营销承包商选择与管理流程.doc

营销承包商选择与管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人第 10 页 共 10页1、 流程图 2、 流程概况目的规范营销类承包商的选择过程，选择优秀的营销类承包商，并加强对营销承包商的评价管理。适用范围适用于规范开发项目的营销承包商的招标采购、直接委托采购两种方式。定义采购方式分为招标类、非招标类。招标类工作分为公开招标和邀请招标。非招标类采购分为竞争性谈判、询价采购、直接采购三种方式，竞争性谈判侧重于综合性的比选，询价采购侧重于价格具有竞争性。公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标，即需公开发布招标信息，接受所有潜在投标人的报名也称为无限竞争招标。邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标，也称为有限竞争招标，是一种由招标人选择若干供应商或承包商，向其发出投标邀请，由被邀请的供应商、承包商投标竞争，从中选定中标者的招标方式。竞争性谈判采购：是指直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照采购法采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。询价采购：是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅小的采购项目，可以依照采购法采用询价方式采购。直接采购：对某一家单位就合同内容进行讨论，双方达成一致意见后签署合同；符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照采购法采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。主导及参与部门集团营销策划部（负责统一集中采购项目）/项目公司营销部（负责项目公司一般项目采购）（主导）、招标采购部部门流程中承担职责营销招标委员会1. 审批营销承包商采购方式；2. 审批集团主导的预选入围考察单位、考察报告、发放标书标入围单位；3. 审批集团主导的招标文件；4. 审批集团主导的评标报告、招标采购结果。项目公司总经理1. 审批项目公司主导的预选入围考察单位、考察报告、发放标书标入围单位；2. 审批项目公司主导的招标文件；3. 审批项目公司主导的评标报告、招标采购结果。营销管理中心总监、总经理、营销分管领导1. 审核营销承包商采购方式；2. 审核预选考察入围单位、考察报告、投标入围单位、招标文件、评标报告、推荐中标单位；营销策划部1. 集团营销策划部负责编制集团统一采购计划；2. 负责集团主导的招标工作；3. 负责组织确定采购方式；4. 负责对供方进行预审，组织考察供方、编制考察报告；5. 负责编写招标文件并组织评审；6. 负责组织发标与答疑；7. 负责组织开标，汇总评标报告；8. 负责组织商务谈判、签订合同。营销部1. 负责向集团报送招标采购计划；2. 负责项目公司主导的招标工作；3. 负责对供方进行预审，组织考察供方、编制考察报告；4. 负责编写招标文件并组织评审；5. 负责组织发标与答疑；6. 负责组织开标，汇总评标报告；7. 负责组织商务谈判、签订合同。招标采购部1. 协助发布招标公告，收集供应商信息；2. 协助资质预审、审核、单位考察；3. 协助编制招标文件；4. 协助开标、评标；3、 工作流程3.1 采购策划3.1.1 营销招标委员会作为营销承包商招标采购工作的决策机构，以下简称招委。招标委员会人员构成：由集团常务副总裁任主任，成本管理中心分管副总裁、提请招标的项目公司总经理为副主任，财务管理中心分管副总裁，营销管理中心总监、成本管理中心总经理，审计监察中心总经理为常委，提请招标项目公司营销分管领导、营销部经理为成员的非常设委员会（根据招标项目，成员可动态调整）。3.1.2 营销类招标工作分为集团统一招标采购及项目公司自主采购两种方式。集体主办的招标工作由营销策划部主办，项目公司主导的采购由营销部主办。1) 各项目公司均涉及且具备招标条件的项目（详见表一），由集团统一组织招标确定年度战略合作伙伴后，由项目公司执行合同；此类项目根据实际需要每年度组织12次统一招标，如统一招标内容不能满足项目公司需求，可由项目公司进行竞争性谈判或直接委托确定中标单位。特殊情况不适于招标的项目或内容，须经营销招标委员会审批通过后，方可按有关规定进行。表一 集团统一采购项目类别项目是否招标备注制作类印刷是（统一）楼书、折页、宣传单、户型图等，分不同类型和档次喷绘是（统一）分为不同的档次，喷绘类，包含写真等材质道旗是（统一）不同尺寸和材质宣传类短信是（统一）报广是（统一）大河报2) 户外广告牌、候车厅、公交车、户外灯箱总额度为30万元以上的采购项目进行竞争性谈判，其他总额度为10万元以上的采购项目进行招标，由集团营销策划部主办。3) 合同价格低于以上招标限额的项目由项目公司自行采购。3.1.3 若为集团统一招标，营销招标委员会派员参与招标工作的所有流程；若为项目公司自主招标采购，招标结果由项目总经理负责，营销策划部提供支持与服务；若需要发布招标信息，则由招标采购部提供协助，营销招标委员会、审计监察中心视情况督察招标过程。3.1.4 每年初，集团营销策划部根据各项目的项目营销计划，汇总需集中统一招标的项目，编制集团营销承包商统一采购计划。项目公司自主招标采购的项目，营销部应根据项目营销计划要求，提前一个月向营销管理中心进行工作知会，若需要招标采购部协助的，也应提前一个月向招标采购部提交招标计划。3.2 供方信息收集3.2.1 招标信息的发布：集团营销策划部或项目公司营销部向招标采购部提供招标公告内容。根据招标计划，由招标采购部在各类信息网站、集团内网或以其它方式发布招标公告。招标公告应明确招标项目名称、招标范围、规模、资格审查截止日期、招标要求等信息。3.2.2 供方信息收集：招标采购部负责组织相关部门通过招标公告、营销资源信息库、市场查询等方式收集投标意向单位。招标采购部负责接待投标单位报名、收取标书及根据招标公告要求初步筛选候选单位，并检查投标文件的完整性。应保证投标意向单位的数量原则上不少于三家。3.3 供方资格预审3.3.1 集团组织的招标：营销策划部在招标采购部协助下进行供方资质预审，并内部达成一致意见后填写供方资质预审表提交营销招标委员会审批；3.3.2 项目公司组织的采购：营销部在招标采购部协助下进行供方资质预审，并内部达成一致意见后填写供方资质预审表提交营销分管副总审核、项目总经理审批；3.4 营销供方的考察3.4.1 营销推广类招标项目是否需要进行考察，不做强制规定。3.4.2 根据招标主导部门的不同，由营销招标委员会或项目公司总经理根据需要由营销策划部或营销部组织考察。对于集团供方信息库中在合格供方名录下及近一年已考察通过的供方（包括一年内已考察通过但未合作过的试用供方），不需要进行考察。3.4.3 营销策划部或营销部组织相关人员对营销承包商进行考察，对营销承包商的营销取费标准、项目运作方式、内部审核机制、项目实例及客户反映、市场业绩和获奖情况、策划团队主管人员的资历和案例、售后服务质量等方面进行了解。3.4.4 考察结束后2天内，营销策划部或营销部组织各部门考察参与人员编写营销类供方考察表，通过OA系统发送至招委各成员或项目公司领导审阅批准，或编写考察报告，向主管领导做专题汇报，考察报告形式不限，可采用包括：专题报告、照片、文字表述、PPT等多种形式。3.5 确定入围单位3.5.1 根据资质预审情况和考察情况，由招标委员会或项目公司总经理确定投标入围单位。集团优先选择具有良好合作记录的合格供应商参加投标，合作记录评价包括：服务质量、经济结算、历次投标记录等。3.5.2 选择入围投标单位应注意保证其间有充分的竞争，避免相互之间有关联关系、十分熟悉的同类供方参加同一项目的竞标。3.6 编写招标文件3.6.1 营销策划部或营销部负责编制招标文件的专业部分及经济部分，招标采购部按照集团招标文件的模板要求对招标文件修改、定稿。3.6.2 招标文件编制完成后，集团主导的招标文件由营销策划部通过OA系统发送至招委所有成员；项目公司主导的招标文件由营销部发送至项目公司相关领导审阅。3.7 发标、答疑3.7.1 由招标采购部负责发放标书并进行招投标程序方面的答疑，营销策划部或营销部负责专业技术方面的答疑。3.7.2 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改、替代或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。3.7.3 招标采购部收取标书时，应检查标书是否有效密封并加盖公章，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，并填写签收表。3.8 开标、评标和定标3.8.1 营销策划部或营销部负责安排开标会，并通知招委成员或项目公司相关领导参与，开标会上唱标人当众启封所有投标文件，并宣读投标者名称和标书主要内容。3.8.2 开标后，由营销策划部或营销部组织招标采购部、审计监察中心进行评标并出具评标报告，对投标单位进行询标，就投标报价、承诺等投标内容进行澄清，但不得对投标内容作实质性修改；询标完成之后，营销策划部或营销部进行评标，评标办法可参考【招标管理作业指引】。3.8.3 评标报告提交至招委会所有成员或项目公司相关领导，由营销招标委员会或项目公司营销分管副总召开对评标报告的审阅会议，确定预选中标单位。3.8.4 商务谈判：营销策划部或营销部组织由相关人员参加商务谈判，就商务合作条款与营销供方进行协商和谈判。3.8.5 中标单位审批：根据商务谈判结果，营销策划部或营销部将谈判会议纪要、营销供方审批表提交至营销招标委员会或项目总经理审议确定。3.9 竞争性谈判采购、询价采购3.9.1 由于客观原因，无法进行招标的项目，经主管招标领导审批同意后，可采用竞争性谈判或询价采购方式。3.9.2 由招标采购部协助，营销策划部或营销部根据招标内容，收集合格供方信息名录并进行询价，并将询价结果及合格供方信息汇总后上报至相关领导审核。若为集团主办项目，则由招委审批入围名单，若为项目公司主办则由项目总经理审批入围名单。3.9.3 营销策划部或营销部负责就合同内容进行协商、谈判，谈判过程可邀请招标采购部、审计监察中心等相关部门参与，并详细记录谈判过程。3.9.4 根据谈判结果，由主管领导审议确定中标单位。3.10 直接委托方式采购3.10.1 由于客观原因，无法进行招标（如垄断）等采用直接委托。3.10.2 营销策划部或营销部在合格供方名录中选择合适的直接委托单位，提出直接委托建议，填写直接委托请示报告，内容包括直接委托原因说明、合同价等，提交相关领导审核、审批。集团主导的招标由招标委员会审批，项目公司主导的采购由项目总经理审批。3.10.3 审批同意后，营销策划部或营销部组织相关部门与意向单位进行价格商谈，商谈结果形成会议纪要，报相关领导审核、审批。集团主导的招标由招标委员会审批，项目公司主导的采购由项目总经理审批。3.11 后续工作3.11.1 中标通知需在审批后2日内下发，同时营销策划部或营销部电话通知未中标单位。3.11.2 集团营销策划部或项目公司营销部在中标通知下发后30日内与选定单位签订正式合同，跟踪执行。3.11.3 营销策划部或营销部对过程资料进行整理、保密和存档工作。4、 适应性说明4.1 项目公司开发体量在30万平米以下的，设立营销部，内设营销策划岗、销售管理岗、客户服务岗；开发量在30万平米以上的，可视情况分设策划部、销售部、客服部