谈谈公务文书的语言特色.doc

谈谈公务文书的语言特色东北师范大学文学院 金振邦教授（2007年4月26日）一、关于公务文书的研究视野1.公文的法定性质公文是一定的统治阶级为了管理国家而明令规定的公务文书。它的产生是国家管理的一种需要，它的演变同国家的兴衰更迭息息相关。任何一个国家和朝代，都用法令形式来规定公文的种类、名称及其功能。公文的法定性质电子公文的写作必须严格遵循国家法令制定的公文规范标准。国务院制定的2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法，就是现行的法定公文规范标准。文件规定的公文种类、命名、功能，都不允许进行学术讨论和任意修改，而且它应该成为我国法律的一个有机组成部分。2.公文的表达手法 公文的表达手法一般来说侧重于直接传递信息的记叙、说明和议论，而不多使用间接表达思想和情感的抒情和描写。前者多用于一般文章，后者则在文学作品中使用比较普遍。如果一般性实用文使用过多的文学手法，常常会影响交际信息快捷、明了的表达。 3.公文的结构方式 公文常常采用的是一种要素单一、程式化的简略型结构。有的只有开头、正文、结尾三个部分，有的分条列项或用图表，不讲究文学性的结构技巧，如文脉、线索、过渡、照应、悬念、伏笔等，结构具有一定的跳跃性。 4.公文的语言特色我们常用的语体有四种：艺术语体、科学语体、政论语体和事务语体。公文语言属于事务语体，它一般强调程式规范、明晰准确、平实庄重和周密得体。5.公文的格式规范公文多数具有规范化格式要求。其格式程式化，具有稳定性、通用性。大多具有约定俗成、固定不变的形态，能在较长时期内保持稳定，并且对任何人来说是普遍适用的。而一般文章的形式却具有较大灵活性。一个国家的公文，都由国家明令规定，以保证政令的上通下达。中国各个朝代均是如此，不允许使用者各行其是。国家对公文格式有着十分严格的要求。国务院国家行政机关公文处理办法中的“第三章公文格式”，对公文格式作了明确规定。还有国家行政机关公文格式 有明确的规定。除了公文，其他一些应用文体如简报、会议记录、个人书信、证明信、介绍信、对联、求职简历、教案、各种事务表格、毕业论文、教学大纲、合同、招标文书、实验报告等等，都有着约定俗成的格式规范。 6.公文的常见问题 文种运用不当有的作者或不会运用确切的公文文种，只会单调使用通知、决定等少数几个公文。有的分不清公告、通告、通报；有的不知报告与请示是两种不同文种，甚至写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，该使用时则都用通知等公文加以代替。 标题叠床架屋由于层层转发公文，“过桥”机关多，容易造成标题冗长繁琐，出现诸如“关于通知的通知的通知”繁复的标题。解决办法是：只写第一次转发机关的通知；直接转发原文件；只出现上一级机关转发通知的文号；只用本机关发文的标题。 主题词语不准有的作者不懂公文主题词的作用和意义。它主要用于定位公文的内容和性质，以便于他人通过电脑网络检索特定主题的公文。主题词提炼，要涉及公文主要对象和内容；选取与主题相对应、专指性强的词语；一般不超过5个；突出公文主题的关键性概念；对象和问题的时空定位；标识公文文种。 用语不合规范有的作者不会辨析相近词语的差异。如和、与、及；像和象；既和即；部署和布置；的、得、地；以至和以致；截至和截止；需要和须要；权利和权力；制定和制订；倍数；违反和违犯；物资和物质；其它和其他；以上和以下等。 数字使用错误世纪、年代、月日使用大写数字，如二十世纪六十年代、一九九七年三月五日。根据国家出版物数字用法的规定，世纪、年代、月日使用阿拉伯数字。年份一般不用简写。中国干支纪年和夏历月日；含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，使用大写数字。 序号标识有误办法规定：结构层次序数为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”。但目前有些单位公文序数使用仍然存在不规则情况。要注意办法规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是下脚点号，而（一）和（1）括号外面不带顿号和点号。 字体字号混乱根据国家国家行政机关公文格式 ，主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用3号仿宋字体。A4纸型，每页22行，每行28字。主题词用3号标宋字体，“主题词”三字用3号黑体。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 主送机关模糊要注意主送机关间的排序和标点符号使用。从系统角度说，应按党政军群顺序排列。从级别角度说，应按由高至低顺序排列。主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。 成文日期漂移对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误，使公文的时效性受到了影响 。新办法明确指出“以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准”、“电报以发出日期为准”。 印章正文异页有的公文印章与正文异页，后面标注“此页无正文”字样。新办法规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决”。 除了以上所谈到的十个方面的问题之外，还有一些问题也应该引起我们注意。比如公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱：同一名词在一篇公文前后表述不一致。排名次序混乱。随意用非规范化的简称。又如口号提法不当、行文规则混乱（越级行文、多头行文、一文请示多事、党政不分 ）、时间表述含混（年份随意省略 、不使用公元纪年 ）、用词不当、不合语法等。下面是有关这方面问题的资料：行政公文写作常见错误举要公文常见错误分析及对策 公文写作常见问题十解 7.公文的写作模板 Word软件“新建”文档，选择“Office Online模板”，里面有许多文体模板。如其中的“公司市场研究项目方案”列出了13个纲目层次： /zh-cn/templates/TC011349282052.aspx又如其中的“事故调查分析报告”，也是一例，具体提纲也作了设计。作者只要稍加调整就可以进行写作了。 还有金山书信通、写作之星、中文版works等软件，都带有精美的应用文文体模板。还有许多提供公文文体模板的网站：永纳：/data/bgzl-gwmb/ 华人写作网：/Class/mubayufanli/二、关于语境、语体与文体1.语境语境性是文章语言最突出的特点。语言交际功能的实现取决于言语环境。有广义和狭义之分；狭义语境就是上下文或更小的语言单位所构成的语言环境，而广义语境则包括特定交际过程中的背景因素（如交际的时空、场合、目的和对象等）和语言使用者的主观情况（如身份经历、思想性格、文化素养等）两个方面。文章语言，其实就是特定语言环境中的语言。离开具体语境的语言，例如词典中排列的词语，不能称之为文章语言，当然也谈不上是否准确、简练、生动、适体、等等。文章语言千差万别，受语境的规定或制约是一个主要原因。根据文章不同的表现内容和接受对象等客观因素，作者相应地采用一种基本语体，有时还可能同时采用其他辅助语体。我们写一篇针对专业读者的学术论文，就应该主要采用科学语体，其特征是具有逻辑性、严密性和准确性，如多用专门术语，句式相对复杂严谨，很少使用夸张、双关等积极修辞格等；而搞文学创作却应该主要采用文艺语体，它具有生动性、具体性、形象性、表情性等总体特征，如多用口头词语，句式多变，大量使用积极修辞格等。而政论语体则兼具文艺语体和科学语体特征，带有准确性、严密性，生动性、形象性和鼓动性等综合特征，适用于政论、评论等文体的写作。还有用于一般应用文体写作的事务语体，其特征是平实简洁明白，如具有某种格式，词语简明，句法单纯，一般排斥积极修辞格的使用等。2.语体指由于交际场合、目的、内容、对象等的不同而在文本中所形成的语言运用特点的体系。这些特点主要表现在词汇和熟语材料的选择、语法结构、词音手段选用等方面。语体存在的社会基础是人类交际的多方需求，存在的物质基础是语言材料在功能上的分化。因此，语体也可叫功能（或职能）语体。崔应久朝鲜语文体学：“在一定的交际领域里，作为有目的地选择的结果而产生的表达手段，历史地形成了并为社会成员认识到了的体系，就是语体。”语体的发展性和稳定性相统一。它是历史发展的现象，其形成和发展受社会变迁的制约，因而具有变化的特性，同时某种语体在交际中所经常复现的一系列遣词造句上的特点，又具有相对稳定的性质。语体又是排斥性和渗透性的一致。各种语体在一定历史时期都有自己典型、公认的表达方式和手段，而这同其他语体是不调和、相排斥的。然而语体中的个别要素在一定条件下可向其他语体转化，这种各语体要素的转化、渗透，必然导致一些介于两种语体中间的混合语体的出现。文本语体一般可分四种：文艺语体、科学语体、政论语体和公文语体。文艺语体，也称文学语体，是通过艺术形象反映客观世界，表达作者的观点和思想情感的语文体式。它包括两个分体，即散文体和诗歌体。其主要特征是语言的形象性，以及大量运用各种积极的修辞手段，以加强作品的艺术感势力。包括散文体：传记文学、回忆录、游记、随笔；诗歌体；对白体：小说、戏剧。科学语体（科技语体、知识性语体、理智语体），是通过准确而系统地叙述自然、社会和思维的现象，从而揭示和论证它们规律性的语言体式。其语言上的特点是，普遍地运用专门术语，倾向于严密而完整的句法，并受到外来语的一定影响，如各种修饰语、附加成分、长的复合句等。论文、教科书。政论语体，是通过对社会政治生活的各种问题的阐述，动员广大群众为本阶级、本民族和国家的利益而斗争的语言体式。它直接服务于政治斗争，是一种宣传鼓动语体。其特点是具有科学的逻辑性和艺术的形象性，拥有各种词汇成分，句型丰富多样，论述严密，能使用夸张、比喻等描绘手段。它介于科学语体和文艺语体之间。政论、演说、时事评论。社论语体、宣传语体、新闻语体。公文语体，也称事务语体，用于联系国家机关、社会团体及其切上层建筑行政工作的语言体式。它按不同应用场合，形成了若干固定格式，具特点是用语准确、庄重、简练、明了，句法严谨完整，避免采用夸张、拟人等形象描绘手法，叙述有条理，论理有逻辑，书写有格式。语体是构成文体的一个重要因素。a. 经济事务语体：合同、契约、协议书。b. 法律事务语体：起诉书、判决书、公证书 c. 外交事务语体：国书、照会、条约、备忘录 d. 军事事务语体：作战计划、军事命令 e. 应用文体：公约、条例、大事记、日记、凭据、书信、启事f. 书信体 3.文体文体，是指独立成篇的文本体栽（或样式、体制），是文本构成的规格和模式，一种独特的文化现象，是某种历史内容长期积淀的产物。它反映了文本从内容到形式的整体特点，属于形式范畴。文体的构成包括表层的文本因素，如表达手法、题材性质、结构类型、语言体式、形态格式，以及深层的社会因素，如时代精神、民族传统、阶级印记、作家风格、交际境域、读者经验等。文体的特征及其划分，往往取决于其层面结构中某些因素的强化、突出或变异。 三、公务文书的语言特色关于公文的基本知识和例文我们常用的语体有四种：艺术语体、科学语体、政论语体和事务语体。公文语言属于事务语体，它一般强调程式规范、明晰准确、平实庄重和周密得体。1. 程式规范公文在长期的使用、演变和继承过程中，形成了一整套当固定的专门性的惯用语，以体现公文内容的权威性、约束力和公文语体的庄重风格。如开端时用：据、根据、按照、遵照、为了、为、由于、对于、关于、兹有、兹因、兹将、兹定于等；称谓时用：我单位、你单位、贵单位、本单位、该单位等；引叙时用：前接、近接、据查、据了解、近悉、欣悉、收悉、阅悉等；经办时用：经、已经、业经、一经、复经、通过等；判断时用：系、确系、纯系、均系、纯属等；强调时用：须、必须、均须、务须、务必、务于、一律、一概、尤为等；期请时用：请、特请、拟请、务请、函请、希、望、希即等；协商时用：当否、可否、妥否、能否、是否可行、如有不当、如无不妥等；表态时用：可、不可、可行、不可行、同意、不同意、拟予同意、照办等；结尾时用：为荷、为要、为盼、此复、特复、此令、此布、此告、特此通告、特此函达等。除了大量使用惯用语外，公文语体强调运用规范典雅的汉语的书卷词语，可保留、借用某些文言词语，如兹现在，这里；悉知道，了解；顷刚刚；务必须等，加之其、之、者、于、以、为、则等文言虚词，若使用得当，既可使行文显得庄重典雅，又可增强语言的概括力和表现力。公文还常使用单音单纯词，如“希各院校接此通知后迅予传达实施” ，句中使用单音单纯词“希”、“各”、“接”、“此”、“后”、“迅”、“予”等，较之使用双音合成词“希望”、“各个”、“接到”、“这份”、“以后”、“迅速”、“予以”更为凝练明确。2. 明晰准确要明白晓畅、干净利落，力避含混不清，重复拖沓，要学习古人所讲的“一字入公文，九牛拔不出”的精神。公文要一言九鼎。公文不像文学作品那样,需要文采斐然,具有审美特征,但公文要字斟句酌,千金难改。叶圣陶先生在公文写得含糊草率的现象应当改变一文中就指出：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”“为了节省看公文的人的精力和时间，公文就应该尽可能写得简而得要。”由于需要表述相关的目的、依据、对象、状态、方式、因果等，公文语体中介词的运用十分频繁。看下面公文的句子：“鉴于上述事实，为严肃校纪，根据大学学生管理条例，经研究决定给予开除学籍处分”。在这句话中，共使用了“鉴于”、“为”、“根据”、“经”四个介词，将对该生处分的合理性表述得准确而周严。语法手段方面。黎运汉先生在汉语风格探索中进行了列表调查： 可以看出，公文语体在句式运用上有两大特点：首先，从句子的结构形式上看，常用长句平均每句20字以上尤其是长单句95.5。这是因为长句具有容量大、叙事具体、说理严密的优势，正符合了公文表意明确的要求。长句中常带有较复杂的附加成分，特别是介词短语出现频繁占句子总数的20.2。如“同志于11月30日在局党委会议上认真传达了江泽民总书记在党的十六大上的报告精神”。在这个长单句的谓语中心词“传达”之前，用了“于”和“在”限制“传达”的时间和场合，用了“认真”修饰“传达”的态度，在宾语中心语“报告精神”之前也用了两个定语加以限制，从而使表达确切而严谨。其次，从句子的功用与语气上看，惯用陈述句和祈使句分别占92.9和7。陈述句明于陈事，能客观地陈述事实，说明问题，是公文用以表述情况，讲解政策、评议现象的主要方式。如“你处年月日号文件收悉”，表述情况；“执业经纪人的合法权益受到侵害的，可以向市工商局或者区、县工商行政管理部门、有关行政管理部门申诉，也可向市执业经纪人协会投诉”，讲解政策；“处的作法是值得认真学习的”评议现象。祈使句明于行止，用于提出要求和规定，在报请性、指挥性和规定性公文中经常使用。如“以上请示，请批复”，报请性公文；“现将文件发给你们，请参照执行”，指挥性公文；“凡是违反的要立即制止、纠正”，规定性公文。而疑问句、感叹句则极少在公文中使用。 3. 平实庄重只用简约语言将事物的性状、特征、成因、关系、功用或事件经过表达清楚。不追求形象描绘和情感抒发，而注重表达稳妥与明确；不追求修饰美，而注意朴素美；不主张艺术加工，肆意渲染，语出惊人、文过饰非，而注重实事求是，摒弃空话、套话与大话。修辞可分为艺术修辞和科学修辞两大类。艺术修辞又称积极修辞，它追求语言表达的具体、生动、形象、精妙，积极地运用艺术描写和艺术辞格，随情应景地造就出艺术化的语言氛围。科学修辞亦称消极修辞，它以语言表达的明确、畅达、简洁、严密为目标，不追求形