档案文件编码规则(试行) 2015.4.22 -1.doc

秦皇岛天业通联重工股份有限公司档案文件编码规则(试行)文件编号TL/G2-JT.ZH-11.02受控状态受控版号A3执行部门各部门监督部门综合管理部生效日期2015.04.201、目的1.1将公司档案作为一个整体，具有统一性。1.2对原体系文件编码进行补充，避免无编码或重码现象，便于档案的管理、查询与利用。2、原则：2.1原文件已经有体系文件编码的，按原编码存档；原文件无编号的，可按原体系文件编号补充的，按体系文件补充；无法按体系文件补充编号的，按本规则补充档案编码后进行存档。2.2生产技术类档案按产品优先原则分类；职能部室档案中无法按产品分类的，可按综合类档案进行存档。3、档案收录3.1在每盒档案的封面和脊背上，均需填写档案盒号；每盒档案首页，均应设有目录。档案盒号由年份编号、具体业务/职能号、档案盒序号组成。3.2档案文件的目录需设置业务大类、产品/职能项目、具体业务、具体年份、文件编号、保管期限、(档案文件所存放的)档案盒号等项目。4、档案文件编号项目档案的档案号由业务大类号、产品/职能项目号、具体业务号、保管期限、年份编号、文件序号组成。4.1业务大类号：集团档案部门给各立档单位编制的代号。4.2年份编号：归档文件的形成年度。采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2010”。4.3保管期限：保管期限分为“永久、*年”两种。4.4文件序号：归档文件的排列顺序号。编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“001”开始逐件流水编号。4.5档案盒序号：档案盒的排列顺序号。编写时，一般应在 “业务大类”、“具体业务/职能”相同，且在同一年度内，按照档案盒的排列顺序从“001”开始逐盒流水编号。5、代码设定：A：按产品进行归档的部门有：生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等。 业务大类：掘进机(JJ)、矿山车(KC)、桥梁装备(QL)； 产品项目(具体产品)：以矿山车为例，可细分为：TTM100矿车、TTM70矿车、TTM50矿车、TTM100-W洒水车、TTM50-W洒水车、TTA51铰卡、TTA25铰卡、煤斗车等。以掘进机为例，可细分为各型号的盾构机、各型号的TBM等。具体业务：生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等具体序号 (年份编号+归档文件的顺序号，如：2015-001) 档案目录建立方式如下表：序号业务大类产品项目具体业务保管期限年份编号保密级别档案盒号文件编号1掘进机具体型号具体年份2矿山车具体型号3桥梁装备具体型号B：按职能进行归档的部门有： (综合管理部、财务部、证券部、工会、党支部、设备科、总务科、安全科等)4.按职能进行归档的部门有： 业务大类：综合档案，其它各职能部室，设备科、财务部、管理部档案按其它综合分类。 职能项目(具体职能)：以总部职能为例，可细分为：综合管理、财务、审计、证券、工会党建、设备等。 具体业务：例：人事行政（如：人员档案、会议纪要）、证券（如信息披露等）、 *厂区*期基建工程、设备科设备型号等 具体序号 (年份编号+归档文件的顺序号，如：2015-001)档案目录建立方式如下表：序号业务大类职能项目具体业务保管期限年份编号保密级别档案盒号文件编号1综合档案综合管理具体年份2综合档案财务3综合档案审计4综合档案证券5综合档案工会党建6综合档案厂房基建具体工程7综合档案设备设备型号C：其它编码设定：秦皇岛天业通联重工股份有限公司-TL 综合档案-DZD档案盒编码中“具体业务/职能”代码的设定：新材料XCL、华隧通HST、天津公司TJTL、综合管理部ZH、财务部CW、审计部SJ、证券部ZQ、工会GH、党建DJ、综合管理基建ZJ、综合管理法务FW、公司荣誉文件RY、装备部管理部ZBGL、天津公司管理部TJGL、安全AQ、设备SB、安装公司AZG、信息化XX、资材ZC、总工办ZGB、工艺GY、发运FY、生产SC、技术JS、品质PZ、工艺GY、采购CG、销售合同SH、市场信息SX、售后SH、技术知识产权ZS。6、档案文件编号的格式：A：按职能进行档案编号的格式：（综合管理部、财务部、审计部、证券部、工会、党支部、基建、法务、公司荣誉文件等）TL/ *-*- *- * 文件序号年份编号具体业务档案综合类公司代码 例：审计档案TL/DZ-SJ-2015-001 文件序号2015年度审计业务（审计）档案综合类公司代码例：证券档案TL/DZ-ZQ-2014-001 文件序号2014年度证券业务档案综合类公司代码B：按产品进行档案编号的格式：（生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后、技术知识产权等） TL/ *-*- *- * 文件序号具体业务具体产品业务大类公司代码例：2014年桥机类产品425吨轮胎式运梁车技术档案TL/QL-TLC425-JS-2014-001 2014年度+文件序号技术文件425吨轮胎式运梁车桥梁装备类公司代码例：2013年掘进类产品直径8.12米TBM发运档案TL/JJ-TBM812-FY-2013-001 2014年度+文件序号发运档案直径8.12米TBM掘进类公司代码7、档案盒编号的格式：档案盒号由年份编号、具体业务/职能号、档案盒序号组成。具体业务指：综合管理、财务、审计、证券、工会、党支部、基建、法务、生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等（代码见本文件第5条-D款）。例：档案盒号：2013-ZH-001 档案盒序号：第1个档案盒 具体业务/职能：综合年度编号:2013年度例：档案盒号：2011-JS-003 档案盒序号：第3个档案盒 具体业务/职能：技术年度编号：2011年度8、文件密级编码：有保密要求的档案标注密级标志绝密- 机密- 秘密-9、本规则自颁布之日起实施，解释权归综合管理部所有。（完毕）编制审核批准附件一：档案盒格式（此格式仅供参考，档案盒材料具体内容以实际为准）A.每盒档案的脊背上，均需填写档案盒号样式档案盒号：2013-JS-001425吨运梁车技术文件 01/05l * 图纸Al * 图纸Bl * 图纸Cl * 图纸Dl 保密机别：级 档案盒号：2013-ZH-001人事行政禀报通01/08l * 禀议l * 报告l * 通知l 发放记录l 保密机别：一般 保存期限：2年2012年度保存期限：永久2013年度桥梁装备综合档案附件一：档案目录参考格式(建议以EXCEL格式制作电子版目录)A. 以综合管理部法务科、设备科为例（标红部分为必填项）：序号业务大类职能项目具体业务案件分类对象保管期限年份编号保密级别档案盒号档案编号管辖法院诉讼主体诉讼形式1综合档案综合管理法务应诉案件烟台杰瑞二年2015年度秦皇岛中院天业通联我方应诉2综合档案综合管理法务起诉案件江苏荣盛二年2015年度秦皇岛中院上海通玛科我方上诉序号业务大类具体设备具体业务设备编号生产厂家保管期限年份编号保密级别档案盒号档案编号购置时间放置车间担当人员1综合档案*龙门铣设备*B. 以425吨运梁车产品发运业务为例（标红部分为必填项）：序号业务大类产品项目具体业务工单号客户名称保管期限年份编号保密