安徽城乡居保业务档案管理办法培训课件-新经办规程

安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法实务解读省城乡居民养老保险中心2014年9月,业务档案管理办法主要内容,业务档案管理办法起草概况业务档案管理办法概述业务档案分类方案和档号编制业务材料归档范围与保管期限业务档案整理流程,2,一、业务档案管理办法起草概况,起草背景起草目的起草过程,3,一、起草概况,返回主目录,起草背景,2009年9月1日施行了社会保险业务档案管理规定（试行）（2009第3号令）。2010年6月人社部办公厅下发关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知（人社厅2010 55号），部署开展社会保险业务档案达标验收工作。2013年全省农村社会保险工作视频会上厅领导对业务档案管理做出部署。2013年3月26日部中心下发关于对全国市县社会保险经办机构业务档案管理验收进行调度的通知（社保中心函201337号）。,4,一、起草概况,起草目的,贯彻落实3号令精神和部中心工作部署规范全省业务档案管理落实厅领导指示,5,一、起草概况,起草过程,3月初，省居保中心会同省厅农保处和省档案局赴部分基层社保机构实地调研。6月下旬，下发关于征求意见的通知，全省征集意见。8月初，省居保中心牵头召集部分市县区社保机构负责人或业务骨干，就如何进一步完善该办法进行座谈。8月中旬，省厅会同省档案局下发关于印发安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法（试行）的通知（皖人社发201336号）。,6,一、起草概况,二、业务档案管理办法概述,（一）构成要素正文：共19条附件,1.业务材料归档范围与保管期限,2.业务档案分类方案（档号编制）,3.业务档案整理流程,4.业务档案参考样式,7,二、办法概述,返回主目录,（二）主要内容,8,1.组织管理,2.设施建设,3.专业建设,4.利用服务,管理对象,管理机构,管理人员,档案库房,档案用具,设施设备,相关制度,整理方案,保管期限,鉴定销毁,检索工具,查询利用,档案移交,二、办法概述,管理措施,图2-2-1 办法主要内容示意图,1.组织管理管理对象：第二条， 本办法所称城乡居保业务档案（以下简称业务档案），系指经办机构在经办城乡居保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、图表、声像、实物、电子文档等不同载体的历史记录。 管理机构：第三条，依法经办城乡居保业务的县级以上社保机构（以下简称经办机构）负责本级城乡居保业务档案管理工作，接受上级业务主管部门和档案行政部门的指导、监督，并指导下级经办机构业务档案管理工作。人社部3号令明确，社会保险社保机构负责社会保险业务档案的管理工作，社会保险业务档案由县级以上社会保险社保机构集中保存。 管理人员：第八条，经办机构可根据需要设置相应的业务档案管理部门，配备专职或兼职档案管理员（不少于1人/万卷），业务部门应配有兼职档案管理员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备档案专业基础知识，熟悉经办业务，忠于职守。,9,二、办法概述,管理措施：第五条，实行档案工作目标管理，将业务档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划，将档案的归档情况纳入单位年度综合考核内容。第十六条，未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守造成档案管理混乱、丢失的，伪造和篡改档案的，毁损、泄密的，给单位和个人造成损失的，依照中华人民共和国档案法、安徽省档案条例、档案管理违法违纪行为处分规定等有关法律法规予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。第十七条 ，业务档案中涉及会计、声像、实物、电子文档等档案材料的整理，分别按国家相关标准、规定执行。老农保业务档案按原保存方式继续保存。第十八条 ，根据经办规程对业务材料的规定，乡镇、街道就业和社会保障事务所应参照本办法管理相应的业务资料。,10,二、办法概述,2.设施建设档案库房、档案用具、设施设备：第七条，经办机构应按照档案馆建筑设计规范（JGJ 25-2010）要求，设置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“九防”要求的档案保管专用库房，库房面积应按不小于40（使用面积）/万卷（库房建筑面积最小不少于20）标准设立（库房楼面均布活荷载不应小于5kN/，采用密集架时不应小于12kN/）。调阅室、办公室、档案库房应按相关要求分开设置。 （kN为力的单位） 档案库房应根据需要配备适用档案现代化管理要求的硬件设备和档案管理软件。档案柜架应符合档案装具（DA/T 6-1992）、直列式档案密集架（DA/T 7-1992）等要求 ，能满足未来不少于10年的存放需求。 设施设备比如：温度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等，以及计算机、扫描仪,11,二、办法概述,12,密集档案柜,铁皮柜,档案目录柜,除湿机,消毒灭菌机,防磁柜,3.专业建设相关制度：第六条 ，经办机构应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。整理方案：第四条 经办机构应遵循“谁经办、谁收集、谁整理”的原则，根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序开展收集、整理、立卷、归档等工作，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改。 第九条， 经办机构应于每年6月底前将上年度业务档案收集、整理、组卷、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验。凡字迹模糊、签章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。村协办员（社区协管员）和乡镇事务所（街道劳动保障工作平台）在归档材料移交前建立参保人员的基础,13,二、办法概述,信息台账并归档，办好交接手续、妥善保存。 第十条，业务档案分类应按照城乡居保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度业务环节”的方法对业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、备考表、案卷目录等。 附件1、附件2、附件3以及附件4。保管期限： 第十一条， 业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。具体期限按照安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限(附件1)执行。 业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。附件1鉴定销毁： 第十三条 ，经办机构应当对已到期的业务档案进行鉴定。 鉴定小组应当由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。,14,二、办法概述,鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。 第十四条, 经办机构对经过鉴定可销毁的档案，应编制销毁清册，报经办机构主要负责人批准后方可销毁。档案销毁时，经办机构应派两名以上人员监销。监销人员应在档案销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。档案销毁清册应放置在全宗卷中永久保存。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。档案移交：第十五条,经办机构应按照有关规定，将永久保存的业务档案定期向同级国家综合档案馆移交。2012年底前形成的需要保存100年的参保登记类档案，可与同级国家综合档案馆协商并提前办理移交。,15,二、办法概述,16,4.利用服务检索工具：包括卷内文件目录、案卷目录、全引目录。附件3里有对检索工具编制介绍说明，附件4有参考样式。查询利用：第十二条 经办机构应依法为参保人提供档案信息查询服务，根据要求填写业务档案利用登记单（参见附件4）。,17,二、办法概述,三、业务材料归档范围与保管期限,（一）保管期限归纳（二）管理类（三）征缴类（四）待遇类（五）统计类（六）稽核类,18,四、归档范围与保管期限,返回主目录,（一）保管期限归纳,依据社会保险业务档案管理规定（试行） （3号令），根据城乡居保业务实际确定。具体期限按照安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限（附件1）执行。,19,三、分类方案和档号编制,保管期限,20,永久,100年,50年,30年,10年,参保登记类,信息变更类,关系转移接续类,社会保险卡管理类,服务协议管理类,其他类等,正常缴费类,补缴类,集体补助或资助类,财政补贴类,基金征缴年度汇总类,待遇核定类,待遇支付类,待遇领取资格验证类,待遇停止支付类,待遇恢复支付类,待遇调整类,统计报表类,数据和分析报告类,基金支出/支付年度表类,关系终止类,稽核类,监察类,内部控制类,大案要案特殊案件的稽核类,代表管理类,代表征缴类,代表待遇类,代表统计类,代表稽核类,三、分类方案和档号编制,图3-1-1 保管期限示意图,（二）管理类,应收集材料概述： 在办理参保登记、信息变更、关系转移等业务过程中形成的登记表单及相关审核材料，以及社会保险卡（证、手册）管理和服务协议管理等材料。管理类材料包括： 1.参保登记材料100年 2.信息变更材料100年 3.关系转移接续材料100年 4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年 5.服务协议管理材料10年 6.其他类100年,21,四、归档范围与保管期限,（二）管理类,1.参保登记材料100年2.信息变更材料100年3.关系转移接续材料100年4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年5.服务协议管理材料10年6.其他类100年,22,四、归档范围与保管期限,参保登记业务流程-如下图3-2-1所示,23,四、归档范围与保管期限,图3-2-1 参保登记业务流程图,参保登记业务各相关经办主体职责村（社区）协办员检查登记人员的相关材料是否齐全。参保表 （一式三份，参保人、乡镇、县各留存一份，村居不在留存）上签字、盖村（居）委会公章。将参保表、户口簿和居民身份证复印件以及其他相关材料，按规定时限一并上报乡镇（街道）事务所 。乡镇（街道）事务所初审登记人员相关材料。将参保登记信息录入信息系统。参保表上签字、加盖公章，并按规定时限将参保表、户口簿和居民身份证复印件以及其他相关材料一并上报县级社保机构。,24,四、归档范围与保管期限,县级社保机构复核登记人员相关信息。可与公安、民政、计生、城镇职工养老保险等信息库进行信息比对。通过信息系统对登记信息进行确认。在参保表上签字、加盖公章。将登记人员的有关材料归档备案。每月月末前将当月新增登记人员的相关信息提供给合作金融机构，登记社保卡加载的银行账户相关信息。金融机构 对暂不具备使用社保卡条件的地区，需制发城乡居保银行存折或银行卡。,25,四、归档范围与保管期限,参保登记业务应归档材料 城乡居民基本养老保险参保登记表第二代居民身份证（正反面）、户口簿首页及本人页复印件已办理社保卡的，需收集社保卡复印件（参保表说明中表述）重度残疾人等困难群体，需收集相关证明材料复印件其他相关材料,26,四、归档范围与保管期限,（二）管理类,1.参保登记材料100年2.信息变更材料100年3.关系转移接续材料100年4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年5.服务协议管理材料10年6.其他类100年,27,四、归档范围与保管期限,信息变更业务流程-如下图3-2-2所示,28,四、归档范围与保管期限,图3-2-2 信息变更业务流程图,信息变更业务各相关经办主体职责村（社区）协办员检查参保人员信息变更内容和提供的相关材料，无误后，指导参保人员填写变更登记表（由县级社保机构留存）；汇总本村当期变更材料，并在变更表上签字、盖章；按规定时限将变更表及相关材料上报乡镇事务所。乡镇（街道）事务所初审变更表及相关材料，未通过审核的，在变更表“备注”栏标记，并将未通过审核的相关信息及时通知村协办员；将通过审核的变更信息及时录入信息系统；汇总变更表及相关材料，签章确认后，按规定时限上报县级社保机构。,29,四、归档范围与保管期限,县级社保机构复核变更表和相关材料，对未通过审核的变更信息，在变更表“备注”栏标记，并将未通过审核的相关信息及时通知乡镇事务所。确认通过审核的信息系统中的变更登记信息。在变更表上签字、加盖公章，并将相关材料归档备案。姓名、公民身份证号码等发生变更的人员，应同步换发社会保障卡,（登记社保卡加载的银行账户相关信息）。,30,四、归档范围与保管期限,信息变更业务应归档材料城乡居民基本养老保险变更登记表身份证及与相关证件、材料的复印件其他相关材料,31,四、归档范围与保管期限,（二）管理类,1.参保登记材料100年2.信息变更材料100年3.关系转移接续材料100年4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年5.服务协议管理材料10年6.其他类100年,32,四、归档范围与保管期限,关系转移接续业务流程-如下图3-2-3所示,33,四、归档范围与保管期限,图3-2-3 关系转移接续业务流程图,关系转移接续业务各相关经办主体职责转入地村（居）委会检查保险关系转入人员提供的材料。上报参保表、转入申请表（一式三份，参保人、乡镇（街道）事务所和县级社保机构各留存一份）及有关材料。对未通过审核的材料进行核实、更正和重新上报。转入地乡镇事务所审核参保表、转入申请表及有关材料。上报参保表和转入申请表及有关材料。转入地县级社保机构复核参保表和转入申请表及有关材料。无误后，按规定时限向转出地县社保机构寄送接收函 （一式两联，转入地、转出地县级社保机构各留存一份）和户籍关系转移证明等相关材料复印件。待收到审批表 （一式两份，转入地、转出地县级社保机构各留存一份） ，确认转入的个人账户储存额到账后，及时进行实收处理，将参保、转移信息录入信息系统。,34,四、归档范围与保管期限,为转入人员建立、记录个人账户，并通过当地乡镇（街道）事务所或村（居）委会告知转入人员。转出地社保机构核实申请转移人员相关信息。符合规定的，及时通过信息系统进行结息处理，打印审批表，并于次月通过金融机构将参保人员个人账户储存额一次性划转至转入地县社保机构指定账户。将审批表寄送转入地县社保机构。终止申请转移人员的城乡居保关系。,35,四、归档范围与保管期限,关系转移接续业务应归档材料此处为转入地县社保机构应归档材料：城乡居民基本养老保险参保登记表城乡居民基本养老保险关系转入申请表城乡居民基本养老保险关系转入接收函城乡居民基本养老保险关系转出审批表（新增）居民身份证复印件、户籍关系转移证明复印件或户籍迁移后的居民户口簿复印件等材料。其他相关材料注：已经在转出地完成当年度缴费的人员，在转入地不再缴纳当年保费。参保人员已经按规定领取城乡居保待遇的，无论户籍是否迁移，其养老保险关系不转移，继续在原参保地领取待遇，待遇领取资格核对工作由户籍迁入地社保机构协助完成。转出地县级社保机构的应收集材料在待遇类中7.关系终止材料7.3跨统筹区保险关系终止材料中表述。,36,四、归档范围与保管期限,（二）管理类,1.参保登记材料100年2.信息变更材料100年3.关系转移接续材料100年4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年5.服务协议管理材料10年6.其他类100年,37,四、归档范围与保管期限,社会保险卡（证手册）管理材料应归档材料为参保人员办理社会保险卡（证、手册）发放、收回等管理的登记表单及相关材料。,38,四、归档范围与保管期限,（二）管理类,1.参保登记材料100年2.信息变更材料100年3.关系转移接续材料100年4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年5.服务协议管理材料10年6.其他类100年,39,四、归档范围与保管期限,服务协议管理材料应收集归档材料包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商等部门签订的协议书、考核材料、终止协议材料等。,40,四、归档范围与保管期限,（二）管理类,1.参保登记材料100年2.信息变更材料100年3.关系转移接续材料100年4.社会保险卡（证、手册）管理材料50年5.服务协议管理材料10年6.其他类100年,41,四、归档范围与保管期限,（三）征缴类,应收集材料概述：社保机构汇总保费收取、集体补助或资助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料。征缴类材料包括：1.正常缴费材料100年2.补缴材料100年3.集体补助或资助材料100年4.财政补贴材料100年5.基金征缴年度汇总材料。永久,42,四、归档范围与保管期限,（三）征缴类,1.正常缴费材料100年2.补缴材料100年3.集体补助或资助材料100年4.财政补贴材料100年5.基金征缴年度汇总材料永久,43,四、归档范围与保管期限,正常缴费业务存在以下两种收缴方式金融机构代扣保费方式-明确了征缴周期并设定了合作金融机构进行保费划扣的时间点和时间间隔，以压缩基金滞留空间，确保基金安全及时收缴到位。社保机构会同金融机构收缴方式-暂不具备通过金融机构进行直接收缴地区，可暂采用此方法。归档方式：统筹地区统一采用代扣或会同收缴方式，则归档相应的材料即可。,44,四、归档范围与保管期限,金融机构代扣保费方式-业务流程如下图3-3-1所示,45,四、归档范围与保管期限,图3-3-1 正常缴费流程图（金融机构代扣方式）,5、对账,金融机构代扣保费业务各相关经办主体的职责县级社保机构定期生成保费扣缴明细信息，并将信息传递至金融机构根据金融机构反馈的扣款结果信息和资金到账凭证核对扣款明细信息与实际到账金额是否一致。核对无误后，将扣款金额记入个人账户。按月打印个人缴费收入汇总表（一式两联，一份交财务人员记账，一份业务归档），并与金融机构当月出具的所有个人缴费资金到账凭证进行核对，确保核对无误。及时提示乡镇（街道）事务所将未缴费人员名单反馈给村（居）协办员，由其提醒参保人缴费。有条件的地区也可采取由参保人员到金融直接进行选档缴费、允许年内多次缴费等形式组织本地区的保费收缴工作。,46,四、归档范围与保管期限,金融机构根据县级社保机构提供的扣款明细信息从参保人员银行账户上足额划扣养老保险费（不足额不划扣）。扣款后的3个工作日内将养老保险费转入收入户，并将扣款结果信息和资金到账凭证反馈至县社保机构。有条件的地区可实现金融机构与城乡居民养老保险信息系统接口实时传输扣款结果信息。,47,四、归档范围与保管期限,金融机构代扣缴费业务应归档材料城乡居民基本养老保险个人缴费收入汇总表传递给金融机构的缴费人员养老金扣缴明细（可电子版）金融机构提供的扣款成功人员明细（可电子版） 当年扣款未成功人员明细清册其他相关材料,48,四、归档范围与保管期限,社保机构会同金融机构收缴方式对乡镇金融机构网点较少，不具备通过金融机构扣缴保险费条件的地区，可暂由社保机构、乡镇事务所、村委会会同金融机构深入各村进行集中收缴，并由金融机构开具社会保险费缴费凭证。应归档材料城乡居民基本养老保险个人缴费收入汇总表缴费花名册或者缴费明细表（可电子版）其他相关材料,49,四、归档范围与保管期限,（三）征缴类,1.正常缴费材料100年2.补缴材料100年3.集体补助或资助材料100年4.财政补贴材料100年5.基金征缴年度汇总材料永久,50,四、归档范围与保管期限,补缴业务流程（金融机构代扣）-如下图3-2-2所示,51,四、归档范围与保管期限,图3-3-2 补缴保费费流程图,补缴保费业务各相关经办主体职责村协办员审核、汇集补缴人员的补缴表（本表一式三份，参保人员、乡镇（街道）事务所和县级社保机构各留存一份），签字加盖村委会公章。在规定时限内将补缴表上报乡镇事务所，待审核通过后，通知补缴费人将补缴保费足额存入存折。乡镇事务所审核参保人员的补缴费资格无误后，将补缴信息录入信息系统。按规定时限将相关材料上报县社保机构。,52,四、归档范围与保管期限,县级社保机构复核乡镇事务所上报的补缴费材料。通过信息系统生成补缴扣款明细清单，传至金融机构。根据相关规定进行到账信息核对。核对无误后，为参保人员记录个人账户。按月打印补缴汇总表（一式两联，一份交财务人员记账，一份业务归档），与金融机构当月出具的所有补缴资金到账凭证核对，确保核对无误。金融机构按照参保人员正常缴费的规定程序进行扣款。按规定格式生成扣缴费成功人员明细信息和资金到账记账凭证，并传递至县级社保机构。,53,四、归档范围与保管期限,补缴保费业务应归档材料城乡居民基本养老保险补缴汇总表补缴城乡居民基本养老保险费申请表其他相关材料,54,四、归档范围与保管期限,（三）征缴类,1.正常缴费材料100年2.补缴材料100年3.集体补助或资助材料100年4.财政补贴材料100年5.基金征缴年度汇总材料永久,55,四、归档范围与保管期限,集体补助或资助业务流程-如下图3-2-3所示,56,四、归档范围与保管期限,图3-3-3 集体补助或资助业务流程图,集体补助或资助业务各相关经办主体职责村（村集体和其他社会公益组织、公益慈善组织、个人）向乡镇（街道）事务所提交补助申报表（由县级社保机构留存）。在规定时限内将补助或资助金额存入县社保机构在金融机构开设的收入户。乡镇事务所初审无误后，在补助申报表上签字盖章，并录入信息系统。按规定时限将补助申报表上报县社保机构县级社保机构复核无误后，在补助申报表上签字盖章。打印城乡居民基本养老保险补助/资助缴费通知单,57,四、归档范围与保管期限,通过乡镇（街道）事务所发放给村（社区）集体或相关组织（个人）。收到资金到账凭证后，及时将到账凭证与信息系统中的补助（资助）明细表进行核对。核对无误后，对系统信息进行确认，将补助（资助）金额记入个人账户。按月打印城乡居民基本养老保险补助/资助汇总表（一式两联，一份交财务人员记账，一份业务归档），并与金融机构当月出具的所有补助（资助）资金到账凭证进行核对，确保核对无误。金融机构在收到款项的三个工作日内，将资金到账凭证反馈至县社保机构。,集体补助或资助业务应归档材料城乡居保基本养老保险补助/资助汇总表城乡居保基本养老保险补助/资助申请表城乡居保基本养老保险补助/资助缴费通知单其他相关材料,59,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,应收集材料概述待遇领取人员在办理待遇领取手续，以及社保机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料。待遇类材料包括：1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料 50年 8.基金支出/支付年度表永久,60,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料 50年 8.基金支出/支付年度表永久,61,四、归档范围与保管期限,6.核算养老待遇,5.领取资格复审,4.申报,1.发放到龄名单,待遇核定业务流程-如下图4-1所示,62,四、归档范围与保管期限,按月生成待遇领取通知表,2.通知参保人,待遇领取通知表,3. 在通知表上签章确认并提交材料,送达参保人,审核领取资格,将审核未通过名单及原因通过村协办员告知参保申请人,未通过,审核未通过人员名单,初审,到乡镇事务所进行申报,合格,不合格,将审核未通过名单及原因通知乡镇事务所，由其传达,生成待遇核定表，并签章存档,交乡镇事务所,领取资格复审,未通过,通过,核定养老待遇,上报材料到县级社保机构,乡镇事务所,村协办员,县级社保机构,参保申请人,图4-4-1待遇核定业务流程图,开始,结束,通过,待遇核定业务各相关经办主体职责村协办员通知参保人员办理领取养老金手续或补缴手续，指导参保人员在待遇领取通知表上签字、签章或留指纹确认。检查参保人员提供的材料是否齐全（户口薄、居民身份证原件和复印件等材料）。于每月规定时限内将相关材料一并上报乡镇（街道）事务所。参保人员也可直接到乡镇（街道）事务所或县社保机构办理待遇领取手续。对不符合待遇领取条件的参保人员，告知其原因。乡镇事务所按月通过信息系统查询生成下月到达领取待遇年龄参保人员的待遇领取通知表，交村协办员。审核参保人员的年龄、缴费等情况。,63,四、归档范围与保管期限,将符合待遇领取条件人员的相关材料上报县社保机构。对不符合待遇领取条件的参保人员通过村协办员告知其原因。县级社保机构对有关材料进行复核。按有关规定进行疑似重复领取待遇数据比对，确认未领取职工基本养老保险待遇及政府规定的离退休费、退职生活费等养老保障待遇。为参保人员核定城乡居保待遇，计算养老金领取金额，通过信息系统打印待遇核定表（县级社保机构和参保人员各留存一份），签署审核意见并签字签章。对不符合待遇领取条件的参保人员，通过乡镇（街道）事务所和村（居）协办员告知其原因。将相关材料归档备案。,64,四、归档范围与保管期限,待遇核定业务应收集材料城乡居民基本养老保险待遇核定表城乡居民基本养老保险待遇领取通知表居民身份证、户口簿复印件其他相关材料,65,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料 50年 8.基金支出/支付年度表永久,66,四、归档范围与保管期限,5.发放后期处理,4.待遇发放,3.待遇发放通知,1.待遇支付计划审批,待遇支付业务流程-如下图4-2所示,67,四、归档范围与保管期限,制定待遇支付计划,是否发放成功,生成待遇支付明细清单等信息,勘误信息更正,是,发放至个人存折,发放成功处理,县级社保机构,财政部门,图4-4-2 待遇支付业务流程图,开始,生成基金支付审批表报财政部门,发放资金划至银行,是,生成发放不成功人员清单,2.划拨发放资金至“支出户”,金融机构,核对资金与数据是否相符,否,告知社保机构,生成发放回盘文件返回给县级社保机构,否,结束,会同金融机构查找失败原因，及时解决,待遇支付业务各相关经办主体职责县级社保机构根据领取城乡居民养老保险待遇、个人账户资金支付等情况，通过信息系统按月生成基金支付审批表（一式三份，县级社保机构业务、财务及县财政部门各留存一份）。送财政部门申请资金。待财政部门将基金划转带支出户后，在养老金发放前三个工作日内将发放资金从支出户划拨至金融机构，并将待遇支付明细清单提供给金融机构。有条件的地区可通过金融机构与城乡居保信息系统接口实时传输资金支付情况明细。对金融机构反馈的资金支付情况明细和支付回执凭证进行核对，核对无误后，在信息系统中进行支付确认处理，并相应扣减待遇领取人员的个人账户记录额。发放不成功的，及时会同金融机构查找原因，及时解决并进行再次发放。,68,四、归档范围与保管期限,按月打印基金支付汇总表（一式两联，一份交财务人员记账，一份业务归档。），并与金融机构当月出具的所有支付凭证进行核对，确保核对无误。财政部门 根据基金支付审批表，将城乡居保基金划转至社保机构的基金支出户。金融机构发放资金从支出户划拨至金融机构后，及时将支付金额划入待遇领取人员银行账户。于3个工作日内，向县社保机构反馈资金支付情况明细和支付回执凭证。发放不成功的，及时配合县社保机构查找原因，及时解决并进行再次发放。,69,四、归档范围与保管期限,待遇支付业务应收集材料城乡居民基本养老保险基金支付汇总表城乡居民基本养老保险基金支付审批表提供给金融机构的支付明细清单（可电子版）金融机构反馈的支付回执（即支付明细，可电子版）其他相关材料,70,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料50年 8.基金支出/支付年度表永久,71,四、归档范围与保管期限,待遇领取资格认证材料现在全省没有统一的待遇领取资格认证方式，各地可根据实际情况收集这方面的材料。待以后待遇领取资格认证相关政策完善后，再做统一规定。,72,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料50年 8.基金支出/支付年度表永久,73,四、归档范围与保管期限,待遇停止支付业务流程-如下图4-4-4所示,四、归档范围与保管期限,检查核对提交的材料，收集应停止支付的证据材料,村协办员,乡镇事务所,县级社保机构,上报乡镇事务所,审核停止支付申报材料，上报县级社保机构,复核停止支付申请,操作停止支付,材料归档备案,资格认证,民政信息,法院信息,公安信息,开始,结束,图4-4-4 待遇停止支付业务流程图,待遇停止支付业务各相关经办主体职责村协办员及时掌握本村领取养老待遇人员的生存状况和各类变化情况。通知死亡人员和领取养老待遇的服刑人员家属办理相关手续，并检查核实家属提交的材料后，上报乡镇事务所进行停止支付申报。对于死亡或法院宣判死亡、失踪，且其家属未及时办理终止手续的，按生存状况不明进行停止支付申报。乡镇事务所审核村协办员上报的待遇停止支付申报材料，将其上报县级社保机构复核。对家属没有提交材料以及生存状况不明的情况，先进行停止支付申报，通过与公安、法院、民政等部门沟通协调，情况核实后上报县级社保机构。,75,四、归档范围与保管期限,县级社保机构复核乡镇事务所上报的待遇停止支付人员情况，对符合停止条件的和未通过资格认证的待遇领取人员进行停止支付操作。将停止支付原因通过乡镇和村协办员告知当事人或其家属。相关资料归档备案。,76,四、归档范围与保管期限,待遇停止支付业务应归档材料资格认证汇总表法院判决书复印件政法部门出具的有关当事人被判刑或劳动教养的文书、告示等复印件待遇领取人员失踪相关证明其他相关材料,77,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料 50年 8.基金支出/支付年度表永久,78,四、归档范围与保管期限,待遇恢复支付业务流程-如下图4-5所示,四、归档范围与保管期限,检查、整理并提交申请材料,村协办员,乡镇事务所,县级社保机构,检查材料、审核恢复申请,复审恢复申请,恢复待遇支付,资料归档备份,待遇资格认证,开始,结束,图4-4-5 待遇停止支付业务流程图,是否符合要求,提交材料给县级社保机构进行复审,符合,申请材料,告知原因,不符合,是否恢复,是,否,待遇恢复支付业务各相关经办主体职责村协办员协助办理刑满释放和失踪找回的，且已停止待遇支付的人员的待遇恢复支付手续，告知需携带的材料。检查材料是否相符，将材料提交乡镇事务所进行待遇恢复支付申请。乡镇事务所受理村协办员或本人提交的待遇恢复支付申请，根据停止支付的原因检查提交的材料是否符合要求。审核待遇恢复支付申请，可以与相关部门进行核实。将待遇恢复支付的申请材料上报县级社保机构进行复审。,80,四、归档范围与保管期限,县级社保机构复查待遇恢复支付申请，符合无误后，恢复其待遇支付，根据恢复原因选择起付时间。通过待遇资格认证的人员直接由县级社保机构进行恢复待遇支付操作。将相关材料归档备案。,81,四、归档范围与保管期限,待遇恢复支付业务应归档材料待遇资格认证的相关凭证服刑期满释放或解除劳动教养的文书复印件法院宣告失踪找回的文书或告示确认待遇领取人员生存的相关证明未享受企业职工养老保险证明其他相关材料,82,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料50年 8.基金支出/支付年度表永久,83,四、归档范围与保管期限,待遇调整业务有政策调整和个人申请调整两种。政策调整。是国家或地方政府出台政策，对所有符合条件人员进行普调，社保机构统一进行批量调整，一般采取修改系统参数方式，将调整的政策文件留档。（涉及个人账户计发方式调整的要进行批量处理，修改参数设置，相关资料存档）。个人申请调整。待遇领取人员对待遇标准有异议要求重新核定，需由本人申请，经重新核定后进行个别调整。,84,四、归档范围与保管期限,待遇调整业务流程（个人申请调整）-如下图4-6所示,四、归档范围与保管期限,接受待遇重新核定申请，到乡镇事务所进行申报,村协办员,乡镇事务所,县级社保机构,受理申报、进行初审,重新核定养老待遇,开始,图4-4-6 个人申请待遇调整业务流程图,是否调整待遇,调整基础养老金或账户养老金领取标准,符合,告知原因,否,是否进行重新核定,是,否,打印待遇核定表，通过乡镇、村协办员通知本人,结束,待遇核定表,申请人信息,待遇调整业务各相关经办主体职责（个人）村协办员接受本村待遇领取人员的待遇标准重新核定申请，到乡镇事务所进行申报；将重新核定结果告知当事人。乡镇事务所对待遇标准重新核定申报进行初审，根据申请理由，查询、核实申请人的相关信息，做出重新核定的判断；将需要重新核定的申请上报县社保机构。将核定结果下发村协办员。县级社保机构审核待遇重新核定申请，对待遇领取标准重新进行核定，并将核定结果通过乡镇、村协办员书面反馈申请人。确需调整的，经待遇领取人员签字、签章或留指纹确认后修改信息系统记录，系统保留处理前记录。,86,四、归档范围与保管期限,待遇调整应归档材料政策调整。国家或地方政府相关政策文件及相关的手续材料。个人申请调整城乡居民城乡居民基本养老保险待遇核定表待遇领取答复书面说明待遇标准重新核定申请材料其他相关材料,87,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料50年 8.基金支出/支付年度表50年,88,四、归档范围与保管期限,关系终止业务已参保的城乡居民，在缴费期间和待遇领取期间出现以下三种情况:出国定居并丧失国籍死亡保险关系转出经核实已享受企业职工养老保险待遇、机关事业单位养老保险等其他社会养老保障待遇的,89,四、归档范围与保管期限,关系终止业务流程-如下图4-4-7所示,90,四、归档范围与保管期限,图4-4-7 关系终止业务流程图,关系终止业务各相关经办主体职责村协办员对申请办理关系终止业务的参保人提供的材料进行审核，指导其填写注销登记表（一式三份，申请人、乡镇（街道）事务所和县级社保机构各留存一份）。（关系转移人员的终止业务不需再填写注销登记表，依据转入地提供的转入接收函即可办理）。在注销登记表上签字盖章后，按规定时限将注销登记表及有关证明材料上报乡镇事务所。乡镇事务所初审无误后，在注销登记表上签章，并将注销登记信息录入信息系统。按规定时限将相关材料上报县级社保机构。,91,四、归档范围与保管期限,县级社保机构复核无误后，结算其个人账户资金余额（建立丧葬补助制度的地区，对符合丧葬补助领取条件的，应同时计算丧葬补助金额）。按照待遇支付相关规定，将个人账户资金余额（及丧葬补助金）支付给参保人员（或指定受益人、法定继承人）。支付成功后，对注销信息进行确认，终止其城乡居保关系，在注销表登记上签字盖章，并及时将有关材料归档备案。注：对于保险关系转移的情况按保险关系转移程序汇款；对于出国定居或死亡的情况按照待遇支付程序发放。,92,四、归档范围与保管期限,关系终止业务应归档材料出国（境）定居的情况城乡居民基本养老保险注销登记表城乡居民基本养老保险待遇核定表出国（境）定居证明材料户口簿、居民身份证复印件其他相关材料。死亡的情况城乡居民基本养老保险注销登记表城乡居民基本养老保险待遇核定表医院出具的死亡证明，或民政部门出具的火化证明（非火化区除外），或公安部门出具的户籍注销证明，或司法部门出具的宣告死亡证明（参保人失踪宣告死亡的）复印件,93,四、归档范围与保管期限,指定受益人或法定继承人的户口簿、居民身份证、能够确定其继承权的的法律文书、公证文书或公安机关及乡镇（街道）、村（居）委会等部门出具的有关证明材料其他相关材料跨统筹区转出的情况（此处为转出地县级应归档的材料）城乡居民基本养老保险关系转入接收函城乡居民基本养老保险关系转出审批表户籍关系转移证明其他相关材料,94,四、归档范围与保管期限,（四）待遇类,1.待遇核定材料50年2.待遇支付材料50年3.待遇领取资格认证材料50年4.待遇停止支付材料50年5.待遇恢复支付材料50年6.待遇调整材料50年7.关系终止材料50年 8.基金支出/支付年度表50年,95,四、归档范围与保管期限,基金支出/支付年度表材料城乡居民社会养老保险基金支出_ 年度计划表其他相关材料,96,四、归档范围与保管期限,（五）统计类,应收集材料概述在进行业务统计分析时形成的各类表单等业务材料。统计类材料包括1.统计报表10年 城乡居民养老保险基本情况月报表、城乡居民养老保险基金月报表等材料。2.数据和分析报告等材料30年,97,四、归档范围与保管期限,（六）稽核类,应收集材料概述机构监管形成的稽核、检查等材料稽核类材料包括1.稽核材料30年2.监察材料30年 3.内部控制材料30年 4.大案、要案、特殊案件的稽核材料永久,98,四、归档范围与保管期限,1.稽核材料30年包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料。2.监察材料30年社会保险行政部门依照有关规定向社会保险社保机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其它材料。3.内部控制材料30年包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料。4.大案、要案、特殊案件的稽核材料永久,99,四、归档范围与保管期限,几点说明办法中，附件1里详细罗列了业务经办过程中形成的业务材料，有些材料的名称各地可能不一样；附件1里所有的“其他相关材料”，皆指除了上述罗列的资料外，经鉴定还有保存价值的材料。对于一种属类的材料分几种类型（比如三、待遇类里6.待遇调整材料，7.关系终止材料等）的情况组卷方式如下： 在材料收集整理时，应将同一属类相同业务类型的按时间先后顺序收集排列组卷，同一属类中不同类型的材料应分开组卷。比如关系终止材料里，出国定居的有3件（假如为c1，c2，c3），死亡的有3件（假如为s1，s2，s3），跨统筹区转移的有3件（假如为k1，k2，k3），则此属类应组成3卷，分别为：出国定居一卷：c1、c2、c3;死亡一卷：s1、s2、s3;跨统筹区转移一卷：k1、k2、k3。如下图：,100,四、归档范围与保管期限,101,四、归档范围与保管期限,四、业务档案分类方案和档号编制,（一）分类方案采用“年度业务环节”分类方法。按照分年度，分类别，分类别中的属类，分保管期限的顺序进行组卷。类别:根据业务档案不同环节对档案进行的分类。属类:对同一类别中按照不同业务类型进行的再分类。,102,三、分类方案和档号编制,返回主目录,（一）分类方案,管理类(GL),五大类别及代码,征缴类(ZJ),待遇类(DY),统计类(TJ),稽核类(JH),参保登记类,信息变更类,关系转移接续类,社会保险卡管理类,服务协议管理类,其他类,属类,正常缴费类,补缴类,集体补助或资助类,财政补贴类,基金征缴年度汇总类,待遇核定类,待遇支付类,待遇领取资格验证类,待遇停止支付类,待遇恢复支付类,待遇调整类,统计报表类,数据和分析报告类,基金支出/支付年度表类,关系终止类,稽核类,监察类,内部控制类,大案要案特殊案件的稽核类,103,类别和属类,三、分类方案和档号编制,图4-1-1 业务档案分类方案示意图,（二）档号编制,（二）档号编制以“卷”为单位，确定档号，档号格式：全宗号：填所在地国家综合档案馆赋予的本单位全宗号年度：档案形成的年度，用4位阿拉伯数字表示，如2013类属代码：类别代码（GL、ZJ、DY、TJ、JH）+属类代码（1、2、3）保管期限代码：Y（永久）、H100年、C（50年）、Z（30年）、D（10年）,全宗号-年度-类别代码+属类代码-保管期限代码-案卷号,104,三、分类方案和档号编制,案卷号：同一年度、同一类别、同一属类、同一保管期限下统一编排案卷流水号，从1开始逐卷编制，应不重、不空、不漏。不同年度、不同类别、不同属类、不同保管期限下，应分别编排案卷流水号。例如，2013年形成的保管期限为100年的管理类参保登记属类第1卷，档号标示为：,105,三、分类方案和档号编制,图4-2-1 档号编制示例图,五、业务档案整理流程,（一）整理流程概述（二）业务部门职责及整理流程（三）案卷移交（四）档案管理部门职责及整理流程（即案卷归档）,106,五、整理流程,返回主目录,（一）整理流程概述,107,材料收集,材料鉴定,材料分类,组卷,案卷移交,案卷归档,案