办公设备及办公用品管理规定.doc

树王管理模式ZB-XZ-ZD-08办公设备及办公用品管理规定1 总则1.1 为规范公司办公设备及用品的采购、发放、使用和管理工作，降低办公成本，杜绝浪费，特制订本规定。1.2 办公设备及用品的采购、发放和管理由行政人事中心归口管理。1.3 行政人事中心负责办公设备及用品的采购工作，具体为总监负责采购计划制订，行政文秘负责办公用品保管、发放及登记管理。1.4 办公设备及用品的采购、发放和管理同时接受财务中心的监督、检查和审计。1.5 严格划分办公区域，使用频繁的公共设备启用专人保管和监督。1.6 本规定适用于全体员工。2 办公用品及办公设备、设施分类2.1 办公用品：2.1.1 笔类：笔及笔芯等；2.1.2 钉类：曲别针、大头针、订书钉等；2.1.3 记事本类：记事本、活页、稿纸；2.1.4 袋夹类：文件夹、档案袋等；2.1.5 工具类：剪刀、裁纸刀、直尺、订书机等；2.1.6 纸类：复印纸、传真纸、便笺；2.1.7 耗材：墨盒、碳粉、软盘、光盘、数据线等；2.1.8 其它类等。2.2 办公设备：2.2.1 电脑、移动硬盘、U盘、扫描仪、打印机等；2.2.2 电话机、传真机、复印机等；2.2.3 投影仪、音响、DVD、VCD、电视机等；2.2.4 摄影机、照相机等；2.2.5 空调等其他。2.3 办公器具2.3.1 桌类：老板台、办公桌、会议桌、茶几等；2.3.2 椅类：老板椅、办公椅、电脑椅、沙发等；2.3.3 橱柜类：保险柜、文件柜、书柜、地橱等；2.3.4 办公架：三层架、书架；2.4 办公设施。2.4.1 装修的固定办公设施；2.4.2 壁挂：企业文化展板、壁画；2.4.3 灯具；3 办公用品的采购3.1 办公用品的采购遵循“按需采购、保证供应、方便工作、降低成本”的原则。3.2 办公用品的采购原则上采取年度预算、月度采购，具体按办公用品采购程序办理。3.2.1 各部门应在每年12月20日前向行政人事中心申报下年度办公用品需求，由行政人事中心进行汇总编制年度办公费用预算计划。3.2.2 行政人事中心按批准的年度办公费用预算计划和当月办公用品领用情况，统计、核查库存数量，确定下月的采购计划。3.2.3 行政人事中心应及时对库存办公用品进行盘查，保持合理的库存量，核对购进和领用数量，对已耗用完的办公用品按规定进行申购补充。3.2.4 办公用品采购时，行政人事中心采购人员应对所采购物资的质量进行逐一检查（如数量较大时，可采取抽查方式），以保证采购的办公设备及用品质量符合要求。4 办公器具及设备的采购4.1 办公器具及设备的采购遵循“方便工作、合理配置、降低成本”的原则4.2 各部门若需新增办公器具及设备，应按要求填写办公设备及用品申领表后向行政人事中心申购，行政人事中心对各部门上报的办公器具及设备需求进行审核与协调，不能协调的按照日常采购程序申报采购。4.3 办公器具及设备的采购必须坚持询价、比价的原则，大宗办公设备的采购可进行招标采购，具体按询价程序办理。4.4 如属急需使用的以及预算外的办公器具和设备，可按审批权限进行审批，审核通过后报行政人事中心协调进行临时采购。4.5 办公设备的采购须经相应审核权限人员批准后方可实施采购。4.6 汽车等大型固定资产的采购由需求部门根据公司业务需要提请董事长批准后实施采购，由行政人事中心和其他相关部门共同实施。5 办公设备及用品的领用和保管5.1 办公设备及用品的采购登记。5.1.1 办公设备及用品采购完毕后，将购进物资品名、规格和数量由前台接待验收保管并及时登记采购台帐。属固定资产范围的，同时报财务中心按规定建帐监管。5.2 办公设备的领用登记。5.2.1 办公用品及设备的领用按办公用品领用程序执行，原则上实行按月领用方式。5.2.2 办公设备需报有相应审核权限的人员审核签字后，凭审核后的办公设备及用品申领表到行政人事中心进行登记领用。5.2.3 属固定资产范畴的办公设备及用品的领用由部门总监申请，报经总经理批准后方可领用。5.2.4 办公设备领用时，领用部门或人员应对所领用办公设备及用品的质量进行检查，对不符质量要求或存在质量问题的办公设备不予领用。5.2.5 办公设备的产品说明书、使用说明书及保修资料等由行政人事中心实行统一保管。5.3 办公用品的领用与保管。5.3.1 办公用品由行政人事中心前台接待负责保管。5.3.2 行政文秘应对办公设备及用品领用情况按月进行统计，并按月对库存办公设备及用品进行盘点，确保帐物相符。5.3.3 每月底由办公室向各个部门发出下月办公用品领用需求表。各部门根据部门实际需求情况填写办公用品需求表并返回办公室。5.3.4 办公室对返回的办公用品需求表进行审核，并及时对各部门总监反馈和商榷，以确定最后的领用量。5.3.5 办公室将根据确定的办公用品需求表将各部门需求的办公物品一次性分发到各部门总监处，在由总监安排下发。5.3.6 各部门人员领用的办公用品由各部门指定人员或领用人保管、使用。5.3.7 领用的办公用品由领用人妥善保管，若当月遗失由领用人自行负责。5.4 库存办公用品为常用办公用品，各部门如需领用常用办公用品以外的办公用品，应至少提前一周将需求情况及经审批的办公设备及用品申领表报行政人事中心，以便及时编制计划实施采购。6 费用报销6.1 办公设备及用品采购后，经办人员应凭税务部门认可的发票在五日内结报费用，逾期财务中心不得办理（除总经理批准延期外）。6.2 办公用品采购报销由经办人员报行政人事中心总监审核，总裁批准后报销。6.3 固定资产费用报销实行一事一报，须经领用人签字证明，行政人事中心备案，行政人事中心总监签署意见，总经理批准后方可报销。6.4 办公通讯费用管理。6.5 办公用固定电话、传真。6.5.1 话费实行核定费用，部门使用，年终纳入部门总费用一并考核。话费结报，由行政文秘负责办理并做好费用统计，行政人事中心总监签署意见，总经理批准后报销。6.5.2 办公用固定电话话费核定标准：6.5.3 行政人事中心： 财务中心：6.5.4 设计中心： 策划中心：6.5.5 业务部门： 6.6 办公用个人通讯设备。6.6.1 手机话费补贴标准：董事长及总经理的手机电话实报实销；部门经理级以上管理人员和经营性岗位人员电话标准见薪酬管理制度。6.6.2 公司所有人员须保证通讯畅通，每月有话费补贴的人员，凡在规定确保通讯畅通时间内月累计超过三次（含）以上联系不上的，当月话费补贴不予报销。7 办公设备及用品的盘点7.1 公司办公设备及用品实行定期盘点，一般为每年六月和十二月。7.2 办公设备及用品的盘点由行政人事中心会同财务中心相关人员共同进行。7.3 办公设备及用品盘点的依据为固定资产台帐、行政人事中心办公设备及用品台帐、卡片、领用记录等。7.4 办公设备及用品盘点时应实事求是，如实记录盘点情况，严禁弄虚作假。7.5 盘点结束后应如实填写物资盘点表一式三份，注明盘点盈亏原因，行政人事中心和财务中心门以及当事人签字确认后各留一份。8 办公设备及用品的移交、闲置及减损处理8.1 员工因岗位变动或离职应及时将领用的办公设备及用品移交给接替人或归还行政人事中心，移交时须有行政人事中心委托的监交人员在场，并填写交接单。8.2 办公设备因工作需要在公司内部拨转调济，由行政人事中心负责协调，填写办公设备及用品转移单一式四份，由行政人事中心、移入部门、移出部门相关人员签字后各留一份，另一份报财务中心。8.3 各部门定期对已闲置三个月以上的办公设备及用品进行汇总，申报给行政人事中心，由行政人事中心总监批准后会同相关部门和人员确认已无利用价值后进行处理。9 办公设备及用品的管理9.1 公司所属固定资产或使用期限较长的非固定资产范围的办公设备及用品的使用和保管实施建帐、建卡管理，由行政文秘负责；易耗物品或使用期限相对较短的非固定资产范围的办公用品的使用实行领用登记制度。9.2 各部门应根据公司要求指定专人负责监管范围内的办公设备及用品的使用和保管。9.3 谨慎使用公共设备公共办公设备及用品（如打印机、传真机等），操作过程中做到轻拿轻放、轻开轻闭，切记过度用力，导致设备损伤。9.4 当需要使用公共办公设备及用品（打印机、传真机等）但不会操作或操作中遇到问题时，及时请教相关负责人代替使用或检查，不要在设备上胡乱操作。9.5 办公设备及用品维修。9.6 本规定所含使用频繁的公共办公设备及用品（打印机、传真机等）如在正常使用过程中出现不可抗力因素导致无法使用时，应及时通知行政人事中心相关人员进行检查和维修，严禁敲打或随意拆卸设备，若因此造成设备损坏将根据相关条例追究相关责任。9.7 本规定所含办公设备及用品如在使用过程出现故障时，使用部门应填写办公设备及用品报修单，报行政人事中心协调维修单位进行维修；维修结束后，由报修部门经理或报修人检查维修情况后签署意见继续使用。9.8 办公设备及用品在使用、保管过程中，发生以下情况的，经行政人事中心对责任进行认定，责任人应给予相应赔偿。9.8.1 对纯属人为原因致使办公器具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费用的70%100%；造成报废或丢失的，视情况由责任人赔偿原值的70%100%。如责任人不清的，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另外50%。9.8.2 因保管不当造成办公设备及用品遗失的，由保管人赔偿原值的80%或责令自行增购并不得报支费用。9.9 对办公设备及用品采购过程中利用职务之便弄虚作假、低买高报等损害树王公司利益的以权谋私行为，一经发现查实，除没收非法所得外建议调