文员必备知识 PPT课件

1 文员必备知识 昇阳职业培训中心 2 文员 前台文员人事文员行政文员跟单文员工程部文员 3 前台文员任职资格 1 高中 中专以上学历2 形象好 气质佳 普通话标准 3 熟练使用Word Excel等办公软件 会借助互联网查找资料 4 具有良好的书写能力 表达能力 5 具有良好的沟通能力 协调能力 及较强的保密意识 6 熟练使用各种办公自动化设备 7 具有良好的适应能力 能在压力下工作 4 人事文员任职资格 高中或中专以上学历 会操作Office办公软件 能够熟练使用Excel制作报表 工作仔细认真 责任心强 具备较强的书面和口头表达能力 能与各部门保持良好沟通表达方式 保密意识强 5 行政文员 助理 任职资格 1 大学专科学历 文秘专业优先考虑 2 计算机操作熟练 有一定的英语水平 3 具有优秀的文字组织和表达能力 4 1年以上行政或文秘相关工作经验 5 具有良好的待人接物能力 团队合作精神 6 保密意识强 6 工程文员任职资格 熟悉Word Excel AutoCAD等常用工具软件 有一定的工作经验 为人热情 具有良好的沟通 表达 应变能力及团队合作精神 积极主动 工作认真细心 有责任心 任劳任怨 能承受一定的工作压力 7 前台文员的岗位职责 接听 转接电话和记录工作 接待来访人员 收发快递 管理饮水 负责公司公文 信件 邮件 报刊杂志的分送 负责传真的收发与登记 负责文件资料的打印 登记 发放 复印 装订 完成其他临时工作 8 接电话知识 9 接电话知识 一 听到电话铃响 至少在第三声铃响前拿起话筒 二 接起电话应先问候 并自报公司部门 您好 这里是XX公司 X部 三 不同的来电者可能会要求转接到某些人 任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里 这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰 10 接电话知识 四 如果秘书的电话占线或找不到秘书 你必须回答 对不起 先生电话正占线 您要等一下吗 五 如果对方回答 是 请保留来电者的电话不挂断 但等到快一分钟时 你必须跟来电者确认是否还要继续等候 你必须说 先生的电话还在占线 您还要等侯吗 如果回答 否 你必须说 请问您有什么事我可以转告吗 11 接电话知识 六 仔细倾听对方的讲话 若电话中对方说的话很重要 你最好准备好纸和笔放在旁边 重要的内容应简明扼要地记录下来 同时 对着听筒重复对方的话 以检验是否理解得正确 如时间 地点 联系事宜 需解决的问题等 12 接电话知识 七 结束时应说 谢谢 再见 礼貌道别 待对方切断电话 再放下听筒 八 打电话要尽量简洁顺当 不应长时间占线 语言要文明礼貌 态度应热情 谦和 诚恳 语调应平和 音量要适中 这样 对方就会对你乃至你的公司留下好印象 注意 千万不要在不了解对方的动机 目的是什么时 随便传话 更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者 13 公司打电话禁忌 不要在公司打私人电话 少打长话 14 接待访客知识 15 接待访客知识 客户或来访者到公司时 应马上起身接待 礼貌询问对方来公司的事由 一 客人要找的负责人不在时 要明确告诉对方负责人到何处去了 以及何时回本单位 请客人留下电话 地址 明确是由客人再次来单位 还是我方负责人到对方单位去 二 客人到来时 我方负责人由于种种原因不能马上接见 要向客人说明等待理由与等待时间 若客人愿意等待 应该向客人提供饮料 杂志 如果可能 应该时常为客人换饮料 16 接待访客知识 三 接待人员带领客人到达目的地 应该有正确的引导方法和引导姿势 在走廊的引导方法 接待人员在客人二三步之前 配合步调 让客人走在内侧 17 接待访客知识 在楼梯的引导方法 当引导客人上楼时 应该让客人走在前面 接待人员走在后面 若是下楼时 应该由接待人员走在前面 客人在后面 上下楼梯时 接待人员应该注意客人的安全 在电梯的引导方法 引导客人乘坐电梯时 接待人员先进入电梯 等客人进入后关闭电梯门 到达时 接待人员按 开 的钮 让客人先走出电梯 18 倒茶水知识 19 倒水知识 倒水时要注意不要太满 以杯的七八分满为宜 双手端茶杯 动作不要过高 更不要从客人肩部和头上越过 放茶杯动作要轻 如果是没有杯耳的茶杯倒满茶之后 不可用五指捏住杯口边缘就往客人面前送 续水时不要把壶提得过高 以免开水溅出 不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上 20 收发传真 复印 传真 复印机的使用 21 快递的收发 发快递收快递签回单 22 23 24 制作简单表格 25 26 27 28 文员的个人素质 一 既能作为团队成员有效地开展合作 也能独立地执行工作计划 二 与人打交道时需善于合作 善解人意 处事周全 三 对自己和其他人的工作更加注重细