。行政人事部将根据公里数控制并结算用油。（三） 司机行车必须严格遵守交通规则，确保行车安全。凡出现违章，司机除按处罚通知交纳罚款外，还需交纳交通管理部门对公司违章超标的安全罚款。一年内两次违章者，解除劳动合同，予以劝退。（四） 公司车辆要求统一存放在指定停车场。下班前司机将钥匙、车辆行驶证和当日派车申请单交回行政人事部。司机不得将车辆开回家。确因工作需要或条件限制需将车辆开回家，必须经行政人事部批准，否则公司将按严重违纪处理。（五） 经批准可以开回家的车辆，司机要妥善保管。车辆在停放期间所发生的一切问题，司机要负全部责任并对所造成的损失照价赔偿。（六） 公司各部门在下班后因公用车，须事先向行政人事部申请。在不影响公司车辆正常使用的情况下，经批准安排车辆。司机凭有行政人事部签署的派车申请单出车。四、 维修管理（一） 车辆日常维护清洁由司机负责，正常保养由行政人事部统一安排。（二） 需进厂修理保养的车辆，应报行政人事部批准，由司机送修。较大修理项目由行政人事部报总经理批准，由二人同行送车进厂修理。（三） 行政人事部根据报修项目与厂方保持联系，发现问题及时解决。接车时，司机根据报修项目逐项验收，如发现质量问题，及时向厂方提出解决，待验车合格后，司机在车辆维修保养记录（见附表二十五）中司机验收栏中签字。（四） 凡不经过正常手续而私自进厂修车，自行增加维修项目，所需费用自负，并给予经济处罚和行政处理。第八节 工服管理规定为确保公司员工按规定要求着装上岗，以整洁的仪表为客户提供优质服务，树立良好的企业形象，特制定工服管理规定。一、工服选样制作程序根据本公司的特点会同各物业管理中心的意见，行政人事部拟出各岗位服装的式样、颜色、面料等具体方案，报公司总经理审核。根据批准后的方案，做出财务预算，经公司总经理批准后交行政人事部执行。（一） 由公司统一选择厂家、实施制作。（二） 春、秋季工作服每两年制作一次，冬季工作服每三年制作一次。名 称春、秋季冬 季发放频率数量发放频率数量西装（套）2年23年2衬衫（件）1年21年2领带（条）1年11年1皮带（条）1年11年1袜子（双）1月11月1皮鞋（双）1年11年1工程服2年33年3安保服2年23年2保洁服2年23年3（三） 标准如下：1. 行政人员：男员工配西装、衬衫、领带、皮带、袜子、皮鞋。女员工配西装（包括裙子）、衬衫、丝袜、皮鞋。2. 其他人员：工程、安保和保洁人员分别配工程服、安保服和保洁服。二、工服发放及管理（一） 工服房根据行政人事部员工录用通知单（见附表五）标明的岗位和职位，给新员工发放相应的工服。（二） 对在制装期后上岗的员工、临时工，工服房先选用尺寸相当的备用工服应急使用。（三） 因公司/物业管理中心内部人事调动，工服房根据人事部的通知，调整工服，当新岗位确无合体的备用工服时，经行政人事部审批核准后方可为其另行制作。（四） 要求修改工服尺寸的员工，均须通过本部门经理与行政人事部经理协商，同意后由工服房酌情处理。（五） 调离公司/物业管理中心的员工必须将工服退回工服房，帐物相符后由工服房管理员在离/辞职申请表（见附表十）上签字。（六） 工服非因公事不得穿出公司/物业管理中心外。（七） 每年的春、秋季和冬季的工服换季日期分别为5月1日和10月1日。三、工服换洗员工换洗工服应按规定的时间办理，特殊情况酌情处理。各部门换洗工服时间为每周一、三、五上午9：00-10：30时。四、处罚条例（一） 工服发放后，不得转让他人使用。在规定期限内，员工的工服如发生破损，属于质量问题由工服房负责解决，属于正常性破损由员工本人负责，并根据其破损程度给予当事人一定的处罚。（二） 如工服破损原因属有意破坏性质，当事人需按工服造价的50%作出赔偿。第九节 更衣室管理规定一、 自觉维护更衣室秩序，保持室内安静，严禁无故长期停留、扎堆聊天和大声喧哗。二、 更衣室内严禁吸烟，晾晒各种衣物，不准随地吐痰、乱扔杂物，保持室内卫生。三、 员工更衣后，须锁好更衣柜，并妥善保管钥匙。四、 严禁拆、撬更衣柜，不得私自更换锁头及钥匙。五、 柜内严禁存放贵重物品，如出现被盗现象，要保护好现场，并及时通知安保部和有关部门。六、 如发生钥匙丢失，须上报行政人事部并通知安保部，由行政人事部在更换新锁的同时收回旧锁，并按规定由当事人交纳更换费用。七、 严禁携带大厦物品进入更衣室。八、 更衣室内严禁存放易燃易爆物品。九、 员工调出时，须交回更衣柜钥匙，遗失钥匙者罚款十元。十、 非本公司员工不得进入更衣室，违者按有关规定处理。第十节 浴室管理规定一、 本公司/物业管理中心员工凭员工证，大厦内其他公司人员凭沐浴票洗澡。二、 严禁本公司/物业管理中心员工携带子女和亲属前来洗澡。三、 爱护浴室内的各种设施，如有损坏，酌情罚款。四、 节约用水，浴后随手关好截门。五、 浴室内严禁洗涤衣物。六、 洗澡时请勿携带贵重物品，以免丢失。七、 不得赤背、穿拖鞋出入浴室。八、 各员工应严格遵照浴室开放时间使用浴室。第十一节 图书资料管理规定为加强图书与资料的管理，特制定本办法。一、 本公司需集中管理的图书资料、报纸、期刊等，由行政人事部统一购置、订阅、管理。本部门因业务需要而购置的专业书刊资料，由各部门管理。二、 凡不属归档范围，用于工作业务的图书、刊物、报纸，各类规范及规程，上级机关颁发下达的法规、政策以及录像、录音、图片等载体资料，均属图书资料的管理范围。三、 图书资料应妥善保管，做好防盗、防火、防潮、防蛀、防污染等工作。四、 建立分类整理、定期汇总的检查制度。工具书、参考书应按专业分类整理存放。刊物应由保管部门自行视情处理。其他书目资料应按形成时间为序整理存放。五、 每年应进行一次保管质量和完好程度的检查，发现破损、变质应及时修整和补救。六、 各部门应有专人负责图书资料的管理，所有图书资料应实行登记入账。七、 由公司行政人事部统一管理的图书资料，实行借阅制度。借阅人不得在其上标记符号、划线、折页、剪取。应按期定时归还，遗失或破损应按图书原价一倍或折价赔偿。八、 本公司管理的图书资料，未经公司同意不准外借他人（单位）；本公司形成的资料，未经公司同意，不得向外单位公布或传抄。第十二节 通讯工具使用管理规定第十三节 介绍信使用管理规定为严格介绍信的使用和管理，特制定本规定。一、 介绍信由行政人事部专职秘书管理，不得乱放，要加锁保管。二、 按规定开具介绍信，不得随意开具与业务无关的介绍信，不得事先加盖公章。三、 开具介绍信，介绍信的存根和正信上的内容要相符，要如实填写所去单位、姓名、人数、要办的具体事项、有效期限和开出时间等。四、 介绍信除打印外，须用钢笔或毛笔、签字笔书写工整，不得使用铅笔、圆珠笔或红色墨水书写，以保持介绍信的严肃性。不许涂改，如果发生涂改，要加盖更正章。五、 凡因公外省、市出差或市内办事确需使用空白介绍信者，要经领导批准方可开具。持信者公务办理完毕，须及时向信管人员说明空白介绍信的使用情况，在存根上注明，并将余信归还。信管人员有权询问空白介绍信的使用情况和收回未使用的空白介绍信。六、 如发现介绍信丢失，持信人应立即向行政人事部报告，并及时采取应有的措施。第十四节 印章使用管理规定为进一步讲强星城物管公司对印章刻制、使用、保管和销废的管理，使其规范化和制度化，现就印章的刻制、使用、保管和销废等有关工作要求规定如下。一、 印章的种类公司印章、公司各类业务专用章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。二、 印章的刻制根据工作需要，若需刻制或更新各种印章，主办部门或单位应向公司人事部门提交刻制印章的请示或报告。经人事部门报公司主管领导批准后，印章统一由人事部门负责刻制，并由人事部门登记备案后方能交由部门或单位使用。任何个人、部门和单位，未按上述程序办理和获得批准，不得擅自刻制公司、部门和附属公司的印章及其对外业务往来中所用的印章。三、 印章的使用1.公司印章的使用（1）凡以公司名义发送的公文一律须加盖公司印章。（2）以公司名义发出的公文，须经公司主管领导审批签字后，方能送交人事部门加盖公司印章。（3）重要的公文，如财务、人事和业务等方面或涉及面广的公文，必须由公司总经理或主持工作的副总经理核签后，方能送交人事部门加盖公司印章。2.各部门印章的使用（1）凡以部门名义发出的公文或便函，一律须加盖部门印章。（2）以部门名义发送的公文或便函，须经部门领导核签后才能加盖部门印章。（3）部门不能以公司的名义加盖部门印章对外发送公文。各部门仅能向外发送本部门业务权限范围内的公文。3.各项目管理中心若以“星城物管公司”名义向外发送公文，其公文必须经星城物管公司主管领导核批后，方能送星城物管公司行政人事部加盖公司印章。四、 印章的保管1. 各级公司及部门印章须指定专人负责保管，并将公司、部门印章式样和印章保管人的姓名报给上一级公司人事部门登记备案，如更换保管人，保管人姓名需及时进行重新报备。各级公司及部门若发现印章丢失，须立即向公司主管领导递交情况报告，并及时作出知会有关单位“终止该印章