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会计电算化课件包学峰第一章 会计电算化概述授课题目：会计电算化概述教 学 内 容n 1、会计电算化的基本概念n 2、会计电算化的发展n 3、会计电算化的基本内容n 4、会计电算化的特点n 5、手工会计与电算会计的比较n 6、会计电算化的意义【教学目的与要求】n 1、要求学生掌握会计电算化的概念、产生和发展n 2、掌握电算化的基本内容n 3、理解手工会计与电算会计的异同n 4、了解电算化的意义【教学难点与重点】：n 【重点】n 1、电算化的含义和基本内容n 2、电算化的特点和意义n 【难点】n 1、电算化会计的特点【教学方式与时间分配】：n 本章以教师课堂讲授为主，结合PPT教学。预计用4学时分两讲第一讲（2学时） 1、会计电算化的基本概念 2、会计电算化的发展 3、会计电算化的基本内容第二讲（2学时） 4、会计电算化的特点 5、手工会计与电算会计的比较 6、会计电算化的意义第一周n 第一讲一、会计电算化的含义n 利用会计软件，指挥各种计算机设备替代手工完成，或完成在手工下很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程。简单说就是：“将计算机技术应用到会计工作中”。二、我国会计电算化的发展n 我国会计电算化的发展主要分为三个阶段：1、起步阶段（1982年以前）2、自我发展阶段（1983年到1988年）3、规范发展阶段（1989年到现在）。 三、会计电算化的基本内容n 1、会计电算化的组织n 会计电算化系统的实施本身就是一项复杂的工程，在配置合适设备的基础上，需要经过制订总体规划与解决方案、培训人员、重整业务流程、形成信息规范、制定管理制度、配置系统与测试、试运行，才能最终实现计算机替代手工会计。为此人们常用实施这个词来表述它。实施是一个有难度的过程，对于ERP之类的大型系统，甚至关系到成败，因此近年来有“三分软件七分实施”之说。 n 2、会计电算化发展的规划n 3、会计信息系统的建立n 4、会计信息系统的管理n 5、会计电算化人员的培训n 6、会计制度的建立n 7、会计核算软件的评审第一周n 第二讲四、会计电算化的特点n 1、数据处理方式特点n 2、数据处理流程的特点n 3、人员构成和工作组织体制n 4、系统的内部控制五、手工会计与电算会计的比较n 相同点1、目标一致2、法规一致3、档案保管一致4、会计基本理论方法一致5、报表的编制、传递一致6、基本工作相同五、手工会计与电算会计的比较n 不同点：1、运算工具不同2、信息的载体不同3、帐户设置方法不同4、簿记规则不同5、帐务处理程序不同6、会计工作的组织体制和人员素质不同7、会计系统的设计方法和内部控制制度不同8、帐簿形式和更正错误的方法不同六、会计电算化的意义n 1、可以减轻劳动强度提高工作效率n 2、促进会计工作规范化，提高会计工作质量n 3、促进了会计工作职能的转变和财会人员素质的提高n 4、为整个管理工作现代化奠定了基础n 5、促进了会计理论和技术的发展本章小结n 本章共讲了六个问题，要求学生掌握会计电算化的概念、产生和发展和电算化的基本内容；理解手工会计与电算会计的异同；了解电算化的意义作业书面作业：1、会计电算化的特点是什么？ 2、手工会计与电算会计的异同点是什么？预习：第二章 会计软件系统概述第二章 会计软件的系统概述【教学内容】：n 1、会计软件的含义n 2、会计软件内容、功能n 3、会计软件的系统依据n 4、会计软件的开发方法与开发步骤【教学目的与要求】1、了解会计软件的含义、分类和会计软件的开发方法和步骤2、理解会计软件的内容和基本功能3、掌握会计软件系统依据（流程）【教学难点与重点】【重点】n 1、会计软件的内容和基本功能n 2、会计软件系统依据（流程）【难点】n 账务处理系统的流程【教学方式与时间分配】 课堂讲授为主，结合PPT教学。本章预计占用4学时，分两讲第一讲1、了解会计软件的含义、分类和会计软件的开发方法和步骤2、理解会计软件的内容和基本功能第二讲 3、掌握会计软件系统依据（流程）4、会计软件的开发方法与开发步骤第二周 n 第一讲 一、会计软件的含义 n 概念：会计软件是指专门用于完成会计工作的计算机软件，会计软件是电算化会计信息系统的核心。会计软件也称为财务软件。二、会计软件的分类1、会计软件按照适用范围划分可分为通用会计软件（商品化软件）和定点开发会计软件；n 2、按提供信息的层次划分可分为核算型会计软件和管理型会计软件；n 3、按会计信息系统的共享方式划分可分为单机结构会计软件和网络结构会计软件。三、会计软件的内容、功能n 1.账务处理子系统n 2.工资核算子系统n 3.固定资产核算子系统n 4.存货核算子系统n 5.成本核算子系统n 6.销售核算子系统n 7.应收、应付账款子系统n 8.会计报表子系统n 9.财务分析子系统第二周n 第二讲四、会计软件系统依据（流程）n 会计核算组织程序 五、会计软件的开发方法与开发步骤n 1、系统调查n 2、系统分析n 3、系统设计n 4、程序设计n 5、系统测试n 6、运行和维护本章小结：本章共讲了四个问题，要求掌握n 1、会计软件的内容和基本功能n 2、会计软件系统依据（流程）作业n 书面作业：1、会计核算软件包括哪些内容？2、会计电算化软件的流程是怎样的？会计信息系统本章概览教学目的与要求 通过本章内容的学习，了解账务系统的基本原理，掌握账务系统的数据流程和功能模块，通过上机实验,掌握账务系统的初始化、日常业务处理和期末业务处理操作。本章重点与难点 第一节 账务系统概述 账务处理一直是财务软件的核心，账务系统是整个会计信息系统的核心。以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询和打印等账务处理工作。一、账务系统的任务 1、及时、准确地采集和输入各种会计凭证 2、高效、正确地完成记账过程 3、随时输出各种财务数据，为企业管理提供信息二、账务系统与其他子系统的关系三、账务系统的特征（一）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用（二）规范性强，通用性好（三）控制要求严格，正确性要求高 一、手工账务系统的业务流程手工科目汇总表账务处理流程图二、手工会计下账务处理流程的缺陷 1、数据大量重复 2、准确性差 3、信息提供不及时 4、工作强度大三、计算机账务系统的数据处理流程补充一个能够反映流程当中主要角色的账务处理流程图1.包含的主要数据库文件(1)临时凭证文件(2)凭证文件(3)科目余额/发生额文件(也叫汇总文件)(4)部门/项目等辅助文件(5)企业对账文件(6)银行对账单文件临时凭证文件、凭证文件科目余额/发生额文件2.数据处理的基本流程(1)用户将本单位的其他会计信息（如科目代码和名称，期初余额等）通过初始化输入计算机，并保存在相应的数据文件当中(2)根据审核无误的原始凭证编辑输入记账凭证，输入的凭证经检查无误后，存入临时凭证文件，或者通过其他子系统生成凭证传入账务系统，存入临时凭证文件(3)对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核(4)记账：根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新记账凭证文件，科目余额/发生额文件，部门、项目等辅助文件，企业对账文件，并将临时凭证文件中已记账凭证删除(5)根据记账凭证文件、科目余额/发生额文件和部门项目等辅助文件生成日记账、明细账、总账、各种辅助账等(6)会计期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证（称之为机制凭证）传入临时凭证文件(7)根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，生成对账结果(8)在所有凭证都记账后进行结账(9)根据各种余额/发生额文件及记账凭证文件输出各种会计报表四、计算机方式和手工方式下账务系统处理流程的区别1、数据处理方式不同2、数据存储方式不同3、会计资料的查询统计方式不同 第三节 账务系统的功能结构 第四节 账务系统的业务流程 第五节 账务系统初始化初始化设置前的准备工作： 1、仔细阅读使用手册 2、会计科目、凭证类别等的确定 3、会计数据资料的准备 4、会计组织和人员分工的确定一、账务系统启用参数设置（一）凭证参数 1.制单控制(填制凭证) (1) 制单序时控制 (2) 支票控制 (3) 资金及往来赤字控制 (4) 可以使用其他系统受控科目 (5) 制单权限控制到科目通过“明细权限”进一步设置 (6) 允许修改作废他人填制的凭证 2.凭证控制(处理凭证) (1) 打印凭证页脚姓名 (2) 凭证审核控制到操作员通过“明细权限”进一步设置 (3) 出纳凭证必须经由出纳签字 3.凭证编号方式 (1) 系统编号 (2) 手工编号 4.外币核算 (1) 固定汇率 (2) 浮动汇率 5.往来控制方式(客户往来款和供应商往来款) (1) 总账系统核算 (2) 应收(应付)系统核算（二）账簿参数 (1) 打印位数宽度 (2) 打印输出方式 (3) 打印行数 (4) 明细账查询权限控制到科目通过“明细权限”进一步设置（三）明细权限设置 (1) 制单科目权限设置 (2) 凭证审核权限设置 (3) 明细科目权限设置二、会计科目设置会计科目设置的原则：(1) 会计科目设置必须满足会计核算和管理的要求(2) 会计科目设置必须满足会计报表编制的要求(3) 会计科目设置必须保持科目间的协调性和完整性(4) 会计科目要保持相对稳定(5) 会计科目设置要考虑到与子系统的衔接（一）增加会计科目 1.科目编码会计科目编码的意义： （1）采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 （2）保证会计科目的唯一性 （3）便于计算机处理和分类 （4）节省存储空间 （5）提高处理速度会计科目编码的方法（群码）：l 顺序编码l 分组编码l 位数编码： 科目编码设计的原则：l 规范性原则l 层次性原则 1501固定资产 150101固定资产甲车间 150101001固定资产甲车间A型机床 150101002固定资产甲车间B型机床l 一致性原则l 简短性原则l 扩展性原则 会计科目编码不能重复 增加会计科目时，应先建上级科目，再建下级科目 会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则 一级科目编码应使用财政部统一规定的编码 已经使用的会计科目不能再增加下级科目，只能增加同级科目 已使用的科目不能再修改科目编码2.科目名称 中文名称或英文名称，不许为空3.科目类型 资产、负债、所有者权益、成本、损益4.账页格式 金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式5.助记码 6.科目性质（余额方向） 增加记借方的科目：科目性质为借方 增加记贷方的科目：科目性质为贷方 已有数据的科目不能再修改科目性质7.辅助核算要求（辅助账类） 部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种辅助核算功能8.其他核算要求（1）日记账：需要记日记账的科目现金、银行存款（2）银行账：需要进行银行对账的科目银行存款类（3）外币核算：科目是否要求外币核算，以及核算的外币名称（4）数量核算：科目是否要求数量核算，以及数量计量单位 科目辅助核算的设置 如果用户原来的许多往来单位、往来个人、部门、项目等是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用账务系统后，可以改用辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，同时将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、客户往来、供应商往来、个人往来及项目核算等。 主要用于对各种收入、费用类科目进行按部门核算，如管理费用、销售收入l 如企业管理费用项目很多,想按不同部门进行核算。传统会计科目体系设置: 5502 管理费用 550201 办公费 55020101 事业部1 55020102 事业部2 550202 差旅费 55020201 事业部1 55020202 事业部2 550203 保管费 55020301 事业部1 55020302 事业部2 550204 业务招待费 55020401 事业部1 55020402 事业部2如果设置部门辅助核算，则可以将科目设置为： 5502 管理费用 550201 办公费 （部门辅助核算） 550202 差旅费 （部门辅助核算） 550203 保管费 （部门辅助核算） 550204 业务招待费（部门辅助核算） 将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接 主要用于对各种往来类科目进行按客户核算，如应收账款、预收账款等l 如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 1131 应收账款 113101 应收销售款 11310101 应收A产品款 1131010101 应收A产品款_客户甲 1131010102 应收A产品款_客户乙 1131010103 应收A产品款_客户丙 11310102 应收B产品款 1131010201 应收B产品款_客户甲 1131010202 应收B产品款_客户乙 1131010203 应收B产品款_客户丙 113102 应收运杂费 l 如果设置客户往来辅助核算，则可以将科目设置为：1131 应收账款113101 应收销售款11310101 应收A产品款（客户往来辅助核算）11310102 应收B产品款（客户往来辅助核算）11310103 应收C产品款（客户往来辅助核算） 113102 应收运杂费 主要用于对各种往来类科目进行按供应商核算，如应付账款、预付账款等l 如某企业的供应商非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 2121 应付账款 212101 辽宁省 21210101 供应商A 21210102 供应商B 212102 山东省 21210201 供应商C 21210202 供应商D 212103 河北省 21210301 供应商E 21210302 供应商F 如果设置供应商往来辅助核算，则可以将科目设置为： 2121 应付账款 212101 辽宁省 （供应商往来辅助核算） 212102 山东省 （供应商往来辅助核算） 212103 河北省 （供应商往来辅助核算） 主要用于对企业与员工之间资金往来类科目进行按个人核算，如其他应收款、其他应付款等l 如某企业的员工非常多,如果按以下传统会计科目体系设置: 1133 其他应收款 113301 差旅费借款 11330101 张三 11330102 李四 113302 私人借款 11330201 张三 11330202 李四 113303 应交罚款 11330301 张三 11330302 李四 如果设置个人往来辅助核算，则可以将科目设置为： 1133 其他应收款 113301 差旅费借款 （个人往来辅助核算） 113302 私人借款 （个人往来辅助核算） 113303 应交罚款 （个人往来辅助核算） 所谓项目，被认为是专门的经营对象和核算对象 项目核算:就是围绕一个专门的对象，将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品收入、成本，在建工程，科研单位的课题等等l 如企业有A、B两种产品，要求分产品核算库存商品、生产成本、产品销售收入、产品销售成本，可以利用项目辅助核算功能: 1243 库存商品 （项目辅助核算） 4101 生产成本 410101 直接材料 （项目辅助核算） 410102 直接人工 （项目辅助核算） 410103 制造费用 （项目辅助核算） 410104 其他 （项目辅助核算） 5101 主营业务收入 （项目辅助核算） 5401 主营业务成本 （项目辅助核算） 项目档案设置（其他辅助核算档案设置前已述及） 定义项目大类：项目核算的分类类别，如生产成本、在建工程、对外投资、技术改造、课题、合同订单等项目大类 定义项目结构：项目核算的有关栏目 定义项目分类和项目目录：可将项目大类下的项目进行分类，然后设置具体的项目目录 指定项目核算科目：具体指定需按此类项目核算的科目（一个项目大类可指定多个科目） （二）修改和删除会计科目 如果要对已经设置完成的会计科目内容进行修改，或者将不需要的科目删除，应在会计科目未使用之前进行修改或删除。只有部分科目属性允许修改已经使用过的会计科目不能再修改科目编码和科目性质不允许删除已经使用过的会计科目修改和删除科目应逐级进行，先删除下级科目，再删除上级科目 （三）指定会计科目 指定出纳的专管科目。只有指定科目后，出纳才能执行出纳签字、查询现金、银行存款日记账等相应权限，从而实现现金、银行存款管理的保密性。 现金指定为现金总账科目 银行存款指定为银行存款总账科目 二、凭证类别设置 在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置。 已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字 五种常用的凭证分类方式： (1）记账凭证 (2）收款、付款、转账凭证 (3）现金、银行、转账凭证 (4）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 (5）自定义凭证类别 在设置凭证类别时可以对凭证在制单时所使用的科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择： 借方必有： 收款凭证现金,银行存款（逗号为英文状态的） 现收凭证现金 银收凭证银行存款 贷方必有： 付款凭证现金,银行存款 现付凭证现金 银付凭证银行存款 凭证必有： 现金凭证现金 银行凭证银行存款 凭证必无： 转账凭证现金,银行存款 无限制： 三、外币及汇率设置 1.外币名称 2.折算方式： “外币*汇率=本位币”的折算方式 “外币/汇率=本位币”的折算方式 3.录入固定汇率或浮动汇率 使用固定汇率的：月初录入记账汇率（即期初汇率） 月末录入调整汇率（即期末汇率） 使用浮动汇率的：每天在此录入当日汇率k 制单时使用固定汇率还是浮动汇率，是在账务系统参数设置时指定的 四、结算方式设置 建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式，如现金结算、支票结算等。定义结算方式的内容包括：结算方式编码、结算方式名称和票据管理标志。 票据管理标志是为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。五、期初余额录入 年初建账：直接录入年初余额 年中建账：录入启用当月的期初余额及年初至启用月份的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额(一)录入基本科目余额（底色为白色） 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的数据由系统自动计算 出现红字余额用负号输入 修改余额时，直接输入正确数据即可(二)录入辅助核算科目余额（底色为黄色） 对于设置为辅助核算的科目，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来。在输入期初余额时，双击该科目的期初余额栏目，系统会自动为其开设辅助账页。 (三)试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行平衡校验。 期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额六、其他相关设置 （一）常用凭证设置（凭证模板） （二）常用摘要设置（摘要库） （三）自定义项的设置 第六节 账务系统日常业务处理一、凭证管理 凭证类型： 手工凭证（直接在计算机上输入的/手工编制凭证后输入） 机制凭证其他子系统转入凭证 派生凭证自动转账凭证（一）凭证填制1.凭证类别:初始设置时已定义的凭证类别代码或名称2.凭证编号:采用自动编号时，计算机自动按月分类别连续编号3.凭证日期:采用序时控制时，凭证日期应大于上一张凭证日期4.附单据数:本凭证的附件张数 凭证类别选择错误,系统将不允许保存 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改5.摘要:输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了6.会计科目:可以输入科目编码、中英文科目名称或助记码7.金额:金额不能为“零”，红字以“”号表示 一张凭证上只记录一笔完整的业务, 不应将不同业务记在一张凭证上 科目必须输入最末级科目8.辅助核算信息: (1)数量核算：提示输入“数量”、“单价” (2)外币核算:提示输入“外币金额”、“汇率” (3)银行类科目:提示输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”等 若需登记“支票登记簿”，则在此提示登记 (4)其他辅助核算信息:部门、个人、客户、供应商、项目等9.制单人签字：系统自动将登录系统的操作人员姓名填入 凭证保存时的正确性检查有错误将不允许保存 1.凭证类型检查:是否符合借贷科目必有条件 2.凭证号检查:编号必须连续，不能有重号、漏号 3.凭证日期的检查:日期是否序时 4.科目代码合法性检查 5.金额检查：借贷金额是否平衡 （二）凭证修改、作废/恢复、整理 1.凭证修改 凭证处在系统中的不同处理阶段应采用不同的修改方法修改，为什么? 修改方法:(凭证处在系统中的不同处理阶段) (1)已输入，未审核的:直接进行修改不留痕迹 (2)已审核，未记账的：先取消审核再修改不留痕迹 (3)已记账的：不能直接修改，采用”红字冲销法”或者”补充登 记法”进行更正留有痕迹 修改时注意制单日期的序时问题 外部系统传来的凭证只能在原生成系统修改2.冲销凭证 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以制作红字冲销凭证 只能针对已记账凭证制作“红字冲销”凭证 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充 通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理3.凭证作废及删除（1） “作废/恢复” 当某张凭证不想要时，可使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废 作废凭证仍保留凭证内容，只是显示“作废”字样 作废凭证相当于一张空凭证，不能修改，不能审核 也可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证（2） “删除/整理” 不想保留作废凭证时，可以通过“删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号 只能对未记账的凭证作凭证整理 （三）凭证审核 凭证填制完成后，系统在保存凭证之前已经进行过校验，为什么还要进行凭证的审核？ 系统很难校验出的错误： 会计业务是否真实合法 记账凭证与原始凭证是否相符 会计分录编制是否正确 凭证借贷方科目同时错误且金额相同 审核人和制单人不能是同一个人 审核认为错误的凭证，应退回制单人修改后，再审核 凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除 取消审核签字只能由审核人自己进行 只有审核无误的记账凭证才能记账记账数据流程图记账数据流动过程 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账 未经审核的凭证不能记账 有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账 上月未结账，本月不能记账 记账过程不允许无故中断系统运行或关机二、出纳管理 是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，它主要可以完成出纳签字、现金和银行存款日记账的查询输出、支票登记簿的管理、银行对账等工作（一）出纳签字 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字才可以 取消签字只能由出纳人员自己进行（二）支票登记簿 1.当有人领用支票时，银行出纳员登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等2.当支票支出后，经办人持原始单据(发票)到财务部门报销，会计人员据此填制记账凭证，当在系统中录入该凭证时，系统要求录入该支票的结算方式和支票号，在系统填制完成该凭证后，系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期，该号支票即为已报销只有在会计科目中设置了银行账核算的科目才能使用支票登记簿 （三）银行对账 银行对账业务流程1.录入银行对账期初数据 第一次使用银行对账功能前，应首先将手工系统向计算机系统转换前的期初未达账项输入系统，以保证数据的连续性和完整性,在开始使用银行对账之后不再使用此功能 2.录入银行对账单 3.银行对账 采用自动对账和手工对账相结合的方式进行（1）自动对账 计算机根据对账条件自动进行核对、勾销，对账条件由用户根据需要选择 对账条件: 结算方式相同+结算票号相同+方向金额相同(必要条件) 对于已经核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志，并视为已达账，其余为未达账（但有些可能是虚假未达账） 虚假未达账产生的原因： 业务处理不规范：如将两笔业务发生额作为一笔业务入账 更正错账：如红字部分冲销或兰字部分补充登记 输入错误：如录入对账单时将票据号码或金额录入错误（2）手工对账 对一些应勾对而未勾对上的账项，逐项判断是否为已达账，进行手工核销 三、账簿管理（查询输出）（一）基本核算账簿 1.总账:各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额 2.明细账:查询各账户的明细发生情况 3.序时账:以流水账的形式反映单位的经济业务 4.多栏账:查询多栏明细账,可以事先定义多栏账的栏目(管理)（二）辅助核算账簿 部门核算、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算账簿的总账、明细账，以及部门收支分析和项目统计表等等 和手工不同的是，计算机账务系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿 第七节 账务系统期末业务处理一、自动转账（期末摊、提、结转业务的处理） 期末转账的特点： 1. 期末转账业务通常是在每个会计期末结账之前都要统一进行处理的固定业务，主要是期末的摊销、提取、转账等业务，每个会计期间重复进行 2.期末转账业务处理具有很强的规律性，凭证的摘要、借贷方科目基本固定不变，会计分录中金额的来源或计算方法也基本不变 3.期末转账业务的数据基本来源于账簿 账务系统允许把这类相对固定的特殊凭证，定义为凭证模板（自动转账凭证模板），在使用时，由计算机自动调用事先设置好的转账凭证模板生成转账凭证来完成转账业务（一）定义转账凭证1.自定义转账设置 自定义转账凭证模板可以完成的转账业务主要有：“费用分配”的结转。如：工资分配、制造费用分配等“费用分摊”的结转。如：待摊费用摊销等“税金计算”的结转。如：增值税等“提取各项费用”的结转。如：提取折旧费等2.对应结转设置 不仅可以进行两个科目一对一的结转，还可以进行科目的一对多结转3.销售成本结转设置 主要用来辅助没有启用购销存业务模块的企业完成销售成本的计算和结转4.汇兑损益结转设置 期末自动计算外币账户的汇兑损益,自动生成汇兑损益的转账凭证(外币业务)5.期间损益结转设置 在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况（二）生成转账凭证 定义完转账凭证后，每月月末只需调用自定义凭证，即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去 在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账 期末的摊、提、结转业务具有严格的处理顺序，在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错 工资折旧费用的计提其他待摊费用的摊提辅助生产成本结转制造费用结转生产成本结转库存商品结转销售成本、费用、收入结转结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库，这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿对于错误的结转凭证，系统一般不提供修改功能，修改这些凭证的错误只能通过修改设置来进行 将该转账业务可能涉及到的所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误二、试算平衡和对账 将系统中所有科目的数据按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验,并对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡 手工条件下的“对账”和计算机条件下的“对账”性质是否相同？手工的总帐和明细是否相符,计算机做数据的核对三、结账 计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作 手工条件下的“结账”和计算机条件下的“结账”性质是否相同？ 计算机条件下的结账工作主要是计算机控制系统改变某种状态，确定本月的数据已经处理完毕，不再增加新的凭证 结账工作的一般处理步骤： 1、停止本月的记账工作 2、进行数据保护 3、进行试算平衡 4、将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额 各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成 上月未结账，本月不能结账 本月还有未记账的凭证，不能结账 总账与明细账对账不符，不能结账 已结账月份不能再填制凭证 每月可记账多次，但只能结账一次 总帐是最后结帐的第四章 会计信息系统的管理 第一节 会计信息系统的组织管理 第二节 会计信息系统的日常管理 第三节 会计信息系统的安全管理 第四节 会计电算化的规章制度第一节 会计信息系统机构设置 一、会计信息系统的组织结构 二、会计电算化岗位责任制度 一、会计信息系统的组织结构 1、分散管理 2、集中管理 3、集中管理方式下的分散组织形式 1、分散管理 1）分散管理的含义 2）分散管理的优点 3）分散管理的缺点1）分散管理的含义 在手工处理阶段，当企业规模或业务量达到一定程度的时候，为了解决管理上的问题，一般采取分级核算的方式，在企业的二级或三级部门设立财务机构，每个部门独立核算，既解决了企业财务机构工作量过大的问题，又便于对部门效益进行核算和考核。许多单位实行会计电算化时也沿袭这种管理模式，将计算机分散在各个部门自行管理，会计电算化工作也由各部门自行负责。也有的企业财会部门单独配备计算机等设备，并配备一定的专业人员，会计电算化工作的实施，完全由财会部门负责进行，没有计算中心或计算中心不参与。2）分散管理的优点 第一，能调动各部门的积极性 第二，便于各部门根据实际情况决定电算化实施进度，并且实用性强、投资少、见效快。 3）分散管理的缺点 第一、由于缺乏整体考虑，各部门都可能从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系，数据不能共享，系统效益不高； 第二、各业务部门都需要配置计算机专门人员，否则影响系统实施，平时遇到的简单问题及维护工作，不能及时处理。2、集中管理 1）集中管理的含义 2）集中管理的优点 3）集中管理的缺点1）集中管理的含义 把会计电算化工作，包括管理、开发和使用维护等都放在企业计算中心（信息中心、资讯部），财务部不设数据处理部门，也不安装计算机设备。财务部门定期按规定向计算中心提供核算和管理所需的数据，由计算中心负责会计电算化的日常运行如图4.1所示 2）集中管理的优点第一、有利于充分发挥计算机的作用提高数据共享程度，避免重复开发。 第二、有利于企业统一领导、规划和组织。3）集中管理的缺点 第一，计算中心人员和财务人员不能很好地协作，各自不了解对方的知识和业务特点，各自偏重本单位情况； 第二，各部门极易产生依赖思想，认为开展电算化工作是计算中心的事，从而不能很好的配合和支持系统的实施和运行，影响会计电算化的正常进行。3、集中管理方式下的分散组织形式 1）含义： 在这种形式，企业设立专门的机构，统一负责计算机应用规划工作。规划工作包括企业电算化的总体规划，管理信息系统总体设计及子系统划分，统一编码，对硬件、软件做出统一安排，指导各业务部门开展电算化工作。若企业已设立计算中心，专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置 3、集中管理方式下的分散组织形式2）优点： 第一，照顾了各业务部门的特点 。 第二，便于统一管理，组织协调 。二、会计电算化岗位责任制度 财政部会计电算化工作规范对岗位划分如下： 电算主管 软件操作 审核记账 电算维护 电算审查 数据分析 单位可以根据自身特点进行岗位设置 例如某单位会计电算化岗位设置如下： 系统管理员 数据操作录入员 数据审核员 数据管理员/档案管理员 系统维护员 其他人员 1、系统管理员岗位职责 1） 负责根据财务软件的特点和本单位的财务管理要求，来建立财务管理体系，会计科目的设置必须符合会计制度的要求。 2） 负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统有效、安全、正常地运行，在系统发生故障时，应及时在场，监督与组织有关人员恢复系统的正常。 3） 协调系统各类人员之间的工作关系。 4） 负责系统的各有关资源（包括设备、软件、数据及文档资料等）调用、修改和更新的审批。 5） 负责系统操作运行的完全性、正确性、及时性的检查。 6） 负责计算机输出的账表、凭证数据正确性和及时性的检查和审批。 7）负责做好系统运行情况的总结，提出更新或修改软件的需求报告。 8） 负责规定系统的各使用人员的权限等级。 9）负责系统内各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。 2.数据操作录入员岗位职责 1） 检查会计原始数据的审批手续，严格按照原始数据录入，录完后进行自检核对。 2）负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，在系统发生故障时，应及时在场，监督与组织有关人员恢复系统的正常。