监理技术资料归档管理制度.doc

深圳市深水水务咨询有限公司文 件深水咨200918号关于印发技术资料归档管理制度和工程技术标准及相关法规、技术工具书及软件应用与管理制度的通知公司各部门：技术资料归档管理制度和工程技术标准及相关法规、技术工具书及软件应用与管理制度已经公司管理层扩大会议审议通过，并已由陆子锋总经理签发，现予印发，请认真贯彻执行。特此通知。附：1、技术资料归档管理制度2、工程技术标准及相关法规、技术工具书及软件应用与管理制度二九年八月十七日主题词：技术资料 归档 技术标准 应用与管理 通知 抄送：黄琼董事长 陆子锋总经理 罗振副总经理 邓学让总工程师 李财金总经理助理 总工办 综合部 咨询部 招标代理部 监理部 水土保持部 大坝监测项目部办公室 2009年9月1日印发- 3 -技术资料归档管理制度深圳市深水水务咨询有限公司二九年七月技术资料归档管理制度拟归档的技术资料指由本公司完成或协助完成的工程项目，在承接、实施、成果完成整个过程中所形成的具有可追溯性、证明性的和有保存价值的文字、图形、声像等各种形式的历史记录。1 技术档案管理依据及总体要求为加强工程文件收集整理及档案移交工作，明确职责，规范工程文件收集整理及档案管理行为，充分发挥工程文件及档案在工程建设与管理中的作用，根据中华人民共和国档案法、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、水利工程建设项目档案管理规定（水利部水办2005480号）、深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）（深档字200526号）及深圳市水务工程文件归档整理及档案移交实施细则（试行）的通知（深水质监20062号）的有关要求，特制定本制度。1.1 归档文件总体质量要求1.1.1 工程文件的内容及深度必须符合深圳市档案管理方面的标准和要求。1.1.2 工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。1.1.3 归档的工程文件原件应为手写或打印件。签名必须本人手签，不得打印。工程文件的书写一律采用黑色碳素墨水书写，要求字迹端正，无缺、漏现象。不得使用红色墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等，需要改错的，将错误用单斜线划掉，再在其右上方填写正确的文字（或数字），禁止使用改正液、贴纸重写、橡皮擦、刀片刮除或用墨水涂黑等方法。1.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。1.1.5施工监理文件按单位工程组卷；水土保持文件、招标代理文件、设计监理与咨询、项目评估文件、施工图审查文件、工程管理（含大坝监测、管理咨询等）及其它项目按工程项目组卷。1.1.6 根据工程文件的多少，立卷时可分册或不分册组卷。1.1.7 工程档案整装方式、封面和装盒以及填写，按市城建档案主管部门的归档要求进行。2 文件的分类立卷归档要求2.1各类型项目完成后，应将实施过程中形成的各种有关工程资料收集、整理成最终的项目文档及时立卷，由各部门或项目部指定专项责任人进行资料的分类、收集、整理并保证其完整性，统一向技术资料室进行归档。2. 2 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，须填写工程档案交接单。2. 3 工程档案的归档时间要求2.3.1施工监理项目按独立的单位工程验收之日算起，6个月内完成相应单位工程的资料归档；2.3.2 招标代理项目按独立的标段投标有效期到期之日算起，1个月内完成资料归档；2.3.3 公司投标的成果资料在项目中标公告发布之日算起，1个月内完成资料归档（未中标项目的成果资料本部门自行保存）；2.3.4 设计评估或受委托审查、设计监理与咨询、施工图审查项目在标段审查完成（或较小项目整体完成）并提交建设单位之日算起，2个月内完成资料归档；2.3.5 其它技术咨询类项目应在成果提交建设方后1个月内完成资料归档。2.4 工程档案的归档主要内容要求2.4.1设计监理与咨询、项目评估（审查）文件：（1）基础文件，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、发改、规划等相关行政主管部门的审批文件、专家评审文件；（2）咨询过程技术文件及最终报告，包括与参建单位的来往文件、考察调研资料、产品技术样本等过程及结论性文件；（3）校审记录原件。2.4.2 施工图审查文件：（1）基础文件，包括发改、水利（务）行政主管部门初步设计批复文件、报发改部门的初步设计报告、专家评审意见、工程地质勘察报告、环境影响报告书、项目选址意见书、规划许可证书等 ；（2）过程技术文件及最终报告，包括咨询或设计人员复核计算书、调查资料及有关的会议纪要、最终审查报告及其它审查中形成的有效材料；（3）校审记录原件。2.4.3 招标代理文件：凡是在规定招标范围内的建设工程项目（包括直接发包项目）的招标投标文件材料及有保存价值的材料均应归档主要为（1）基础文件，包括招标方案、标段划分文件、与招标人或其它相关单位会议纪要、工程量计算或来源的依据、标底计算书。（2）过程文件及最终文件，包括招标公告、备案、报名资料、资格预审资料、招标文件、标底原件、修改、答疑资料，投标、开标、评标、定标资料等与招标相关的其它资料。（3）招标文件、标底校审记录原件。2.4.4 施工监理文件：监理工程师在项目完成后，应将监理过程中形成的各种和工程项目有关的工程文件整理成最终的工程监理文档，及时立卷，并向公司技术资料室进行归档。最终的工程监理文档包括： （1）工程建设前提文件，包括工程建设的政府批准文件等、合同文件，包括监理委托合同、监理部组成名单、施工合同、设备材料供货合同； （2）工程勘察设计文件，包括勘察报告、设计技术说明、设计变更或通知、图纸会审记录等； （3）施工组织设计和施工方案； （4）监理工程师与有关方面之间的往来函件、通知、备忘录、协议、申请、批复、联系单、工程会议纪要、监理工作日记与工程气象记录、监理规划和实施细则、文件收发登记与记录等； （5）工程质量评定、验收，包括隐蔽工程验收记录、中间验收记录、现场检查、放线或观测记录、设备检验、调试验收记录、工程缺陷、事故处理文件； （6）工程支付证明、付款记录、索赔或变更处理文件，包括现场工程量的计量、价格确认等； （7）其它需归档的文件。2.4.5水土保持监测文件：合同、月、季、阶段报告、即时报告、验收（或完工）提交监测总结报告（专项监测报告）及其它监测过程产生有效的材料。2.4.6工程管理文件：（1）水库监测项目：合同、渗流监测月报、巡视检查报告位移监测报告、年度资料整编报告、汛前、汛后检查报告、监测简报或报告；（2）管理考核咨询项目：合同、管理考核过程资料。2.4.7其它技术咨询：参照同类项目执行。3档案的管理和借阅 3.1 借阅人有对所借档案内容对外保密的责任。借阅公司一般性的技术档案须经部门主管以上人员批准，借阅公司投标文件、标底文件、重要咨询成果类文件须经公司分管及以上领导批准。案卷一般只能在技术资料室查阅，如因特殊情况，经公司分管及以上领导同意，办理借阅手续后方可借出。 3.2 外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，经公司主管领导批准后方予借阅。3.3查阅时必须爱护案卷，不准折叠，不准拆卷，不准在文件上涂写或修改，不得抽走卷内任何材料。3.4 借阅技术档案应按时归还，预计到期不能归还者，应提前办理续借手续。4档案的鉴定和销毁 4.1档案的保管期限应遵照国家及深圳相关法规的规定。原则上工程档案保管年限与工程设计使用年限相同，如认为确无保存价值的文件，相关人员提出销毁的建议，经主管领导审批销毁。 4.2 凡是决定销毁的档案，必须认真登记造册，并必须履行签字手续，销毁时应有专人监销，销毁后监销人应签字确认。5技术资料归档的督促、检查与通报5.1工程技术资料的收集、保护与归档作为项目负责人和相关技术人员岗位责任制的一项重要内容，工程资料必须与工程进展同步。5.2 各部门应督促项目部及时进行资料归档，相关人员调离时部门应指定专项责任人负责项目资料的归档工作。总工办组织相关人员对项目归档情况进行检查，向全公司公开通报相关情况。5.3 对项目完成后在本制度规定时限内未归档的项目负责人及有关责任人予以通报并限期归档，被通报的人员当期考核不得评为优良。5.4 对通报后在限期内仍未按要求提交归档资料或归档资料不合格的有关责任人，给予通报批评，被通报批评的人员，年度考核不得评为优良并按照每一个项目扣罚20005000人民币的办法进行处理。6相关记录6.1 卷内目录参考形式6.2 工程档案交接单6.3 技术档案借阅卡 卷内目录项目负责人（总监）： 案卷号:序 号文 件 编 号责任者文件材料题名日 期页 号备 注123456789101112131415第1页/共 页移交人:日期:接收人:日期: 工程类型： （XXX）工程档 案 交 接 单 本单附有目录 张，包含工程档案资料 卷。电子盘 片，电子盘内容 。归档或移交部门：项目负责人/总监理工程师（签字）： 部门管理员（签字）： 年 月 日技术资料室经办人（签字）： 年 月 日技术档案借阅卡档 案 信 息 栏借 阅 信 息 栏档 号调卷部门档案名称内容摘要及调阅用途调卷人（签字）借出日期 年 月 日实际使用人拟还日期 年 月 日签 字 确 认 栏部门领导签字： 年 月 日公司领导签字： 年 月 日实际归还日期 年 月 日接收人检查、签字 年 月 日归还人（签字）11工程技术标准及相关法规、技术工具书及软件应用与管理制度深圳市深水水务咨询有限公司二九年七月工程技术标准及相关法规、技术工具书及软件应用与管理制度为规范公司技术标准文件、技术工具书及软件的应用与管理，更好地为公司业务提供科学性、系统性、适用性等方面技术标准资料及技术工具，特制定本制度。1工程技术标准及相关法规分类方式 根据公司业务情况，工程技术标准及相关法规（以下简称标准法规）目录检索分类方式如下：1) 工程建设综合类及相关法规类；2) 工程测量、地质勘察、岩土工程类；3) 水文水资源类；4) 水利水电工程建筑类；5) 调引水、市政供水排水及水处理类；6) 水力机械、电气及自动化、金属结构、信息化类；7) 民用建筑类；8) 水土保持类、园林景观类；9) 造价、经济评价类；10)招标投标类；11)工程管理、调度运用、工程运行监测、后评价类。2工程技术标准与法规信息的收集、公布、更新与应用2.1 所以专业技术人员均应使用现行有效的技术标准。2.2 具有工程师及以上资格的专业技术人员有责任收集、熟知和使用本专业最新技术标准，有义务将最新技术标准及相关信息反馈给技术资料室，不得使用已废止或过期的技术标准，由于技术标准使用错误并造成较严重不良后果者，当期考核直接定为不合格。2.3 总工办负责组织技术标准法规信息的收集、整编工作并在公司网站定期公布与更新，更新周期为3个月。3技术标准、技术工具书及软件的购置与领用3.1 项目部或部门根据业务需要，可自行购置相关资料，在购置前，应先查阅公司网站公布的标准法规信息或与技术资料室联系，确认无此资料或数量不足时，按程序填写技术类资料/工具书/标准/软件购置审批表，由部门主管签字确认后，报总工办审批，个人购置的零星资料可不填写审批表。购置重要或大宗的资料宜采用支票、转帐等非现金支付的方式。3.2 个人、部门或项目部将购回的标准法规一份原件交技术资料室存档，其它应列出借阅者名单，属技术软件的，应将其名称、功能及说明文件（或复印件）、使用者名单交技术资料室确认后凭相关票据办理报销手续。3.3 标准法规