工作表的美化和工作簿的管理.doc

第8次课 工作表的美化和工作簿的管理教学目的和要求：1、掌握单元格中文本的旋转、单元格中的长文本处理。2、会使用“自动嵌套格式”、掌握样式的添加和应用。3、掌握条件格式的添加、更改与删除。4、掌握窗口的拆分与冻结。5、掌握Excel工作簿的数据保护方法。教学重点和难点：样式的添加和应用、条件格式的应用、工作簿的数据保护。教学方法及手段：实例教学，讲授与演示结合。教学内容：8.1 Excel工作表的美化8.1.1 旋转单元格中的文本在Excel 2000中可以将文本随意旋转任何角度。如果要改变单元格内容的方向，可以先选中该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，将弹出图1所示的“单元格格式”对话框。图 81选择“对齐”选项卡，在“方向”框中，单击某一角度值，或者直接拖动指示器到所需要的角度。也可在“度”编辑框键入数字来设置单元格中文本旋转的角度。如果要想从左下角向右上角旋转，可在“度”编辑框中使用正数，反之使用负数。图2是为文本旋转不同角度的效果。图 828.1.2 单元格中长文本的处理如果要在一个单元中显示出长文本，可在图1所示的对话框中对文本进行控制，并在“文本控制”区中选择相关选项，各功能如下：“自动换行”：在单元格中文本自动换行。“缩小字体填充”：缩减单元格中字符的大小以使数据调整到与列宽一致。“合并单元格”：选定相临的两个活多个单元格，然后选择“合并单元格”选项，此时选定的单元格将合并为一个单元格。此外，还可以合并跨几行或几列的单元格。8.1.3 自动套用格式如果你认为使用“单元格格式”对话框对单元格的格式进行设置过于繁琐，可以利用Excel 2000提供的“自动套用格式”功能，你只需“指指点点”即可完成专业水准的表格方案的制作，创作出精美的格式化的表格和报告。Excel 2000的“自动套用格式”，为你提供了设计好的格式组合。如：字体、字形、对齐方式、数字、边框、底纹、列宽、行高甚至单元格的颜色等，并提供了几大类型的表格，有“简单”、“经典”、“会计”、“色彩”、“序列”和“三维效果”共十六种格式。当你能够熟练地运用此功能时，可以节约大量的时间。要应用“自动套用格式”，首先要选定要格式化的区域，然后单击“格式”菜单中的“自动套用格式”，弹出图3所示的“自动套用格式”对话框。在该对话框中可拖动右侧的滑块进行选择，如果对全部“自动套用格式”不满意，可以使用自动套用格式的选定部分，单击“选项”按钮，从该对话框中清除不需要的格式的复选框即可。如果对选定的格式不满意，可以选择含有要删除“自动套用格式”的区域，在“自动套用格式”对话框中，选择“格式”列表中的“无”即可。图 838.1.4 应用样式应用样式可以使表格或报告具有统一的格式，而精通样式更可以使你以最快的速度完成单元格的格式化工作。定义好一种样式后，可以多次使用，从而简化了操作。1. 应用现有样式选择要格式化的单元格，单击“格式”菜单中的“样式”，弹出图4所示的“样式”对话框。如果要为所选单元格运用样式或重新定义样式，可在“样式名”框中选择所需样式。可供选择的样式有数字、字体、对齐、边框、图案及保护。图 842. 创建新样式要创建新样式，先选定一个包含新样式中要包含的格式组合的单元格，然后在“样式”对话框的“样式名”框中输入新样式的名称，再单击“添加”按钮。还可以更改已有样式的格式，单击要修改的样式名，然后单击“更改”按钮，在“单元格格式”对话框中的任一选项卡中，选择所需的格式，然后单击“确定”按钮。如果要删除某一样式，可在“样式名”框中，选择要删除的样式名，然后单击“删除”按钮。3. 合并样式不仅可以在工作表中合并样式，而且可以从另一个工作簿中合并样式。打开含有要合并的样式的工作簿，再打开需要样式的工作簿，单击“格式”菜单中的“样式”，在“样式”对话框中单击“合并”按钮，弹出图5所示的“合并样式”对话框。在“合并样式来源”框中，双击含有要合并的样式的工作簿即可。图 85如果活动工作簿中含有与要合并样式同名的样式，则必须要对合并同名的样进行确认。如果需要用合并的样式替换活动工作簿中的样式，可单击“确定”按钮。要保留活动工作簿中的样式，单击“取消”按钮。8.1.5 条件格式条件格式是指单元格底纹或字体颜色等格式，如果满足了指定的条件，Excel 2000会自动将条件格式应用于单元格。使用“条件格式”命令可以将满足条件的数据突出显示。1. 设置单元格的条件格式首先选定要设置条件格式的单元格，然后单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，弹出图6所示的“条件格式”对话框。图 86要对含有数值或其他内容的单元格应用条件格式，可选择“单元格数值”选项；要对含有公式的单元格应用条件格式，则选择“公式”，指定的公式必须可以判定为真或假。然后继续选定比较词组，在合适的框中输入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式，公式嵌要加上等号（=）。指明条件格式的范围，单击设置条件格式时所需的运算符。当单击“介于”或“并非介于”时，必须要指明介于范围的上限和下限，上下限应包含于应用条件格式的单元格区域之内。然后单击“格式”按钮，弹出图7所示的“单元格格式”对话框。选择所需要的条件格式。对于一个单元格，一次只能应用一种条件格式。图 87在该对话框中选择要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线等。只有单元格中满足条件或是公式返回逻辑真时，才应用选定的格式。条件格式最多可设三个条件。图8是设置了两个条件的条件格式效果。图 882. 添加、更改、删除条件格式要添加一个新的条件，可单击图6所示“条件格式”对话框中的“添加”按钮。要更改条件格式，可选择含有要更改条件格式的单元格，在“条件格式”对话框中更改每个条件的运算符、数值、公式或格式。如果要更改格式，可单击“条件格式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“清除”按钮，然后重新选择格式。如果要删除一个或多个条件，可在“条件格式”对话框中单击“删除”按钮，在弹出发“删除条件格式”对话中选中要删除的条件的复选框，单击“确定”按钮，如图9所示。图 898.2 管理Excel工作簿8.2.1 窗口的拆分与冻结在日常的操作中，为了能够清晰地查看工作表中的不同部分，或在工作表滚动时行列标志或其他数据可见，可以通过“拆分”或“冻结”窗口的方法实现。1. 拆分窗口将工作表的窗口进行拆分，可以在工作表中同时显示工作表的不同部分。如果要独立地显示并滚动工作表中的不同部分，可以将工作表按照水平方向或垂直方向分割成独立的窗格。窗格就像日常生活中的窗户框，可以从中镶嵌一块或多块玻璃。使用窗格可以同时显示一张大工作表的不同区域。可以采用以下两种方法进行窗口的拆分：、鼠标拖放法：在垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端，指向分割框（如图10所示）。 当鼠标变为分割指针后，将分割框向上或向左拖至所需的位置。垂直分割框水平分割框图 810、使用“窗口拆分”命令：如果需要将窗口水平拆分，可选择需要拆分行下方最左边的单元格；如果将窗口垂直拆分，则选择需要拆分列右侧最上方的单元格，然后单击“窗口”菜单，从中选择“拆分”命令即可。若选择任意单元格，可同时将窗口分割为垂直方式和水平方式。拆分或的窗格以分割条分隔，可以用鼠标拖动分割条或拆分框调整窗口的大小，如拖动拆分框，则会沿行列网格线分割窗口。图11为窗口被拆分后的效果。图 811如果要将拆分的窗口还原，可选择“窗口”菜单中的“撤消拆分窗口”命令，或在任意点双击分割条或双击拆分框即可。2. 冻结窗口如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可单击“窗口”菜单，从中选择“冻结窗口”命令，窗口中被冻结的窗格不会随工作表的其他部分一同移动，并始终保持可见。如果是按垂直方向分割的窗口，当选择“冻结窗格”命令后将冻结左边窗格内的各列；如果是按水平方向分割的窗口，当选择“冻结窗格”命令后将锁住上面窗格中的各行；如果同时按水平和垂直方式分割窗口，将使左边窗格中的列和上面窗格中的行被冻结。如果要在窗口顶部生成水平冻结窗格，可选定待拆分处下边一行；如果要在窗口左边垂直冻结窗格，可选定待拆分处右边一列。如果要同时生成顶部和左侧冻结的窗格，可单击待拆分处右下方的单元格。当窗口被冻结后又想还原，可单击“窗口”菜单，选择“撤消窗口冻结”命令即可。图12为窗口被冻结的效果。图 8128.2.2 数据保护1. 隐藏工作簿的一部分或全部如果你隐藏了工作簿的一部分，数据将从视图中消失，但并没有从工作簿中删除。如果保存并关闭了工作簿，下次打开它时隐藏的数据仍然会是隐藏的。打印工作簿时，Microsoft Excel 不会打印隐藏部分。隐藏工作簿 为避免屏幕上的窗口和工作表数量太多，并防止不必要的修改，你可以隐藏工作簿和工作表。例如，你可以隐藏包含敏感数据的工作表，或隐藏包含宏的工作簿，而隐藏宏将使得该宏可以在不出现宏工作簿窗口的情况下运行。隐藏的工作簿或工作表仍然是打开的，其他文档可以使用其信息。如果要隐藏整个工作簿，可打开需要隐藏的工作簿，然后单击“窗口”菜单中的“隐藏”命令。如果要将隐藏的工作簿显示出来，可在“窗口”菜单中单击“取消隐藏”命令，弹出图13所示的“取消隐藏”对话框，在该对话框中选择需要显示的工作簿名称，然后单击“确定”按钮即可。图 813如果在退出 Microsoft Excel 时有信息询问是否保存对隐藏工作簿的改变，请单击“是”按钮。在下次打开该工作簿时，它的窗口仍然处于隐藏状态。隐藏工作表 如果要将工作表隐藏起来，可先选定需要隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“隐藏”命令。如果要显示隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。隐藏行和列 你可以隐藏未被使用或不希望其他用户看到的行和列。如果要将工作表中的某行或列隐藏起来，可选定需要隐藏的行或列，在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“隐藏”命令。如果要显示隐藏的行或列，请在名称框输入该行或列的一个单元格后再按回车键，或者是如果是要显示被隐藏的行，请选定其上方和下方的行，如果是要显示被隐藏的列，选定其左侧和右侧的列，然后指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。2. 对工作簿和工作表的保护Excel 2000提供了多种方式对用户查看或改变工作簿或工作表中的数据进行限定。利用这些限定，你可以防止其他用户更改工作表中的部分或全部内容、查看隐藏的行或列、查看公式、更改图形对象或是更改所保存的方案。还可以防止他人添加或删除工作簿中的工作表或查看其中的隐藏工作表。也可以防止他人更改工作簿窗口的大小或位置、删除共享工作簿或关闭冲突日志。通过在打开或保存工作簿时设置密码，可以对打开和使用工作簿数据的人员进行限定，还可以建议他人以只读方式打开工作簿。为了防止他人改动工作表中的数据，需要保护工作表，可单击“工具”菜单，选择“保护”下的“保护工作表”命令，弹出图14所示的“保护工作表”对话框。图 814选中“保护工作表”对话框中的“内容”复选框：用户将不能更改单元格内容。选中“保护工作表”对话框中的“对象”复选框：用户将不能改变图形对象。选中“保护工作表”对话框中的“方案”复选框：用户将查看隐藏的方案也不能对设置了防修改属性的方案进行改动或删除。如果输入了密码，Excel会提醒你重新输入一遍密码。如果密码忘记，将永远无法打开文件。当工作表被保护后，菜单中的大部分命令都已变为灰色不可用。如果你试图改变一个已锁定的单元格，Excel将会弹出图15所示的警告对话框。提醒你想要修改保护单元格的内容，需要先撤消对工作表的保护。图 815如果要取消上述限制，必须用“工具”菜单“保护”下的“撤消工作表保护”命令来撤消工作表保护