某大型集团样品管理业务流程.doc

业务管理信息系统整体解决方案客户样品管理文件信息一般信息文件位置 / 名称作者姓名部门职责 / 角色签署日期认可/确认姓名部门职责 / 角色签署日期批准姓名部门职责 / 角色签署日期目 录文件说明41样品管理业务流程51.1样品订单业务流程51.2样品通知单业务流程72样品寄样管理业务流程92.1寄样品业务流程92.2样品回复意见登记业务流程112.3样品寄样资料综合查询及寄样资料单转销售订单流程12文件说明 样品管理系统业务流程解决方案是根据企业目前整体情况来编写的。本业务流程强调是实用可行。主要业务流程： 客户来样资料管理 制样及寄样资料管理在系统运行过程中若碰到有新的样品管理业务流程再进行添加。1样品管理业务流程1.1样品订单业务流程流程名称样品订单业务流程编号FG-SP-01作者版本检查复核批准流程说明本流程描述了建立客样品管理系统中对客户给本公司下单之前的样品订单进行管理。是样品基本档案、样品照片及文档信息维护过程。l 客户寄出样品订单给业务员。l 业务员收到客户样品订单后，首先确定样品在物料基础档案中有没有编号和基本资料，若没有先在企业情报资料系统中新建样品物料的基本资料。l 确认客户样品有无图片及图纸，若没有图片，业务员用数码相机把样品拍成照片。l 准备工作完成后，业务员在ERP系统中建立样品的基本资料档案及样品的基本图片档案。核对ERP系统的样品档案确认档案无误后对样品档案资料进行确认。l 样品订单相关产品资料齐全后，在系统中建立样品订单，并对样品订单进行审核确定，若是特殊样品订单转技术部门进行审核及相应的产品BOM，若是常规样品订单直接转样品通知单。l 技术部接到特殊样品订单后，对样品订单进行审批，主要是审批是否能做出满足客户要求的样品，同建立样品的产品结构(BOM)供财务部估价。技术部审批后若可以做出样品的转样品订单通知单。l 样品定单通知单是供各个部门再次审批。样品订单号由系统自动生成。相关定义图纸资料：指样品的图片、照片、技术图纸及样品的文档。相关文件信息解决方案FG-SP步骤操作界面描述操作部门/人1手工客户给业务员寄订单样品。客户/业务员2ERP料品资料(企业情报资料管理)业务员在ERP系统中查询样品的物料基本档案是否建立，若没有建档，先按料品编码规则给样品进行料品编码并建它的料品资料档案。业务部/业务员3手工确定样品有没有图纸、图片若没有用数码相机给样品拍照片。业务部/业务员4ERP样品订单资料管理(样品管理)在ERP系统中建立样品资料及样品图纸、图片档案并对档案资料进行确认。业务部/业务员5ERP样品订单资料管理(样品管理)把客户样品订单及客户样品需求资料在系统中建立样品订单及相关样品技术资料。并对样品订单进行审核。若不是特殊样品订单直接转样品通知单，若是特殊样品订单转技术部对样品相关技术文件及产品BOM的建立及确定。业务部/业务员6ERP样品订单管理(样品管理)技术部对于特殊样品订单要进行产样的技术确认，也就是说我们企业能否做出符合客户要求的产品，能做出的把样品订单中各产品的BOM建起来供财务进行成本估算。技术部/相关研发人员7ERP样品订单管理(样品管理)非特殊样品订单只要样品订单审核后就可自动转到样品通知单，若是特殊样品订单要技术部门审核后才能转到样品通知单。销售部/相关销售人员1.2样品通知单业务流程流程名称样品通知单业务流程编号FG-SP-02作者版本检查复核批准流程说明本流程描述了建立样品管理系统中样品通知单审核审批作业过程，是样品加工开始一个重要的环节，确保样品的生产能顺利进行。l 样品通知单审核，样品通知单的信息是来自样品订单，但在样品通知单客户对于样品中的一些需求还能进行调整。样品通知单资料无误后对样品通知单进行审核。l 销售部审核的样品通知单由财务部门进行审核，财务审核的主内容是样品成本的估算。财务审核后的样品通知单再由技术进行审核。l 财务审核后由技术部门进行审核，技术部审核的主要内容是产品相关技术参数及产品的产品结构。l 技术部审核后由采购部审核，采购审核的内容主要是加工各样品原材料的采购情况及交期。l 采购部审核后交由总经理最后审批，只有总经审批后的样品通知单才能进行样品开发生产过程。相关定义相关文件信息解决方案FG-SP步骤操作界面描述操作部门/人1ERP样品通知单(样品管理)由样品订单转过来的样品通知单进行再进一步的审核。销售部门/相关人员2ERP样品通知单(样品管理)报审后的样品通知单由财务部进行样品成本估算的审核。财务部门/相关人员3ERP样品通知单(样品管理)财务审核后，技术对样品通知单各样品进行技术要求审核，同时对样品的产品结构再进一步审核确定。技术部门/相关人员4ERP样品通知单(样品管理)技术审核后，由采购部门对相关样品加工材料进行采购状况进行审核。采购部/相关人员5ERP样品通知单(样品管理)采购部审后，样品销售通知单报总经理进行审批。总经理审批后的样品通知单各部门才能开始样品生产所有准备工作。总经理2样品寄样管理业务流程2.1寄样品业务流程流程名称样品寄样业务流程编号FG-SP-03作者版本检查复核批准流程说明本流程描述样品管理系统中把生产完成的样品寄给客户的业务过程，是描述寄样资料相关信息数据维护过程,只有把样品寄给客户才算样品订单执行完毕。l 业务员做好寄样准备，如联系货运商、给客户发E_Mail等工作。l 按样品通知单资料生成寄样资料单，在寄样资料单中填上其它相关资料如快递公司或货运公司、运费等资料。寄样资料准备后进行寄样资料单进行审核，审核自动生成相应的样品领料出库单。l 寄样人员到样品仓库领出样品，仓库对样品领料出库单进行审核。l 样品领出来后进行打包等方式，同时把样品交给相关承运公司。l 在寄样资料单上对运费进行确认。样品寄样管理要求每次寄样信息进行登记，这样有利于在寄样过程出了问题或客户没在规定的时间内收到样品查询样品寄样的相关信息。便于样品寄样跟踪。相关定义寄样原始凭证：此单据货运商给本公司货运凭证。相关文件信息解决方案FG-SP步骤操作界面描述操作部门/人1手工寄样准备。主要业务是选择承运公司及联系承运公司。销售部/相关人员2ERP寄样单资料(样品管理)从样品通知单中生成样品寄样单，并修改或填写寄样单的相关信息资料，核对相关资料信息并对寄样单进行审核，审核后生成一张样品领料出库单。销售部/相关人员3ERP样品领料出库单(库存管理)寄样人员到样品仓库领出样品，而样品管理人员对样品领料出库单进行审核。仓库/仓管员4手工寄样人员领到样品后，对样品做好寄样准备如打包等方式，并准时把样品交给承运单位，同时把发生运费报给主管样品订单部门。仓库/相关人员5ERP寄样单资料(样品管理)填写准备的运费及货运单资料，并对运费进行审核确认。销售部/相关人员2.2样品回复意见登记业务流程流程名称样品客户回执确认业务流程编号FG-SP-04作者版本检查复核批准流程说明本流程描述了建立样品管理系统中客户收到所寄的样品后，对样品进行确认，并把确认的意见回复给业务员，样品回执是客户样品确认信息资料数据维护过程。 l 客户收到样品后，对样品确认，并把确认的意见及样品的满意度回给业务员。l 业务员收到客户样品确认回复意见后，在ERP系统中的制样单资料中查询出寄样的“寄样资料单”资料，并把客户对样品的回复意见资料录入“寄样资料单”中的“客户回执资料”标签里。并对录入的资料进行确认。样品客户回执资料业务要求业务员收到客户的回复及时录入到样品的“制样单”资料中，便于以后下单交货后对于产品有异议是查询客户当时对样品的确认意见，这样有利于问题的解决，也便于样品信息的跟踪。相关定义相关文件信息解决方案FG-SP步骤操作界面描述操作部门/人1手工客户回复样品确认意见给业务员。业务部/业务员2ERP制样单资料(样品管理)查询出寄样的“寄样资料单”，把客户对样品的回复意见及建议相关信息录入至“客户回执资料”标签里，并对信息进行确认。业务部/业务员2.3样品寄样资料综合查询及寄样资料单转销售订单流程流程名称制样资料综合查询业务流程编号FG-SP-05作者版本检查复核批准流程说明本流程描述了建立样品管理系统中客户寄样历史资料查询及寄样资料转销售评审作业过程。也是多条件组合查询业务过程。用寄样资料综合查询能更加方便的查询出各寄样资料单的相关资料信息。l 输入查询条件，查询条件有客户资料、产品资料、样品开发主要负责人、客户回复关键词、寄样日期五个查询条件，这五个条件可以单独查询了可以进行任意组合成条件进行查询，并且此五个条件单独或组合都是可以进行模糊查询的。l 查询条件输入结束个，鼠标点击“查找”功能，系统就会把符合条件的寄样资料全部列出来。l 在列出来的寄样资料列表中再次选择要查找的目的寄样资料档案信息。l 要把当前寄样资料转到销售评审单，只要有此权限的人都可以结转，这样可以提高工作效率。相关定义相关文件信息解决方案FG-SP步骤操作界面描述