英语商务电子邮件的写作技巧-新ppt课件

英语商务电子邮件的写作技巧 探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则 为什么要强化商务英语写作能力 在经济全球化的形势下 商务英语电子邮件以其方便快捷 在现代商务活动中起着重要作用 据调查 88 的英特网用户使用电子邮件 而在商务场合中约有90 的员工是利用电子邮件来联系公务 商务往来中的电子邮件代表着公司的形象 显示着公司的水平和实力 直接影响到客户对公司的评估 所以 商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位 提高商务电子邮件的质量 亦即意味着成功沟通 减少误解 提升形象 许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则 格式及相关技巧 因此 今天将和大家探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分 写信人Email地址 收信人Email地址 抄送收信人Email地址 密送收信人Email地址 标题 称呼 问候 开头 正文 结尾句 礼貌结束语 写信人全名 写信人职务及所属部门 地址 电话号码 传真等 格式范例 From 写信人电子邮件地址To 收信人电子邮件地址Cc 抄送收信人电子邮件地址Bcc 密送收信人电子邮件地址Subject 主题摘要 URGENT 急件标示方法称呼Greeting Beginning Body Reasonsforwriting 写作目的 Requestforaction 要求对方采取的行动Ending 礼貌结束语 ComplimentaryClose 写信人全名 Writer sFullName 写信人职务及所属部门 Writer sTitleandDepartment 写信人所属公司 Writer sCompany 其他信息 Otherinformationmayincludecompany sname logo address phonenumber faxnumberandwebsite 各个构成部分的写作介绍 1 邮件的写信人电子邮件地址 收信人电子邮件地址 抄送收信人电子邮件地址 密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多 无需填写繁杂的邮政地址 只需填入相应的电子邮件地址即可 而且并非每一项都填 若收信人只有一个 就不需填写抄送收信人电子邮件地址 当填写密送收信人电子邮件地址时 写信人将邮件秘密抄送该收件人 要了解收信人和抄送收信人的区别 一般来说 写信人不会期望抄送收信人的回复或采取某种行动 全部答复 replytoall 的意思是你的邮件将会回复给所有原来收到信件的人 在e mail地址的部分 cc carboncopy 的意思是发副本给你需要说明的人 bcc 可以让你秘密地发出副本 b是blind的缩写 隐藏 2 主题摘要 Subject 邮件的标题应当体现邮件主旨 要引人注目 意思明确 最好为名词或动名词短语 邮件标题是邮件主要内容的浓缩 也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据 邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率 因此 为了确保收信人及时阅读邮件 邮件的标题不仅要引人注目 而且应该意思明确 避免模糊笼统 此外 还应注意标题应该是名词短语或动名词短语 如 Sub Thedrydocking repairofHN Sub 1stpaymentforHN 3 称呼 Salutation 每封邮件开头称呼语表应礼貌得体 符合商务写作习惯 虽然写给你朋友的e mail开头 Hey 很好 但最好不要以这种方式写给潜在的客户伙伴 在另一方面 用非常正式传统的习惯用语 如 DearSir 是常用的写法 但最好是写 DearMr Ms 和对方的姓 当你和对方有相当的工作关系 你可以只是写他们的名字 例如 DearJohn 称呼后面可以加一些礼貌的问候语如 Goodday Greetings Wehaven tmeetforlongtime how severythinggoingon Howareyoudoingthistime 4 开头 Beginning 万事开头难 商务邮件更是如此 不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型 这部分写作不过如此 邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化 但无论何种商务邮件 开头一般都需表明写信的缘由或主旨 若是回函或写信前与收信人已经联系过 开头应确认已收该邮件 或已通过电话等 常见开头句型如下 a ThankyouforyouremailtousdatedonMarch3rd 2010whichyouaskedfordockspacearoundmiddleofMay2010 b Referenceismadetoourphonecallthismorning c RefertoyouremailtousdatedonMarch6th 2010 d Withreferencetoourvariouscorrespondencesonsubjectmatter e Iamwritingtoyoubecause to f Iamwritinginconnectionwith g FurthertoourmeetinglastTuesday IamsendingyoutheamendmentstotheContractaswehadagreed 5 正文 Body 信的正文是信函的主体 是最重要的部分 这一部分的写作好坏决定了整篇信函的水平和质量 商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则 即Correctness 准确原则 Conciseness 简洁原则 Complete 完整原则 Clarity 清楚原则 Courtesy 礼貌原则 准确原则Correctness 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利 义务关系 其准确性对商务处理与沟通至关重要 具体而言 不仅电子邮件的英语语法 标点符号和拼写要做到准确无误 电子邮件内容还要叙述准确 以免引起误会纠纷 准确无误 正确性不仅仅是指英语语法 标点符号和拼写 更重要的是书信的内容要叙述正确 不要说过头 也不宜漏说略述 避免使用一些语意模糊的词语或短语 如 majority ASAP等 以免引起不必要的纠纷 简洁原则Conciseness 简洁原则是商务英语写作最重要的原则 指在不影响完整性和礼貌性的前提下 尽量使用简单句子和简短词语 一封拖沓冗长 措词复杂的电子邮件既浪费写的时间 也会给阅读者带来不必要的麻烦 故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务 在具体写作中 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了 其词汇特征是用语简洁 语言简明扼要 时态简单清楚 完整原则Complete 商务电子邮件内容应力求具体 明确 完整 提供读者所需要的信息 尤其像询盘 回盘需要清楚完整 因为只有包含具体信息的邮件 才能达到良好的沟通效果 邮件是否完整 可以用5W1H来检验 即who when where what why和how 内容完整 邮件的内容应力求完整全面 向收件人提供所需的信息 若是邮件的回函 需回答来信中所提出的所有问题 清楚原则Clarity 信息明确 邮件要写得清清楚楚 明明白白 毫无晦涩难懂之处 使收信人看了信后不会误解写信人的意图 尽量做到开门见山 直入正题 要避免使用生僻 冷门的词汇 商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚 用词准确 要避免使用可能产生误解的词语 以及一些双关的表到方式 礼貌原则Courtesy 商务英语电子邮件应遵循措词婉转 礼貌的原则 在写电子邮件要求某事的时候要清晰地表明你的意思 不管是关于价格的讨论还是订单的确定 提出要求都是无可厚非的 不过最好不要使用 Iwant 这种词汇 使用 Iwouldlike 比较有礼貌 如果你是在提建议或是在想其它方法的时候 Iaminterestedin 也是一个个很好的选择 鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败 买卖双方应十分注重措辞方式 要婉转 礼貌 不要盛气凌人 避免使用冒犯 伤害 贬低的短语 如 yourneglectfulattitude impatience wedenyyourclaim等 为了使对方轻易接受 在写作电子邮件时 可以通过使用虚拟语气 委婉语气等方法迂回地表达观点 提出要求 应多使用诸如 please yourkindinquiry Iwouldappreciateitifyouwould 等词语和句式 当明确要表达否定意思的时候 可以用 haveto 等词语以强调是客观上必须 而非主观上强迫对方接受 虚拟语气 1 与过去事实相反的假设 结构为 从句的谓语动词用 had 过去分词 主句用 should would could might have 过去分词 例如 Ifithadnotrainedsohardyesterday wecouldhaveplayedtennis 如果昨天没有下大雨 我们就能玩网球了 2 与现在事实相反的假设 结构为 从句的谓语动词用过去式 系动词用were 主句的谓语用 should would could might 动词原形 例如 IfIwereinyourposition Iwouldmarryher 如果我是你 我就娶她为妻 3 与将来事实相反的假设 结构为 从句的谓语动词用 should wereto 动词原形 主句用 should would could might 动词原形 例如 Ifthesunweretoriseinthewest myloveforyouwouldnotchange 即使太阳从西边出 我对你的爱也不会变 正文 Body 正文应结构清楚 便于阅读 在使用其它语言的时候 虽然您使用复杂的结构能显示出你的语言方面的天分 但在写英文电子邮件的时候务必简洁有序 在第一段明确地说出你写这封电子邮件的目的 接下去的主要段落要分明 每段的开始 可以使用一个引入句 使用一些单词 例如 first second next andfinally 这些词可以作为你在向读者阐明新观点的向导 你没有必要在电子邮件中说明所有的细节 你可以在电子邮件结尾写上一些词组 比如 Ifyouhaveanyotherquestions pleasefeelfreetocontactme 这些会引导你的读者询问你更多信息 正文 Body 还有一种方法 是在正文写好之后应进行编排 确保其结构清晰 一目了然 便于读者阅读 为了达到这一目的 以下几点小技巧值得参考 a 使用小段落 尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述 b 段落与段落之间空一行 c 提供段落的小标题 d 使用列举符号罗列具体信息 e 使用项目符号或下划线强调重点内容 举例 DearMr White Furthertoourtelephoneconversationyesterday wewouldliketoconfirmacceptanceofyouradditionalrequestsandarepleasedtoprovidethefollowingservicesforyou ArrangethecartransportationtopickyouupfromShanghaiInternationalairportonMarch6th 2010 BooktwostandardroomforyouinJiangyinInternationalHotel Arrangeonelocalmobileandhanditovertoyouatshanghaiairport ArrangethemeetingwithSRMonMarch7th 2010 Weguaranteethatyouwillenjoyourexcellentserviceduringyourstayinshipyard Ifyouhaveanyotherquestions pleasefeelfreetocontactus Wearelookingforwardtomeetingwithyousoon Sincerely OurRef SSML HO YZJ 983 1277dd31January2014YourRef ddAtt Mr JiHongFei DirectorofBusinessDepartmentAtt Mr JackYun ProjectManager BusinessDepartmentRe Re dockingofHN1100and1101tofittheBTFHiJack Thankyouforyourkindmessage Summaryofcosts QuotefromCSIC27January15 USD335 215CostreductionRajDewan30January15 USD3 000 daybasedon7days USD21 000 pleaserequestupdatedquotefromCSIC YZJContribution USD30 000 vesselFinalExtracost USD284 215 vesselPleasebeadvisedthattheBuyeracceptstheextracostofUSD284 215 vesseltore dockHN1100and1101toapplytheBeckertwistedfinbeforetheseatrial PleaseproceedtosecurethedockatCSIC Thankyouforyourkindcooperation BestRegardsPeterJacksonDirector Projects TechnologySeaspanShipManagementLtd 2600 200GranvilleStreet Vancouver BCV6C1S4Direct 1604 638 2593 Main 1604 638 2575Mobile 1 604 603 2031 Fax 1604 676 2296E mail pjackson seaspanltd caWeb 文法上的一些注意点 1 切忌主客不分或模糊例子 Decidingtorescindtheearlierestimate ourquotationwasupdatedtoinclude 4000forthenewequipment 应改为 Decidingtorescindourearlierestimate wehaveupdatedourquotationtoinclude 4000fornewequipment Ourearlierestimatewasrescindedandtheupdatedquotationwasmadeinclude 4000fornewequipment 2 主动 被动语态要注意 被动语态强调一种客观上的事实 主动语态有一种主观意向在里面 在同一句话中 主动 被动格式要统一 不能一会被动 一会主动 主语不明确 导致理解上的混乱 例1 TherepairworkwascommencedonMay1st 2010and asperourschedule wewillcompletetherepaironMay21st 2010 应改为 TherepairworkwascommencedonMay1st 2010andwillbecompletedonMay21st 2010 asperourschedule 3 要了解主谓宾语的区别 词组要放在它应该在的位置 行文的时候最好直接用英语来组织语言 如果无法做到 先把自己想要表达的意思想清楚 需要那些英语词汇 让后再用正确的语序进行组织 4 想一想该用哪种时态 动作或状态的时间性则可分为如下三个时段 1 现在 Present 2 过去 Past 3 将来 Future 词形变化的形式共有如下四种 1 一般式 SimpleForm 2 进行式 ProgressiveForm 3 完成式 PerfectForm 4 完成进行式 PerfectProgressiveForm 这三个时段和四种词形形式可以配合成如下的十二种时态 时态的分类 时态的分类和简例 现以 I 为主语 do 为动词 把这十二种时态以实例表达如下 1 一般现在时式 Idoiteveryday 我每天做这样的事 2 一般过去时 Ididityesterday 昨天我做了这件事 3 一般将来时 Ishall willdoittomorrow 明天我要做这件事 时态的分类和简例 4 现在进行时 Iamdoingitnow 现在我正在做这件事 5 过去进行时 Iwasdoingitatthattime 当时我正在做这件事 6 将来进行时 Ishall willbedoingitat9 00tomorrowmorning 明天早晨九时我会正在做这件事 时态的分类和简例 7 现在完成时 Ihavedoneitalready 我已把这件事做好了 8 过去完成时 IhavedoneitbeforeIwenthomeyesterday 昨天我在回家之前就把那件工作做完了 9 将来完成时 Ishall willhavedoneitbeforeyoucomebacktomorrow 明天在你回来之前我会把这件工作做好 时态的分类和简例 10 现在完成进行时 Ihavebeendoingitfortwodays 这件工作我已做了两天了 说话时工作尚未做完 所以还得继续做 11 过去完成进行时 Ihadbeendoingtheworkfortwohourswhentheteachercame 老师来时那件工作我已做了两小时了 当时工作尚未完成 所以老师来了我还继续在做 12 将来完成进行时 Ishall willhavebeendoingitforanhourwhenyoucometoseemeat9 00tomorrowmorning 明天早上九时你来看我时 我会在做那件工作做了一小时 当然尚未能做完 还得继续做下去 5 句子不要太零碎 例子 Wedecidednottoaccommodatethisship BecauseofourdockspacearefullybookedtillendofApril2010 应改为 SinceourdockspaceisfullybookedtillendofApril2010 wedecidenottoaccommodatethisship 要善于使用一些连接词 过度词 比如however hence inorderto inaccordancewith onbasisof furtherto等等 结构对称 令人容易理解 例子 Theownerquestionedtheoccupant sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings 应改为 Theownerquestionedtheoccupant sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract 7 单众数不要搞乱 不然会很刺眼 看起来也舒服 例如 AnauthorizedpersonmustshowthattheyhaveClasscertificate 应改为 AnauthorizedpersonmustshowhisClasscertificate 8 动词主词要呼应 想想这两个分别 1 Thesearetheadditionalrequirementsforthatjob thatwasunderestimated 2 Thesearetheadditionalrequirementsforthatjob whichwasunderestimated 9 标点要准确 该使用逗号的地方要使用逗号 一句话结束要使用句号 引用的话要使用双引号 标点后面要空格 例如 Hedidnotmakerepairs however hecontinuedtomonitortheequipment 改为 Hedidnotmakerepairs however hecontinuedtomonitortheequipment 成段引用别人的邮件还有一种方法 在引用开始前使用quote 在引用结束后使用unquote来标注 10 选词正确 有些意思相近的词语 要搞清楚意思再使用 好像affect和effect assure和ensure等等就要弄清楚其含义和区别才好用 Howyoueataffectshowyoufeel Theeffectofeatingjunkfoodisthatyoufeelprettyjunky Toeffectgoodhealth youneedtoeatright 11 拼字正确 有电脑拼字检查功能后 就更加不能偷懒 在邮件发出前 一定要利用自动拼写来检查更正 12 大小写要注意 非必要不要整个字都是大写 要强调的话 用底线 斜字 粗体都可以 如果是印度人的邮件 因为如果对方来件同通篇大写 回复的时候 你也可以采取相同的格式 6 结尾 Ending 邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应 这部分应避免画蛇添足 造成累赘感 同时也应注意措词礼貌得体 语调积极乐观 给读者留下良好的印象 常见句型如下 a Iamlookingforwardtomeetingyousoon b Thankyouforyourcooperation Wewishtotakeyouasourregularcustomer c Iwouldappreciateitifyoucouldconfirmtheorderbytheendofthismonth d Ifyouhavefurtherinquires pleasecontactmeandIwillmakenecessaryclarificationtoyouaccordingly 7 礼貌结束语 ComplimentaryClose 一般信函礼貌结束语有几种 在英国 Yoursfaithfully 是正规用法 在美国常用 Sincerelyyours 两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长 陈旧 一般来说 正式的邮件可用 Sincerely BestRegards 若双方比较熟悉 亲近时 可用 Regards 注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写 后面要逗号 8 写信人全名 Writer sFullName 在礼貌结束语空一行处写信人应该写上名和姓 若读者是关系比较亲近的同事或商业伙伴 可不加 姓 中国人的姓名就按照汉语拼音写 姓和名第一字母都要大写 若是双名 其汉语拼音应作为一个整体 不能分开而且第一字母需大写 此外应注意的是无需将姓和名颠倒 如 YuYunFeng 属于正确的写法 如使用英文名字 或缩略全名 可使用姓名颠倒方式 如VincentYu 或Y F Yu等 9 写信人职务及所属部门 Writer sTitleandDepartment 增加这部分信息主要是为了便于读者了解写信人的身份 以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气 10 写信人所属公司和其他信息 这部分可能包括写信人公司的名称 标志 地址 电话号码 传真号码 网址等 11 日期 一般邮件中都自动生成写信日期 若