文件及档案管理制度.doc

文件及档案管理制度为加强公司档案管理，更好地为公司的经济活动服务，特制定本规定。一、管理体制：公司行政部设专职档案管理员，负责本公司档案的收集、管理、利用及装订（装盒）。各部门设兼职档案管理人员，负责本部门档案材料的收集、整理、使用及送存,形成档案管理网络，便于查阅与归集，保证档案的准确、完整、保密、安全。二、档案的分类：1、须归档管理的外来文件包括：适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与建设有关批文。勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证图纸会审记录；监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等；工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告；经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料；作为工作依据的其它外来文件和资料；2、须管理的对外发文和内部文件包括：向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件。对重要问题提出见解和处理办法。招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；人事录用档案；用工合同；公司内部文件、会议记录纪要、工作计划、考评鉴定、管理制度等。工地现场检查记录、施工日志和大事记、公司阶段工作总结。销售过程中与客户、外协单位交往中形成的文字资料、图纸、图表、计算材料、声像资料等。三、职责划分：公司各部门负责各自职责范围内有关文件资料的具体管理工作，各部门应建立本部门文件清单或文件目录，掌握文件分布和更改记录。1、计划部负责与设计单位沟通，收集工程各阶段勘测设计文件、科研报告及批复文件、设计图纸及设计修改通知书和设计总结等资料，按项目整理、移交。并负责提交本项目施工图纸总目录、设计修改总目录和技术要求总目录。编写卷内目录及光盘（或电子文件）一份。2、工程部负责与施工及监理单位沟通，收集、整理、编制、移交工程监理业务范围内形成的各项监理工作（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责监督检查及审核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、移交，对竣工档案在形成中是否收集完整、准确，负责竣工档案和竣工图的审核并签署意见。负责收集、整理、编制、移交各承建总包单位的竣工档案，还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。3、销售部负责在策划、推广、销售过程中与客户及外单位交往中形成的有关档案文件的管理。4、行政部负责有关合同、招标、人事及公司日常管理档案的统一管理，并就档案管理工作对各部门的具体工作进行指导监督。四、文件及档案管理办法1、自编文件的处理程序步骤按如下执行：拟稿人（拟文）拟稿人部门负责人（审核） 如合同等需法律顾问审核时公司法律顾问（审核）总经理（批准、签发）办公室（编号、打印）行政部经理（组织发文）档案管理员（签收、归档、保存、备查）发给相关部门（执行）（进入合同流转程序）相关部门（执行）合同执行人建立合同台帐备查，并报送财务部经理备案说明: 以上程序适用于发往公司外的各类文件，如各类合同、协议等以及发往公司内部的各类文件，如决定,通知,请示等。发文交接由办公室组织发文签收表的填写与保管。发文签收表见附件1。合同流转程序参见合同管理制度。公司所发的各类文件均由档案管理员根据编号登记、归档保存。同时负责向相关人员提供查询。公司各类多页文件进入审批程序前，须先到行政部盖启封章。2、外来文件的处理程序步骤按如下执行：文件签收文件编号文件登记文件处理意见文件交办跟踪催办处理结果交验文件归档管理3、文件的换版及作废：文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。换版、换页后的作废文件应按档案管理规定的要求进行处理。需作资料保留时应在其醒目位置作“保留资料”标识；由于保管期到或其他原因需销毁的档案资料，必须经公司领导书面批示，档案管理员填写档案销毁登记表，并完备签字手续后，由办公室领导现场监督销毁。档案销毁登记表见附件4。4、文字材料的整编按下列要求整理：按照工程档案分类大纲进行文件分类组卷，管理性文件按阶段、问题或重要程度进行排列；同一问题（时间）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起，按时间顺序排列;一般文字材料在前,图样在后；复文在前，来文在后。文字材料组卷应按专业进行分别组卷,组卷要遵循科技文件材料形成的规律,保持案卷内文件材料系统的联系,便于今后档案的保管和利用,确保案卷内所有反映的文件材料完整、齐全、真实、准确。文字材料的载体和书写材料必须使用便于档案长期保存的材料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。文字材料的编目：案卷页号均以有书写内容的页面编写页号，单面的文件材料在右下角编写页号；双面书写材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录（图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号，每卷从正文起用阿拉伯数字从001 依次标注页号；连接的案卷，每一卷都必须从001 开始编写。文字材料的装订：案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4(或16K),有文字面向内折。为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订(装订为3 孔,每孔孔距为8cm)。案卷卷盒使用统一国标卷盒,卷内文字材料排列顺序为：内软封皮（采用牛皮纸）、签字页、卷内目录、正文、备考表（采用牛皮纸）。卷内软封面的填写：立卷单位名称应填写承建单位全称或通用简称,起止日期为文件材料（竣工图）日期，卷脊用牛皮纸打印填写;为竖版，自左向右填,小三号宋体字(加粗),第一竖行前面留二个字空格；第二竖行字顶头填写.5、档案的归集：归档文件(合同)必须完整、准确地反映公司经营活动。归集的文件(合同)按类别、时间、内容、构成形式分类、归档。公司行政部为档案管理的主要责任部门,必须抓好各部门原始资料的积累,并督促专、兼职档案管理员及时、完整地收集整理、立卷、移交、归档等系列工作。归档文件交接时，必须填写档案归存表，见附件2，完成交接手续。案管理员必须认真做好档案统计工作，定期进行整理、核对、做好明细表（台帐），确保档案齐全、完整。凡违反上述规定者，给予批评、教育、情节严重或造成公司损失的将追究相关责任。6、档案的利用查借阅档案时,必须履行登记手续,填写查（借）阅档案登记表，见附件3。 资料员应保管好文件，防止发霉、虫蛀、残缺少页，保持清洁完整，不得涂改。档案管理员必须严格控制档案查阅及查（借）阅范围,只限于查(借)阅本人工作范围内的档案资料。查(借)阅人员必须严格遵守档案保密制度,不得将档案内容泄露给无关人员,未经批准不得私自复印或摘抄，不得私自抽取和污损档案。7、档案的保管公司档案的保管期限分永久类、长期类和短期类三种。凡是反映公司的主要职能活动和基本历史面貌的，对公司管理、经营有长远利用价值的档案，为永久保管类。主要包括：公司制定的各类管理性文件、重要的请示、报告、总结、综合统计报表、各类证照、主要的图纸、技术资料、经济合同、机构演变、人事聘任文件、上级机关颁发的主要文件等。凡是反映公司一般工作活动，较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管类。主要包括：公司的一般文件材料、一般会议资料，人事管理工作的一般文件、公司部门报送的总结、报告和统计报表等。凡是只在较短时间内对本公