常用公文写作规范PPT课件

1 常用公文写作规范 2 一 公文的基本知识 一 公文的含义公文 系公务文书的简称 是企事业单位行使职权 处理日常事务时经常使用的一种文体 公文有其特定的撰写程式和行文格式 是传达方针政策 指导和商洽工作 请示和答复问题 报告情况 交流经验的一种重要文字工具 公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体 3 二 公文的特点 1 明确的公务性 2 鲜明的政治性 3 极高的权威性 4 作者的法定性 5 较强的时效性 6 体式的特定性 7 文风的朴实性 8 严格的程序性 4 三 公文的作用1 领导和指导作用 2 规范和约束作用 3 宣传和教育作用 4 联系和知照作用 5 依据和凭证作用 以上是公文的现实效用 还具有历史效用 可以存史 5 四 公文的分类1 按行文的方向分为 上行文 请示 报告等 下行文 决定 指示 批复等 平行文 函等 以及通行文 意见 会议纪要等 2 按公文的内在属性分为 规范性公文 规定 条例 章程 办法 细则等 指令性公文 命令 指示 决定等 指导性公文 批示 意见等 知照性公文 通知 通报 公报 简报等 公布性公文 公告 通告 布告等 商洽性公文 函等 报请性公文 请示 报告等 记录性公文 会议纪要 大事记等 3 按公文办理的时间要求分为 特急公文 紧急公文 常规公文等 4 按机密程度分为 绝密公文 机密公文 秘密公文和普通公文 5 按公文的载体分为 传统纸质公文和电子公文 6 涉及我公司常用的公文通知 决定 请示 报告 7 通知适用范围 当需要传达 要求下级组织或个人周知 办理 执行某些事项 或者任免人员时 使用通知 通知的写作一定要重视内容 类型的不同 注意标题 格式的区别 否则会给实际工作的执行及工作事务的进行带来不必要的麻烦 8 通知分类 1 告知性通知 是告知下级组织 个人或同级组织 需要知道 的事情 以利于工作的顺利进行 如 公司关于成立 调查小组的通知 2 布置性通知 是为全面开展工作 需要普通告知和要求普遍办理而使用的 如 关于开展 活动的通知 3 发布性通知 是指内容不宜用命令形式发布 就用通知形式发布 它既具有传达作用 又具有一定的法规作用 这类通知的结尾都有要求 认真贯彻执行 等词语 如 公司发布 办法的通知 4 会议性通知 即通知有关单位或个人参加会议 如 公司召开 会议的通知 包括通知原由及通知事项及内容两部分 通知原由要写出召开会议的目的 意义 内容要交待会议的议题 时间 地点 还有与会人员的条件 范围等 5 任免型通知 即告知有关单位或个人有关人事任免的事项 如 关于任免 的通知 9 决定适用范围 决定属于商务活动中经常使用的 具有规范性 稳定性 制约性的文书 一般由上级领导发布 当对重要事项或重大行动做出安排 奖励有关单位及人员 变更或撤销下级单位的不适当决定事项时 使用决定 在使用 决定 文书时 其内容应为本单位相对重要的事宜 也就是说 只有事关全局 政策性强 任务艰巨 执行时间较长的工作 才适合使用 决定 10 1 布置性决定 多为对重要事项和重大行动做出部署时使用 政策性较强 要求坚决贯彻执行 如 公司加强人事管理的决定 2 知照性决定 是把决定的事项简要地传达给有关单位和人员 多数没有执行要求 少数兼有事项安排 如 部门 问题的相关决定 3 表彰与处理性决定 对人或事进行表彰或处理时使用 表彰决定的正文 主要写被表彰者的身份 事迹 对其评价以及表彰的决定事项 希望和号召等 而处理决定由于针对人和事 所以要先把错误的事项说明 并分析其性质 根源 责任及后果 最好交代一下被处理人对所犯错误有无认识和悔改表现 再写处理决定 最后还要指出教训 起到警戒的作用 如 关于对 的表彰决定 4 变更或撤销性决定 指对下级单位不适当的决定事项或有关事项做变更或撤销时使用 一般只要写明变更或撤销有关事项的原因 依据和决定事项即可 决定分类 11 请示适用范围 请示是下级组织 个人向上级组织领导请示决断 批示批示时所使用的呈批文书 当下级组织 个人提请上级组织 领导答复疑问 审核和批准某项请求时 使用请示 对于请示的事项 不管最后是否会被批准 对上级领导都会起到一个很好的启示或说服作用 因而写作时不必担心是否能够成功 因为只要您按照要求写了一份请示 它就一定会起到作用 12 1 陈述性请示 指向上级单位 领导请求解决问题 给予指示的一种请示 如 关于简化文件用印流程的请示 2 请示性请示 指向上级单位 领导请求给予批准的请示 如 关于五一发放 购物券 的请示 3 建议性请示 指向上级单位 领导请求批转 转发本单位关于某项工作或具体发问的系统设想 措施或处理意见的请示 这一类请示与报告很接近 有时可以写作 请示报告 但究其性质 仍属于请示 这类请示 上级单位 领导收到后 不论同意与否 都必须给予明确的答复 以免延误时间或耽误工作 请示分类 13 报告适用范围 当下级组织或个人向上级组织或领导汇报工作 反映情况 答复询问时 使用报告 虽然报告属于上行文书 对受文单位没有约束力 但它一旦经上级单位或组织批转后 就成为上级机关或组织批转文件的一部分了 也就具备了相应的权威和约束力 14 1 工作报告 指汇报工作的报告 如下级单位向上级汇报某一阶段工作的进展 成绩 经验及及存在的问题 或汇报上级交办事项的结果 或汇报对某一批示传达贯彻情况等等 一般包括基本情况 主要成绩 经验体会 存在问题 基本教训 今后意见等几部分 如 年终工作总结报告 2 情况报告 指向上级单位反映情况的报告 例如及时汇报本中心 本部门发生的重大事件 可是会议情况等 如 关于 问题处理情况的报告 3 建议报告 指汇报或提出工作建议 措施的报告 一般包括情况分析和意见措施两部分 情况分析要简明扼要 然后要以 特提出如下意见 建议 等语句起领下文 意见措施则在前一部分基础上结合实际提出意见 建议 通常使用条文式的写法 要求写得脉络清楚 主次分明 如 关于调整办公设备配置的报告 报告分类 15 实例分析一 成都市财政纪律检查组关于禁止使用白条子报账的通知各单位 在财务大检查中 我们发现一些单位 特别是集体建筑企业中 用白条报账的现象极为严重 其中大都是经各单位领导签字批准的 这些白条少则几元 多则几百元 甚至上千元 这种做法不符合会计手续 是一种严重违反财经纪律的现象 必须杜绝 特此通知 成都市财政纪律检查组 年 月 日 16 实例分析二 省进出口公司关于请求允许本公司购买卡车的报告总公司 目前 我们公司只有卡车两辆 我们的出口任务十分繁重 不能完成上级交给的任务 几年来 在党的对外开放政策的正确指引下 经过本公司的齐心协力 我们的出口任务完成很好 基本落实了计划 公司形象像春天一样越来越喜人 但是发展外贸 扩大出口 没有卡车就不能保证出口任务完成 为此请求增加两辆卡车 上述意见如无不当 请批示 省进出口分公司 年 月 日 17 案例分析三 发件人 SBA 陈文明发送时间 2006年4月14日22 02收件人 SA1 张湄 SCW商管财务部 SXZ商管行政部 SZL商管租赁部主题 下周二我部组织召开停车正式收费方案讨论会 以及临时收费方案的通知 18 案例分析三 发件人 SBA 陈文明发送时间 2006年4月17日14 24收件人 SLY商管联营中心 SJC审计监察部 SCY商管餐饮部 SCW商管财务中心 SGC商管工程部 SKJ综合会计部 SWY商管物业部 SXZ商管行政中心 SZJ商管总监 SZL商管租赁中心抄送 SA1 张湄主题 关于 停车场收费方案 的会议通知根据公司领导要求 保安部定于本月18日下午14点在视频会议室召开关于 停车场收费方案 的讨论会议 请相关部门负责人准时参加 谢谢 19 实例分析四 关于张三的任命决定各中心 各部门 因营销部管理工作的需要 经办公室研究 报公司领导批准 任命张三为营销部主管 免去原职 见习三个月 见习期满考核合格 薪酬作相应变动 此任命自发文之日起生效 鑫红星装饰有限责任公司办公室二 六年四月六日 20 实例分析五 以工作联系单向上级单位 领导写请示 报告是错误的 以部门为单位进行文件编号是错误的 如 商管 保 字2006第026号 上报审批的文件中 制度性文件 制度 方法 规定 流程等 应编号 批示性文件 请示 报告 也应编号 文件编号应以流水号进行 无论该文件最终是否审批通过 都必须进行编号 并随时做好编号记录工作 文件上报审批时 应根据文件性质和重要程度 准确填写文件传递流程 对于发文 应注意区别使用抄报送范围 转下页 21 报送 根据文件性质 内容 重要程度等 判断该文件是否有必要报集团总裁知晓 报商管公司总经理知晓 不是所有的文件都必须报侯总 张总的 抄送 是指该文件需集团公司哪些部门或领导了解 如 总裁办 集团人力资源部 集团行政部 计审部等部门 根据文件性质选择抄送范围 发送 指该文件需商管公司哪些同级或下级中心 部门了解 准确将文件发送给相关中心 部门 个人 与文件涉及内容无关的中心 部门 个人 不属于文件发送范围 传阅 全体员工 张贴公告栏 根据文件性质 判断该文件是否需要公司全体员工了解 22 通知规范格式 成都XX管理有限公司文件商管 字2006第001号签发 关于 的通知通知涉及的 中心 部门 成都XX管理有限公司 中心2006年 月 日打印 审核 共印份电子文档份报送 抄送 发送 传阅 23 决定规范格式 成都XX管理有限公司文