行政秘书工作 PPT课件

1 关于秘书工作 2 一 行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作 3 行政文秘人员的主要工作 表一 4 行政文秘人员的主要工作 表二 5 二 行政文秘人员的专业技能 打字速记写作编辑归档统计现代化办公 6 打字 速记 写作 编辑 归档 行政文秘人员需要掌握的专业技能 表一 7 行政文秘人员需要掌握的专业技能 表二 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 8 秘书与领导关系的处理技巧 一 领会领导意图 做好领导交办的事项 二 主动参谋 为领导分忧解难 提供信息主动参谋 三 小处着眼 注意细节 四 善于沟通 一视同仁 9 秘书与同事关系的处理原则 一 顾全大局 二 敏言慎行 三 宽人严己 四 尊重和重视他人 五 诚信正直 10 秘书接待来访者的工作方法 一 预约来客 二 不速之客在接待来访的过程中 秘书应当不骄不躁 不卑不亢 将 服务于组织 服务于公众 的理念贯穿于工作始终 美国成人教育家戴尔 卡耐基认为 一个人事业上的成功 只有15 是由于他的专业技术 另外85 要靠人际关系和处世技巧 所以 无论是秘书 还是领导 都应主动地 积极地培养交际的能力 努力建立良好的人际关系 以利于工作的开展 利于提高工作效率 11 小测试 你适合做行政文秘吗 表一 12 小测试 你适合做文秘吗 表二 及时将机构内外部信息传递给上司 13 小测试 你适合做文秘吗 表三 14 小测试 你适合做文秘吗 表四 15 三 如何当好秘书 文秘人员的素质和修养问题 一 是要具备较高的政治素质 二 是要具备较高的政策理论水平 三 是要具备较强的综合工作能力 四 是要具备求真务实的思想品格 五 是要有高度的法纪观念 16 文秘人员的工作作风和效率问题 一 工作作风快速 说干就干 一鼓作气准备 充分 完备精确 细致 严谨 对一件事情了解 时间 地点 人物 事件要求 原因 结果 求实 切合实际勤奋 肯用功 17 二 工作效率 工作方法和艺术问题1 提高两级想问题 靠前一级抓落实2 想好了再说 干完了再歇3 汇报工作要勤快 请示工作要有建议4 大事多请示 小事自处理 不犯上 5 领导关注的事要及时让领导知道进展情况6 领导交办的事要件件有着落 事事有回音 18 7 大事不过夜 急事不耽误 要事不遗漏8 会内事不要会外讲 酝酿事不要提前讲 上面的事不要下去讲 未公开的事不要到处讲9 领导气话不要原本传达 两次请示要说明情况10 提建议要争取让领导采纳 穷尽外援 让领导做选择题 三条以上 11 要随时为领导减轻压力 不要出难题 急领导所急 想领导所想 12 要有创新意识 不能按步就班 创新是发展的前提 19 怎样协助领导抓工作落实 第一 要不断强化抓落实的意识 第二 要树立抓落实的权威 第三 要建立健全必要的制度 第四 要养成良好的抓落实习惯 第五 要争取领导信任 20 养成良好的抓落实习惯 一是养成惜字如金 反复斟酌的习惯 二是养成明示落实时间和结果的习惯 三是养成认真研读上级重要文件的习惯 四是养成主动协调配合的习惯 21 养成主动协调配合的习惯 一要处处为领导着想 二要真正成为领导的左膀右臂 三要有良好的应急心理 1 要有居安思危思想2 要有敏锐的洞察力3 遇事要积极主动四要注意言行得体五要出于公心 不以权谋私 六要正确面对能力不如自己的领导 1 下放事权 责权对应2 完善制度 奖惩分明3 经常协调 减少矛盾4 加强培训 提高技能 22 意识 责任 技巧 熟悉单位内情外况 熟悉各部门 23 24 第二部分公文写作注意事项 25 公文写作与处理的意义 人们对它的认识 伟人说 人们对它的认识 行家说 人们对它的认识 老外说 美国学者约翰 奈斯比特在 大趋势 改变我们生活的十个方向 一书中说 在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住 而其中的一件就是在这个文字密集的社会里 我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能 首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力 也就是应用写作能力 毛泽东历数 党八股 罪状 空话连篇 言之无物 装腔作势 借以吓人 无的放矢 不看对象 语言无味 像个瘪三 甲乙丙丁 开中药铺 不负责任 到处害人 流毒全党 妨害革命 传播出去 祸国殃民 一字入公文 九牛拔不出 笔下有财产万千 笔下有人命关天 笔下有是非曲直 笔下有毁誉忠奸 26 公文写作的重要性 关系到公务处理的成效体现个人办事能力 27 处理私事与处理公务之比较 一 程序 28 处理私事与处理公务之比较 一 程序 29 处理私事与处理公务之比较 二 考量因素 30 举例 以购买沙发为例 31 举例 以购买沙发为例 32 文章 四分法 理论文体文学文体新闻文体应用文体 四分法 33 文章 三分法 34 公文写作与处理的依据 依据 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 上级主管机关公文处理办法 当地党政机关公文处理办法 本机关办公室 35 公文写作与处理的原则 准确性 时效性 规范性 安全性 精简性 质量 时间 程序 保密 文风 36 被动写作 对象明确 集思广益 决策之作 急迫之作 遵从性强 针对性强 群体性强 政策性强 讲究格式 时效性强 规范性强 公文写作的特点 37 公文写作的基本要求 在内容上符合政策规定 在业务上符合客观规律 在表述上符合语法逻辑 在起草上符合时限要求 在程式上符合行文规范 38 39 法定公文15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 40 41 42 几个需要注意的问题 关于引文引用公文先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 关于结构层次序数第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 关于简称使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 关于数字除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 43 关于用纸 1 自2001年1月1日起统一使用A4型纸 210毫米 297毫米 四边都有留空处 天头 37毫米 1毫米 地脚 订口 28毫米 1毫米 和翻口 除此之外为版心 156毫米 225毫米 2 排版规格和要求 3号仿宋体字 一页22行 每行28字 3 装订要求 左侧装订 44 公文基本格式 公文页边与版心 用纸 A4210mm 297mm天头 上白边 37 1mm订口 左白边 28 1mm版心 156mm 225mm 不含页码 45 一级 二级 三级 2 1 46 一 事务性用语称谓用语 第一人称 我 本 我们 第二人称 贵 你 你们 第三人称 该经办用语 后经 均经 未经 业已 已经 业经 兹经 引述用语 收悉 悉 接 前接 期请用语 请 请批示 请指示 请回复 请核示 希 希望 望 希予 表态用语 同意 不同意 照办 可行 不可行 必须 禁止 征询期复用语 是否 当否 妥否 特此 为盼 专用词语 47 综述过渡用语 为此 对此 结尾用语 为要 为荷 特此通告 通报 函复 函达 其他用语 定于 定期 即可 届时 如期 审批 事宜 务须 切勿 以资 兹有等 二 常用介词表目的 为 为了表原因 由于 因 因为表方式 在 通过 随着 遵照表对象 范围 对 对于 将 除了表根据 方式 根据 依照 遵照 通过 48 公文常用特定用语简表1 49 公文常用特定用语简表2 50 注意语气 不掺杂个人情感 依法按章办事 理性的组织结构 感情丰富情绪多变 喜怒哀乐 机关 私人 51 注意用词例 形容相貌 普通 美 丑 平凡 不上相 不討人喜歡 难看 丑八怪 美若天仙 很漂亮 蛮順眼 不难看 还可以 很善良 有气质 挺耐看 很爱国 很抱歉 恐龙妹 很靓 52 公文办理 签收 登记 审核 拟办 批办 催办 办复 归档 承办 收文处理程序 53 公文办理 交拟 草拟 审核 签发 复核 用印 登记 分发 校对 发文处理程序 缮印 办复 归档 54 公文的行文规范 按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范 公文行文规范 行文关系 行文方向与方式 行文规则 组织系统 领导关系 职权范围 下行文 平行文 上行文 55 行文关系 同一系统的机关 业务上指导与被指导 领导与被领导 平行关系 2 3 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系 它是根据机关的组织系统 领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系 非同一系统的机关 4 不相隶属关系 上级机关 下级机关 同级机关 同级机关 此机关 彼机关 下级业务主管机关 上级业务主管机关 1 56 行文方向与方式 下行文 上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文 河北省人民政府 河北省教育厅 XX市教育局 行文方式 保定市教育局 XX市教育局 57 行文方向与方式 2 行文方式 2 上行文 是下级机关向所属上级领导机关行文 河北省人民政府 河北省教育厅 保定市教育局 58 1 2 3 无领导与指导关系的机关 部门 单位之间 行文方向与方式 2 行文方式 3 平行文 是同级机关或者不相隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文 同级机关 同级机关 不相隶属机关 不相隶属机关 59 公文处理的特点 60 第三部分例文部分 61 62 发布行政法规的通知 关于发布 的通知 发 200 号 为了 根据 现将 发给你们 望认真贯彻执行 附 共 页 公章 年 月 日 63 转发上级来文的通知 关于转发 的通知 发 200 号 现将 年 月 日 号 发给你们 来文的作用和意义 或贯彻执行过程中 务必做到 一 二 结束语 附 发文机关 公章 年 月 日 64 布置工作的通知 关于 的通知 发 200 号 为了 根据 决定 现将有关事项通知如下 一 二 以上各项 望认真贯彻执行 执行情况应及时向 报告 公章 年 月 日 65 告知事项的通知 关于 的通知 发 200 号 为了 根据 决定 现将有关事项通知如下 一 二 特此通知 公章 年 月 日 66 大会会议通知 关于召开 大会的通知 字 200 号 为了 为了 决定召开 大会 现将有关事项通知如下 一 议题 议程 二 时间 会期 三 报道的时间 地点 四 参加会议的人员 五 与会人员应做的准备 六 交通 七 住宿 收费事项 特此通知 公章 年 月 日 67 常规会议通知 关于召开 会议的通知 字 200 号 为了 决定于 年 月 日召开 会议 希望 人员 按时出席 特此通知 公章 年 月 日 68 表扬性通报 关于表彰 的通报 字 200 号 叙案 时间 地点 人物 事件 原因 结果 即成绩 成就 影响 是重点 决定事项 一 二 号召或希望 附 公章 年 月 日 69 批评性通报 关于 的通报 字 200 号 叙案 6要素 性质 造成损失或后果 叙由并引出决定事项 一 二 防止类似事件发生的措施 号召或希望 公章 年 月 日 70 情况通报 关于 的通报 字 200 号 为了 根据 决定 现将有关情况通报如下 一 总目的 总任务 总要求 总做法 总成果 二 成功的做法 效果于经验 三 存在的问题与薄弱环节 四 今后的打算与安排 号召或希望 公章 年 月 日 71 请示一 关于 的请示 字 200 号 鉴于 为了 根据 拟 提出请示的事项 是否妥当 请审查批复附 件共 项 公章 年 月 日 72 请示二 关于 的请示 字 200 号 为了 根据 拟 我 的意见是 一 二 以上意见是否妥当 请予批示 公章 年 月 日 73 写请示注意事项 必须一文一事不能一文数事 必须事先请示 不能先斩后奏 标题不要写成请示报告 语气平气恳切 材料真实 理由充分 要求明确 向主管部门请示 不能越级请示 请示 74 报告 关于 的报告 字 200 号 为了 根据 我们在 期间 进行了 工作 总情况 总做法 总步骤 总成果 现将有关情况报告如下 一 工作的条件 经过和成效 实绩 可分条 二 做法和体会 一 二 存在的问题 今后的打算 以上报告 请审查 或如无不当 请批转 公章 年 月 日 75 请示与报告的区别 报告 报告的特点 行文的单向性 表达的陈述性 76 批复 关于 的批复 字 200 号 你 关于 的请示 字 200 号 收悉 经研究 现批