西软FOXHIS酒店前台信息.doc

第二节 前台信息12.1 实时房态表12.1.1 实时房态表-112.1.2 实时房态表-242.1.3 实时房态表-352.1.4 实时房态表-462.2 档案查询72.3 房间信息92.3.1 客房信息92.3.2 房间简报102.3.3 售房预测分析报表112.3.4 房类使用明细分析122.3.5 客房营业报表（按房类）132.3.6 本月客房收入走势132.4 会议室预留信息132.5 日常报表132.5.1 报表专家132.5.2 当前联房报表132.5.3 客户（单位）住房一览表132.5.4 某日客人生气报表142.5.5 回头客报表14第二节 前台信息2.1 实时房态表FOXHIS系统提供四张非常实用的房态表，每张房态表都有不同的侧重点，对于经理人来说可以从这些房态表中全面的了解酒店的住房情况。2.1.1 实时房态表-1实时房态表-1也称楼层房态表，如下图所示，该表按楼层显示了客房的使用情况，特别适合房间较多的酒店使用。执行饭店经营实时房态表-1，打开下图所示窗口。可以看到所有的客房情况按照楼层的位置排列，比较适合客房数较多的饭店使用。实时房态表-1主要由A、B、C、D三个区组成，左边为A区，左下边为B区，中部为C区，右边为D区。A区：可以移动手指指向某一楼层，同时C区显示的就为该楼层的客房详细信息。A区中对每一个楼层有一房间状态统计。其中字母VC、OCC、VD、HU、PV、OOO等分别表示房类，具体含义如下：VC 干净的空房（可卖房） OCC 住房房VD 脏的空房（走房） HU 自用房PV 除去预订的可卖房 OOO 维修房注意：PV的数量有红色、黑色之分。没有预订的情况下，房数VC+VD=PV，此时PV数量用黑色显示；有预订的情况下，房数VC+VDPV，PV的数量用红色显示，预订数=VC+VD-PV。B区：显示A区各房类的合计数，第二行信息为每一种房态占总房数的百分比，这样OCC （住房）占总房间数的百分比即为当时的客房出租率。B区D区功能按钮选择显示条件快捷菜单A区移动手指选择楼层C区 显示与A区相对应的楼层的客房情况 图C区：每一楼层的详细信息，每一房间对应一图标。上部列出了显示可以选择的条件，有楼号、房类等。例如单击“所有房类”的“”，单击“BJA 标准间南”，A、B、C区只显示“BJA 标准间南”的情况。实时房态表-1还具有一定的预测功能。C区显示条件最后一个“0”表示该表显示的是0天内的客房使用情况。若需查看以后某天的情况，只需修改这个数即可。D区：功能按钮显示区，共有四个功能按钮统计、打印、帮助、退出。统计 单击统计，打开当前客房实时状态统计表，如下图所示。图打印 单击打印，可以打印出楼层房态表。帮助 单击帮助，打开实时房态表图例，如下图所示。图快捷功能：将光标指到C区的房号上，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，可查看房态日志、未来房情等。2.1.2 实时房态表-2实时房态表-2也称平面房态表，特点是全面地反映整个客房的使用情况，对操作员来说，比较直观易懂。执行饭店经营实时房态表-2，打开实时房态表-2，如下图所示。实时房态表-2主要由A、B、C三个区域组成，左边为A区、左下边为B区、右边为C区，具体特性如下：A区： 不同的颜色表示不同的房间状态（并且房态表的颜色可以选择，因此实际所见颜色可能与本说明图示有区别）。具体的含义见房态表下房：VC- OK房 OC- 住房VD- 脏房 OO- 维修房HU- 自用房 TP- 临时房态CM- 将到房 GO- 将走房这些方块的颜色、大小排列等可以在前台维护模块中进行修改和定义。 当鼠标停留在在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。 指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。对于OK房，可以完成预订、登记等操作，而对于在住房，可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。 其中一些房号的左下角或右上角会有不同颜色的小方块，右下角表示预定或将走房，而右上角出现小方块表示该房间为临时房态，特别针对矛盾房。C区B区A区 图B区： 每一种房态的实际房数及占总房数的百分比，而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率； 双击某一图标，可以打开相关表格统计，便于查询该种房态的详细信息； 通过选择左下角的房态和VIP选项卡，可以非常直观地了解VIP的入住情况。 通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房类的房态情况。 可以通过下拉列表中的数字，选择显示以后某一天的房间使用情况。 “无限制”下拉列表十分有用，可以通过选择，显示满足如下条件的信息（这些条件也可以根据酒店的具体情况在前台维护模块中进行设置），如下图所示。 图其中最常用的有共享房、当前团体住房、指定团队、本日将到、本日将离等。C区：功能按钮，用于统计和打印，方法同上节。2.1.3 实时房态表-3实时房态表-3按房号显示某段时间房间的使用情况。执行饭店经营实时房态表-3，打开实时房态表-3，如下图所示。图通过下拉列表中的【楼层】、【房类】、【房号】、【房态】、【日期】的选择，可以根据需要显示某一楼层、某一种房类、某段时间房间的房态和使用情况。窗口中部显示的是房间状况，各种颜色和图标的含义详见帮助，如下图所示。窗口右边是一组功能按钮，其中房号 单击房号，打开输入起始房号窗口 ，输入起始房号，可以查看从那个房号起的房间情况。帮助 单击帮助，打开如下图所示帮助。统计 单击统计，显示当前客房实时状况统计表。图2.1.4 实时房态表-4执行饭店经营实时房态表-4，打开实时房态表-4，该窗口用来显示酒店平面图的情况，一般根据酒店的实际进行设计定义，如下图所示。图2.2 档案查询档案查询包括当前住客档案、当前团体&会议档案、当前AR帐档案、客户（宾客）档案、历史住客档案、历史团体&会议档案、历史AR帐档案、黑名单、回头客等的查询。 当前团体&会议档案：包含了当前系统中各种状态的所有团体与会议。 当前AR帐档案：AR帐即后台应收帐，通常是指与酒店签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款。当前AR帐档案中包含了当前系统中有效状态或刚结清帐务的AR帐。 客户（宾客）档案：包含了历史住店客人及协议签单人与联系人等客人档案，详细记录了客人每次住店的客房与帐务信息。注意：客人信息输入出现下列情况之一，则该客人离店后其信息将不进该档案： “姓名”为空值或“NO NAME”； “编号”与“证件”同时为“？”或空值； “单位”与“地址”同时为空。 历史住客档案：凡曾预订或登记的所有散客、成员或其它类型档案，不管其是否曾经入住，也不管客人信息是否输完全，在变成无效状态的第二个夜审后，均进入历史宾客住店档案，且逐条、完整地记录其原始信息。 历史团体&会议档案：包含了曾入当前团体档案的所有团体，可查询其主单、帐务等信息。 历史AR帐档案：包含曾入当前AR帐档案的所有后台应收帐，可查询其主单、帐务等信息。 黑名单档案：黑名单档案的主要目的是管理有不规行为、不受饭店欢迎的客人，如逃帐客人、常赖帐客人、公安局通缉犯等。当然，也可记录很重要的客人，如VIP客人等。这些只要对档案类别进行区分即可。由于以上各档案的显示界面、查询方式基本上相同，此处我们就以当前住客档案的使用为例，说明档案查询功能。对于经理来说，掌握简单的查询功能就可以了。下面我们首先介绍当前住客档案的界面，然后再介绍几个常用的查询方法。 当前住客档案执行接待帐务当前住客档案，打开如下窗口。有关统计查询条件列表主单状态单击表头按升序或降序排列信息灯标签页 图 当前住客档案界面说明当前住客档案上方是可以互相切换的标签页，如图所示，当前所有客人又被细分为这些类型（一般这些标签页可以根据实际需要进行定义），其中最常用的是“所有”标签页。界面中部显示的是客人的简单信息，内容如下图： 图由上我们可以看到一些特别的标记，下面逐个进行介绍：房号显示房号的颜色默认是黑色，红色显示的房号表示客人是回头客。打开回头客主单，可以看到有红色的档案号。信息提示灯信息提示灯总共六盏，依次为VIP；保密；留言；联房；去向；允许所有费用记帐（部分费用允许记帐，空白不允许记帐）。为了方便初学者掌握，只要把鼠标指向某一标志灯，系统自动显示相应的含义。房价显示房价的颜色默认是黑色，红色显示的房价表示房费保密。最下方，显示的是当前列表的房数、人数、总房价等的统计信息。图 常用查询方法1、查询不同类的散客：单击标签列表中的某一项，查询某一类散客的情况；2、查询不同状态的散客：单击右上角的“I”，打开状态下拉菜单，如图2.54所示。下拉菜单中可分别选择预入住、结帐等状态的散客，打开某一状态的散客列表。 图3、按单个条件查询：操作员可以用如下条件进行查询，2.姓名、3.房号、4.模糊、5.帐号、6.单位、7.订号、8.国籍、9.到日、A.离日、C.销售。单击以上任何一个按钮，弹出一个对话框，输入已知的信息，单击对话框中的确定，系统将帮你查询出满足条件的散客信息。2.3 房间信息2.3.1 客房信息执行接待帐务客房信息，打开客房列表，如下图所示。客房列表按列表方式显示客房的房类、状态、额定人数、床数、参考房价、房间特征、本周客房使用情况（数字表示在住人数）。单击2.客人，打开某房预订及在住客人一览表，操作者可借此查阅该房的使用信息。单击3.定房，打开显示某房间使用情况，可查阅该房号今后一段时间内的使用情况。图2.3.2 房间简报执行接待帐务客房简报，打开客房简报，如下图所示。在客房简报中有房号、房类、状态、预定房等列，系统中对于这些分类信息加以不同的标识。本系统图标中使用了三种不同的方式来表示，具体介绍如下：房间状态表示起止日期 图 对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。系统中，常用以下符号来表示不同的房间类型：VC 干净的空房（可卖房） OCC 住房房VD 脏的空房（走房） HU 自用房PV 除去预订的可卖房 OOO 维修房 使用不同的图标显示房间类型，直观、形象，常用的有以下这些：干净的空房长包房自用房团队将走房团队预订房 维修房散客在住房团队成员房脏的空房 用以下符号显示特定的房间附加信息：“预订房”这一列中红色表示在起止日期内将离开此图中起止日期是2003/04/08到2003/04/09，同时起止日期可以根据统计的需要加以修改；色表示将到达，表示在住房；维修房表示在该周期内要维修。2.3.3 售房预测分析报表售房预测分析功能是指根据输入的将来某时间段，结合前台以及销售部门做的预订，分析生成一售房预测表。实例：假设现在是2003/01/13，要求查看2003/01/14到2003/01/31这段时间的卖房预测。操作步骤：（1）、执行接待帐务售房预测分析报表，打开如下输入窗口，输入开始日期2003/01/14。图（2）、单击确认（O），弹出结束日期输入窗口，输入2003/01/31。图（3）、单击确认（O），显示预测报表，如下图，该表显示了这段时间内的房类总数、团体预留数（百分比）、团体分配数（百分比）、散客等预订房数（百分比）、维修房数（百分比）和未出租房数（百分比）。若需要可打印该报表。图2.3.4 房类使用明细分析该表用于显示某段时间、某房类的预留、分配或排房情况，横向为房间类型，如下图。图2.3.5 客房营业报表（按房类）客房营业报表分日报和月报，客房营业日报表按房类显示某天的客房销售情况，而月报表则显示某个月的客房销售情况。他们的操作方法类似。下面以客房营业日报表为例，说明如何操作。执行接待帐务客房营业日报表（按房类），打开如下输入窗口，输入需要查看的营业日期。系统默认显示昨日，如输入2003/01/14，单击确认（O），打开如下下图所示的客房营业日报表。图 2.3.6 本月客房收入走势本月客房收入走势与本月餐饮收入走势类似，请参见1.3.2 餐饮娱乐收入月走势。2.4 会议室预留信息执行接待帐务会议室预留情况，打开会议室预留状态窗口，如下图所示。该窗口以图表形式显示会议室预留情况，每天分三场会议，分别用三个有色的圈表示，白色表示该会议室空闲，蓝色表示对应于某个时间该会议室将被占用，红色表示该会议室正在维修。操作者可以通过选择【日期】、【会议室】，显示某段时间，某些会议室的预留情况。图单击切换，系统显示会议室预