08档案综合管理办法.doc

档案综合管理办法为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为集团事业发展服务，结合本公司实际，制定本办法。本办法适用于本公司各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。本公司的各种档案是本公司开展各项工作中形成的历史记录，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。一、管理体制及分工1、本公司档案管理分为公司档案管理、生产技术资料档案管理、财务档案三类管理体制。公司档案室负责对全公司档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。生产技术资料档案室对全公司的工程预决算、检测检验报告、安全和质量检查报告等生产方面的档案工作统一管理。财务档案室负责对集团公司财务相关资料的保管。2、各档案室工作列入年度工作计划和总结。档案室集中统一管理本公司形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。3、档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并自觉学习档案管理知识。 二、各部门应遵守本档案管理制度，按照本档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。三、各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本公司档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。 四、档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门主管领导负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。五、各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。1、归档的文件材料齐全完整。2、按照本公司档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。3、组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。4、案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。5、卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。6、案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。7、编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。六、按照规定要求和时间，将档案编录入库。1、各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。2、保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。七、档案保护1、档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。2、公司办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。3、维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。八、档案的统计和利用档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。九、档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。1、本公司各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经分管领导同意，财务档案借阅应先经财务科科长同意，生产技术档案应先经分管领导同意。2、外单位借阅本公司档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。3、借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制