部门活动经费规定.doc

部门活动经费规定1、 目的： 规范各部门内部活动经费的使用，节省开支，降低成本，特制定本规定。二、范围： 适用于公司所有部门人员部门活动申请三、申请理由： 1、鼓舞士气：部门主管根据团队工作氛围，征求员工意见，与员工商定，实行民主集中制，在业余时间，适时组织聚餐、文体活动等以鼓舞士气，增强团队战斗力。 2、新人加入：部门有新人加入，部门主管适时组织团队活动，使得新人能够尽快融入团队，进入工作状态，使团队氛围融洽。四、申请原则1、部门活动经费是指在公司各部门专项设置的、部门负责人有权直接支配的部门内部活动费用，采用先申请后审批的流程。 2、本办法适用于公司各部门 3、暂行规定原则上每部门每月一次，如有特殊情况，按实按需提交申请，报总经理签字确认，本着先申请后实行的原则。 4、月度申请当月有效，过期作废，不累计，不补充。五、申请类型 1、单独部门费用申请 部门主管申请，填写部门活动申请表（申请表见附件一），办公室审核，总经理签字确认。 按照部门实际参加人数计算费用，原则上部门人员自愿参加，鼓励全员参与，自愿放弃者不另作补偿。 2、跨部门费用申请视情况需要，涉及两个部门或者多个部门需要共同组织活动的，由涉及部门主管共同申请，费用按照涉及部门实际参加人员数确定。3、各部门可自行组织，也可以由办公室统筹安排；六、申请标准 暂行规定部门活动费用原则上不超过50元/月/人。具体活动费用标准按实际情况设定。七、经费使用原则 1、活动经费用于能够促进部门交流和沟通，提升部门凝聚力，观看电影、聚餐、体育活动、KTV等，活动应有益于身心健康、符合企业文化要求。活动资金仅为部门活动专用，严禁以购买物品或兑换购物券发放的形式支出。2、部门活动经费为部门团队活动支出费用，要求每次部门活动参与的人数不少于80%。3、部门活动经费由各部门负责人自行安排使用，各部门由专人记录经费使用过程。费用发生前，各部门应填写部门活动申请表，内容包含活动时间、活动地点、活动内容、参加人员名单、花费金额预算等事项，部门活动申请表必须经财务经理和总经理签字，然后交与办公室备案；费用发生后，经本部门负责人签字，递交报销申请，经办公室审核是否为部门活动费用后，凭有效支付凭证（票据）和递交的部门活动申请表按财务报销程序报销。 4、办公室根据各部门递交的部门活动申请表，在部门活动经费表上做好记录，以便统计和管理部门活动经费的使用情况。八、活动经费报销流程 1、活动经费的核销采取部门及项目可由部门先自行支付，后到办公室根据发票报销。或部门负责人提前到办公室填写领款单预支费用，后根据真实发生费用票据退还或补给费用。 2、部门及项目必须在活动进行后一周内履行核销手续； 3、各部门报销人员必须整理好发票或收据后连同报销申请表以及部门活动经费表一起审批，以便各审批人核对参考。即审批时凭有效支付凭证（票据）和递交的部门活动经费表按财务报销程序报销。 4、各部门按公司的费用报销规定上报部门活动费用，递交报销申请表于行政部门审核，再交与财务部门审批（行政部根据各部门递交的部门活动申请表，审核各部门活动费用）。 5、各部门凭有效支付凭证（票据）和递交的部门活动经费表按财务报销程序报销 6、办公室每月底对全体员工公布各部门、项目活动经费的使用情况、活动详情。 7、报销申请表和部门活动申请表由办公