采购管理制度 (2).doc

采购管理制度采购管理制度 目录目录 一 编撰采购管理制度的目的和范围一 编撰采购管理制度的目的和范围 1 二 采购目标二 采购目标 2 三 采购原则三 采购原则 2 四 供应商管理四 供应商管理 3 五 采购申请流程五 采购申请流程 3 六 二次采购申请六 二次采购申请 4 七 采购招标七 采购招标 4 八 样品提供和确认八 样品提供和确认 5 九 合同签订九 合同签订 5 十 进度控制十 进度控制 5 十一 对账付款十一 对账付款 5 十二 采购验收十二 采购验收 5 十三 重点说明 十三 重点说明 6 采购采购管理制度管理制度 一 编撰采购管理制度的目的和范围一 编撰采购管理制度的目的和范围 1 目的 阐述在采购职能的执行中应遵循的原则 程序和惯例 指导执行和参 与采购职能的部门和职员执行采购相关程序 推进采购职能按合理的流程 正直 高效 实用的执行 从而有效降低采购成本 提高公司采购效率 加强部门间配合 特制订本制度 2 范围 1 固定资产类 办公家具 工作设备 电脑设备等固定资产类的 采购工程维护类 装饰装修工程 IT工程 设备的租赁及维修类的采购 2 低值易耗类 办公用品 活动用品 礼品 图书 期刊 技术 图书 生活用品等低值易耗品的采购 3 印刷类 内刊 易拉宝 横幅 名片等印刷类的采购 4 咨询管理类及服务类产品 咨询管理项目 工作软件类的采购 体检 旅游 培训 拓展 保险等服务产品的采购 5 项目成本类 蓝图打印 多媒体制作等 说明 工程建筑类材料采购不在本采购范畴内 二 采购目标二 采购目标 1 保证所需原料 供应品 设备和服务的适时适量及时供应 2 为了公司运作经济高效的进行 在与需要的质量 交货期和服务水 平一致的情况下 以最有竞争力的价格采购商品 服务 3 引导采购职能的发挥与公司利益 商业道德标准相一致 三 三 采购原则采购原则 1 使用 定价 采办 验收 结算分离原则 采购过程的各相关环节人员 遵循使用 定价 采购 验收 结算分 离的原则 即使用部门申请 使用部门及采购部门分别询价 定价 财务 对预算控制 法务对流程监督 使用部门验收 采购部门结算 2 询价定价原则 物品采购必须有三家以上的供应商提供报价 在权衡质量 价格 交 货时间 售后服务 长期合作的客户 资信 客户群等因素的基础上进行 综合评估 并与供应商进一步议定最终价格 临时性应急购买物品除外 3 一致性原则 采购人员订购的物品必须与请购单所列要求 规格 型号 数量一致 在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下 采购人员须及时 反馈信息给使用部门更改请购单或做参考 4 廉洁自律原则 1 自觉维护公司利益 努力提高采购物品的质量 降低采购成本 2 廉洁自律 不收礼 不受贿 不接受吃请 3 严格按照采购制度和程序办事 5 审计监督原则 采购人员要自觉接受公司有关部门对采购活动的监督和质询 对采购 人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为 公司有权对相关人员依照 公司规章制度等进行处罚直至追求其法律责任 四 四 供应商管理供应商管理 1 各类型的采购需有3家以上的供应商询价 以作比价 议价依据 并填写 采购询价记录表 总裁办公室应根据供应商的产品报价 产品 质量及提供的服务等方面对其进行考核及更新 2 建立公司供应商库 供应商的选择应从与公司有过合作经历的优 质供应商中选取 3 对于长期合作的供应商 需每年做一次供应商评估 评估其产品 价格 服务是否在同行业中最优化 经过评估不合格的供应商应从供应商 库中撤下 并选择最适合公司的供应商建立长期合作关系 4 对于长期合作的供应商 应当留存一份其公司三证及相关资质文 件盖章件至总裁办公室 五 五 采购申请流程采购申请流程 1 标准流程 1 标准采购范围 以下类别金额在1000元以内的 视作标准采购 A 固定资产类 办公家具 工作设备 电脑设备等固定资产类的采 购 B 低值易耗类 办公用品 活动用品 礼品 图书 期刊 技术图 书 生活用品等低值易耗品的采购 C 印刷类 内刊 易拉宝 横幅 名片等印刷类的采购 需要报品 牌管理中心总监审批 D 咨询管理类及服务类产品 咨询管理项目 工作软件类的采购 体检 旅游 培训 拓展 保险等服务产品的采购 E 项目成本类 蓝图打印 多媒体制作等 2 申请流程 A 由申请部门秘书 助理填写 采购申请单 部门负责人审核签字 后交公司采购部门进行采购 采购申请单 要求注明名称 规格型号 数量 需求日期 参考价格 用途等 若涉及技术指标的 须注明相关参 数 指标要求 B 申请部门必须对所需要购买的物品进行询价 提供三家供应商的 报价 如涉及到具体资质 特殊采购要求的需要附有相关文件复印件与申 请部门确认 总裁办公室和财务管理中心有权对供应商报价进行核查 C 所有采购物品都需要经过财务负责人审批 如采购属于标准采购 范围 可只签批到财务负责人 如涉及到特殊物品的采购 或非标准流程 的采购还需分别审批到集团财务负责人 常务副总裁 总裁 参照非标准流 程 D 签订采购合同的均须由法务审核 并报财务管理中心备案 E 申请部门负责验收 签领 费用分摊至申请部门 六 二次采购申请六 二次采购申请 如采购申请发生数量 规格 价格等变动 必须进行二次采购申请 并将第一次的申请单作为附件提交审核 七 采购招标七 采购招标 根据公司政策和中华人民共和国相关法律法规之规定 公司招标采购 分为 2 类 A 类 根据 中华人民共和国招标投标法 和各地方法律法规之规定必 须进行公开招标的 1 大型基础设施 公用事业等关系社会公共利益 公众安全的项目 2 全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目 3 使用国际组织或者外国政府贷款 援助资金的项目 B 类 除 A 类之外 采购金额在 10 万以上的采购应当进行招标 具体 由申请部门负责人审核是否招标 签批部门负责人同时有权建议是否进行 招标 八 样品提供和确认八 样品提供和确认 1 对于采购产品难以长久控制质量的 需进行样品提供和确认的 需 确定送样周期 由采购人员负责追踪 收到样品后第一时间送交使用部门 进行确认 必要时需会同财务等相关部门人员予以确认 2 对于需要保存样品的 采购部门需做封样处理 以便日后做收货比 较 九 合同签订九 合同签订 1 长期固定的供应商应和公司签订长期供货合同 2 供应商经送样审查合格后 由采购部门与选定的供应商签订合同 3 采购合同样本及正本必须经过法务审核通过后方可进行合同签订环 节 4 采购合同正本一律由财务管理中心归档管理 十 进度控制十 进度控制 1 为确保准时交货 采购人员应提前采用电话 传真等方式与供货商 联系 确保物品能及时供应 2 如果采购物品无法在预定时间内交货的 采购人员须提前通知使用 部门 寻求解决方法 并须重新和供应商确定新的交货期 并知会使用部 门 十一 对账付款十一 对账付款 1 工程类需提供结算单 竣工验收单 2 咨询管理 软件类需提供服务验收单 采购物品 服务需要申请付款时 需向财务提供 采购申请单 或维 修单租赁单 采购询价记录表 采购合同或者订单复印件 发票 凡在 付款过程中 不具备以上条件的 财务管理中心应拒绝付款 3 对于分阶段付款的采购申请 申请部门对该项申请付款应当进行跟 踪 十二 采购验收十二 采购验收 1 采购物品 物资 送达公司后 由使用部门负责检验 签收 并开 具 采购入库签收单 给采购部门保存 在接受货物前 应当仔细检查外 包装的缺陷状况或对缺陷处理的证据等 验收不合格的 应当拒收或 2 日 内办理退换货手续 2 对于工程类 管理咨询类 服务类产品需阶段性验收 3 公司办公用品的采购申请由各部门提出 电子档申请表及纸质版经 由部门负责人签字后交到前台汇总后统一采购 4 办公用品到货后 由前台统一验收并登记 采购入库签收单 验 收合格并登记好后 由前台通知各部门领用办公用品 并由前台登记 采 购出库签收单 十三 重点说明 十三 重点说明 1 各审核环节对采购申请提出异议者 应于2个工作日内将意见反馈 给采购申请部门 2 专业材料或用品 采购部门应会同使用部门共同询价或议价 3 财务人员审核时 认为需要再进一步议价的 可直接与供应商议 价 4