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第十四章 营销专用文书学习目标了解询价函、确认函、催款函和索赔函的概念、特点、种类；领会它们的格式和具体写法；能够根据要求写出合适的询价函、确认函、催款函和索赔函。能力标准能力模块能力要求知识点询价函的格式与写法熟悉询价函的结构与写作格式，掌握正文的具体写法询价函标题的写法正文结构的具体内容确认函的格式与写法熟悉确认函的结构与写作格式，掌握正文的具体写法确认函标题的写法正文结构的具体内容催款函的格式与写法熟悉催款函的结构与写作格式，掌握正文的具体写法催款函标题的写法正文结构的具体内容索赔函的格式与写法熟悉索赔函的结构与写作格式，掌握正文的具体写法索赔函标题的写法正文结构的具体内容教学过程一、询价函与报价函（一）、询价函概述询价，是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价函就是指交易一方预购买某种商品，向对方发出的探寻买卖该商品及有关交易条件的一种信函。或者，在商务活动中，甲方对乙方的商品感兴趣（对商品的外观性能质量比较满意，网友对商品的评价比较高，报纸上也有介绍过此类商品），写信给乙方询问价格，这个就叫询价函。询价目的是请对方报价没有必须购买的义务。询价对交易双方都没有法律上的约束力。（二）、询价函的结构及写作方法 写作方法与各种商务信函的写法是一致的，主要包括标题、称呼、正文和落款四个部分。1、 标题询价函的标题有两种写法，一是直接写“询价函”三个字，二是比较完整的写法，例如“关于询问（商品）价格的函”。2、 称呼是指询价函的行文对象，即受函者。称呼写在第二行顶格处，要写明收函单位全称或个人的称呼。例如“广州福昌公司”、“王毅平董事长”、“上海白云商场”等，称呼后面加冒号。个人不应是该公司任意一人，而应是主要负责人。相比较二而言，个人比单位更直接。3、 正文称呼下空两格开始写正文，这是询价函的主体。正文一般由四个部分组成：表明自己对对方产品的兴趣（也可以从获知渠道方面入手，也可自我介绍，介绍本公司业务范围）开门见山，直截了当表达订货意向可省略向对方询价在询价的同时，提出一些其它要求，比如要对方开列所需货物的品质、规格、款式、型号、数量、样品、产品说明书、交货日期、结算方式等。 其它要求或说明 结束语可以用专用公文函写作的结束语，也可以省略。特此函告、特此函达、盼复、希速见复、顺祝商祺、预致谢意、不胜感激、谢谢等4、 落款询价单位名称或个人姓名及日期（宜用大写汉字）询价函例文1 询价函 先生： 我公司对贵厂生产的君山毛尖茶很感兴趣，预大量订购。望贵厂能就下列条件报价：1、品质：一级。2、规格：每包100克。 3、单价。 4、交货日期。 5、结算方式。 如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。 希速见复。 副食品公司 二一年十一月四日 询价函例文2 询价函 公司： 请贵方给我方寄来按照所附明细提供零件的报价一式三份。 请按明细单所列各项在报价中注明品名全称、型号、技术规格、材质、价格和重量，并请注明可能的交货期和按立方米计算的总交货量。 亦请分别注明包装费和运输费。 请贵方告知我方寄出报价的尽可能准确的日期。 如贵方因故不能提出报价，请贵方尽快回信告知我方，我方将十分感谢。 预致谢意。 公司：先生 年月日 （三）、报价函概述甲方对乙方的商品感兴趣（对商品的外观性能质量比较满意，网友对商品的评价比较高，报纸上也有介绍过此类商品），写信给乙方询问价格，乙方按照甲方的要求告诉甲方商品的价格就叫报价函。（四）、报价函的结构及写作方法 写作方法与各种商务信函的写法是一致的，主要包括标题、称呼、正文和落款四个部分。1、 标题报价函的标题有两种写法，一是直接写“报价函”三个字，二是比较完整的写法，例如“关于商品的报价函”。2、 称呼是指询价函的写作对象，即受函者。称呼写在第二行顶格处，要写明收函单位全称或个人的称呼。例如“广州福昌公司”、“王毅平董事长”、“上海白云商场”等，称呼后面加冒号。3、 正文称呼下空两格开始写正文，这是报价函的主体。正文一般由四个部分组成：首先表明收到询问函，表示感谢；回答对方开列所需货物的品质、规格、款式、型号、单价、数量、样品、产品说明书、交货日期、结算方式等方面的问题； 其它要求、说明；结束语可以用专用公文复函写作的结束语，也可以省略。恭候佳音、顺祝商祺、特此函复等。4、 落款报价单位名称或个人姓名及日期报价函例文：报价函超市股份有限公司: 贵方月日询价函已收悉,谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下： 商品： 毛尖茶 规格：一级 容量：每包100克 单价：每包元（含包装费） 包装：标准纸箱，每箱100包 结算方式：货到3个月内结清 交货方式：送货 交货日期：收到订单10日内发货我方所报价格极具竞争力，如果贵方定货量在20箱以上，我方按 55%的折扣收款。 如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早订购。 恭候佳音。 茶叶有限责任公司 二一年十一月四日常用的表达方式：1，来函收悉（来信收悉）一般回信的时候开头的常用语，意思就是我看到你的来信并且了解了信的内容。贵公司来函收悉，很高兴你方接受我们的意见。2，敬候佳音意思就是我们耐心的等待您的回复，另起一行，放在正文末尾处。3，盼复（希望尽快的得到你们的回复，表达自己急切的心情。和敬候佳音的位置一样的。4，顺颂商祺（祝你们一切顺利）234在末尾处写一个就好了。 课堂练习：P112第4题二、订购函与确认订购函（一）、订购函概述当买方收到对方寄来的有关价格、样品规格等愿意订购；买方按照与卖方协商好的条件向其订购所需货物时所用的一种商务文书；一经卖方确认，可以称为对买卖双方都有约束力的合同，具备法律约束力。（二）、订购函的结构与写法写作方法与各种商务信函的写法是一致的，主要包括标题、称呼、正文和落款四个部分。1、标题订购函的标题有两种写法，一是直接写“订购函”三个字，二是比较完整的写法，例如“关于商品的订购函”。2、称呼是指商品卖方，即受函者。称呼写在第二行顶格处，要写明收函单位全称或个人的称呼。例如“广州福昌公司”、“王毅平董事长”、“上海白云商场”等，称呼后面加冒号。3、正文称呼下空两格开始写正文，这是订购函的主体。正文一般由五个部分组成：首先表明收到报价函，表示感谢；开门见山，直截了当；表达需要订货；说明所需货物的品质、规格、款式、型号、单价、数量、总价、结算方式、交货地点、交货日期等。其它要求说明索取单据，责任确定等。结束语可以用专用公文复函写作的结束语，也可以省略。请即予办理为盼等。4、落款订购单位名称或个人姓名及日期（大写汉字）订购函例文订购函先生：贵公司年月日的报价单收悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物： 冰箱台，单价元，总计元；冰箱台，单价元，总计元；冰箱台，单价元，总计元；冰箱台，单价元，总计元；结算方式：转帐支票 交货地点：港口交货日期：年月日前请准时运达货物，我方接到贵方装运函，将立即开具转帐支票。请即予办理为盼。 发展有限公司 年月日 （三）、确认订购函是收到订购函后用来告知客户货物办理情况和货款支付方式等事宜的一种函。（四）、订购函的结构与写法写作方法与各种商务信函的写法是一致的，主要包括标题、称呼、正文和落款四个部分。1、标题确认订购函的标题有两种写法，一是直接写“确认订购函”三个字，二是比较完整的写法，例如“关于确认订购（商品）的函”。2、称呼是指商品买方，即受函者。称呼写在第二行顶格处，要写明收函单位全称或个人的称呼。例如“广州福昌公司”、“王毅平董事长”、“上海白云商场”等，称呼后面加冒号。3、正文称呼下空两格开始写正文，这是确认订购函的主体。正文一般由五个部分组成： 首先表明收到订购函，表示感谢；开门见山、直截了当；一般应该把收到订购函的具体时间、编号、订购货物名称、数量及金额说清楚；表达货物将如何办理；准备发货的具体时间、送达地点说清楚；说明货款应如何支付；其它相关说明、要求；再次感谢，希望继续保持贸易往来。4、落款订购单位名称或个人姓名及日期（大写汉字）确认订购函先生：很高兴收到贵方月日号台冰箱价值元的订单，我方即速予办理，货物将按照贵方要求于本月15日前准时运抵港口。根据商业汇票的规定，我方通过银行开出面额为元以贵方为付款人的的银行承兑汇票，承兑期限为三个月。我们相信此汇票必得承兑。贵方对此货还有何要求，请即函告。感谢贵方的惠顾，希望我们能保持经常的贸易联系。 公司 二一年十月四日 课堂练习P112 第5题即期信用证即期信用证（Sight Credit） 是指受益人根据信用证的规定，可凭即期跟单汇票或仅凭单据收取货款的信用证。 【国际贸易理论中含义】 即指开证行或付款行收到符合信用证条款的跟单汇票或装运单据后，立即履行付款义务的信用证。其特点是受益人收汇安全迅速，有利于资金周转。 即期信用证又可分为单到付款信用证和电汇索偿条款信用证（L/C with T/T Reimburse-ment Clause）两种。前者是指开证行或其指定付款行一旦收到符合信用证规定的汇票和单据，便立即付款，开证人也应于单到立即向开证行付款赎单；后者是指开证行将最后审单付款的权利交给议付行，只要议付行审单无误，在对受益人付款的同时，即以电报或电传向开证行或其指定付款行索偿，开证行或其指定付款行接到通知后立即以电汇方式向议付行偿付。使用电汇索偿条款信用证，比一般即期信用证收汇快，通常只需23天时间，有时当天即可收回货款。 即期信用证：即信用证规定受益人签发即期信用证。另外信用证上规定免除受益人签发汇票权凭货运单据即可要求银行立即付款的信用证亦属于即期信用证。 即期信用证付款时间为：银行收到单据后5个工作日内。三、催款函（一）、催款函概述催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。卖方已经发出货物，但是在规定的时间内并未收到买方的付款，就给买方写信要求付款的信件就是催款函。催款函的形式便函式：以信函的形式写作。 表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。（二）催款函的目的1、收到款项坚决有力2、继续保持双方贸易往来礼貌、恳切又要要到钱，又要继续保持业务往来，需要良好的语言艺术。简单而言，就是要态度不卑不亢、恰到好处，口气绵里藏针，软硬适中。（三）催款函的作用查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。 催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。 凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。（四）催款函的结构与写法催款函的结构一般由标题、称呼、正文、落款等四部分组成。 （1） 标题一是直陈其事，在第一行中间用较大字号写“催款函”；二是以“何因催款函”形式，如：海天市信托投资有限公司逾期借款催款函等。如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字，以示时间紧迫，不可延误。（2）称呼即欠款单位的名称，要清楚、准确地，且为全称，顶格书写。（3）正文这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，以便使受文单位明确情况，及时地交款。 正文：1、摆事实交代清楚买卖双方交易的日期，交易商品名称，买卖双方发票号码，欠款金额，拖欠货款情况；清楚、具体、真实、准确无误，避免不必要的纷争；2、催款方意见要求对方查明原因，在规定的时间内支付货款；确定具体的还款日期；3、其它做法提示对方，超过某个时间要缴纳滞纳金，或者提起诉讼什么的（也可以不说）；4、其它要求、说明； 4、结语谢谢，顺祝商祺，特此函告、特此函达等。 （4）落款 写明催款单位的全称，然后注明发文日期。（大写汉字）催款函尊敬的先生：贵方于年月日订购节能灯管箱，货款金额合计元，发票号为。贵方业务繁忙，疏忽大意在所难免，故致函提醒，敬请执行结算。我公司帐号为。逾期按照银行规定加收的罚金。如有特殊情况，请与我公司财务科联系，电话，邮编：，地址：。谢谢。 公司 年月日常用表达1请请尽快给我们答复（盼复）望（望贵公司尽快提出解决的办法）希望（希望你放给我们一个满意的答复）三个词的功能一样，就是在提出自己的愿望的时候用，常用语催款和崔货书2仍（书面语“还”的意思）卖场的装潢设计仍有金先生负责西南片区仍由金永州先生负责。我放仍未收到货款（货物）。3，接受条件如贵公司接受我方的条件，我们将于9月7号发货。4收取滞纳金 缴纳滞纳金 收取订金 缴纳订金预定商品需缴纳10%订金贵公司若在规定时间内未付款，我方将收取5%滞纳金。（注意应用时主语的变化）课堂练习P112第6题四、索赔函（一）索赔函的概念 索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为根据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护其他权利的书面材料。 （二）索赔函的理由 质量低劣； 数量短缺； 包装不善；（损坏） 运输拖欠； 货不对版。（三）索赔函的结构与写法索赔函的结构一般由标题、受书者、正文、附件、签署等六部分组成。 （1）标题 标题的形式比较灵活，既可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，如：关于的索赔函。 也可以简明扼要地写成不包括索赔事由而只写文种的简单标题形式，如：索赔函。 （2）受函者 写受理索赔者的全称。 （3）正文 缘起：案件基本情况介绍，提出引起争议的合同及其争议的原因开门见山、直截了当、简明扼要； 索赔理由：对方违约的事实及依据（或索赔的理由及证据）证据确凿、有力而具体；索赔要求和意见：根据合同及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利具体可行； 其它说明；结语特此函告、特此函达、顺祝商祺等。（4）附件 为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。 （5）签署 要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。索赔函厂：根据省市质量检验所第号检验报告，贵方出售产品中有一部分明显不符合国家相关标准，其质量指标明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量的货物按降低原成本价格的扣价处理。特此函达。 发展有限公司 年月日附：省市质量检验报告一份索赔函x x啤酒股份有限公司：我公司于本月15日从贵公司购买200箱6000罐x x牌纯生啤酒，等级为一级品。但到货后，我方质检人员发现该批货中大约有6箱啤酒的质量明显低于贵公司提供的样品标准。经四川省成都市x x质量监督局抽样检验，这6箱啤酒中含有明显的沉淀物，而且部分抽检样品中大肠杆菌超标，属于不合格产品。随函寄上我公司出具的质检报告。现特向贵公司提出这6箱不符合质量标准的啤酒按照食品