浅谈办公自动化的意义和在企业中的重要作用.doc

摘要 网络办公系统是为适应现代无纸化及网络化办公的趋势，更好地服务于现代办公操作。政府要上网，企业要效益，办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必然趋势。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。随着计算机技术和信息技术的发展，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，对企业而言，对信息的掌握程度、信息获取的及时性、信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素。企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，已经不可避免地需要脱离传统办公模式接受现代办公自动化的系统模式。那么，对于企业，如何建设一套完善的办公自动化系统？本文将从办公自动化的发展、作用、要求和管理四个方面分析和探讨，以期为企业办公自动化提供可行性建议。关键字：网络办公 发展 作用 要求 管理目 录 1.概 述31.1计算机应用概述31.2系统应用开发的背景及要求31.3办公自动化内涵的变迁42.办公自动化及其发展52.1办公自动化52.2我国办公自动化的发展现状52.3办公自动化应用范围的发展62.4办公自动化硬件发展62.5办公自动化软件的发展72.6 办公自动化软件开发方法的变化73.办公自动化在企业发展中的作用74.企业实现办公自动化的基础84.1思想上84.2硬件上85.办公自动化面临的难题和解决办法85.1安全问题85.2技术问题85.3管理问题86.结束语9办公自动化的意义和在企业中的重要作用1.概 述1.1计算机应用概述随着计算机技术的不断发展与提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。今天，计算机的价格已经十分的低廉，性能却有了长足的进步，在发达地区计算机的普及率也可以说已经达到了无所不在的地步，与计算机相关的配套设施，外部设备和网络设置也有了很大的进步，与人们的日常生活有着息息相关的联系，使人们的生活，工作，娱乐等社会活动有了更大的便利和效率。计算机作为我们人类得力的助手，之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动，减少人工的危险性和失误率；其次，计算机可以节省许多资源，降低人工生产劳动的成本；第三，计算机可以大大的提高人们的生产效率；第四，计算机可以使某些敏感和重要的信息更加安全，等等；总之，计算机技术的合理应用是现今社会一个十分重要的课题，许多人投入到计算机科学的研究中，为计算机科学的进步做出了伟大的贡献。可以说计算机技术的发展代表着人类社会的发展，计算机技术的应用已经深入到人类社会的活动当中。在现今人类社会的各种活动中，以经济活动中的公司经营管理为例，合理的使用计算机技术进行经营管理代替传统的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趋激烈的商业竞争中占据有利形式，取得先人一步的商机。1.2系统应用开发的背景及要求现今的商业社会中，许多非计算机专业的公司企业对于计算机的应用操作还相对停留在一个比较肤浅的应用层面上，并没有充分发挥计算机系统的高性能的智能的优势，计算机只是用来进行一些比较简单的文档处理，网业浏览和信息保存，这些相对于计算机系统强大的功能来说是一种十分严重的资源浪费。计算机系统完全可以充分的融入公司日常的管理经营工作中去，使工作人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而且通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使公司的经营管理工作完全摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性，工作人员避免了因为某些工作而不得不停下手边的工作去和别的人员频繁见面的情况，只需通过计算机系统进行一定范围内的相互通信，使用几个简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦。因此可见，开发一套适用于公司日常经营管理活动的无纸化办公系统对于一个公司企业来说是十分具有现实意义的。但是在现实环境中，每一个公司的实际情况都有所不同，所从事的行业也各不相同，进而所采取的经营管理模式和工作步骤也有很大的不同，因此每一个公司都需要有一套适应各自实际情况的管理系统，这对与系统的开发是一个很大的难题，不过我以为，既然我们已经有了设计这种系统的思路就应该坚持不懈的走下去，通过我们的努力一定可以实现我们的想法。虽然开发一套适用与目前所有公司企业的管理系统还是不太可能的事情，但是在同一领域内，各个企业还是具有其相同性的，开发一套适用于一定行业领域内的管理系统还是有其可行性的，本系统就是基于这样的条件而开发的，希望可以通过本系统的开发为今后在各个行业领域内的管理软件的开发提供一个思路与参考。本系统开发的对象是最近社会上比较热门的办理出境留学的中介公司，具体以上海的上教国际公司为开发对象，该公司在此行业领域内具有一定的典型性，操作服务流程比较规范，客户关系网也比较完整。该公司以前的经营管理状态是比较传统的纸笔记录，人员面对面的频繁交流，大会三六九，小会天天有，客户联系通过纸笔记录，有时客户不能直接见面就要通过邮寄的方式将资料寄到公司保存，周期长，容易出错，而且成本高，公司经理的管理工作也变的十分烦琐，又要应付客户，又要频繁的和公司内部员工面对面的交流，有时需要外出办事却又不能离开公司，工作效率十分低下。因此开发一套管理软件就变的十分的迫切。1.3关注办公自动化内涵的变迁办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。 现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动化系统系统，都是企业数字神经系统的重要组成部分。 因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动内涵的发展变化，清楚认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。 2.办公自动化及其发展2.1办公自动化办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。2.2我国办公自动化的发展现状我国办公自动化自70年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：1.硬件配置阶段70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。2.数据处理自动化80年代中期开始，MIS（管理信息系统）的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。3.C/S架构下工作流程自动化阶段伴随着企业内部局域网的兴起，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。4.B/S无障碍工作流程自动化阶段90年代中期开始，随着Internet技术的兴起，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。5.协同工作型办公自动化90年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起，其核心即为KM（知识管理）。6.协同发展型办公自动化是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。2.3 办公自动化应用范围的发展 一直以来，许多人对办公自动化的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。随着企业对办公自动化理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意义。2.4 办公自动化硬件发展 首先，象电话、传真机、复印机等，我们称之为办公设备，而不能称之为办公自动化系统。办公自动化系统，包括硬件和软件两部分。办公自动化硬件从横向，分下列几类：办公信息的输入、输出设备：如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等； 信息处理设备：指各种个人计算机、工作站或服务器等；信息复制设备：指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等；信息传输设备：电话、传真机、计算机局域网、广域网等； 信息存储设备：如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等； 其他辅助设备：交通工作、空调、UPS、碎纸机、传呼设备等； 从纵向的发展来看，现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境，INTERNET、CHINANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的办公自动化成为可能。 我们要注意一个问题：许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，会常使别人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。 2.5办公自动化软件的发展 随着新技术、新产品的出现，办公自动化的软件也随之发展。我们可以将办公自动化软件分为工具及平台软件及系统级应用软件两大类，其中OA工具及平台软件包括：WPS文字处理软件、现在的Office97套装软件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook）、Lotus系统、WPS97、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、及MS Exchange的消息系统等。 同样，有些厂商，把某些办公自动化工具软件称为办公自动化系统，这是不够准确的。这些软件，作为办公自动化应用的平台或工具，解决个体的办公自动化是不成问题的，但要实现全员的信息的交流、交换，工作的协同，则还不够。还需办公自动化系统级应用软件。从前，这种综合、大型的办公自动化软件系统，没有通用的产品，需要由办公自动化方案提供商，在确定的平台上，按用户的具体情况度身开发。而现在，市面上已经逐渐出现了通用的商品化办公自动化软件产品，用户只需要购买回来就可以着手实施了。节省大量的时间及开发资金，并避免开发风险。 2.6 办公自动化软件开发方法的变化传统的办公自动化应用软件的开发方法是这样的。如果某个用户需要实施办公自动化，那么他首先就必须经过立项、调研、设计、开发、调试、试用、实施、维护，一个漫长的过程，当然，最后还不一定都能成功。实际上，我们很少看见成功实施的案例，我们经常听到的，不是用户抱怨开发商几年都没有开发出一套完善的系统，就是开发商抱怨用户在开发前提不出明确需求，在开发途中频频改变需求。出现这种现象的根本原因，在于目前开发办公自动化系统的指导思想及开发方法，都是传统的方式，要求系统的需求在开发过程中以及开发后都要明确不变，否则就要进行大量、繁重的的维护、修改工作。这些维护、修改工作，使办公自动化系统的开发陷入需求不断变化，软件不断修改，周期不断延长，效果难以预料的尴尬局面。 传统的思想指导下开发OA系统，要以用户的需求明确不变为前提，但在当前机构改革、管理不断优化的客观条件下，几乎没有用户能确保其对办公的要求永远不变。因此，如果没有一种新的开发方法，办公自动化发展的缓慢进程将永远得不到改进。由于机构不断变化，管理流程不断优化，所以办公自动化软件必须能适应这些经常性的变化，而且这种适应性的调整不能靠修改程序来进行，必须将这种调整、适应控制对交到用户手中。 3.办公自动化在企业发展中的作用3.1在专业化效率日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增添了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。3.2在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激升级作用，企业利用OA系统建立的企业内网（Intranet）和企业外网(Extranet)不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广。3.3信息能否快速获取及整合决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险,OA系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有利的方式。4.企业实现办公自动化的基础相对于企业来说，建设一套系统完善的办公自动化体系是面临着巨大挑战的，因而企业必须在内部建立一个良好的实现基础。4.1思想上4.1.1转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟的，但是有些人认为新生事物不易掌握，存在畏惧心理，也有人认为长时间手工操作已经成为定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。因此，企业领导思想的转化至关重要，必要时应进行一定的宣传以及企业各部门的普及培训。4.1.2企业应从本质上认识到办公自动化不仅是办公过程中先进技术和设备的使用，而且起到提高管理机构决策效能的作用，企业还需明白办公自动化的建设依赖管理基础和信息积累基础，不只是技术和设备的投入。4.2硬件上4.2.1办公自动化的实现体现在技术的实施上，为了更好地建设企业办公自动化，企业应加大对技术的投入及对技术人员的培训和积极引进。4.2.2资金是企业实施项目的基础，企业在