档案工作管理条例(试行).doc

无锡工艺职业技术学院锡工院办发200607号档案工作管理条例（试行）第一章 总 则第一条为了加强学院档案管理工作，提高档案管理水平，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在教学、科研和学院管理等各项工作中的作用，更好地为学院建设和发展服务，根据中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法和中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则并结合我院实际，特制定本管理条例。第二条 本条例所指档案为学院从事教学、科研、党政管理和其他各项工作中直接形成的反映学院活动历史、对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件数据、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录。 第三条 学院档案既是重要的信息资源和历史见证，又是学院和社会的宝贵财富，对学院的建设和发展具有重要作用，每个教职工都要有保护档案的意识和义务。学院全部档案应实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。第四条 档案管理是维护学院历史丰实面貌的重要工作。学院要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学院发展规划和计划之中，纳入各部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员岗位职责范围。第二章 档案工作机构体制与任务职责第五条 学院设综合档案室，隶属于学院办公室。综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是保管和开展提供利用档案的机构，对全院档案工作实行统筹规划，组织协调、监督和指导。第六条 学院各系、处、部、室等归档部门，应有一名文书人员兼职档案的具体工作。各归档单位的档案工作应在学院综合档案室指导进行。第七条 综合档案室的基本任务1、贯彻执行国家档案工作法规、法令、政策和规定；2、开展档案宣传教育活动，增强教职工的档案意识；3、制定本院档案工作计划和规章制度，并组织实施；4、负责监督、指导、接收、整理、鉴定、分类、保管和统计全院各类档案及有关资料；5、负责做好档案的开放和利用工作；6、做好编研工作，编制检索、工具，主动为利用者提供素材，为领导决策提供依据；7、参加档案信息的整体化建设，开展各方面协作，进行档案信息交流；8、完成学院领导交办的其它任务。第八条 学院各处、部、系、室等单位档案工作的基本任务。1、按照综合档案室的有关规定做好本单位文件材料的收集、整理、分类、归档等工作；2、按照归档范围要求，除有特殊规定外，每年六月底前移交上年度归档的文件材料；3、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。第三章文件材料的积累和归档第九条 学院实行文件材料形成部门收集、整理归档制度。各部门把应归档的各种文件材料按要求进行收集、鉴定、排列、组卷向综合档案室移交，档案室负责业务指导与检查验收。第十条 凡需归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的历史联系，便于保管和利用的原则，进行系统整理、编目。由本部门主管领导审查后移交给学院综合档案室。第十一条 归档的文件材料应质地优良，字迹、阅样清晰；一般采用钢笔或碳素笔书写，不得采用易褪色、易变质的材料书写，不能有金属装订物。第十二条 电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子文件，制成纸质文件与电子文件的存储载体一并归档，并使两者建立起联系。（目前，我院尚无此类问题）第十三条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定和要求向档案室移交，任何人不得据为己有。第十四条 文件材料类别的归档范围(按照实体)。1、党群类：主要包括学院党委、组织、宣传、纪检、工会、团委、民主党派（统战）等组织的工作计划、总结、请示、批复、行政法规以及上级机关关于本院管理方面的文件材料；2、行政管理类：主要包括学校行政、人事、保卫、后勤、档案、图书等工作中形成的工作计划、总结、请示、批复、行政法规、政策等以及上级机关关于本院管理方面的文件材料；3、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践等流动中形成的文件材料以及上级机关关于教学管理、学生管理方面的材料；4、科产类：主要包括论文、专著（目前我院尚不具有）、课题研究成果、学院研制产品、工艺品的样品或样品照片、录像以及其生产过程中形成的文件材料；5、基建类：主要包括学院关于基建的报告、请示、批复、工程设计任务书、图纸、施工记录、工程蓝图等材料；6、仪器设备类：主要包括学院购置和引进的国产和国外的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件（说明书）以及在使用、维护等工作中形成的文件材料；7、出版类：主要包括学院出版的学院报、院刊、海报及其他学术刊物等；8、外事类：主要包括有关人员出国考察、使用研究、授予中外学者、著名社会活动家名誉职务等有关的材料；9、财会类：主要包括会计凭证、会计报表、会计帐簿等会计核算专业材料；（属于专门档案）10、人事类：关于人事工作的一切材料（属于专门档案，也可归入前面的党群类和行政类）；11、声像类：由于其载体的特殊性，可以单独作为一类进行归档。第十五条 各类档案的归档时间。1、党群、行政、出版、外事等综合性档案应于次年6月底前归档；2、财会、教学档案应按会计年度和学年等专门年度进行归档；3、科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档；4、基建档案应在项目竣工验收后两个月内归档；5、设备类档案应在仪器安装调试后两个月内归档；6、声像档案应于录制、编辑试放后两个月内归档。第十六条 学院各部门向综合档案室移交档案时，必须输交接手续，填写移交清单，双方清点无误后签字、盖章。第四章档案的管理利用与编研第十七条 档案室要对学院档案进行分类、编号和排列。做到分类科学、整理系统、保管安全、利用方便。第十八条 档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。第十九条 要不断完善档案信息化建设，逐步实现公共档案信息资源共享。第二十条 加强档案编研工作，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。第五章 经费、库房和设备第二十一条 学院要根据档案管理的需要划拨经费，列入学院预算，统筹解决。第二十二条 学院要提供专用的库房，逐步达到防火、防火、防晒、防潮、防虫、防盗等要求，以保证档案的实体安全和信息安全。第二十三条 学院要有计划地配置必要设备，不断完善档案管理现代化。第六章 考核与奖惩第二十四条 学院应把档案工作纳入教学、科研和管理工作人员的职责范围，纳入有关工作程序，并作为考核干部工作实绩的内容之一。第二十五条 学院应建立档案工作检查、考评制度，考评工作在主管院长领导下由档案室负责实施。对于在档案工作中做出突出贡献的专、兼职档案工作人员，由学院给予表彰和奖励。对不按时归档的单位和个人，学院将提出批评。对拖延时间较长，影响档案室工作正常进行的，通报全院，年终不能评为先进。第二十六条 对于违反中华人民共和国档案法的行为，因玩忽职守造成档案损失或失密、泄密的有关领导