文字处理与档案管理.docx

关于申请拨给灾区贷款专项指标的请示省行： X月X日，XX地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，X江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重、哀鸿遍野。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达1000多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾区，并发动干部群众积极开展生产自救。同时，为帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：一、 对恢复生产所需的资金，以自筹为主。确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。二、 对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到X月X日止，此项贷款已达XX万元。 由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标XX万元，以便支持灾区迅速恢复生产。 以上报告当否，请批示。 XX银行XX市支行 二00九年X月X日该文有以下问题：一、 标题有误有请示就不要“申请”二、修饰过分“灾情严重”就足够了，“哀鸿遍野”属修饰语，文学写作可用，公文里不用类似的词。三、语言不准确 文中有多处语言不确切。如“X江两岸乡、村同时发生洪水”，X江两岸所有村庄都遭受洪灾似不可能，“同时发生”也不太可能。“灾情严重”跟后面“这次灾情过于严重”的说法不一致。“据初步不完全统计”，“初步”和“不完全”语意重复。公函北师大外语学院， 首先，我们以山西管理职业学院的名义，向贵院致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧的请求贵院帮助解决我院当前面临的一个难题。事情是这样的，最近，我们经与某某学院磋商，决定派三位老师到该院进修学习，只因该院正处在基建建设时期，基建工程尚未完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍拥挤不堪。我院几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而信息时代，知识更新，培养人才，时不我待，我院几位老师出省进修学习机会实属难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是必须解决的。为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有助人为乐，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我院教师进修学习提供方便，并同时解决其住宿问题，如贵校对于住宿一事能够解决，我们将不胜感激！以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解，并希望尽快得到贵院的答复。此致敬礼！ 山西管理职业学院（公章） 二00七年十一月答案要点：（1） 标题不规范，应为山西管理职业学院关于选派教师进修学习的函。（2） 主送机关位置不规范，应左侧顶格书写，后标全角冒号。（3） 结语不规范，不能用书信的结语作函的结语，应写“请函告为盼”等。（4） 成文时间书写不完整。（5） 此函的缘由和事项叙述啰嗦。（6） 文中语言有献媚之嫌，又有不敬之词。（7） 语言不规范，不简洁。建设部、国家文物局请示国务院、国务院办公厅：前年，国务院批准了21个城市为国家历史文化名域，这对制止“建设性破坏”、保护城市传统风貌起了重要作用。不过除已批准的国家历史文化名域外，还有一些城市古迹十分丰富，按照国发（2002）106号文关于审定国家历史文化名域的原则，进行反复酝酿，提出37个城市，建议作为第二批历史文化名城（名单附后）。请即批转各地区、各部门研究执行。附件：第二批国家历史文化名域名单 第二批国家历史文化名域简介 另，建设部和国家文物局拟成立“保护历史文化名域联署办事小组”，如无不妥，请批准。 建设部 国家文物局 二OO四年七月一日答案要点：（1） 标题不规范，缺事由，应为建设部 国家文物局关于成立历史文化名域的请示。（2） 多头主送错误。（3） “前年”说法不当，应是具体的年份。（4） 发文字号“国发（2002）106号”不规范，应为“国发2002106号”。（5） “请即批转。”语气不当，此为上行文，语气应客气、恭敬。（6） 附件应列出序号。（7） 请示应一文一事，不得夹带其他请示事项。XX市人民政府文件X府发【2013】第11号关于表彰市XX厂实现“安全生产年”的通报市属各企业：为确保企业生产和人民生命财产安全，我市XX厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2012年实现全年无重大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政府决定给予市XX厂通报表扬，以资鼓励。市政府号召全市各企业学习市XX厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。特此通报 XX市政府（印章） 二O一三年元月答案要点：（1） 发文号应为：X府发201311号。（2） 标题中不应出现引号，应去掉。（3） 标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于。的表彰通报”。（4） 结尾处不用写“特此通报”。（5） 发文机关应写全称“XX市人民政府”。（6） 发文时间应规范，并具体到日。6.及时会商 会商即草拟公文过程中，主办部门对涉及其他机关单位、部门职权范围的事项，需要事先征得其同意和配合，力求达成一致。重视和做好会商工作，可避免政出多门、公文“打架”、扯皮推诿、缺乏执行力的现象。（1）工作内容 从行文形式分，会商分为：1. 联合行文的会商；2. 非联合行文的会商，但公文内容涉及其他机关单位（含单位内部各机构之间）职权范围的会商。 从行文范围分，会商分为内部会商与外部会商。 内部会商即对公文内容涉及发文单位内部两个或两个以上机构职能的事项，由主办机构与有关机构协商办理；外部会商即对公文内容涉及主办单位以外其他单位职能的事项，由主办单位牵头，征求相关单位的意见。（2）做法 1.内部会商 主办机构应主动与有关部门（机构）协商。对协办部门提出的不同意见认真研究，并向有关负责人如实反映和说明，提出相关建议，供领导决策参考。协办部门应按规定时限答复，不能按时答复的应及时与主办部门沟通，说明情况，协商处理。 2.外部会商 主办单位应主动与协办单位协商，并提出时限要求；协办单位在时限内给予答复，如因特殊情况不能按时回复的，应及时与主办单位沟通并商定回复时限及方式。 3.明确范围 一方面“涉权必会”，不遗漏必要的协商对象，争取肯定和配合，未经协商一致各方不得按自己意见单独行文；另一方面为提高办事效率，除涉权者外，应该尽量减少协商对象和控制协商范围。 （3）会商的方式 可根据不同情况分别选用不同方式。 书面协商，即发文机关（主办部门）将印好的公文草稿清样送有关部门，就其中涉及该部门工作的问题征求意见，取得一致意见即可行文。 电话协商，即发文机关利用电话征求意见，取得一致意见即可行文；适用于对简单、紧急问题的协商。 会面协商，即发文机关主动登门与协商对象会面，或通过会议、座谈时进行协商，取得一致意见即可行文。7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作二、公文的审核（一）公文审核的含义 审核也称发文核稿，指公文草稿呈送负责人签发前对文稿进行全面审查与修改的环节。（二）公文审核的作用 1.可以更好地发挥公文的作用 公文的特殊使命决定了它在文字质量上的要求比其他文章要高。公文是沟通上下、联系左右的工具，稍有不慎，其不良后果要远远超过一般的文章。2.可以保证文稿不偏离领导机关或领导人的发文意图 公文的拟稿人大多是文秘人员，文稿不是他们的私人作品，而是代机关立言，公文写作必须按领导机关或领导人的意图和要求进行。但由于各方面的原因，文秘人员很难完全掌握领导人的意图和要求，对工作情况的反映也很难十分准确，在结构的安排、文字的表达、格式的处理上也难免有一些疏漏。通过审核，可以发现文稿中的缺点与问题并及时加以补救。所以，在实际工作中，审核也称“把关”。 3.可以减轻领导的审阅负担 如果将起草的文稿不加审核，很多不应送签或质量不高的文稿一并送给领导审阅，会给领导带来不必要的负担，降低公文处理的效率。而由专门的公文处理部门先行把关，可以节省领导的时间和精力。（三）公文审核的主体在机关单位中一般是以什么名义行文就由什么部门人员审核。具体包括：机关单位发文的一般文稿由其综合办公部门统一审核，具体由办公部门负责人、业务部门负责人或秘书人员分别负责；重要文稿或上级负责人直接交办的文稿，可以由本单位负责人亲自参与审核。 一些事务性文书或内容简单的例行公文稿可不经专人审核，经由拟稿人自行检查修改后送有关负责人核准签发。（四）审核的内容1.行文关：行文理由是否充分，行文依据是否准确 是否需要行文是公文审核的第一关，把好发文关包括两个方面：一是该不该发文；二是该以谁的名义发文。 在行文理由和依据方面务必要做到充分 其中，可发可不发的公文要坚决不发；凡在会议上已经部署了的工作，或在报刊上已经公开发布过的公文，一般不再重复行文；凡是能够通过口头汇报、请示或者可以当面协调解决的问题，不要发文。2.内容关：内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公务相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 对于已经通过发文关的文稿，要仔细审查有无与国家法规、政策及上级机关的有关规定相抵触之处。如果有，应及时更正，使之达到准确、严谨、周密、“滴水不漏”。对于规范性文稿，如条例、规定、办法等。还要看与平级或本机关以往的有关规定是否相互矛盾，是否保持连续性。如果相互矛盾，就会在执行过程中造成混乱，或增加往返询问、请示、答复、解释之类的事项。因此，对于规范性文稿，必须把好政策关和法规关，确保所涉及的政策措施切实可行。3.形式关：文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符合等用法是否规范。把好形式关，使公文准确、规范，尽可能降低失误发生的概率。案例某区政府主管部门在代该区政府拟写一份给某外资企业的批复文稿时，由于起草人员疏忽大意，将文稿中“需交纳土地征用某某费和某某费”，误写为“需交纳土地征用某某费或某某费”，区政府办公室在核稿和送审过程中都没有发现这一字之错。该外企收到政府批文后，即在规定期限内向有关部门交纳了其中的一项数额少的土地征用费，而没有交纳另一项数额较大的土地征用费。直至数月后，该区有关部门发现这一情况，向该外企致函责询，才发现区政府公文中一字之差的政策性差错。由于该项土地征用费是国家法律规定必须交纳且数额较大，区政府和有关部门只好拿着国家相关法律多次上门解释，要求该外企尽快补交。但该外企均以区政府已有正式批复为由，不愿再交纳另一项土地征用费。区政府只好采取强制措施，想迫使该企业补交。于是，该外企一纸诉状将该区政府告上法庭。法庭经过审理，认为该区政府的批文格式规范，文字、印章、生效时间准确无误，应属有效公文，判决区政府败诉。区政府万般无奈，又以国家法律为依据，发文撤销已发的批复公文，并上诉法院要求判处该外企补交土地征用费。4.程序关：对需要会商的文稿在审核过程中要严格监督，一旦出现该会商没有会商，或会商没有达成一致就发文的情况，概不能发文，必须按规定程序会商一致再送审。（五)公文审核的步骤与方法1.虚心求教，弄懂文稿内容 弄懂文稿的来龙去脉和基本精神是审核工作的第一步。通常做法是把文稿粗览一遍，遇到有疑问或不懂的地方划上记号，并及时向拟稿单位进行调查。在整个审核过程中要牢固树立依靠拟稿单位或拟稿人来解决问题的观念，切忌包办代替、自以为是、胡乱删改。2.认真研读，活用四把“标尺” 比较是发现问题的主要方法。可以从四个方面对文稿的内容进行比较： 把文稿内容同实际情况相比较； 把文稿中提出的观点和将要采取的具体措施，同党和国家的方针政策及有关规定作比较，同上级机关、平级机关以及本机关以往的有关规定作比较； 把标题同文稿内容作比较，把发文意图同每段每句的文字表达作比较，把文稿的各个章节进行比较；把文稿内容和处理程序同公文处理的有关规定作比较。3.直接修改与间接修改相结合 直接修改即审核人对文稿直接改动。 当原稿在思想观点、做法措施方面没有问题，只需在语言文字上做些改动，或需在层次结构上作调整时，审核人可以直接修改； 当原稿是在审核人自己的主持下起草的，自己对发文意图和实际情况都有比较深刻的了解时可以直接修改； 当原稿基础太差，无论是思想观点还是语言文字均不合要求，撰稿人又难以胜任的情况下，审核人可以直接修改，即重新拟写； 当时间紧迫，不允许反复修改时，审核人可以直接修改，在这种情况下，修改后的文稿一定要请原拟稿人过目，目的是让原拟稿人帮助检查修改后的稿子是否还有疏漏。 间接修改是指审核人不直接改动原稿，只就文稿的进一步修改提出意见和建议，供拟稿人或呈文单位参考，具体修改事宜由拟稿人酌情处理。间接修改有以下几种情况： 原稿由业务主管部门代领导机关起草的，审核人对文稿中有关业务性、技术性的问题有疑问但又拿不准时，不宜直接修改； 由于原来准备着手解决的有关问题有些已不复存在，或者是出现了新情况，导致领导机关的发文意图有所变化，需要对原稿作较大修改。可把原拟稿人找来共同研究，待双方意见接近或一致后，再由原稿人修改。 拟稿人是新手，为了尽快提高拟稿人的写作水平，审核人也不宜直接修改。如需返工，可以提出修改意见后退回拟稿人，搞好后再送审。 审核完毕，审核者应在发文稿纸相应栏目内签注姓名和日期，以示负责。案例 某市一职业学校易地扩建后，住宿生急剧增加，学生宿舍床位紧张，甚至出现一张床位两个学生睡的现象。为了解决这一困难，学校准备兴建一栋学生宿舍楼，但建设资金缺口较大，学校向市教育局申请拨给学生宿舍楼基建经费。校长办公室秘书起草了一份申请拨给学生宿舍楼基建经费的请示（全文如下），交给校长办公室主任审核。关于要求解决学生宿舍拥挤问题的请示市人民政府、市教育局：我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。 XX市第二职业学校 2O1O年8月25日请你代校长办公室主任审核这份请示，找出存在的问题，退回校长办公室秘书修改后重新报送。审核意见1.在标题方面（1）缺少发文机关。公文标题一般应当标明发文机关。（2）请示就是“请示指示、批准”，所以标题中的“要求”二字可省去。（3）“解决学生宿舍拥挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以是减少住宿生人数。根据本请示内容，应直接写明是“解决学生宿舍楼建设资金”。2.在主送机关方面，请示只能主送一个上级主管机关，根据“谁主管，请示谁”的原则，保留“市教育局”，去掉“市人民政府”。3.在请示缘由方面（1）“基本上”表意不够准确，应写明“XX张床位两个人睡”。（2）应讲明准备再建一栋建筑面积为XXXX平方米的学生宿舍楼。（3）应补充说明建造学校宿舍楼所需的经费，如果其中一部分资金是自筹的，可以写明“目前，我校可自筹资金XX，尚缺XX万元。”4.在请示事项方面，应写明“恳请市教育局拨给我校学习宿舍楼建设资金XXX万元。”5.结束语应改为“以上请示当否，请批复。” 修改后的请示XX市第二职业学校关于解决学生宿舍楼建设资金的请示市教育局：我校今年由于住宿生急剧增加，造成学生住宿十分困难，现在学生宿舍有XX床位是两个人睡，不仅严重影响学生的身心健康，而且影响学生的学习、生活。为解决这一困难，我校决定再建一栋建筑面积为XXXX平方米的学生宿舍楼。经有关工程人员预算，共需资金XXX万元。目前，我校可自筹资金XX，尚缺XXX万元。鉴次，为解决我校学生住宿困难，恳请市教育局拨给我校学习宿舍楼建设资金XXX万元。以上请示当否，请批复。 XX市第二职业学校 2013年8月25日三、公文的签发（一）公文签发的含义 签发是指机关领导人对送审欲发的文稿，审阅后认为应该发出时，在发文处理单的“签发”栏中写上印发意见并签署姓名。审核后的文稿仍是草稿，只有签发后的文稿才能成为定稿，从而生效。因此，签发是公文形成的最后一个关键环节，也是领导履行职责的一种重要形式。（二）签发的种类1.正签 指签发人在自身职权范围内签发公文。 具体情况包括：凡准备以领导机关名义发出的公文，都应由本机关负责人签发。其中重要的或涉及面广的，通常由正职领导或常务副职签发；属于某一方面业务的，由主管领导签发。 凡准备以业务主管部门名义发出的公文，由业务主管部门的主要负责人签发。2.代签 指根据授权代他人签发公文。 主要领导人因公外出，可以授权或委托其他副职领导人代为签发，事后再送主要领导人核阅。一般性的事务性公文也可以委托办公厅（室）的负责人签发。原则上上行文不能代签，下行文和平行文中的重要文件也不能代签。3.加签 又称核签，指上级机关负责人对下级机关或部门所制发公文的核准签发。 凡欲以业务主管部门名义发出的公文，原则上应由部门负责人签发。但当公文内容涉及重大问题时，应送机关主管部门领导审阅后加签。如县农业局要发一份公文，原则上由局长签发即可。但公文内容涉及农业方面的一些重大措施的调整，就应主动送主管农业的副市长加签。 加签过多，容易造成下级对上级的依赖性或推卸责任；同时也使上级陷入部门分管的具体事务，所以应尽量控制公文加签的范围和数量。4.会签 指文稿内容涉及两个以上业务主管部门的职权范围时，必须经相关部门的负责人共同协商，并都在发文处理稿的“会签“栏内签署发文的具体意见。 会签后的文稿有两种发布方式：一是以业务主管部门的名义联合发文；二是以领导机关的名义发文。以业务主管部门的名义联合发文，会签完即可定稿。以领导机关的名义发文，会签意见应签在“审核”栏内，严格来讲叫做“会审”，经机关领导人签发后才能成为定稿。 需要注意的是，无论是以领导机关的名义发文，还是由业务主管部门联合发文，在公文处理过程中总有一个与文稿内容关系最为密切的部门，这个部门就是文稿的“主办单位”，其他部门都处于“协办单位”的地位。会签是在主办单位的组织下完成的。案例一 2004年9月29日，国家林业局出台了关于促进野生动植物可持续发展的指导意见，指出国家将大力支持果子狸等可商业性经营利用的54种野生动物的养殖。但仅仅过了一个多月，在卫生部下发的20042005年冬春季全国传染性非典型肺炎及流感防治工作方案中，却又要求各地加强对果子狸等野生动物和家禽接触人群的防治工作，禁止宰杀、烹饪、销售果子狸等野生动物和病禽。收文机关感到无所适从。案例二 据新京报报道，H市机场路高速公路收费站因30收费问题和执行急救任务的“120”急救车发生争执，一名危重病患者因此被延误救治时间而不治身亡。此事经多家媒体披露后，引起了社会舆论的激烈批判。机场专用路有限公司所依据的红头文件，是H省交通厅于2000年下发是H机场专用高速公路机动车辆通行费征收管理办法。而“120”急救中心随车携带的红头文件是H省物价局、财政厅于2003年下发的关于对“120”急救车免征车辆通行费的通知。前一份红头文件没有将医院救护车列入免征通行费范围，而后一份红头文件则明确规定，执行紧急任务的医院救护车免收车辆通行费。问题：1. 政令矛盾、公文打架会造成什么后果？2. 如何避免公文打架？做好公文会签工作应把握哪些要点？分析：以上案例说明行文前必须协商一致的行文规则和公文会签的问题。（一）公文打架造成严重后果 以上两个材料中，政府或部门都是在各自职权范围内行文，但对关系到人民切身利益的问题却未能够协商一致，导致公文前后矛盾或不同部门公文内容“撞车”，这既有损于政府作为管理者的权威和形象，又使得百姓利益受损。（二）从公文处理的角度讲，行文前必须协商一致1.凡下行文中内容涉及其他机关（部门）的职权范围时，行文前必须由主办机关（部门）与相关机关（部门）就问题协商一致，以维护政令统一。2.协商中如有分歧，主办机关（部门）的主要负责人应当出面协调；如难以取得一致意见，应由主办机关（部门）如实列出各方理据，提出建设性意见，上报共同的上级机关进行协调或仲裁。3.对于未经协调一致或裁决的这类公文，有关机关不得各自按照自己的意见向下行文，否则上级有权纠正或撤销，以免出现“公文打架，百姓遭殃”的现象。（三）公文会签工作需把握三项要点1.“主办”认真牵头，“协办”积极配合 国务院关于克服官僚主义进一步转变工作作风提高办事效率有关问题的通知（国发19999号）规定，“今后部门间如有分歧意见，需请示国务院，报文前必须经过相关部门主要负责同志亲自协商。主办部门主要负责同志主持召开协调会议，可邀请协办部门相应负责同志出席，协办部门负责同志必须出席”。2.明确会签时限，误时承担后果 未及时答复将承担失职或是默认的后果，相信很多部门对会签公文都不敢掉以轻心。 国务院规定：“各部门之间征求意见或会签文件时，协办部门必须在七个工作日内予以答复，否则视为失职”。 财政部要求：“在业务交叉事项办理中，主办局要向协办司局提出明确和合理的办理时限；对有时限要求的办文，主办司局要注明情况，如经主办司局催办仍未在要求时间内回复意见且没有说明原因的，可以视为无不同意见，协办司局要承担由此带来的不利后果。”安徽省监察厅对于会签时限有更加明确的规定：“外单位来文会签，原则上当天来文当天会签，最迟不超过2天。需要办理的公文，涉及多个部门、需会商解决的公文，必须在1015个工作日办结。”（三）公文签发的格式要求 文稿通过审阅，应签写具体的发文意见。按照规定，审批公文，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他的审批人圈阅，应当视为同意。 签发的格式包括签发意见、签发人姓名、签发时间，三项缺一不可。 签发意见要具体，态度要明确。要在公文处理单“签发”栏内明确地写上“发”、“印发”、“打印发出”、“同意印发”等具体发文意见。如果任务文稿还应送有关领导审阅，应写明“请XX同志审阅后印发”。尤其在会签公文时要注明具体意见。 姓名要写清楚，容易辨认。为了表示负责，姓名要写完整，不能不写姓氏，也不能只写姓氏，不能写除自己以外无人认识的代号。 要有签发日期。签发日期往往是确认成文日期的依据，一定要有该项内容。紧急公文不仅要签日期，如有必要还要写清签写的时刻。（四）公文签发的注意事项1要遵循先审后签的工作程序签发人在签发前一定要仔细审阅文稿，不能过分依赖核稿的文秘人员。因为签发人对自己所签发的公文从内容到文字都要负完全责任，如果未经过目就签字同意，就失去了在公文处理过程中设置“签发”程序的实际意义。签发人要以高度负责的态度审阅公文。重点审核公文的政治观点是否正确、政策规定是否合法、相关措施是否可行、涉及事项是否会签。确保公文正确无误。2.要对文稿进行认真修改 领导人在审阅文稿过程中，如有直接修改意见，要按照公文处理规范，在文稿相应位置或增删内容，或进行改正；如系原则性修改意见，可在文件签批单上详细注明，退本机关公文处理岗位作进一步修改；对拿不准的内容，及时请有关部门或人员帮助修改，直到所有问题都搞得清楚明白、没有歧义后，才予以签发。3.要充分履行签发职责 签发公文要符合签发人的权限，签发人要各负其责。应由主要负责人签发的文稿，不应都授权其他负责人代签；应由党委、政府办公部门负责人签发的文稿，不要都推给党委、政府负责人签发。4.要符合签发规范 字迹要清晰、易认，签字要属全名，不省略姓氏为，不用笔名、化名，同时要注意签上署名的时间。 修改、签发公文时，应当用钢笔、签字笔或毛笔，不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等笔墨，以防字迹褪色、影响存档。 修改意见要写与文稿装订线相对的一侧，签发位置应在规定范围内，注意不要把修改意见和签发意见写在文稿装订线的一侧，以免对公文装订立卷造成不便。 随着办公自动化的发展，电子公文逐渐普及。对于电子公文，机关领导要按照电子公文的相关规定进行修改、签发。第二节 收文办理公文的办理包括收文办理、发文办理和公文管理 收文办理即机关单位对来自外部的公文进行接收、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。一、收文的含义和范围（一）收文的含义 收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料和其他文字资料、（二）收文的范围 收文的范围包括上级来文、下级来文和不相隶属机关的来文 1上级来文 上级来文既包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料、上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。2下级来文 下级来文包括下级机关报送的报请类公文，如请示、报告等，也包括下级机关编发的内刊或简报，以及上访信件等。3.不相隶属机关来文 是指平级的或不相隶属的机关与本机关之间相互商洽、询问、征答性的公文。 此外，从收文的内容上，收文的范围还包括参加重要会议的通知，会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、带有密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料；人民来信等。二、 收文的程序收文的主要程序为签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。（一） 签收1. 签收的含义签收是公文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2. 作用一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。签收工作在基层单位一般由文秘人员直接承担。在中上层机关，多由收发部门签收后再向文秘部门移交。3.签收工作的注意事项（1） 认真清点、检查一看封口是否严密。如发现有拆封现象，应立即查询，并做适当处理。二看实收份数与投递单上的份数是否相符。如不符，应注明实收份数或暂不签收。三看信封上的封号与投递单或送文簿上登记的封号是否一致。如不一致，应暂不签收，或在送文簿上注明实收公文的封号。四看信封或封套上的收文机关名称与本机关的名称是否相符。如属误投，应立即退回，以免误事。如果转投比退回更省事，也可代收后再转投。（2） 郑重签字经清点、检查无误后，收件人应在公文投递单或送文簿上签上自己的姓名，并注明收到的时间。时间一般写月、日即可。但急件除注明月、日外，还要注明时和分。（3） 慎重启封也称拆封，即由文书人员拆阅收文。签收之后的启封在很多人看来是非常简单的事情，可是如果在拆封时没有注意到邮件的安全和邮件启封的权限，可能会引来不必要的麻烦和问题，因此了解这方面的内容是很多必要的。凡标明本单位、本单位负责人、本单位办公室（中心机构）或本部门收启的公文，由本单位或本部门的文书人员启封。文书人员不能拆开标有“亲启”、“保密”等记号的邮件，除非上级授予这样的权力。因此，送本单位或本部门负责人的“亲启件”（多为负责人之间的通信），交负责人本人或其委托的秘书启封。密件，交机要室或机要人员启封。启封时，文书人员要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部，然后从上部剪开，以免损坏里面的文件或毁坏邮戳等标记。使用开封刀或者自动拆封机开启邮件，小心取出邮件，并仔细检查里面的物件是否全部取出。封内填有公文回执单的，应对照清单检查；填有回执单的，应当在回执单上签收并将回执单退回原发机关。（二）登记收文登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。1. 收文登记的作用 首先，管理和保护作用。通过对收文的登记，可以把不同时间收到的不同机关发来的公文有机地联系起来，可以更有效地保护公文的安全，从而减少公文的丢失、积压、延误和被窃失密的可能性。 其次，查找利用作用。在一份公文的办理过程中，有关人员来查找公文，询问公文的贯彻执行或传阅的情况，查阅有关领导人的批示情况，甚至寻找公文现在的下落等都是常有的事情。有了收文登记，可以方便查询，一目了然。 再次，统计和催办作用。可以根据收文登记掌握收文的办理情况，及时进行催办、清退，以便有效地防止办文拖拉、扯皮、积压等现象。 最后，责任和证据作用。收文登记后，每传递和交接一次都有签收手续，都可以在登记簿上找到公文的签收人和承办人的签字，这些可以作为基本的证据。如果公文在办理过程中积压、丢失等，通过收文登记可以很快地查明原因和责任人。这是保证公文正常、安全运转的重要措施。2.登记的范围 必须登记的文件、材料包括：首先，上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件等；其次，下级机关请示性、报告性文件等；再次，重要的、带有密级的刊物、资料；最后，机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。不必登记的文件、材料包括：（1） 各种公开的和内部不保密的出版物；（2） 一般性的简报；（3） 行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等。3.登记的方法 收文登记通常有两种方法：（1）流水式登记法 即将收到的文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续都记载在同一登记簿上。这种登记方法的优点是手续简便、环节少，缺点是不便查找。（2）分类式登记法即按文件的来源分门别类，可分上级来文登记、下级来文登记、平行机关来文登记等。在较大的机关，分类还可更细，如分为中共中央文件、国务院文件、中央各部门文件、国家机关各部门文件、省委文件、省政府文件、下级机关文件等。分类登记的优点是查找使用方便，是一种科学的公文管理方法。4.登记的形式各机关现在一般所采用的登记形式主要有簿式登记和卡片式登记两种。簿式登记就是使用装订成册的专用登记簿，在同一页纸上可以登记若干文件。卡片式登记就是使用未装订成册的单页卡片登记表。每张卡片上登记一份或若干份有关的文件，如同一作者的、相同文件名称的、送同一单位承办的文件等。“收文登记表”为16开纸，双面印刷，年终时分类装订成册。 案例： 小王是某大公司秘书，每天早晨上班前，要接收收发室送来的各种函件，接收时要做签收、登记工作。今天的函件有：一封写着总经理姓名标明“亲启”字样的信函，一封标有“印刷品”字样的商业广告，一封写着公司人力资源部的信函，一封收件人为公司名称的信函，一件公司市场部的特快专递。小王首先全部清点了收文数量，确认无误后，在传达室的信件交接本上签字。接着，把所有信函都登记在公司的收文登记簿上。然后，开始处理函件：第一是把总经理的信函交到总经理手上；第二把标有“印刷品”字样的商业广告直接放入废纸收集箱内；第三把写着公司名称的信函和给公司人力资源部的信函拆开并登记内容，然后写了拟办意见；第四把公司市场部的特快专递直接交到市场部。 请问小王这样处理收文有什么问题？并说明正确的做法。点评：（1） 把所有函件都登记在公司的收文登记簿上是不合适的。私人信函不是公文，不必登记在公司收文登记簿上，广告是公开群发的印刷品，不需登记。（2） 对于广告，应先拆开看内容是否与本单位业务有关，如果有关联，可以分送相关业务部门处理，不应直接扔掉。（3） 把写着公司人力资源部的信函拆开是不正确的。业务部门的信函可以直接交给部门去处理，不应直接拆开。（4） 市场部的特快专递应该首先交给部门，不能够因为是领导的私人信函就视作第一个处理的来文。处理收文应注意轻重缓急，凡是急件、上级领导部门来文要优先处理。（三）初审 对收到的公文应当进行初审。 初审的重点是：1. 是否应当由本机关办理；2. 是否符合行文规范；3. 文种、格式是否符合要求；4. 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；5. 是否符合公文起草的其他要求。经初审，对符合公文处理规定公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门处理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文应当明确办理时限。对于经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明情况。（四）承办承办是指按机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。承办是收文办理中的核心部分，它关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键性的环节。承办包括两方面的工作内容：一是从业务部门的工作来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；二是从文书工作来说，对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。1.承办方式 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得拖延、推诿。收文的承办工作要根据公文的内容、领导人的批办意见采取不同的承办方式： 阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送； 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理； 需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门； 紧急公文应当明确办理时限； 承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。2.拟办 拟办是文秘人员对收文应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过程。 拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，能协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。提出的拟办意见，要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行，文字表述要简明精炼。如果对一份文件有两种以上的处理方案，要一并提出，同时提出自己的倾向性意见及理由。 提出拟办意见的工作，有的由具体承办人进行；有的由秘书部门的负责人进行；或者由有关业务部门的负责人进行。拟定拟办意见的人，应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉各部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，以便提高拟办意见的准确性。 拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期，不可在文件上写、画。为使领导人准确地批办，文秘人员在提出拟办意见的同时，应把有关资料和政策依据一并附上，供领导批办时参考。3.承办的注意事项 第一，注意是否属于本部门的职权范围。如收文不属于本部门的承办范围或不宜由本部门办理，要及时退回交办的文秘部门，并说明理由。 第二，注意批办意见与公文内容是否一致。承办部门要认真核对批办意见，如果发现领导的批办意见与公文中的具体要求存在不相一致之处，应当及时向领导反映，领导说明情况或重新批办后再作处理。 第三，注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。凡批办意见中要求承办部门先提出拟办意见的，要认真及时地提出拟办意见，并附上有关公文和材料一并送原批办人审批。一般情况下，秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。如果明确指出要贯彻批办意见，则承办部门应快速回应，具体落实相关意见和指示。 第四，注意时限要求。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得拖延。但当公文数量较多时，要分清轻重缓急，有所侧重，保证要件、急件优先办理。（五）传阅 是指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。 办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传阅工作是文秘部门为领导和机关其他人员提供信息服务的重要手段和途径。1.传阅的方式 第一，轮辐式。这种传阅方式以文秘人员为中心，由他们组织文件在相关人员之间传阅。由中心点开始，先把公文送给第一个人看，看毕退回中心点，再由中心点传送给第二个人看，看完后又退回，如此进行，直到阅完。每传阅一个，通过中心点一次，传阅路线的形状形同车轮辐条，所以称之为“轮辐式”。 这种方式的优点是：有效控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途积压或丢失；随时调整传阅人员的次序（已规定有传阅次序的除外），保证公文尽快阅完。 第二，专人送传式。为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，等待领导当场阅完，并进行签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。 需要专人送传的公文有两种，一种是特急件，另一种是绝密件。这种传阅方式具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人的正常工作，应从严掌握。 第三，接力式。这种传阅方法是指公文在传递过程中不再经由中心点，从第一个阅文人开始，阅完依次下传，直到最后一个阅文人阅毕，再交回中心点。由于公文的行踪难以掌握和控制，这种方法在一般情况下不宜提倡，只有在特殊情况下才偶尔使用。使用此种方式，必须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和应传阅人员范围的覆盖。 第四，集中传阅式。集中传阅式指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专人传送的方式还不能达到要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。这种传阅方式对于解决紧急问题或突发事件具有明显效果，提高了办公效率，但是将阅件人集中在一起阅读文件，一定程度上影响了机关领导的正常工作，只适合在紧急事件中运用。2.传阅的要求 第一，掌握传阅范围。传阅文件范围，是依据文件的密级程度和文件本身内容的要求而确定的。文件传阅范围的确定，一般有两种情况：一是按级别和文中已注明的阅读范围确定；二是按领导签批范围确定。在传阅文件时，一定要严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅。 第二，传阅文件不要“横传”。传阅文件应以文秘人员为中心，组织传阅路线。不允许抛开文秘人员在应阅人员之间自行横传，以免传阅的文件失去控制，造成文件的积压、丢失与下落不明等情况。 第三，控制文件运行。传阅文件最突出的要求，就是一个“快”字，文件开始传阅后，文书人员要及时了解和掌握文件的运行情况，要了解有关领导人和各部门的工作活动规律与时间安排，以便适当调整阅读次序，不使文件在阅读者手中积压。 第四，积极利用并发展多种传阅方式。如开辟阅文室，设置内部布告栏，应用传真机、计算机网络等通信手段传阅文件，以及以会议形式集中送达文件等。 第五，要建立必要的传阅手续和制度。要随文件附上传阅登记单，阅文人员阅后要签署姓名和写明时间，不要只画圈了事，以免发生漏阅和责任不清等情况。案例 某公司要在全公司范围内以公开竞聘形式选聘中层管理人员。按照领导要求，公文下发到每个部门，要求全员传阅，每一个符合条件的员工要在文件上签字。秘书小李到每一个部门下发了这份文件，请在办公室的职员告知办公室其他人，大家互相抓紧传看，并告知符合条件的员工要在文件上签字。下班时，小李去回收文件，结果有的部门一个员工都没有签字，有的部门不论是否符合报名条件，全部都签名了，